OFFENTLEG STYREMØTE I HELSE VEST IKT AS INNKALLING TIL STYREMØTE HELSE VEST IKT AS STAD: Videokonferanse MØTETIDSPUNKT: Torsdag 08.06.2017, kl. 12.00 – 15.00 Intern video – ring; 997097 Eksterne video – bruk adressa; [email protected] Telefon – ring; 77602100, tast 997097# GÅR TIL: Styremedlemmer Olav Klausen Medlem Inger Cathrine Bryne Medlem Anne Sissel Faugstad Medlem Jon Bolstad Medlem Eivind Gjemdal Medlem Mette Kamsvåg Medlem Bodil Lekve Medlem Agnete Sjøtun Medlem Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Medlem Ørjan Midttun Medlem Styremøtet er ope for publikum og presse Bergen, 1. juni 2017 Helse Vest IKT AS Herlof Nilssen Styreleiar SAKSLISTE: UNDERLAG: OPNE SAKER Sak 25/17 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedlagt Sak 26/17 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 19.04.2017 Vedlagt Sak 27/17 O Administrerande direktør si orientering Vedlagt Sak 28/17 B Rapportering frå verksemda per april 2017 Vedlagt Sak 29/17 B Innkalling til ordinær generalforsamling for Helse Vest IKT Vedlagt Sak 30/17 B Rapportering på risiko per 1. tertial Vedlagt Sak 31/17 D Drift og forvaltning lagt til «nøytral» grunn Vedlagt Sak 32/17 B Oppfølging «Strategi for sourcing» – Lokal support Vedlagt Sak 33/17 O Status interne virksomhetsprosessar i Helse Vest IKT Vedlagt LUKKA SAKER Sak 34/17 O LIBRA – status og konsekvensar for Helse Vest IKT Vedlagt Sak 35/17 O Meona – status og utfordringar Vedlagt Sak 36/17 D Status og planar for DIPS Arena og DIPS ASA Vedlagt Sak 37/17 O Eventuelt Styret sitt kvarter PROTOKOLL FRÅ STYREMØTE I HELSE VEST IKT AS STAD: Videokonferanse MØTETIDSPUNKT: Onsdag 19.04.2017, kl. 09.30 – 11.30 Styremøte var ope for publikum og presse DELTAKARAR FRÅ STYRET Herlof Nilssen Leiar Olav Klausen Styremedlem Inger Cathrine Bryne Styremedlem Jon Bolstad Styremedlem Anne Sissel Faugstad Styremedlem Mette Kamsvåg Styremedlem Bodil Lekve Styremedlem Agnete Sjøtun Styremedlem Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Styremedlem Ørjan Midttun Styremedlem Eivind Gjemdal Styremedlem DELTAKARAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Erik M Hansen, administrerande direktør Leif Nordland, økonomisjef Maria Gabriela Fehr Johansen, kommunikasjonsansvarleg SAKSLISTE: OPNE SAKER Sak 17/17 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 18/17 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 23.03.2017 Sak 19/17 O Administrerande direktør si orientering Sak 20/17 B Rapportering frå verksemda per mars 2017 Sak 21/17 B Langtidsbudsjett for Helse Vest IKT 2018 – 2022 Sak 22/17 O Kartlegging av kundetilfredsheit Helse Vest IKT 2017 Sak 23/17 D Opplegg for styreseminar juni 2017 LUKKA SAKER Sak 24/17 O Eventuelt Styret sitt kvarter Sak 17/17 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente innkalling og dagsorden. Sak 18/17 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 23.03.2017 Oppsummering: Styret ba administrasjonen endre ei uklar setning i fyrste avsnitt i sak 13/17. Det var ingen andre merknader til protokoll frå styremøtet 23.03.2017. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente protokoll frå styremøtet 23.03.2017. Sak 19/17 O Administrerande direktør si orientering Oppsummering: 1. Overordna vurdering av «Ein vestlending – ein journal» Administrasjonen orienterte kort om sluttrapporten frå prosjektet «Overordnet vurdering av «Éin Vestlending – éin journal»». Sluttrapporten vart handsama i Direktørmøtet 03.04.2017. 2. Verktøy for måling av yting for Oracle database for DIPS Styret i Helse Vest IKT handsama i sak 076/16 sak om investering i programvare frå Oracle for test av yting (Oracle RAT). Administrasjonen tilrådd i saka ikkje å investere i slik programvare. Administrasjonen og Oracle har hatt vidare dialog om kostnadsnivået, og Oracle har lagt fram sterkt redusert pris med kort svarfrist ved fyrste kvartalsavslutning i 2017. I lys av vedtak i styresak 076/17, har administrasjonen ikkje lagt inn slik investering i budsjett for 2017. Administrerande direktør teke denne saka opp i porteføljestyret i møte 03.04.2017, og fått aksept for å gjennomføre investeringa. 3. Mal for styrerapportering Styret i Helse Vest RHF har arbeidd med ein felles mal for styrerapportering. Malen legg vekt på ein spissa rapportering med fokus på område med lågast måloppnåing og tiltak knytt til desse områda. Rapporten legg opp til ei kort styresak med nokre få sider med figurar som gjev eit overblikk, og inneheld tiltak for vidare oppfylging av område med avvik/utfordringar. I tillegg kan styresaka innehalde eit vedlegg med meir detaljar/grafar som vert lagt fram til orientering. Administrasjonen i Helse Vest IKT vil no starte arbeidet med å tilpasse selskapet sin rapport om verksemda til Helse Vest RHF sitt format. Dette skal vere på plass i andre halvår 2017. 4. Val av leverandør for LIBRA Helse Vest har tildelt kontrakten for systemløysing innanfor områda rekneskap, budsjett, bestilling og vareforsyning til IBM Norge AS. Kontrakten er tildelt IBM AS med underleverandørane SAP Norge AS, Visma Services Norge AS og Capgemini Norge AS. Den valde systemløysinga er SAP S/4 HANA, den nyaste versjonen av SAP. 5. Omfattande episodar med beredskap Helse Vest IKT har sidan sist gong styrepapir vart sendt ut, ikkje hatt episodar der beredskap er utløyst. Administrasjon orienterte likevel styret om to saker der integriteten for informasjon i sentrale system har vore svekka, og som kan leie til at feile pasientar vert behandla. Feil i DIPS. Det vart avdekka ein feil i DIPS som gjorde at journalopplysningar i DIPS kan ha blitt registrert på feil pasient. Dette gjeld sengepostar som brukar DMA, Meona og DIPS. Feil i Meona. Det vart avdekt feil i Meona av Helse Stavanger HF etter oppstart på Akuttmottaket som førte til at feil lege vart sett opp på pasientar. Tregheit i Meona. 06.04.2017 var det ustabilitet/tregheit i Meona. Dette skapte store problem for Akuttmottaket i Helse Stavanger. Dette vart fylgt opp både før og etter påske. Det er viktig å sikre god eskalering slik at ein skjønnar alvoret i situasjonen og sikre at back-up-rutinane er tilstrekkelege. Det vart òg understrekt av styret at det er viktig med større grad av forståing for kor kritisk det er når eit klinisk system ikkje er tilgjengeleg. I samband med dette ytra styret eit ønskje om å få IKT-tilsette til å hospitere i sjukehusa for å forstå kor sterkt integrert systema er i den kliniske arbeidsprosessen. Styret peikte på at ein framover må sjå meir på kva ein skal gjere i helseføretaka når dei ulike systema sviktar. 6. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 7. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker 8. Oversikt over høyringar * ingen relevante saker Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering Sak 20/17 B Rapportering frå verksemda per mars 2017 Oppsummering: Administrasjonen gav ein presentasjon med grafar om status for verksemda. Tala viste mellom anna at det har vore 4500 fleire telefonar til Kundesenteret i mars i år enn i fjor, at tal på saker som er løyst på timen er noko lengre unna på tid enn tidlegare, men at talet på opne episodar er redusert. Styret stilte spørsmål til målet til Helse Vest IKT på integrasjon og kva som ventar Helse Vest IKT framover. Administrasjonen svarte at det framover vil komme to store bølgjer når det gjeld integrasjon knytt til Libra og Vel møtt. Her vil det vere viktig å prioritere det som finst av ressursar på desse områda og fokusere på å rigge til kapasitet på det som ventar selskapet. Det er spesielt på Libra kapasiteten må aukast framover. Økonomien utviklar seg i tråd med budsjett. Avvik per mars i all hovudsak knytt til lisensar Microsoft og Agresso. Når det gjeld sjukefråvær er det fokus på oppfølging av sjukemeldte i selskapet. Her er nærvær og kontakt med arbeidstakar viktige nøkkelord. Det vart tydeleggjort at når det gjeld innleige av konsulentar er det viktig å kontinuerleg vurdere balansen mellom innleige og eigne tilsette. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok rapport frå verksemda for mars 2017 til etterretning. Sak 21/17 B Langtidsbudsjett for Helse Vest IKT 2018 – 2022 Oppsummering: Administrasjonen peika innleiingsvis særleg på graden av usikkerheit i budsjettet. Langtidsbudsjettet har ein høgare grad av usikkerheit denne gongen. Administrasjonen meiner det er viktig å ta fylgjande med i vurderingane av framlegg til langtidsbudsjett: - Rekkefylgje i handsaming av langtidsbudsjettet. - «Pukkelkostnader». - Oppfølging av «samordna kommunikasjon». - Microsoft. - IKT til nybygg. - Usikkerhet knytt til EPJ-området. - Nasjonale løysingar. Administrasjonen påpeikte at dei i førebuingane for langtidsbudsjettet har hatt dialog både med porteføljekontoret og med føretaka, men at avgrensa tid har ført til mindre grad av dialog og større grad av usikkerheit enn tidlegare, og at selskapet i framtida må sjå på korleis dette kan gjerast på ein betre måte. Styret kom med spørsmål om administrasjonen kunne kommentere effektiviseringskrava på kvart HF sett opp mot auken av tilsette i Helse Vest IKT. Administrasjonen svarte at om ein skal auke investeringsnivået i Helse Vest vil mykje av ressursane komme frå Helse Vest IKT for å møte behova hos føretaka. Helse Vest IKT har mykje ny aktivitet, samstundes som selskapet driv med effektivisering av eksisterande aktivitet gjennom robotisering etc, men også utfasing av røntgensystem osv. Det medfører mykje arbeid og behov for meir kapasitet når ein driftar gamle system samstundes som ein må arbeide med å ta inn nye system. Det vart stilt spørsmål til korleis Helse Vest IKT ligg an på langtidsbudsjettet samanlikna med dei andre regionane, noko administrasjonen ikkje kunne svare på. Det vart påpeikt at Direktoratet for e-helse arbeider med å oppdatere «Komparativ samanlikning av dei 4 regionale IKT-einingane». Den førre samanlikninga vart utarbeid i 2014. Styret stilte administrasjonen spørsmål til kva for punkter i langtidsbudsjettet det er størst usikkerheit rundt for selskapet, og administrasjonen viste til EPJ-området som det som har størst usikkerheit rundt seg, etterfølgt av kostnadsutviklinga innanfor Microsoft-området. Styret spurde om det kan vere tenkeleg at Helse Vest IKT i framtida tek på seg nasjonale driftsoppgåver, eit spørsmål som har vore drøfta i alle regionane. Styret ba administrasjonen legge fram ei eiga styresak om denne tematikken til neste styremøte. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente forslag til langtidsbudsjett Helse Vest IKT for 2018 – 2022. Sak 22/17 B Kartlegging av kundetilfredsheit Helse Vest IKT 2017 Oppsummering: Administrasjonen la fram ei kort oppsummering av kartlegging av kundetilfredsheit i føretaka. Tal på svar har gått opp frå førre gang undersøkinga vart gjort for to år sidan. I kartlegginga frå 2013 kom det 5.829 svar, i 2015 vart det 6.695 som svarte. Denne gongen er det kome inn heile 8.730 svar. På spørsmålet om kor nøgd er du med det samla tenestetilbodet frå Helse Vest IKT svarar heile 94 % at dei er nøgd (tilfreds) eller særs nøgd (meget tilfreds). I 2015 var talet 91 %. Den gode utviklinga over mange år held med andre ord fram. Tilbakemeldingane til Kundesenteret viser framleis ei svært god utvikling i tilbakemeldingane frå brukarane. Styret var samd i at det var ei positiv utvikling. Sjølv om undersøkinga viser at kundane stort sett er tilfreds, er det framleis særleg teknisk personell og leger som er mindre nøgd. Det kom også fram at det framleis er mykje kritikk knytt til DIPS, men ein ser òg at det er kritiske tilbakemeldingar til Meona. Kjennskap til innhaldet i IKT-sikkerheitsinstruksen ligg og lågt. Her er det 10, 9 % som kjenner godt til instruksen og 25 % som seier dei ikkje kjenner til dette i det heile, noko som er ein nedgang frå 17 % i 2011. Helse Førde skil seg her positivt ut mellom føretaka. Dette er det kanskje noko dei andre kan lære av. Styret understrekte at føretaksgruppa har ein jobb å gjere for å gjere dei tilsette i Helse Vest meir kjent med dette. Kunnskap om og haldningar til IKT-sikkerheit er særs viktig ved bruk av IKT i helsetenesta. Administrasjonen meiner e-læring og oppfølging frå leiarar er viktig. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering Sak 23/17 B Opplegg for styreseminar juni 2017 Oppsummering: Under styremøtet 23.03.2017 var det einigheit om følgjande: - Styremøtet og styreseminaret i juni vert komprimert. Styret vert invitert til middag i Bergen sentrum torsdag 01.06.2017 klokka 19:30. - Fredag 02.06.2017 vert det både styreseminar og styremøte i Bergen. - Møta fredag vil vere på Flesland frå klokka 08.00 til klokka 14.00. Administrasjonen har etter styremøtet arbeidd med tema for eit forkorta styreseminar. Den første ideen var å lage eit styreseminar med utgangspunkt i rapporten om «Overordnet vurdering av «Én Vestlending – én journal»», jfr. adm. dir. sin orientering punkt 1. Planen var å få innlegg frå Direktoratet for e-helse som innleiarar til eit slikt seminar. Dessverre er det møte i prosjektstyret for «Én innbygger – én journal» denne dagen. Dermed er alle aktuelle innleiarar frå det nasjonale arbeidet i regi av Direktoratet for e-helse opptekne denne dagen. Styret ba om at det vert laga eit styreseminar som dels handlar om «Overordnet vurdering av «Én Vestlending – én journal»», jfr. adm. dir. sin orientering punkt 1 og dels om problematikken rundt DIPS. Det kan også vere aktuelt å trekke fram erfaringar frå større EPJ-prosjekt i Norden. Vedtak (samrøystes): 1. Styret bad administrasjonen utarbeide eit opplegg for styreseminaret i tråd med dei tilbakemeldingar som er gitt ved handsaming av saka. Sak 24/17 O Eventuelt Det var ingen saker til eventuelt. Ref. Maria Fehr Johnsen / Erik M. Hansen 24.04.2017 Herlof Nilssen Styreleiar Olav Klausen Medlem Inger Cathrine Bryne Medlem Anne Sissel Faugstad Medlem Jon Bolstad Medlem