WORLD METEOROLOGICAL ORGANIZATION  WMO SEVERE WEATHER FORECASTING DEMONSTRATION  PROJECT (SWFDP) MISSION TO THE BURUNDI  HYDROMETEOROLOGICAL DEPARTMENT, INSTITUT  GÉOGRAPHIQUE DU BURUNDI (BHMD / IGEBU)  BUJUMBURA, BURUNDI, 4­5 JUNE 2012  FINAL REPORT 1.  INTRODUCTION  Background  The  World  Meteorological  Organization  (WMO)  Severe  Weather  Forecasting  Demonstration Project (SWFDP) Mission to Bujumbura, Burundi, was conducted from 4 to 5 June  2012.    The  aim  of  the  mission  was  to  gather  information  on  Burundi,  and  the  Burundi  Hydrometeorological  Department  (BHMD),  as  a  basis  for  developing  a  Burundi­specific  implementation plan for the SWFDP­Eastern Africa Project.  The WMO delegation included Mr Peter  Chen,  Chief  of  the  Data  Processing  and  Forecasting  System  (C/DPFS),  Mr  Samuel  Muchemi,  Scientific  Officer,  Public  Weather  Services  (SO/PWS),  Mr  Jose  Camacho,  Scientific  Officer,  Agricultural  Meteorology  (SO/AgM)  Programme,  and  Mr  Mohamed  Matitu  (WMO  Consultant).  The  delegation  was  welcomed  by  Mr  Aloys  Rurantije,  Director  of  IGEBU,  and  Permanent  Representative of Burundi with WMO.  The delegation met with Mr Rurantije, who was accompanied by Mr Ruben Barakiza,  BHMD’s  focal  point  for  the  SWFDP­Eastern  Africa  Project,  and  other  members  of  staff  at  the  forecasting  office,  at  the  former  WMO  training  facility  “Centre  de  Formation  des  Personnels  Techniques de l’Aeronautique et de la Météorologie”, located on the Bujumbura International Airport  grounds.  The Director opened the meeting at 1045 hours and announced that he would participate for  the entire two days of discussions.  The Director General of IGEBU, Ms Renilde Ndayishimiye,  accompanied by her advisor on hydrometeorological matters, Mr Evariste Sinarinzi, joined the meeting  later in the day.  Mr Sinarinzi was a former Director of BHMD and PR of Burundi with WMO for about  17 years.  The BHMD, which is headquartered in Gitega, is organizationally located within the IGEBU  Department of Hydrometeorology and Agrometeorology.  The  languages  used among  staff  members are  mainly  the  local  language or  French.  All staff are also proficient in English.  On this occasion, the discussions were conducted in both  English and French.  Severe Weather in Burundi  Heavy rains are the most important severe weather phenomena in Burundi, as they cause  flash and river floods and landslides.  In addition to heavy rainfall, severe thunderstorms bring hail  (in the highlands of the Nile / Congo Crest), destructive winds and lightning.  Prolonged dry spells and  drought are also considered severe weather.  At the time of this mission, Burundi was dry, and during the day it was hot and moderately  humid.  By mid­morning a lake breeze circulation developed from Lake Tanganyika and produced a  stiff south wind onto Bujumbura.  Observing Networks  The observing networks include: • Two 24­hour synoptic stations, one in Bujumbura (northern tip of Lake Tanganyika)  and the other in Muyinga (north­eastern region); ­ 2 ­ • 13 climatological stations measuring minimum and maximum temperatures T(max.  and min.) and 24­hour precipitation.  Observations are transmitted by telephone twice  a day at 0800 and 1500 hours; • 125 rainfall stations measuring daily rainfall; data are sent to the BHMD Headquarters  once a month; • 43 hydrometric stations on major rivers; and, • Three Automatic Weather Stations (Campbell Scientific, Inc. (CSI)) measuring many  parameters; data are offloaded to a memory device and mailed to the headquarters  once a month. • No agrometeorological weather stations are currently in operation.  Weather Forecasting at the BHMD  The Burundi Forecasting Office is located at the Bujumbura International Airport, and  serves, nationally, both  the aviation and  public  weather  services  components.  There are  eight  weather  forecasting  staff,  six  of  whom  attended  the  meeting.  Mr  Barakiza  is  the  head  of  the  forecasting section.  Out of those forecasters, four are “Class I”, and four are “Class II”, in addition to  the Director.  The forecasting staff is generally very engaging and enthusiastic.  A number of them  received forecasting training at the African Centre of Meteorological Applications for Development  (ACMAD) in Niamey, Niger.  One of the forecasters has a degree in Information Technology (IT) and  is very helpful in the Forecast Office in maintaining electronic equipment and systems.  The forecasting office operates seven days a week from 0730 to 1730 hours.  Forecasting  staff work on rotation of two shifts a day.  There are two forecasters on duty during the weekends.  The office is equipped with a number of PC­based systems, including desktops and laptops, and one  African Monitoring of Environment for Sustainable Development (AMESD) / Preparation for Use of  MeteoSat Second Generation (MSG) in Africa (PUMA) satellite receiver station (since 2010) for  acquiring  EUMETSAT  and  a  limited  number  of  Numerical  Weather  Prediction  (NWP)  products.  The office has a very good Internet connection, with no problem noted in accessing the Regional  Specialized Meteorological Centre (RSMC) Nairobi and the Regional Forecasting Support Centre  (RFSC) Dar Es SalaamWebsites for participating in the SWFDP Project.  The National Meteorological Centre (NMC) produces public forecasts every day, only for  the next day.  The product includes: • a map of 15 districts, using one of seven predetermined choices of pictogrammes that  best depicts the prevailing weather conditions (one chart for the morning of the next  day, and one chart for the afternoon of the next day); • a text table, listing eight locations, each with max. and min. temperatures of the  previous day, and forecast max. and min. temperatures for the next day; and, • a list of short worded descriptions of forecast conditions for the next day, for nine  named regions.  This product is not updated before the new forecast is issued at noon the following day.  The Centre also produces general forecasts for up to day­3 for occasional special requests, such as a  special government or political event.  Warnings are issued, however a need for the Service to  develop a fixed criteria and proceduresfor issuing warnings was detected. ­ 3 ­ The NMC also produces aviation forecasts for the Bujumbura terminal for Air Traffic Control  (ATC) as well as for flight planning folders.  Forecast Guidance Products  Forecasters use various NWP guidance products, which have been largely made available  via the SWFDP Project, at the RSMC Nairobi Website, as follows: NOAA NCEP, ECMWF, Met Office  UK, LAM­COSMO (Nairobi) and LAM­WRF (Nairobi).  They also access Center for Ocean­Land­  Atmosphere Studies (COLA) which provides graphical products based on NOAA data.  During the  meeting, access to the RFSC Dar Es Salaam Website was provided, through which many more high­  resolution NWP and other products could be useful for forecasting in Burundi.  The Centre accesses  EUMETSAT satellite products via the AMESD / PUMA station.  There is no radar coverage over  Burundi.  To  forecast  the  development  of  severe  thunderstorms,  forecasters  monitor  low­level  moisture convergence as an essential ingredient.  As much of the territory is high terrain, the moisture  field and the convergence zones at 850 HPa are important fields to track.  The Convective Available  Potential Energy (CAPE) and K­index diagnostics and the MSG water vapour channel images are also  used to track day­to­day progression of column precipitable water from either of the following source  regions: Congo airmass to the west, or the western Indian Ocean to the east.  They are aware of the  two locations for forecast soundings provided by the National Centers for Environmental Prediction  (NCEP) Climate Prediction Center (CPC) / Africa DeskWebsite.  Forecasters are particularly interested in NWP guidance for 24­h and 10­day accumulated  precipitation forecasts.  It was recommended that they plan to issue a 7­day precipitation outlook.  While ECMWF EPSgrams are provided for ten locations, verifying data in real­time are only  available for the two operating synoptic stations, at Bujumbura and Muyinga.  During the dry season,  the EPSgrams provide useful T max/min guidance for predicting sparse showers.  The PWS Component of the SWFDP  The role of the PWS component of the SWFDP is to improve delivery of forecast, alert and  warning services to the public and other users.  The main focus of the visit to Burundi, as regards the  PWS component of the Project, was to assist the BHMD develop the capacity to deliver services by  taking the following actions:  a)  Identifying a team to carry out PWS activities, and availing them the opportunity to  train on service delivery skills including: • Criteria for issuing warnings and alerts; • How to formulate a warning, including the essential attributes of a warning  message; • Effective use of the different dissemination channels for warnings including  mobile technology, radio, RANET, television (TV), etc.; • Using theWebsite effectively to deliver severe weather­related services; • Working with the media; ­ 4 ­ • Working with the disaster community; • Building a severe weather database that would include alerts issued by the  BHMD,  severe  weather  events  for  which  no  alerts  were  issued,  and  the  feedback on actions taken by users; and, • Public education and outreach.  b)  Engaging users: • Identifying users and making contacts to establish a dialogue; • Establishing user needs; and, • Responding  to  user  needs  in  the  generation  of  products  and  delivery  of  services.  c)  Monitoring and Evaluation (M&E): • Building feedback mechanisms to inform the BHMD how products and services  are put to use, and their impacts; • Carrying out surveys to establish the level of satisfaction of the users; • Reviewing the service delivery process with a view to applying lessons learnt  to future processes; and, • Compiling quarterly reports using the template provided under the Project.  The PWS Team  It was agreed that a team would be identified to carry out PWS matters and their names  would be communicated to theWMO Secretariat.  Status PWS Service Delivery in Burundi • The  “Bulletin  de  Prévision  Météo”  is  issued  by  noon  everyday  as  a  Portable  Document Format (PDF) file document that is transmitted by e­mail using an e­mail  list that includes external users notably the Disaster Management and Civil Protection  Authorities  (DMCPAs),  the  media  and  various  socio­economic  sectors  through  telephone and e­mail.  Participants stated that these means are insufficient and that  there was a need to develop other means of dissemination such as Internet, mobile  phone technology, radio and TV; • The  BHMD  does  not  have  a  weather  presentation  studio  for  television.  They expressed a great need for a studio, as it would enhance weather information  dissemination to the public; • The BHMD issues weather alerts and warnings to the public.  Annex III to this report,  entitled “Avis de pluies fortes et torrentielles”, which means “Alert for heavy torrential  rain”, is an example of an alert issued on 21 December 2011.  However, it was  reported that the Service had a challenge in issuing warnings because they did not ­ 5 ­ have sufficient confidence in the accuracy of the forecasts.  This is because NWP  models sometimes fail to forecast convective weather accurately; • There is a need to train the PWS staff in many areas such as working with media,  writing press releases, carrying out user satisfaction surveys, etc.; • The BHMD does not have an operational website and this was recognized as a need  that should be addressed urgently.  It was agreed that the WMO Secretariat would  assist the BHMD start a Website through the RANET Internet Presence Initiative  (RIPI) of RANET Project; • During  the  sessions,  awareness  was  raised  on  the  importance  of  establishing  permanent contact between the BHMD and DMCPAs for rapid intervention in case of  extreme  weather  event.  In  this  regard,  a  need  was  established  to  develop  the  necessary capacities and skills to identify, approach, and engage users, especially for  the delivery of services associated with extreme weather.  This includes skills to  develop Memoranda of Understanding (MoUs) and Standard Operating Procedures  (SOPs) between the BHMD and users such as the media and the DMCPAs; and, • It  was  reported  that  the  United  Nations  Development  Programme  (UNDP)  had  organized and financed training workshops on risk reduction for meteorological staff,  together with DMCPA personnel.  The workshops raised awareness of the impacts of  severe weather and demonstrated the need for the meteorological community to work  together with the DMCPAs.  Communicating Warnings  A session on how to develop and communicate warnings was held, and the following points  were the outcome of these discussions: • Emphasis was laid on the need for forecasters and the PWS staff to appreciate the  importance of issuing alerts and warnings, since saving lives and property is the  primary role of a National Meteorological or Hydrometeorological Service (NMS); • Participants were informed of how they could develop criteria for issuing warnings,  based on intensity thresholds of weather and on probable impacts; and, • The attributes of a good warning message, in terms of its title, content, attribution of  origin, the period of validity, expected intensity, location, and advice to users on the  actions they could take were emphasized upon.  The structure of a warning message  should include the following attributes:  §  The heading stands alone and stands out;  §  The components of the message are clearly defined;  §  The message is simple;  §  The  message personalizes  the  event,  the  consequences and  the actions  required;  §  The most important message should be placed first; ­ 6 ­ §  Allowance should be made for shortening of the message by broadcasters;  and,  §  The area for which the alert message is issued should be defined in terms of  the well­known place names.  Specifying in terms of latitude and longitude, or  citing directions may be done, but it is better to add the name of the place as  well.  2.  COMMUNICATION CHANNELS OPEN TO THE BHMD  Discussions were held with the participants regarding various communication channels for  forecasts, alerts and warnings.  Television (TV)  Most of the people living in urban areas of Burundi have access to TV.  TV is therefore an  important channel of communication of forecasts and warnings in Burundi.  Due to the fact that there  have been no TV weather presentation activities at the BHMD, there is a need to establish the  capacity and capability in terms of establishing a TV weather studio and training staff on skills for  weather presentation on television.  Website  As pointed out above, at present, the BHMD does not have a functional Website.  However,  once action has been taken as indicated above, and a website is realized, it was agreed that in  addition to uploading forecasts on the Site, that the BHMD would provide a prominent “Alerts” link.  The link would provide: • Easy access to any alerts and warnings issued; • Information on what the alerts and warnings mean in terms of how they are presented,  both as text and as colour coded icons depicting expected intensities; and, • General advice on what actions users could take in response to the different possible  warnings.  RANET Project  The  RANET  Project  provides  communication  solutions  to  rural  and  other  isolated  communities.  It was noted that Burundi, through the BHMD, had joined the RANET Project initiative,  which would add a new channel of communication for the rural community.  When established,  RANET would be used for warning services in addition to the other functions of communicating  weather and climate information to users. ­ 7 ­ Mobile Technology  In recognition of the dominance of the mobile technology for communication in rural and  urban areas of Burundi, it was agreed to investigate the different communication options that could be  suitable to the BHMD, such as: • Developing website layouts adapted for use on ordinary (non­smart) mobile phones  and also for smart mobile phone platforms.  It was recognized that smart phones  possession rate in Burundi was growing steadily, hence, it was necessary for the  BHMD to ready itself to serve the needs this technology will generate in the future.  In this regard, the development of an application for smart phones should be kept in  view, in the medium­term; • The use of SMS technology; and, • The use of social media, including Facebook, Twitter and YouTube was discussed  and considered as the way to go in the future.  3.  USER­ENGAGEMENT SESSION  A  session  was  held  on  user­engagement,  which  included  the  staff  of  the  BHMD,  and participants from the media and the disaster community.  There was a healthy exchange of ideas  on how the BHMD could better serve the media and the disaster community alike.  Representatives of  the disaster community and the media expressed the wish for improvement in the way information was  communicated to them in terms of timeliness and in a format they could readily understand.  A need  was expressed to establish a feedback mechanism for informing the BHMD how the users were  making use of the information as follows: • The  BHMD  should  organize  meetings  and  training  events  aimed  at  enhancing  delivery of warning services to the DMCPAs and the media; • The BHMD and the DMCPAs on the one hand, and the BHMD and the media  organizations on the other, should formalize collaborative relations through signing  MoUs, defining the responsibilities of the parties, the products, training, etc.; • It would be essential to develop SOPs between the BHMD and users, which would  define the procedures to follow when warnings were issued; • It was found necessary to hold cross­training sessions between the BHMD and the  media.  This would equip the BHMD staff with skills on how to work effectively with  the media in, for example, writing press releases, organizing press conferences and  handling press interviews.  The media would understand forecasts better and thus be  able to communicate weather information more accurately; and, • It was found necessary for the BHMD to assess, through periodic surveys, the level of  satisfaction of the media and the DMCPAs, with the services the BHMD delivered to  them, so that the BHMD could use results of the assessments to improve service  delivery and products. ­ 8 ­ Functions of the PWS Team  Discussions were held on the duties of the PWS Team of the SWFDP.  It was understood  that they were expected to carry out the following functions: • Ensure issuance of warnings to specific users (emergency responders, media, etc.); • Develop a severe weather database, including a record of: • severe weather events and the warnings issued (intensity, location, severity); • severe weather events, even if no warnings had been issued; • outcomes of warnings (did the severe weather occur (yes / no)), intensity, etc.; • Participate in the development of MoUs between the BHMD and users; • Participate in the development of internal SOPs streamlining the warning procedures  within the BHMD; • Participate in the development of SOPs, linking the BHMD to users; • Carry out user satisfaction surveys; • Respond to user needs in terms of new products and changes in service delivery;  and, • Complete all the parts relevant to PWS of the “Quarterly Report of the SWFDP  SubProject”  template,  which  is  provided on  the  SWFDP Website  managed from  Nairobi,  Kenya.    This  information  may  be  accessed  at  the  following  web­link:  http://www.meteo.go.ke/rsmc/index.php .  4.  AGROMETEOROLOGY  Overview in Relation to Agricultural Meteorology  Agrometeorological services are based in Gitega, 100 km from Bujumbura in the plateau  around 1,600 to 1,700 meters Above Sea Level (ASL).  The Agrometeorological Unit had, in the past,  good  staff  in  numbers  and  qualification.    However,  today  it  has  only  one  expert,  Ms  Liliane  Hatungimana, who was in China on training at the time of the WMO mission.  A hydrologist with some  agriculture training attended the meeting.  There  are  no  specific  agrometeorological  weather  stations  operated  by  the  BHMD.  The weather station at the Bujumbura airport has thermometers to measure extreme temperatures  near the soil, insolation, evaporimetric tank, global solar radiation, total rainfall and rainfall intensity  measurement instruments.  There are six main climatic or agro ecological zones in Burundi ranging from the shores of  Lake Tanganyika (about 700 meters ASL) to a mountainous range with peaks near 3,000 meters ASL  that divides the Nile and Congo basins.  There is a high altitude mountainous range in Congo parallel  to Lake Tanganyika that shapes the climate and weather in Burundi. ­ 9 ­ Forecasts are issued every day for those different ecological zones, so there is a base to  develop agrometeorological forecasts.  There are currently no specific products for agriculture and  fisheries produced.  Civil protection experts indicated that floods are sometimes associated with some land  management practices.  In terms of agricultural management, it is important to differentiate river floods  from flash floods, as a river flood could be a part of an agricultural cycle.  Flash floods are most clearly  related with disaster prevention and reduction.  Relationships with the Media  On the second day of the meeting, there were external participants, which included two  journalists, two civil protection managers and one agriculture researcher.  One of the journalists has  had exposure to Weather and Climate Broadcast and publishing initiatives in Eastern Africa.  In the  future, he could provide support in conducting meetings with the media, farmers and meteorologists to  improve broadcasting of agrometeorological information.  Work Plan for Agrometeorology  Discussions with the PR of Burundi with WMO and other BHMD Officers indicated that the  elements to be included in the Agromet Component of SWFDP are as follows:  a)  The Lake Victoria Mobile Weather Alert (MWA) Pilot Project, which deals with alerting  fishermen  was  presented  and  it  raised  interest  among  the  BHMD  staff.  A  similar  project  would  be  needed  for  Lake  Tanganyika  fisheries  and  transport  sectors;  b)  Questions about communication channels with farmers were asked. As future actions,  links  with  other  WMO  projects  such  as  the  MWAs  and  METAGRI  should  be  established;  c)  Currently,  no  specific  products  for  Agrometeorology  are  being  made.  Specific  forecasts on temperatures and expected rainfall for the next seven days in the main  agricultural zones are needed.  It would be desirable to establish a structure in the  BHMD that would make use of the improved seasonal forecasts for application to  agriculture.  Development of crop observations, soil and air moisture and evaluation  of evapotranspiration need to be done;  d)  No formal relation with Ministry of Agriculture has been developed.  Steps towards  developing such a relationship, including drafting a MoU, should be encouraged;  e)  Drought was mentioned as a phenomenon that was not managed well.  Slow reaction  due to late knowledge and lack of proper planning was cited.  Drought monitoring has  several  elements  including:  medium­range  forecasts,  seasonal  forecasts,  soil  moisture  and  vegetation  status.  Drought  management  involves  production  of  bulletins, creation of broadcast channels, institutional collaboration and planning;  f)  It is urgent to install the first agrometeorological weather station in Gitega, to start  developing procedures and products;  g)  Once installed, a crop model should be implemented for the main crops at that region;  and, ­ 10 ­