T.C. MĠLLÎ EĞĠTĠM BAKANLIĞI SAĞLIK HĠZMETLERĠ SEKRETERLĠĞĠ STOK VE SATIN ALMA 346SBI020 Ankara, 2011  Bu modül, mesleki ve teknik eğitim okul/kurumlarında uygulanan Çerçeve Öğretim Programlarında yer alan yeterlikleri kazandırmaya yönelik olarak öğrencilere rehberlik etmek amacıyla hazırlanmıĢ bireysel öğrenme materyalidir.  Millî Eğitim Bakanlığınca ücretsiz olarak verilmiĢtir.  PARA ĠLE SATILMAZ. ĠÇĠNDEKĠLER AÇIKLAMALAR ................................................................................................................... iii GĠRĠġ ....................................................................................................................................... 1 ÖĞRENME FAALĠYETĠ–1 .................................................................................................... 3 1. STOK ................................................................................................................................... 3 1.1. Referanslar .................................................................................................................... 6 1.1.1. Stok Kartı ............................................................................................................... 7 1.1.2. Depo Tanıtma ...................................................................................................... 16 1.1.3. Kullanıcı Depo Tanıtma ...................................................................................... 19 1.1.4. Rapor Ġmza Tanıtma ............................................................................................ 21 1.1.5. Majistral Ġlaç Tanıtma.......................................................................................... 22 1.1.6. Medula Fiyat Güncellemesi ................................................................................. 24 1.2. ĠĢlemler ....................................................................................................................... 27 1.2.1. Depo GiriĢ ĠĢlemleri ............................................................................................ 28 1.2.2. Ġlaç / Malzeme Ġstemi .......................................................................................... 40 1.2.3. Hasta Ġlaç / Malzeme ÇıkıĢı ................................................................................. 44 1.2.4. Depo Ġlaç / Malzeme Ġstem .................................................................................. 50 1.2.5. Depo Ġlaç / Malzeme ÇıkıĢ .................................................................................. 52 1.2.6. Ġlaç / Malzeme Ġade ............................................................................................. 57 1.2.7. Zimmet FiĢi .......................................................................................................... 61 1.2.8. Belge Sorgulama / Geri Alma .............................................................................. 64 1.2.9. EHU Onay Formu ................................................................................................ 65 1.3. Sorgular ....................................................................................................................... 68 1.3.1. Ġlaç / Malzeme Çizelgesi ..................................................................................... 69 1.3.2. Depo /Stok Mevcut .............................................................................................. 72 1.3.3. Narkotik Ġstek Formu ........................................................................................... 73 1.3.4. Stok Hareket Sorgulama ...................................................................................... 74 1.3.5. Depo Stok Kritik Sorgulama ............................................................................... 75 1.3.6. Zimmet Sorgulama .............................................................................................. 76 1.3.7. Genel Sorgulama ................................................................................................. 77 1.3.8. Hasta Ġlaç Sorgulama ........................................................................................... 78 UYGULAMA FAALĠYETĠ .............................................................................................. 81 ÖLÇME VE DEĞERLENDĠRME .................................................................................... 82 ÖĞRENME FAALĠYETĠ–2 .................................................................................................. 83 2. SATIN ALMA ................................................................................................................... 83 2.1. Referanslar .................................................................................................................. 84 2.1.1. Komisyon Ekranı ................................................................................................. 85 2.1.2. Teknik ġartname .................................................................................................. 87 2.1.3. Ġmza Tanıtma ....................................................................................................... 89 2.1.4. Açıklama Tanıtma ............................................................................................... 90 2.2. ĠĢlemler ....................................................................................................................... 92 2.2.1. Ġstem GiriĢi .......................................................................................................... 92 2.2.2. Ġstem Kabul .......................................................................................................... 96 2.2.3. Alım GiriĢi ........................................................................................................... 99 2.2.4. Firmalar Maliyet ................................................................................................ 101 2.2.5. Alım Onay ......................................................................................................... 105 i 2.2.6. Alım AĢamalar ................................................................................................... 107 2.2.7. Alım Sorgulama Ekranı ..................................................................................... 121 2.2.8. Satın Alma Ġstem Sorgulama ............................................................................. 122 UYGULAMA FAALĠYETĠ ............................................................................................ 124 ÖLÇME VE DEĞERLENDĠRME .................................................................................. 125 MODÜL DEĞERLENDĠRME ............................................................................................ 126 CEVAP ANAHTARLARI ................................................................................................... 128 KAYNAKÇA ....................................................................................................................... 129 ii AÇIKLAMALAR AÇIKLAMALAR KOD 346SBI020 ALAN Sağlık Hizmetleri Sekreterliği DAL/MESLEK Tıbbi Sekreterlik MODÜLÜN ADI Stok ve Satın Alma Hastane Bilgi Yönetim Sistemi programı üzerinde stok ve MODÜLÜN TANIMI satın alma ile ilgili bilgi ve becerilerin kazandırıldığı bir öğrenme materyalidir. SÜRE 20/8 Bilgisayarda Ofis Programları dersi modüllerini baĢarmıĢ ÖN KOġUL olmak YETERLĠK Stok ve satın alma iĢlemlerini yapmak Genel Amaç Bu modül ile sağlık kurumu bilgi yönetim sistemi programı üzerinde stok ve satın alma iĢlemlerini yapabileceksiniz. Amaçlar MODÜLÜN AMACI 1. Stok iĢlemlerini sağlık kurumu bilgi yönetim Sistemi programı üzerinde doğru olarak yapabileceksiniz. 2. Satın alma iĢlemlerini sağlık kurumu bilgi yönetim sistemi programı üzerinde doğru olarak yapabileceksiniz. Donanım: Bilgisayar, projeksiyon, Ġnternet, Sağlık Kurumu EĞĠTĠM ÖĞRETĠM Bilgi Yönetim Sistemi Programı ORTAMLARI VE DONANIMLARI Ortam: Bilgisayar laboratuvarı Modülün içinde yer alan, her faaliyetten sonra verilen ölçme araçları ile kazandığınız bilgileri ölçerek kendi kendinizi değerlendireceksiniz. ÖLÇME VE DEĞERLENDĠRME Öğretmen, modülün sonunda ölçme aracı (test, çoktan seçmeli, doğru-yanlıĢ, vb.) kullanarak modül uygulamaları ile kazandığınız bilgi ve becerileri ölçerek sizi değerlendirecektir. iii iv GĠRĠġ GĠRĠġ Sevgili Öğrenci, Son yıllarda dünyadaki geliĢmelere paralel olarak hastaneler otomasyona büyük önem vermiĢ, gerek hastaya daha iyi hizmet gerek hastanenin daha iyi yönetilebilmesinin ancak otomasyonla mümkün olduğu görülmüĢtür. Stok iĢlemlerinin takibi ve eksilen ürünlerin zamanında alınabilmesi için de bu programlardan yararlanılır. Hastanelerde birçok ilaç ve malzeme kullanılır. Söz konusu ilaç ve malzemelerin tüketimi, genellikle yapılan tedaviye ya da hizmete bağlıdır. Buna bağlı olarak sağlık kuruluĢlarında çok çeĢitli ürünler gerektiğinde kullanılmak üzere stoklanır. Eksilen ilaç ve malzemelerin yerine değiĢik aralıklarla ve yöntemlerle alımı yapılır. Satın alınan ürünlerin satıcının deposundan hastanenin deposuna taĢınması ve buradan da hasta adına veya servis depolarına çıkılması yoğun bilgi akıĢını gerektirir. Hastane bilgi yönetim sistemi programları ile hastanelerde bulunan ilaç, sarf ve demirbaĢ malzeme kayıtları yapılır ve istendiğinde bu bilgilere çok çabuk ulaĢılır. Ayrıca hastane ihtiyaçlarının tespit ve temini çabuklaĢır, stok hareketlerinin takip ve kontrolü oldukça kolaylaĢır. Bu modül ile sizlere HBYS programı üzerinde stok ve satın alama iĢlemleri ile ilgili bilgiler ve bu iĢlemlerin uygulamaları anlatılacaktır. 1 2 ÖĞRENME FAALĠYETĠ–1 ÖĞRENME FAALĠYETĠ–1 AMAÇ Stok iĢlemlerini sağlık kurumu bilgi yönetim sistemi programı üzerinde doğru olarak yapabileceksiniz. ARAġTIRMA Medula nedir? AraĢtırınız ve topladığınız bilgileri sınıfınızda arkadaĢlarınızla paylaĢınız. 1. STOK Stok, sağlık hizmeti ihtiyacının karĢılanması amacıyla ekonomik değere sahip malzeme ve ürünlerin zamanında temin edilerek uygun bir yerde hazır bulundurulmasıdır. Yani gelecekte duyulabilecek talebi karĢılamaya yönelik olarak malların depolanmasıdır. Kısaca bir kurumun sahip olduğu mevcut mallar olarak da tanımlanabilir. Sağlık kurum ve kuruluĢları hedeflerine uygun olarak birçok değiĢik ürünü stoklamak ve stok hareketlerini denetlemek zorundadır. Stok hareketlerinin denetlenmesindeki temel amaç tedavide kullanılacak ürünlerin ne eksik ne fazla olmadan, yeterli miktarlarda hazır bulundurulması ve tedavi hizmetlerinin aksatılmadan yürütülmesini sağlamaktır. Stok kontrolü ise istenilen zamanda ve yerde istenilen miktarda, uygun kalitede ürünün ne zaman, ne kadar tedarik edilebileceğinin tespit edilmesidir. Sağlık kurumlarının baĢarılı bir Ģekilde yönetilebilmesi için stokların etkin kontrolü zorunludur. Genel olarak hastanelerde stok kontrolünün faydaları aĢağıdaki gibi sıralanabilir:  FarklılaĢan ihtiyaçların karĢılanması  Büyük miktarlarda alım yapıldığında indirim sağlanması ve maliyeti düĢürmesi  Yüksek enflasyon döneminde kârlı bir yatırım Ģekli olması  Sağlık hizmetleri ihtiyacının önceden planlanamaması  Fiyat artıĢlarına karĢı önlem  Çoğunlukla ithal ürün olan ilaç, tıbbi malzeme ve laboratuvar malzemelerinin her an hazır bulundurulması 3 Hastanelerde stok miktarının istenilen seviyede tutulabilmesi için her hastane kapasitesine, iĢ yoğunluğuna ve temin kolaylığına göre stok sistemini ve temin yönteminin belirlemesi gerekir. Bunun için tercih edilebilecek temin yöntemleri Ģunlardır:  Önceden planlaması yapılabilen hizmetler için hasta baĢına alım  Konsinye malzeme temini(Konsiye: Kesin satıĢı daha sonra yapılmak üzere mal gönderilmesi biçiminde gerçekleĢtirilen, mal bedelinin sonradan ödendiği ve tamamen güvene dayalı bir satıĢ ve ödeme yöntemidir.)  Tam zamanında tedarik yöntemi (Ġhtiyaç duyulan malzemenin gerektiği anda, ihtiyaç noktasında bulunmasını sağlayan, sıfır hata ve sıfır stok miktarını hedef alan bir malzeme yönetimi) dir. Stoklamayı tamamen ortadan kaldırmayı hedef alan tam zamanında tedarik yönteminde üretici-satıcı ve hastane tam bir iĢ birliği esasına göre çalıĢmalıdır. Stok yapılmadan tüketilen ve direkt hasta üzerine çıkıĢı yapılan malzemelerin yürürlükteki yasalar çerçevesinde hastaya yansıtılmasında ve faturalandırılmasında HBYS programının stok modülü önemli bir iĢleve sahiptir. Günümüzde sağlık kurumlarının tamamına yakınında stok ve malzeme dolaĢımına ait verilerin anlık alınabilmesi için hastane otomasyon programı kullanılır. Bu program sayesinde bir ürününün hasta yoğunluğuna göre hareketi günlük, aylık ve yıllık olarak görülebilir. HBYS programında stok iĢlemleri, sisteme giriĢ yapıldıktan sonra ana ekrandaki Stok modülünden yapılır. Resim 1.1: Stok modülü giriĢ ekranı Stok modülüne giriĢ yapıldığında ilk olarak depo giriĢ penceresi ekrana gelir. 4