Satın Alma Modülü Satın Alma Modülü Yayın Tarihi / Revize Tarihi 01.08.2004 / 05.08.2012 Revizyon Numarası 01 Sayfa Sayısı 69 Hazırlayan / Düzenleyen Dilara GÜRDAL / Sedat BAL 1 Satın Alma Modülü İçindekiler 1.İçerik .................................................................................................................................................. 3 1.1.Satın Alma Modülünün Diğer Modüllerle Entegrasyonu .......................................................... 3 2.İşlemler ............................................................................................................................................. 4 2.1.PURT01 - Teklif İsteği Hazırlama ............................................................................................ 4 2.2.PURT02 - Satın Alma Bilgileri ................................................................................................. 7 2.3.PURT03 - Satın Alma Anlaşmaları Yönetimi ............................................................................ 9 2.4.PURT04 - Satın Alma İsteği ................................................................................................... 13 2.5.PURT05 - Satın Alma Siparişi ................................................................................................. 17 2.6.INVT01 - Satın Alma Siparişine Bağlı Envanter Hareketi ......................................................... 19 2.7.VERT01 - Satın Alma Siparişine Bağlı Fatura Kontrol ............................................................. 21 2.8.PURT07 - Sipariş Önerileri ...................................................................................................... 28 2.9.PURT08 - Sözleşmedeki Fiyat Değişiklikleri ............................................................................ 29 2.10.PURT12 - Satın Alma İsteği Başlatma .................................................................................. 31 2.11.PURT51 - Satın Alma Uyarı Mektupları ................................................................................ 31 2.12.Fason Satın Alma Süreci ..................................................................................................... 33 2.13.Fason Satın Alma Süreci ..................................................................................................... 34 2.14.Sabit Kıymet Satın Alma Süreci ............................................................................................. 41 2.15.Satın Alma Kalite Kontrol ..................................................................................................... 43 3.Raporlar ........................................................................................................................................... 51 3.1.PURT06 - Satın Alma Belge Akışı .......................................................................................... 51 3.2.PURT10 - Fiyat Karşılaştırma Listesi ....................................................................................... 52 3.3.PURT32 - Faturası Gelmemiş Sipariş Kalemleri ...................................................................... 53 3.4.PURT33 - Malzemelere Göre Siparişler .................................................................................. 54 3.5.PURT41 - Tedarikçiler Raporları ............................................................................................. 55 3.6.PURT42 - Teslim Tarihine Göre Malzemeler Raporları .......................................................... 56 3.7.PURT43 - Belli Bir Gün İçerisinde Teslim Edilecek Malzemeler Raporları ............................... 57 4.Satın Alma Destek Tabloları ............................................................................................................. 58 4.1.IASPUR001 - İndirimler / Ekstralar .......................................................................................... 58 4.2.IASPUR002 - Satın Alma Belge Tipleri .................................................................................... 60 4.3.IASPUR003 - Satın Alma Kalem Tipleri ................................................................................... 63 4.4.IASPUR004 - Satın Alma Belgeleri Standart Metinleri ............................................................. 65 4.5.IASPUR005 - Satın Alma Bölümü Kullanıcı Yetkileri ............................................................... 67 2 Satın Alma Modülü 1. İçerik Satın Alma Modül'ü, Lojistik Ana Modül'ünde yer alan bir alt modüldür. Firmanın dışarıdan yani tedarikçilerinden ve içeriden yani firma içinden yaptığı satın alma bilgilerini tutmaktadır. Eğer satın alınan malzeme tamamen firma dışından geliyor ise, bu dış satın alma olarak adlandırılır. Bu durumda satın alınacak mal veya hizmet için tedarikçi firmadan satın alma isteği yapılabilir ve firmaya siparişi açılabilir ya da firma ile anlaşma yapılabilir. Ayrıca tedarikçi firmadan teklif istenebilir ve tedarikçinin sattığı mal veya hizmetlerin fiyat bilgileri sistemde tutulabilir. Şayet, satın alınan malzeme firma içinden tedarik ediliyor ise bu durumda iç satın alma için istek yapılabilir. İstekler elle girilebileceği gibi, Malzeme İhtiyaç Planlaması Modül'ünün çalıştırılması ile, otomatik olarak da yaratılabilir. Satın alınan malzemenin siparişe bağlı stok hareketi Envanter Yönetimi Modül'ünde yapılır. Ayrıca, satın alınan malzemenin, satın alma kalite kontrolü Kalite Kontrol Modül'ünde yapılabilir ve tedarikçiler yine bu modülde değerlendirilebilir. Satın alınan malzemelerin iş emrine çıkması veya direkt satılması durumunda eldeki stoklar Envanter Modül'ünde malzeme ana kartında seçilen tutarlandırma yöntemi ile değerlendirilebilir. Satın alınan malzemenin faturası sistemde Fatura Konrol Modül'ünde konrol edildikten sonra, yine aynı modülde, satın alma siparişine bağlı gelen masraf faturaları kontrol edilip, orijinal sipariş üzerine dağıtılabilir. Muhasebeleştirilen satın alma faturaları Finans Modül'ünden takip edilip, raporlanabilir, tedarikçiye yapılan ödemeler takip edilebilir, faturalar ile ödemeler ilişkilendirilebilir. Ayrıca sistemden, fiyat karşılaştırma listesi, tedarikçi raporları gibi çok çeşitli satın alma raporları alınabilir. 1.1. Satın Alma Modülünün Diğer Modüllerle Entegrasyonu 1.1.1.MRP – Malzeme İhtiyaç Planlaması Malzeme İhtiyaç Planlaması Modül'ünde, MRP çalıştırıldıktan sonra, tedarik tipi satın alma olan malzemeler için otomatik olarak satın alma isteği çıkar. Burada, malzemelerin Malzeme Ana Kayıt'larındaki satın alma verileri dikkate alınarak istek doğar. Bu bilgiler isteğin başlama zamanını belirleyen 'tedarik süresi' ve sipariş miktarının belirleyen minimum sipariş miktarı, emniyet stoğu gibi verilerdir. MRP tarafından otomatik olarak üretilen istekler, başlatıldıktan sonra siparişe çevrilebilir. 1.1.2.QLT – Giriş Kalite Kontrolünü Satın alınan malzemeler, giriş kalite kontrole tabi tutulacaksa, Kalite Kontrol Modül'ü kullanılarak, Kalite Stoğuna atılır ve gerekli kontrol değerleri girilerek, Kullanılabilir ve Bloke Stoğuna transfer edilebilir. Kalite Konrolü yapılacak bu malzemelerin Malzeme Ana Kayıt'larında, 'Malzeme Giriş Kalite Kontrolü Var' ve 'Numune Planı' gibi bilgilerinin doldurulması gerekmektedir. 1.1.3.ASS – Sabit Kıymetler Sabit Kıymet girişleri satın alma istek/siparişine bağlı olarak yapılacaksa, sabit kıymet kaydı Sabit Kıymetler Modül'ünde açıldıktan sonra, istek/siparişe bağlı mal ve fatura girişi yapılabilir. 3 Satın Alma Modülü 2. İşlemler 2.1. PURT01 - Teklif İsteği Hazırlama Satın alma teklif isteği hazırlama işleminin amacı, farklı tedarikçilerden fiyat teklifi almak için onlara teklif isteği göndermektir. Bu ekranda seçilen malzeme için, belli bir miktar ve birim üzerinden bir ya da daha fazla tedarikçiye teklif isteği gönderilebilir. 'Teklif İsteği Hazırlama' ekranında 'Firma', 'Tesis', 'Belge Tipi', 'Belge Numarası', 'Malzeme Kodu ve Açıklaması', 'Satın Alma Bölümü', 'İş Alanı', 'Belge Oluşturma Tarihi', 'Çıktı ve Belge Statüsüne' göre arama yapılabilir. 'Teklif İsteği Hazırlama' ekranı aşağıdaki gibidir : Bu ekranda 'yeni butonuna' basılarak, teklif isteği yapılacak malzeme, belge tipi, miktar ve birime bağlı olarak seçilir. Ayrıca aynı ekranda daha önceden satın alma isteği girilmiş malzeme için, 'isteklerden' de teklif isteği oluşturmak mümkündür. 4 Satın Alma Modülü 'Satın Alma Teklif İsteği' ekranında gerekli bilgiler girildikten sonra 'ok butonuna' basılarak 'Teklif İsteği Hazırlama Detayı' ekranına geçilir. 'Teklif İsteği Hazırlama' detay ekranında 'Tedarikçi Numarası veya Adına' göre arama yapılır, ekranın sağ tarafında listelenen tedarikçiler ekranın sol tarafına aktarılır. Sol tarafa aktarılan tedarikçilere teklif gönderilebilir. Teklif isteği kaydedildikten sonra teklif isteğinin çıktısı alınarak, tedarikçilere gönderilebilir. 5 Satın Alma Modülü 'Teklif İsteği Hazırlama' detay ekranında 'Teklif' butonuna basılarak seçilen tedarikçinin teklif isteği sonrasında göndermiş olduğu teklif, tedarikçinin satın alma bilgileri olarak girilir. 'Yeni Teklif' ekranında tedarikçinin göndermiş olduğu teklifin 'geçerlilik başlangıç ve bitiş' tarihi girilmelidir. Bu ekranda 'ok butonuna' basıldığında tedarikçinin satın alma bilgileri detay ekranı gelir. 6 Satın Alma Modülü 2.2. PURT02 - Satın Alma Bilgileri 'Satın Alma Bilgileri' ekranında 'Genel Bölümünde', tedarikçiye bağlı malzemenin birim fiyatı girilir. 'Teslimat süresi', 'maksimum-minimum sipariş miktarı' gibi bilgiler ise 'Malzeme Ana Kayıtlarından – BAST03'; 'KDV kodu ve tipi' bilgileri de 'Müşteri / Tedarikçi Ana Kayıtlarına – BAST02' ve 'Malzeme Ana Kayıtlarına' bağlı olarak akmaktadır. 'Satın Alma Bilgileri' ekranında 'Satıcı Bölümünde', tedarikçi bilgileri BAST02'den kopyalanmaktadır. 'Satın Alma Bilgileri' ekranında 'Fiyat Listesi Bölümünde', malzemeye bağlı ölçekli fiyatlar girilir. 'Satın Alma Bilgileri' ekranında 'İndirimler Bölümünde', mutlak, brüt ve net üzerinden, mutlak/miktar indirimleri tanımlanabilir. 'Satın Alma Bilgileri' ekranında 'Koşullar Bölümünde', malzemenin teslimat koşulları ve maliyet bilgileri girilir. 'Satın Alma Bilgileri' ekranında 'Kalite Kontrol Bölümünde', malzemenin satın alma kalite kontrol bilgileri girilir. 7 Satın Alma Modülü Satın alma bilgilerinin geçerli olabilmesi için 'başlatılmış' olması gerekmektedir. Ayrıca, seçilen malzeme için 'öncelikli tedarikçi' de belirlenebilir. Tedarikçi değerlendirmesi yapıldıktan sonra, tedarikçinin malzemeye bağlı 'kalite ve termin seviyesi' de otomatik olarak güncellenir. Satın alma bilgileri kaydedildikten sonra, 'Satın Alma Bilgileri' ekranında listelenebilir. 8 Satın Alma Modülü 2.3. PURT03 - Satın Alma Anlaşmaları Yönetimi 'Satın Alma Anlaşmaları Yönetimi' ekranında seçilen bir tedarikçi ile belli bir süre zarfında miktar ya da tutar anlaşması yapmak mümkündür. Miktar anlaşması belirlenen tarih aralığında geçerli olup, bu anlaşma üzerinden sipariş oluşturulmasını sağlar. Miktar anlaşmasındaki miktar, sipariş oluşturuldukça, siparişteki miktar kadar azalmaktadır. Anlaşmadaki miktardan daha fazla miktarda sipariş oluşturmak mümkündür; ancak bu durumda sistem uyarı mesajı verir. Tutar anlaşması ise, yine belirlenen tarih aralığında geçerli olup, anlaşmadan sipariş oluşturulmasını sağlar. Bu durumda, sipariş oluşturuldukça, siparişteki toplam tutar üzerinden sistem kalan miktarı hesaplayıp, aşılması durumunda uyarı mesajı verir. Yeni bir satın alma anlaşması oluşturmak için, 'yeni butonuna' basıldıktan sonra, 'Yeni Satın Alma Anlaşması' ekranında, anlaşma tipi ve tedarikçi bilgileri girilir ve 'ok butonuna' basılarak, 'Anlaşma Ana Verileri' ekranına geçilir. Bu ekranda veya bu ekranın detayında, seçilen malzeme veya malzemeler için tedarikçi firma ile anlaşılan toplam 'miktar' ve birim 'fiyat' bilgileri girilir. 9 Satın Alma Modülü 'Anlaşma Ana Verileri' 'Genel Bölümünde', 'Anlaşma Başlangıç ve Bitiş Tarihi' girilmelidir. Ayrıca, 'Satıcı Bölümündeki' satıcı bilgileri, 'Koşullar Bölümündeki' nakliye koşulları, 'Malı ve Faturayı Gönderen' bilgileri 'Müşteri/Tedarikçi Ana Kayıtlarından' kopyalanmaktadır. 'Açıklamalar Bölümüne' standart metinler eklenebilir, 'Yerel Kurda Değerler' izlenebilir ve anlaşma belgesi 'İmzalar Bölümünde' onaylanabilir. Satın alma anlaşmasının 'Teslimat', 'Fatura' ve 'İmza' statülerini de izlemek mümkündür. 10