Министерство образования и науки Российской Федерации Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Пермский государственный технический университет» ОСНОВЫ РАБОТЫ В WINDOWS, MICROSOFT OFFICE 2007 Утверждено Редакционно-издательским советом университета в качестве учебно-методического пособия Издательство Пермского государственного технического университета 2011 УДК 004.451.9+004.91/.92+004.67](075.8) О-75 Рецензенты: канд. техн. наук, доцент С.И. Косякин (Пермский государственный технический университет); канд. техн. наук, доцент А.А. Широков (Пермский государственный институт искусств и культуры) О-75 Основы работы в Windows, Microsoft Office 2007: учеб.-метод. пособие / М.С. Ко- ролев, В.А. Кошин, С.М. Бельмас, О.Л. Андриевская, Т.В. Гоголева. – Пермь: Изд-во Перм. гос. техн. ун-та, 2011. – 146 с. ISBN 978-5-398-00561-5 Предназначено для первоначального ознакомления и получения навыков работы в Windows, Microsoft Office 2007. Описываются настройки, интерфейс, многочисленные возможности офисных программ и приводятся примеры их использования. Все объяснения сопровождаются иллюстра- циями. Адресовано студентам и слушателям всех специальностей, изучающим курс информатики. УДК 004.451.9+004.91/.92+004.67](075.8) ISBN 978-5-398-00561-5  ГОУ ВПО «Пермский государственный технический университет», 2011 СОДЕРЖАНИЕ Введение .................................................................................................................................. 5 1. Основы работы вWindows...................................................................................................... 9 2. Основы работы в Microsoft Word.......................................................................................... 18 3. Работа с обьектами в Word.................................................................................................... 28 4. Основы работы в Microsoft Excel.......................................................................................... 33 5. Формулы и функции в Excel.................................................................................................. 42 6. Работа с большими таблицами в Excel................................................................................. 51 7. Оформление документов в Word........................................................................................... 54 8. Рисование в Word................................................................................................................... 63 9. Создание таблиц в Word........................................................................................................ 68 10. Работа с учетно-экономическими таблицами в Excel.......................................................... 75 11. Решение задач в Excel............................................................................................................ 91 12. Настройки Word. .................................................................................................................... 97 13. Windows. Защита от вирусов. Архивация............................................................................. 101 14. Работа в PowerPoint................................................................................................................ 103 15. СПС КонсультантПлюс.......................................................................................................... 111 16. Основы Интернет.................................................................................................................... 120 17. Поиск в Интернет................................................................................................................... 127 18. Электронная почта (E-mail) с использованием Outlook Express......................................... 137 19. Зачетная работа....................................................................................................................... 141 Дополнительный материал.......................................................................................................... 142 ВВЕДЕНИЕ Состав персонального компьютера Компьютер состоит из основных частей – системного блока, монитора, клавиатуры и мыши. В системном блоке находятся основные части компьютера, которые будут описаны ниже. Примечание. В вычислительной технике принято измерять количество информации в байтах. В общем случае можно сказать, что размер одного символа равен одному байту. 1байт – 1 символ (буква, цифра, знак) 1кбайт = 1024 байта – полстраницы текста 1Мбайт = 1024 Кбайта – 500 страниц текста (1 книга) 1Гбайт = 1024 Мбайта – небольшая библиотека Персональный компьютер включает в себя: • Материнская плата – плата, на которую установлены основные микросхемы, и пла- ты компьютера. • Процессор – центральное устройство, предназначенное для вычислений, обработки информации и управления работой компьютера. Обычно современные компьютеры имеют процессор с частотой не менее 2 ГГц. • Оперативная память (RAM) – размер оперативной памяти определяет, какой объем информации может обрабатываться без обращения к жесткому диску, что повышает скорость вычислений. Обычно на современных компьютерах установлена память от 512 Мбайт и более. • Жесткий диск (HDD, винчестер) – служит для постоянного хранения информации. Тип жесткого диска определяется объемом хранимой информации и скоростью ее запи- си/чтения. Объем диска обычного компьютера может колебаться от 20 до 1000 Гбайт. • Дисковод (FDD, floppy-disk), встроенный в системный блок и гибкий диск (дискета), предназначен для записи, хранения и считывания информации. Они позволяют переносить до- кументы и программы с одного компьютера на другой, делать архивные копии и хранить ин- формацию вне компьютера. • Монитор (дисплей) – каждый монитор отличается размером по диагонали. Большин- ство мониторов имеют диагональ 17 дюймов и более. При выборе монитора нужно учитывать максимальную частоту вертикальной развертки, поскольку от него существенно зависит утом- ляемость глаз. Этот параметр желателен: 75 Гц и выше. • Клавиатура состоит из групп клавиш: – для ввода текста (а…я, А…Я, a...z, A...Z, Enter, пробел); – цифровая (0...9); – клавиши управления курсором (стрелки, Home, End, PgUp, PgDn); – функциональные (F1, F2, ..., F12). Специальные клавиши клавиатуры: – Enter – (ввод). Нажатием на эту клавишу завершается любое действие оператора ЭВМ. Обратите внимание на ее размер. Можно сказать, что это главная клавиша на клавиатуре. – Esc – выход или отмена некоторых действий оператора. – Tab – переход к следующему полю. – Caps Lock – переключатель строчные/заглавные буквы (горящий индикатор справа вверху клавиатуры – большие буквы). – Shift – при нажатии вместе с буквой изменяет регистр букв, т.е. строчную на заглавную и наоборот, печатает верхние значения на кнопках (например, SHIFT+1 – получим знак воскли- цания!). 5 – Ctrl, Alt – при нажатии вместе с другой клавишей – новое значение клавиши. – Num Lock – переключает правый блок клавиатуры цифры на клавиши управления кур- сором и наоборот (горящий индикатор – работают цифры). Клавиши для редактирования текста и перемещения курсора: – BackSpace – удаление символа, находящегося слева от курсора. – Delete – удаление символа справа от курсора или выделенного фрагмента. – Insert – переключатель вставка/замена символа. – Home – перевод курсора в начало строки. – End – перевод курсора в конец строки. – PageUp – листать страницы к началу текста. – PageDown – листать страницы к концу текста. – Стрелки – перемещение курсора влево, вправо, вверх и вниз на один символ. Найдите эти кнопки на клавиатуре и подпишите их на иллюстрации (стр. 4). Принтеры: Важнейшей характеристикой качества работы принтера является разрешающая способ- ность, измеряемая в количестве точек на дюйм (dpi) • Струйный – печатает чернилами, выбрасываемыми из небольших отверстий в пи- шущей головке. Работает быстрее и менее шумно, чем матричный. Качество печати достигает 300–720 dpi и сопоставимо с качеством лазерных принтеров. • Лазерный – печатает порошковым тонером с наивысшим качеством печати. Для тек- ста достаточно 300 dpi, для графики – 600 dpi и выше. Применяемые сокращения При описании конфигурации компьютера обычно используют следующую последова- тельность: тип процессора, тактовая частота процессора, объем оперативной памяти, емкость жесткого диска, объем кэш-памяти (если есть)1, тип монитора, объем видеопамяти. Например: P IV-1600/128/20Gb/3,5"/CD-ROM X48/17’’SVGA Cel-2300/128/20,4/MB DFI/SVGA S3 4Mb Дополнительные устройства • Источники бесперебойного питания – обеспечивают работу компьютера (до не- скольких десятков минут) как при колебаниях напряжения в сети, так и при внезапном отклю- чении электроэнергии. • Модемы – обеспечивают взаимодействие компьютеров и передачу данных через те- лефонную сеть. Различаются как по скорости передачи данных, так и по используемому стан- дарту (протоколу). Могут быть изготовлены в виде отдельного устройства, либо функциональ- ной платы, для установки в корпус компьютера. Факс-модемы позволяют также принимать и передавать факсимильные сообщения. • Сканеры – предназначены для ввода графических изображений в компьютер. Могут быть ручными, планшетными или предназначаются для ввода изображений со слайдов. Разли- чаются по качеству распознавания (измеряется в dpi) и по числу передаваемых цветов. • USB Flash Drive (USB-накопитель) – объем USB-носителей варьируется обычно от 128 Мбайтов до нескольких Гбайтов, в зависимости от этого колеблется и их стоимость. Он достаточно компактен для того, чтобы носить его в кармане и достаточно стоек к механиче- ским воздействиям. • CD-ROM, DVD-ROM – предназначается для чтения оптических дисков. На таких дисках поставляются, например, пакеты программ, библиотеки стандартных элементов (графи- ческие изображения, типовые программы и т.д.), справочная информация, словари и компью- 1 Кэш-память – дополнительная ускоренная память, запоминающая несколько последних запу- щенных программ. 6 терные игры, видеофильмы и пр. CD-ROM совместим со звуковыми лазерными дисками и по- зволяют проигрывать их на компьютере. • Звуковые платы – позволяют с высоким качеством воспроизводить музыкальные и звуковые файлы. Для прослушивания музыкальных композиций необходима также акустиче- ская система. Некоторые правила работы с компьютером • Расстояние между глазами и экраном монитора должно быть не менее 60 см. • Не кладите на клавиатуру посторонние предметы. • При переключении разъемов на задней панели системного блока (например, переклю- чение принтера) питание компьютера желательно отключить. Включение компьютера После включения питания (кнопка на передней панели системного блока) компьютер производит самотестирование. Если вы не являетесь квалифицированным специалистом по ПК, то во время самотестирования не следует нажимать какие-либо клавиши. Следите, чтобы в мо- мент включения компьютера в дисководе не было дискеты, диска и флеш-диска. Операционная система Операционная система – это совокупность программ, предназначенных для организации диалога пользователя и компьютера, для управления аппаратурой и ресурсами, для запуска программ и т.д. При включении компьютера операционная система автоматически загружается в оперативную память с жесткого диска. После этого компьютер готов к работе. Большинство программ, с которыми вы, вероятно, работаете или будете работать на ком- пьютере, – это программы, созданные для работы в операционной системе Windows. Сущест- вуют программы и для других операционных систем. Нельзя сказать, что другие операционные системы хуже Windows, однако Windows наиболее популярна. Диски Каждое дисковое устройство компьютера имеет собственное имя. Дисководу для работы с дискетами присвоено обычно имя «А:». Винчестер имеет имя «C:». Иногда область памяти винчестера делят на несколько независимых частей. Каждая из таких частей тоже называется диском и обозначается буквой в порядке латинского алфавита: «C:», «D:», «E:», «F:»... до «Z:». Файлы и каталоги Информация хранится на дисках в виде файлов. Под файлом понимается любой набор данных, имеющий имя. Полное имя файла состоит из двух частей, разделенных точкой: имени и типа (или рас- ширения файла). То что стоит справа от точки – это тип. Его вводить пользователю самому не надо. Часть которая находиться слева от точки – имя, которое пользователь придумывает сам, например: • Отчет_в_налоговую.xls • Dogovor№1.txt • Поздравление.doc • WinRAR.exe • МоеФото.bmp Обычно вместо расширения файла отображается картинка (ярлычок) определенного вида. Имя и расширение состоят из алфавитно-цифровых символов. Расширение имени файла является необязательным и может отсутствовать, но в большинстве случаев оно устанавливается компьюте- ром автоматически. Существуют стандартные общепринятые расширения имен файлов. 7 Например: • .txt – файлы с текстовыми документами, • .exe – файлы с загрузочными исполняемыми кода- ми программ, • .doc – документы Word, • .xls – электронные таблицы Excel, • .bmp, .jpg – файлы-рисунки, • .htm, .html – интернет-страницы, • .rar, .zip – файлы архивов. При создании файла и при внесении в него изменений, компьютер и операционная сис- тема фиксируют дату и время этих действий. Дата и время берутся из системного календаря и таймера. Для удобства хранения файлы записываются в специальные папки, иногда называемые «каталогами» или «директориями». Папке может быть присвоено имя, точно также как файлу. Имя папки может быть включено в другую вышестоящую папку. Папки и файлы могут распо- лагаться непосредственно на дисках компьютера и/или внутри других папок, т.е. быть вложен- ными. На рисунке папка «Старые документы» вложена в папку «КИТ-10 Иванова». Правила работы с флеш-диском: Флеш-диск вставляется в USB-разъем компьютера. После этого на экране появляется со- общение о найденном устройстве, и дальнейшая работа осуществляется как со всеми дисками компьютера через окно «Мой компьютер». Для отключения устройства необходимо щелкнуть на значок устройства на панели за- дач около часов и еще раз щелкнуть на сообщении о безопасном извлечении устройства . Затем флеш-диск извлекается из компьютера. Итоги: Основные и дополнительные компоненты ПК, их характеристики, работа с клавиату- рой. Имена дисков, папок, файлов. 8 1. ОСНОВЫ РАБОТЫ В WINDOWS Рабочий стол Windows Экран представляет собой Рабочий стол операционной системы Windows. На рабочем столе расположены значки (ярлыки) с надписями. Ярлыки – это команды запуска соответствующих программ, файлов или папок. Каждый ярлык можно открыть, дважды щелкнув по нему мышью (на экране появится новое окно с со- ответствующей информацией). Нижняя строка рабочего стола называется Панелью задач. На панели задач всегда име- ется кнопка Пуск . В правой части панели задач находится индикатор текущего языка (русского или английского ). Одним из вариантов переключения русско- го/английского языка является одновременное нажатие клавиш Ctrl и Shift или левый Alt и Shift. На компьютере работает один вариант переключения. В наших аудиториях работает спо- соб Ctrl и Shift. Работа с мышью При перемещении мыши по коврику по экрану перемещается указатель мыши . В каких-то случаях делают один щелчок, в каких-то – два. По картинке, обозначающей папку, файл или часть компьютера (например, диск D:), следует выполнять два щелчка, по 9 кнопке или команде пункта меню – один щелчок по левой кнопке мышки! Двойной щелчок вы- полняется быстро. Просмотр файлов и папок (каталогов) в Windows Для просмотра информационных ресурсов компьютера используется значок, называемый «Мой компьютер». Значок Мой компьютер расположен на рабочем столе. Для открытия окна «Мой компьютер» нужно дважды щелкнуть по нему мышью. В окне отображается список элементов данного окна (в том числе дисков A:, C:, D:, …). Для просмотра содержимого нужного диска следует дважды щелкнуть мышью по его значку. В окне появится список папок и файлов, рас- положенных на данном диске. Папки обозначаются желтым значком: . Файлы отображаются в виде различных значков: , , , – в зависимости от типа (расширения) файла. (cid:41) Откройте окно Мой компьютер. (cid:41) Откройте окно диска D: Основные элементы окна Windows 1. Заголовок окна – информация о работающей программе. В правой части заголовка рас- положены кнопки управления окном: – кнопка закрыть – закрывает текущее окно (программу); 10