UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL TECHNOLOGY ACCEPTANCE, ACCEPTABILITY AND APPROPRIATION IN PROFESSIONAL BUREAUCRACIES: THE CASE OF RFID FOR IMPROVING MOBILE ASSETS MANAGEMENT IN HOSPITALS LINDA CASTRO GONZALEZ RUBIO DÉPARTEMENT DE MATHÉMATIQUES ET DE GÉNIE INDUSTRIEL ÉCOLE POLYTECHNIQUE DE MONTRÉAL THÈSE EN VUE DE L’OBTENTION DU DIPLÔME DE PHILOSOPHIAE DOCTOR (GÉNIE INDUSTRIEL) APRIL 2013 © Linda Castro Gonzalez Rubio, 2013. UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL ÉCOLE POLYTECHNIQUE DE MONTRÉAL Cette thèse s’intitule : TECHNOLOGY ACCEPTANCE, ACCEPTABILITY AND APPROPRIATION IN PROFESSIONAL BUREAUCRACIES: THE CASE OF RFID FOR IMPROVING MOBILE ASSETS MANAGEMENT IN HOSPITALS ‘ présentée par : CASTRO GONZALEZ RUBIO Linda en vue de l’obtention du diplôme de : Philosophiae Doctor a été dûment acceptée par le jury d’examen constitué de : Mme DE MARCELLIS-WARIN Nathalie, Doct., présidente Mme LEFEBVRE Élisabeth, Ph.D., membre et directeur de recherche M. CASSIVI Luc, Ph.D., membre M. DAOUDI Jaouad, Ph.D., membre iii DEDICATION This thesis is dedicated to my precious daughter Gabriella who has given me the best gift of my life. Her smiles have been the inspiration to complete this journey. iv ACKNOWLEDGEMENTS This dissertation is the culmination of my research journey. This achievement could not have been accomplished without the support and collaboration of many who I would like to acknowledge. First and foremost, I would like to express my deepest gratitude to the late Professor Louis A. Lefebvre who was an endless source of wisdom, encouragement, motivation, and inspiration. I am also very grateful to Professor Élisabeth Lefebvre who has unconditionally provided me with guidance, support, encouragement, and advice for all the phases of this research. I wish to thank each member of dissertation committee, Professors Nathalie De Marcellis-Warin, Luc Cassivi and Jaouad Daoudi. I am deeply honoured of their participation. I would also like to thank Professor Pierre Savard who has accepted to represent the faculty of graduate studies. I cannot for confidentiality reasons disclose the name of the participants in this research study, but I thank you individually. We all have shared a memorable experience. I have thoroughly enjoyed and appreciated the friendship of my fellow graduate students from the ePoly center, in particular, Ygal Bendavid, Yassine El-Ghazali, Jenny Moreno, and Alejandro Romero. I would also like to thank my parents for their love, support, and encouragement. Finally, I would like to dedicate this dissertation to my beloved daughter and husband, Gabriella and Eli Bendavid, whose endless love, boundless support, and relentless motivation were my greatest inspiration to achieve this dream. Thanks Gabriella and Eli for all you have given me. I could not have done it without you! v RÉSUMÉ Les hôpitaux, même ceux de petite taille, peuvent gérer sur une base quotidienne plusieurs milliers d’actifs fixes et mobiles. Les actifs mobiles sont très diversifiés et incluent des pompes à infusion, du matériel chirurgical, des électrocardiogrammes, des machines portables à rayons X, des défibrillateurs, etc. Ces actifs circulent en permanence entre les différents services et les divers départements. Pratiquement tous les patients dépendent d'un ou plusieurs actifs mobiles lors de leur hospitalisation. Ces actifs sont également indispensables à la prestation des soins de santé et le personnel clinique consacre une partie importante de leur temps pour chercher ces actifs lorsque requis. L'incapacité de retrouver ces actifs en cas d’urgence peut mettre la vie des patients en danger. La technologie RFID (Radio Frequency Identification) a le potentiel de retracer et d’effectuer le suivi, et ce, de façon unique et transparente, les actifs mobiles et, par conséquent, d’en améliorer leur gestion dans les hôpitaux. Comparé à d’autres secteurs d’activité, le secteur de la santé adopte RFID à un rythme beaucoup plus lent, ce qui se traduit par un nombre limité d'études empiriques portant sur l’implantation de RFID dans ce secteur. Cette thèse se propose donc de contribuer à ce vide empirique par une analyse en profondeur d’une implantation réelle de RFID. Cette implantation vise à améliorer la gestion d'un type d’actifs mobiles, nommément les pompes à infusion dans un hôpital. Les données empiriques ont été recueillies pendant une période de 25 mois, de la phase de préfaisabilité jusqu’à la phase de post-implantation. Huit organisations (incluant l'hôpital qui est le principal site d'observation) et 35 participants ont été impliqués. Les résultats de la recherche peuvent être résumés comme suit. À la question, pourquoi RFID est implanté? La réduction des inefficacités existantes liées à la gestion des actifs mobiles en est la principale raison. De plus, la familiarité avec les technologies de l’information au sein de l'hôpital, la compatibilité de l’infrastructure existante (l'hôpital est presque 100% Wi-Fi) et l'expérience des partenaires technologiques sont des facteurs positifs reliés à l’implantation RFID. vi Comment l’implantation RFID est-elle effectuée? Les résultats montrent que le processus d’implantation est fortement itératif : les participants reviennent en effet sur les phases précédentes et modifient les décisions approuvées antérieurement. L'amélioration continue des services de soins est sans aucun doute la préoccupation principale exprimée par tous les participants de l'hôpital. Toutefois, les attentes et les exigences diffèrent entre les différents groupes de participants. Les résultats démontrent un clivage entre les points de vue de l’administration et ceux du côté clinique. Des divergences sont notées entre les infirmières et les médecins, et, entre les techniciens de l'hôpital (responsables des TIC, ingénieurs biomédicaux, et spécialistes de la maintenance) et les administrateurs. Les enjeux les plus importants ne sont pas technologiques, mais sont principalement organisationnels, ce qui semble découler de la présence de points de vue divergents. Est-ce que la RFID améliore la gestion des actifs mobiles? Les résultats suggèrent que les avantages identifiés et évalués lors l’implantation de RFID appartiennent aux catégories suivantes: amélioration de la visibilité des actifs, augmentation de l'efficacité opérationnelle, réduction de certains coûts et émergence de processus intelligents. Ce dernier point apparait comme particulièrement important. Les processus intelligents misent principalement sur les capacités d'auto-identification et de sensibilité au contexte (context-awareness) de RFID, sur le changement automatique de statuts, et sur la mise à jour automatique des applications d’hôpital (par exemple, WMS). Les résultats démontrent également que les processus intelligents améliorent la planification et la prise de décision. Est-ce que les caractéristiques intrinsèques des organisations dans lesquelles la technologie RFID est envisagée posent des contraintes à son implantation? Les hôpitaux, qualifiés de bureaucraties professionnelles, constituent un ensemble unique de contraintes dont on doit tenir compte lors d’une implantation RFID. En particulier, l'inertie, la complexité et la rigidité organisationnelles ne sont pas favorables à des changements à grande échelle dans l’hôpital et affectent la façon dont RFID est implanté. En outre, l'existence d'une structure à double pouvoir et les pièges liés à une culture forte (culture entrapment) ont un impact profond sur l'importance des avantages découlant de RFID. Est-ce que l’acceptation de la technologie, son acceptabilité et son appropriation représentent des concepts clés pour comprendre l’implantation de la RFID ? Ces trois vii concepts ont été explorés lors de cette recherche et ont conduit à deux observations principales. Tout d'abord, on peut affirmer que si la technologie est acceptée, acceptable et appropriée, elle est utilisée, de façon partielle ou plus large. Par extension, l'acceptation, l'acceptabilité et l'appropriation pourraient être importantes non seulement pour expliquer l'ampleur de l'utilisation d'une technologie (utilisation partielle par rapport à la pleine utilisation), mais aussi pour expliquer les raisons pour lesquelles une technologie a été initialement adoptée, puis ensuite rejetée. Deuxièmement, les résultats empiriques ne confirment pas un ordre chronologique entre ces trois concepts. Par exemple, l'appropriation ne suit pas l'acceptation, même au début de l’implantation. Au contraire, l'acceptation, l'acceptabilité et l'appropriation coexistent à tout moment pendant le processus d’implantation. Cependant, l’ordre chronologique joue quand même un rôle puisque les niveaux d'acceptation, l'acceptabilité et l'appropriation varient au fil du temps. En outre, ces trois concepts sont sensibles à la fois à la technologie (dans ce cas, RFID) et au contexte dans lequel cette technologie est utilisée (l'hôpital), qui continuent de leur côté à changer au fil du temps. La thèse se termine en examinant les limites de la recherche, en proposant quelques pistes de recherche. Les contributions de cette thèse peuvent être pertinentes pour les chercheurs, les décideurs du secteur de la santé, les administrateurs d'hôpitaux, et les spécialistes et consultants en TI. viii ABSTRACT Hospitals, even small ones, handle on a daily basis several thousands of mobile and fixed assets. Mobile assets are very diverse, ranging from infusion pumps, surgical equipment, electrocardiograms, portable x-ray machines, defibrillators to wheelchairs and rotate constantly between different medical wards. Since virtually every patient depends on one or more mobile assets during his or her hospital stay, they are also indispensable in healthcare delivery. Clinical staff spends a significant share of their working time searching for these essential, but commonly misplaced assets. Locating mobile assets is not only a time consuming activity, but the inability to find them when needed is remarkably costly, and possibly life threatening. RFID (Radio Frequency Identification) holds the potential to uniquely and seamlessly track and trace mobile assets and, thus, to improve mobile asset management in hospitals. Compared to other sectors, healthcare organizations adopt RFID at a much slower pace and only a limited number of empirical studies address RFID adoption and implementation in the context of healthcare. This thesis intends to contribute the research arena by analysing a real-life RFID implementation in order improve the management activities of one type of mobile assets, namely infusion pumps in hospital settings. The research focuses on a real-life RFID implementation in one European hospital. Empirical data was collected for a 25 month period from the pre-feasibility stage to post-implementation stage from eight organizations (including the hospital as the main observation site) and from thirty-five participants. Research results can be summarized as follows. To the question why RFID is implemented? The most straightforward answer is to reduce the existing inefficiencies related to mobile assets management. Technological preparedness and readiness drive RFID implementation: This includes familiarity with IT innovations within the hospital, compatibility with existing IT infrastructure (the hospital is almost 100% Wi-Fi enabled), and experience of technological partners with RFID implementation in various sectors. How RFID implementation is carried out? The answer seems to be through a highly iterative five stage process where participants revisited and modified previously agreed steps. The continuous improvement of care services was without a doubt the superseding concern expressed ix by all participants from the hospital. However, expectations and requirements differ among different groups of participants. The empirical evidence demonstrates not only a cleavage between the administrative and clinical perspectives, but also within the clinical perspective. Divergences run deep within each perspective (for instance, nurses vs. doctors) and between the technologists in the hospital (ICT managers, biomedical engineers, and maintenance specialists) and the administrators. The most significant issues related to such implementation are not technological but are mainly organizational, as they seem to arise from the presence of diverging perspectives. Does RFID really improve mobile assets management? Results suggest that the benefits identified and evaluated during the real life RFID implementation belong to the following broad categories: improving assets visibility, promoting operational efficiency, reducing costs and facilitating the emergence of intelligent processes. Intelligent processes are mainly derived from the RFID capabilities for auto-identification and context-awareness, process automatic status change, and automatic update in hospital’s enterprise applications (i.e. WMS). Results further demonstrate that intelligent processes improve planning and decision-making. Do the intrinsic characteristics of organizations play a role in RFID implementation? The very characteristics of hospitals, qualified as complex professional bureaucracies, constitute a unique set of constraints to be taken into account for RFID implementation. In particular, organizational inertia, complexity and inflexibility are not conductive to hospital-wide changes and affect how RFID is implemented. Moreover, the existence of a dual power structure and a tendency to culture entrapment may have a profound impact on the importance of the benefits derived from RFID. Do technology acceptance, acceptability and appropriation represent key concepts that should be considered to understand the implementation of RFID? These three concepts were explored in the research. This leads to two main observations. First, it could be stated that if technology is accepted, acceptable and appropriated, then it is fully used. By extension, acceptance, acceptability and appropriation could be significant not only in explaining the extent of use of a technology (partial use vs. full use), but also the reasons why a technology was initially adopted and then discarded. Second, empirical results reject the presence of a chronological order between the three concepts. For instance, appropriation does not follow x acceptance, even initially. Rather, acceptance, acceptability and appropriation coexist at any time during the implementation process. However, chronology still matters since the levels of acceptance, acceptability and appropriation vary over time. Furthermore, these three concepts are sensitive to both the technology (in this case RFID) and to the context where it is use (the hospital), which are also changing over time. The thesis examines research limitations, proposes some research avenues and outlines contributions that may be relevant for researchers, healthcare policy makers, hospital administrators, IT specialists and IT consultants.