Risk Policy and Strategic Risk Appetite   May, 2015 Contents Introduction ........................................................................................................................................................ 3  Statement of Risk Policy and Risk Appetite ........................................................................................................ 4  Opportunity Appraisal Approach ........................................................................................................................ 7  The Opportunity Appraisal Process has 4 steps: ................................................................................................ 7  Step 1: Risk Profile Evaluation ........................................................................................................................ 8  Step 2: Consideration of Risk Appetite ........................................................................................................... 9  1. Eco Village Proposal Risk Appetite Map ................................................................................................. 9  2. Swimming Pool Proposal Risk Appetite Map ........................................................................................ 10  3. Lyell Centre Proposal Risk Appetite Map ............................................................................................. 10  Step 3: Benefit Profile Evaluation ................................................................................................................. 11  Step 4: Evaluating Benefit versus Risk .......................................................................................................... 12  Portfolio Evaluation .......................................................................................................................................... 14  Assessing Multiple Opportunities on a Portfolio Basis ................................................................................. 14  Appendix 1 ........................................................................................................................................................ 17  Developments in Practice ‐ Risk Appetite ..................................................................................................... 17        Page 2 of 19 Risk Policy and Strategic Risk Appetite Introduction    1.  Heriot‐Watt’s  vision  is  to  be  world  leading,  within  all  its  specialist  areas  of  science,  engineering,  technology, and business.  The University will strengthen research intensity in fields of economic and  societal benefit; provide truly global education while maintaining our Scottish roots; and deliver excellent  student experience and highly employable graduates.    In its Strategic Plan 2013‐2018, the University has outlined its ambitions and objectives for growth and  development across 4 key strategic objective areas:    Learning, Teaching and the Student Experience    Research Intensification and Knowledge Transfer   Internationalisation    Enabling Strategies   The University does not generally have an appetite for high exposure risks but recognises that delivering  upon the ambitious strategic aims and objectives outlined in the Strategic Plan 2013‐18 will involve a degree  of risk‐taking and uncertainty.  As such, there is an appetite for higher levels of risk where appropriate in  order to deliver upon strategic aims, objectives, and targets.  However, it is also important to note that the  University's approach to risk taking will continue to be managed within our established risk management  policy, framework, and process.  As such, higher levels of risk will only be accepted on the basis of a  comprehensive  understanding  of  the  exposures  involved,  potential  benefits  arising  and  subject  to  appropriate mitigation, control responses, and approval arrangements being in place.    2. The management of risks in the University is undertaken within a framework comprising:   Governance processes    Risk Policy and Appetite statement.    Identification, evaluation and management of significant risks    Assurance and audit processes   The underlying policy and control environment.   3. The Statement of Risk Policy and Appetite specifies the amount of risk the University is willing to tolerate  or accept in the pursuit of its long term objectives.  It indicates the parameters within which the University  would want to conduct its activities.  The statement below has been considered by the University Executive,  the Audit, and Risk Committee and formally adopted by the University Court.   4. Good practice in Risk Management indicates that all organisations should specify their appetite for risk at  a generic level related to the nature of activities within the organisation.  The attached Appendix provides  the background to the developments in risk management practice that lie behind the adoption of this  Statement of Risk Policy and Appetite by the University.   5. In terms of priorities, the need to avoid reputational, compliance and excessive financial risk  will take  priority over other factors e.g. it will be acceptable to undertake risks in research activities providing they do  not expose the University to undue reputational, compliance, or excessive financial risk.  A balanced  Page 3 of 19 assessment has to be taken of risks, in many cases there are risks attached to both doing something and  doing nothing.   6. Given the devolved nature of the University, the Statement is intended to act as a guide to academic and  professional managers and committees indicating the:   Areas where colleagues should step out and be innovative,    Areas where colleagues should be conservative and compliant in their activities, and    The “Lines” across which the University Court and the University Executive would not wish to cross,  and where the University Executive and Court would need to be notified   7. Where appropriate, the implementation of the Statement will be incorporated into processes and  procedures of the University.   8. Responsibility for managing the activities of the University within the Statement of Risk Policy and Risk  Appetite  lies  with  the  management  of  the  University  in  particular  Heads  of  Schools,  Institutes  and  Professional Service and Subsidiary Companies, as well as key University Committees.     Statement of Risk Policy and Risk Appetite The University’s approach is to minimise its exposure to reputational, compliance and excessive financial  risk, whilst accepting and encouraging more risk in pursuit of its mission and objectives.  It recognises that  its appetite for risk varies according to the activity undertaken, and that its acceptance of risk is subject  always  to  ensuring  that  potential  benefits  and  risks  are  fully  understood  before  developments  are  authorised, and that sensible measures to mitigate risk are established.  The University’s appetite for risk  across its activities is provided in the following table of descriptions.   Strategic Risk Appetite Descriptions  Compliance,  The University is committed to maintaining the highest standards of integrity,  Regulation & Ethics  compliance, and ethics.  As such the University has no appetite for any breaches in  statute,  regulation,  professional  standards,  research  ethics,  bribery,  or  fraud.   Including systems and processes.  Learning & Teaching  The University is committed to delivering high quality learning and teaching for all  of  its  students  as  well  as  developing  enhanced  approaches  to  learning  and  teaching.  This will involve further investment in learning and teaching facilities /  infrastructure  and  continual  updating  and  refreshing  of  the  curriculum.    In  delivering its objectives, the University recognises the need to identify solutions to  meet increasingly diverse student needs and to further its work with professional  bodies and industry to ensure success for our graduates and their employers.  As  such, we will continue to seek and invest in new and innovative approaches.  We  recognise that this will  involve an increased degree of risk in developing education  and    are  comfortable  in  accepting  this  risk  subject  always  to  ensuring  that  potential  benefits  and  risk  are  fully  understood  before  developments  are  authorised and that sensible measures are in place to mitigate risk are embedded.   Page 4 of 19 Research and  The University is committed to ambitious and performance‐driven progress in  Knowledge Transfer  research and knowledge exchange including: promoting new fields of research and  generating  critical  mass  in  research  capacity;  developing  further  strategic  academic  and  industrial  collaborations  and  partnerships  nationally  and  internationally;  facilitating  enhanced  research  opportunities,  performance  and  funding  through  institutes,  international  campuses  and  research  centres;  supporting  innovation  and  entrepreneurship  and  increasing  the  number  of  research students. The University recognises this this will involve an increased  degree of risk in developing research subject to: limitation imposed by ethical  considerations and ensuring that potential benefits and risks are fully understood  before developments are agreed and that appropriate measures to mitigate risk  are established.  Internationalisation   The University has a reputation as Scotland’s ‘international University’ and is  among the UK’s top 5 universities in terms of international presence and number  of international students.  The University has committed to rapid international  growth and will continue to assess further overseas campuses where appropriate  as well as increasing the internationalisation of its research/knowledge exchange  activities and the international mobility of students and staff.  The University  recognises  that  this  will  involve  an  increased  degree  of  risk  in  developing  international activities.  The University is comfortable in accepting this risk subject  to ensuring that the potential benefits and risks are fully understood before  developments are agreed and that appropriate measures to mitigate the risks  have been agreed.   Student Experience  The University is committed to further development of facilities and support  arrangements for the student learning and living experience and in ensuring that  programmes are accessible to the brightest and best from all backgrounds.  We  will maintain a generally low‐moderate appetite for any risks which threaten the  delivery of objectives in this area.  Reputation  The  University  has  an  established  and  enviable  track  record  for  world‐class  international learning, teaching, research, and student experience.  As such, there  is a low appetite for any risks which would impact negatively upon its reputation,  ‘brand’, ethical standing, or heritage which could lead to undue adverse publicity,  or could lead to loss of confidence by the Scottish, UK and international political  establishments and funders of its activities.   Financial Performance  The University has a sound financial base in terms of annual operating surpluses,  and Sustainability  diversified and growing income streams, and effective control of costs.  The  University’s borrowing strategy has historically been conservative but the 2013‐ 2018 strategy will require further investment.  The University has a moderate  appetite for any risks which impact upon the achievement of the financial targets.   The University will ensure that potential benefits and risks are fully understood  before developments are agreed and that appropriate measures to mitigate risk  Page 5 of 19 are established. Excluding systems and processes. People and Culture  The University aims to value support and develop and utilise the full potential of  our staff to make the University a stimulating and safe place to work.  It places  importance on a culture of academic freedom, equality and diversity, dignity and  respect, collegiality, annual review, the development of staff and the health and  safety of staff, students, and visitors.  It has a low appetite for any deviation from  its standards in these areas.  Manage Major Project  Major change activities are required periodically to develop the University, and to  Activities –projects,  adapt to changes in the regulatory and technological environment and in the  change,  nature and conduct of the University’s international activities.  The University  collaborations, and  expects such changes to be managed according to best practice in project and  mergers  change management The University applies the project management disciplines  rigorously and so are willing to tackle very difficult projects that pose moderate  risk if the resulting benefits justify this.  Organisational  The  University  is  committed  to  maintaining  continuity  of  all  aspects  of  its  Continuity  operations and has a low appetite for any adverse risks, incidents, or events which  could  impact  upon  the  University’s  brand  or  upon  the  normal  operation  of  learning,  teaching,  research  and  support  operations,  or  access  to  relevant  buildings or facilities.    Environment and  The University aims to make a significant, sustainable, and socially responsible  Social Responsibility  contribution to Scotland, the UK and the world through its research, education,  knowledge exchange, and operational activities.  It recognises that this should  involve an increased degree of risk and is comfortable in accepting this risk subject  always to ensuring that potential benefits and risks are fully understood before  developments are authorised and that sensible measures to mitigate risk are  established.     Explanatory note For each of the areas of activity, the Risk Appetite Evaluation Map has a coloured bar that represents the  level of risk the University regards as the ‘manageable’ zone, where risks will need careful management but  may be worth taking.  Risks above the bar are in the ‘dangerous’ zone, and represent risks the University is  unlikely to be willing to take.  Risks below the bar are in the ‘comfortable’ zone where the level of risk does  not pose a major threat as long as it is managed sensibly.  Thus for “Learning and Teaching”, a risk in the  range from the upper end of ‘low’ into ‘moderate’ is regarded as manageable; a very low risk is comfortable;  and anything above ‘moderate’ is dangerous.  In contrast, the manageable zone for “Research” is ‘major’.  Page 6 of 19 Risk Appetite Evaluation Map Net Risk Low Moderate Major  Severe Compliance, Regulation & Ethics              Learning & Teaching          Research & Knowledge Transfer    Internationalisation          Student Experience                    Reputation    Financial Performance & Sustainability          People & Culture          Manage Major Project Activities          Organisational Continuity   Environment & Social Responsibility          Net Risk Low  Moderate  Major  Severe    Opportunity Appraisal Approach The world is full of potential opportunities all carrying some degree of inherent risk, some with more, some  with less.  Good practice in any organisation is to set out a statement of its risk appetite.  In our case this is  to state the amount of risk the University is willing to accept.  It is imperative that risk is taken into account  when appraising any potential project.  Decisions are often taken on the basis of avoiding loss as people are  influenced more by potential losses than potential gains.  However, to evaluate the full potential of an  opportunity the associated benefits and risks must both be considered.      The HWU Project Management Methodology’s “Opportunity Appraisal Approach”1 document describes the  process for the evaluation of candidate opportunities and the assessment of the degree of alignment to  strategic objectives.  The benefits and risks relating to potential opportunities ought to be evaluated in a  consistent manner.  The aim is to build a balanced portfolio of day‐to‐day activities, programmes, and  projects to implement the strategy of the University.  A number of management heuristics that are brought  to bear during the decision‐making process assists the process of determining the optimum balance.  These  include the Values of the University and the University’s Risk Appetite Statement.   Opportunity appraisal is an integral component of the HWU PMM Proposal phase.  It provides a framework  to assess whether or not the benefit / risk profile of an opportunity merits investment by the University.   The Opportunity Appraisal Process has 4 steps:   1. Risk Profile Evaluation  2. Consideration of Risk Appetite  3. Benefit Profile Evaluation  4. Evaluating Benefit versus Risk                                                                 1 http://intranet.hw.ac.uk/ps/gls/pso/Pages/HWU‐PM‐Toolkit.aspx   Page 7 of 19 Step 1: Risk Profile Evaluation The first step is to evaluate the opportunity in terms of its Residual (or “Net”) Risk by employing the  procedures described in the HWU “Risk Management Guide”2 and the  HWU PMM “Risk Management  Approach” 3 toolkit document (both based on HM Treasury’s “The Orange Book: Management of Risk:  Principles and Concepts”).4    It should be noted that a balanced assessment has to be taken of risks as in many cases there are risks  attached to both doing something and also to not doing it.   The opportunity is assessed and plotted on the Risk Evaluation Map shown below.  Risk Evaluation Matrix                                                                                           2 http://intranet.hw.ac.uk/ps/gls/ram/RM/Risk%20Documents/Forms/AllItems.aspx   3 http://intranet.hw.ac.uk/ps/gls/pso/Pages/HWU‐PM‐Toolkit.aspx   4 https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/220647/orange_book.pdf    Page 8 of 19 Step 2: Consideration of Risk Appetite The next step in the assessment of a potential initiative is its evaluation using the Risk Appetite Evaluation  Map which is reproduced below.    Net Risk Low  Moderate  Major  Severe  Compliance, Regulation & Ethics              Learning & Teaching          Research & Knowledge Transfer          Internationalisation    Student Experience                    Reputation          Financial Performance & Sustainability    People & Culture          Manage Major Project Activities          Organisational Continuity          Environment & Social Responsibility    Net Risk Low  Moderate  Major  Severe    The analysis of risk appetite is now illustrated in summary graphical form by means of  three examples.   1. Eco Village Proposal Risk Appetite Map This shows that the Eco Village proposal breached both the “Financial”  and ”Manage Major Project  Activities” aspects of the risk appetite statement and was also close to the maximum “Research and  Knowledge Transfer”.  For each of “Internationalisation”, “Learning & Teaching”, “Student Experience”,  “Compliance”, “Reputation”, “People”, and “Continuity” the residual risk is Green and is in the “manageable  zone” on the Map.  For “Environment” and “Research & Knowledge Transfer” the residual risk is Yellow and  Amber respectively but both are still in the “manageable zone” for that area.  For “Projects” the residual risk  is Amber and for “Financial” the residual risk is Red – both aspects are in the “dangerous zone” therefore  this proposal was not taken forward.     Net Risk   Compliance, Regulation & Ethics                    Learning & Teaching          Research & Knowledge Transfer    Internationalisation          Student Experience                    Reputation    Financial Performance & Sustainability          People & Culture          Manage Major Project Activities          Organisational Continuity   Environment & Social Responsibility          Net Risk             Page 9 of 19 2. Swimming Pool Proposal Risk Appetite Map The Swimming Pool proposal breached the “Financial” aspect of the risk appetite statement as shown  below.  This proposal was not taken forward.     Net Risk         Compliance, Regulation & Ethics              Learning & Teaching          Research & Knowledge Transfer          Internationalisation          Student Experience              Reputation          Financial Performance & Sustainability          People & Culture    Manage Major Project Activities          Organisational Continuity          Environment & Social Responsibility          Net Risk       3. Lyell Centre Proposal Risk Appetite Map This proposal was taken forward as it did not breach any of the risk appetite thresholds.  Further analysis  during the “Start Up” and “Initiation” phases of the HWU PMM process would highlight the potential for  achieving  considerable  benefits  for  the  University  which  clearly  out‐weighed  the  residual  risk  of  the  programme.     Net Risk         Compliance, Regulation & Ethics        Learning & Teaching          Research & Knowledge Transfer          Internationalisation    Student Experience                    Reputation          Financial Performance & Sustainability    People & Culture          Manage Major Project Activities          Organisational Continuity          Environment & Social Responsibility    Net Risk           Page 10 of 19