Rendre accessibles les documents PDF avec Adobe Acrobat Pro Date Version Auteur État / commentaires Août 2019 2.0 Atalan Document disponible sur www.pdf-accessible.com/notices. En partenariat avec : Air Liquide – AREVA – BNP Paribas – Capgemini – LVMH – SNCF – Société Générale – SPIE – Thales Et le soutien de : Association des Paralysés de France (APF) – Association Valentin Haüy (AVH) – Coopérative AccessibilitéWeb (Québec) – Institut Nazareth et Louis Braille (Québec) – ParisTech – Télécom ParisTech Remerciements Nos remerciements aux 9 entreprises partenaires d’AcceDe pour leur engagement et leur confiance : Dans le cadre du projet, ces entreprises partenaires ont su mobiliser leurs agences de communication et leurs équipes afin de réaliser le balisage d’un échantillon de 28 documents d’édition. Ce travail, réalisé avec les entreprises partenaires sur leurs propres documents PDF, a été essentiel pour s’assurer que cette notice couvre la totalité des besoins de balisage des documents d’édition, et pour valider la clarté et la qualité pédagogique des notices. Atalan souhaite également remercier les différents établissements qui ont apporté leur soutien institutionnel et qui, dans leurs actions, sensibilisent et participent à la diffusion des notices AcceDe : Association des Paralysés de France (APF), Association Valentin Haüy (AVH), Coopérative AccessibilitéWeb (Québec), Institut Nazareth et Louis Braille (Québec), ParisTech et Télécom ParisTech. Un remerciement particulier à Charles Jardin qui a mis à jour ce document en août 2019. Sébastien Delorme Sylvie Goldfain Atalan – AcceDe PDF SOMMAIRE 1 - Introduction ...................................................................................................................................... 5 1.1 Contexte et objectif ........................................................................................................................ 5 1.2 À qui s’adresse cette notice ? ........................................................................................................ 6 1.3 Quelles compétences faut-il pour apprendre à baliser ? ............................................................... 6 1.4 Comment utiliser ce manuel et son support d’exercices ? ................................................................ 6 1.4.1 Remarque préliminaire : nécessité d’utiliser Adobe Acrobat Pro ............................................ 6 1.4.2 Organisation de la notice et présentation du support d’exercices associé ............................. 7 1.4.3 Autres documents associés .................................................................................................... 7 1.5 Licence d’utilisation ........................................................................................................................ 7 1.6 Contact ........................................................................................................................................... 8 1.7 Crédits ............................................................................................................................................ 8 2 - Introduction au balisage .................................................................................................................. 9 2.1 Qu’est-ce que le balisage ? ........................................................................................................... 9 2.2 Principaux problèmes d'accessibilité d'un document PDF non balisé .......................................... 9 3 - Se familiariser avec Adobe Acrobat Pro ...................................................................................... 12 3.1 Les panneaux de navigation « Balises », « Ordre » et « Contenu » .......................................... 12 3.2 Panneau de visualisation ............................................................................................................. 13 3.3 La fenêtre « Ordre de lecture » .................................................................................................... 13 3.4 La redistribution des contenus ..................................................................................................... 14 4 - Initiation à la méthode de balisage ............................................................................................... 16 4.1 Vérifier la présence de balises dans le document ....................................................................... 16 4.2 Les techniques de balisage ......................................................................................................... 16 4.2.1 Baliser un document manuellement avec Adobe Acrobat Pro ............................................. 16 4.2.2 Modifier un balisage existant ................................................................................................. 16 4.2.3 Baliser un document automatiquement avec Adobe Acrobat Pro ........................................ 17 4.3 Méthodologie proposée : balisage manuel .................................................................................. 18 5 - Ajouter le titre, la langue du document et une racine de balises .............................................. 20 5.1 Ajouter un titre au document ........................................................................................................ 20 5.2 Ajouter la langue principale du document ................................................................................... 22 5.3 Créer une racine de balises ......................................................................................................... 23 6 - Baliser manuellement une page du document ........................................................................... 24 6.1 Remarque préliminaire importante concernant les sauvegardes ............................................... 24 6.2 Manipuler les balises ................................................................................................................... 24 6.2.1 Créer une balise vide ............................................................................................................ 24 6.2.2 Associer un contenu à une balise (3 techniques possibles) ................................................. 26 6.2.3 Retrouver un contenu balisé ................................................................................................. 34 6.2.4 Modifier le type d’une balise .................................................................................................. 36 6.2.5 Déplacer une balise .............................................................................................................. 38 6.2.6 Déplacer un contenu de balise.............................................................................................. 39 6.2.7 Donner un texte de remplacement ........................................................................................ 40 6.2.8 Préciser un changement de langue ...................................................................................... 41 6.2.9 Supprimer une balise ............................................................................................................ 41 6.2.10 Placer un contenu en « artefact » (2 techniques possibles) ............................................... 42 6.3 Manipulations : baliser la page de couverture du support d’exercices ........................................ 44 7 - Définir l’ordre de lecture ................................................................................................................ 45 7.1 Pourquoi ne pas utiliser le panneau « Ordre » ? ......................................................................... 45 7.2 Définir l’ordre de lecture avec le panneau « Balises » ................................................................ 46 7.2.1 Analyser les contenus et définir l’ordre de lecture ................................................................ 46 7.2.2 Classer les balises dans un ordre de lecture logique ........................................................... 46 7.2.3 Regrouper les balises dans des parties ................................................................................ 48 Projet AcceDe PDF – www.accede.info Page : 3 Rendre accessibles les documents PDF avec Adobe Acrobat Pro Réalisé par Atalan – [email protected] Août 2019 8 - Identifier les balises pour chaque contenu ................................................................................. 49 8.1 Remarque préliminaire................................................................................................................. 49 8.2 Titre du document ........................................................................................................................ 49 8.3 En-têtes de section ...................................................................................................................... 49 8.4 Paragraphes ................................................................................................................................ 51 8.5 Figures et légendes ..................................................................................................................... 51 8.6 Listes et articles de liste ............................................................................................................... 53 8.7 Sommaire ..................................................................................................................................... 54 8.8 Tableaux ...................................................................................................................................... 56 8.8.1 Baliser les rangées (lignes), les cellules et les en-têtes ....................................................... 56 8.8.2 Lier les en-têtes à leurs cellules (2 techniques possibles) .................................................... 59 8.9 Citations et blocs de citations ...................................................................................................... 64 8.10 Liens .......................................................................................................................................... 65 8.11 Étendues .................................................................................................................................... 68 8.12 Notes de bas de page ................................................................................................................ 69 8.13 Champs de formulaire................................................................................................................ 70 8.13.1 Introduction .......................................................................................................................... 70 8.13.2 Ajouter un champ de texte .................................................................................................. 71 8.13.3 Ajouter des cases à cocher pour permettre la selection d’une ou plusieurs options .......... 73 8.13.4 Ajouter des cases d’options pour permettre la sélection d’options qui s’excluent mutuellement […] .. 75 8.13.5 Ajouter une signature numérique […] ................................................................................. 77 8.14 Document, parties, divisions, articles et sections ...................................................................... 78 8.15 Autres balises (références, formules, entrées bibliographiques…) ........................................... 79 9 - Vérifier la redistribution des contenus ........................................................................................ 80 9.1 Présentation du panneau « Contenu » ........................................................................................ 80 9.1.1 Mettre le contenu en surbrillance .......................................................................................... 80 9.1.2 Présentation du panneau « Contenu » ................................................................................. 80 9.2 Mettre les éléments non porteurs d’information en artefact ................................................................. 81 9.3 La redistribution des contenus ..................................................................................................... 83 9.3.1 Vérifier l’ordre de redistribution d’une page avec le panneau « Ordre » .............................. 83 9.3.2 Améliorer la redistribution d’une page d’un document avec le panneau « Contenu » ............................ 84 9.4 Utiliser le panneau « Contenu » pour régler les problèmes de superposition visuelle ................ 86 10 - Finaliser le document .................................................................................................................. 88 10.1 Générer des signets si nécessaire ............................................................................................ 88 10.2 Indiquer l’ordre de tabulation des liens ...................................................................................... 90 10.3 Indiquer que le document est balisé .......................................................................................... 91 10.4 Nommer le fichier avec un intitulé explicite (bonne pratique) .................................................... 92 10.5 Définir la vue initiale du document (bonne pratique) ................................................................. 93 11 - Vérifier l’accessibilité................................................................................................................... 94 11.1 Utiliser le vérificateur d’accessibilité Acrobat ............................................................................. 94 11.1.1 Présentation de la vérification complète d’Adobe ............................................................... 94 11.1.2 Exemples d’erreurs signalées ............................................................................................. 95 11.2 Exporter au format texte ............................................................................................................ 96 11.3 Jaws / NVDA .............................................................................................................................. 98 11.4 PDF-Accessibility-Checker 3 (PAC3) ........................................................................................ 99 12 - Annexes ...................................................................................................................................... 100 12.1 Cas particuliers ........................................................................................................................ 100 12.1.1 Lignes à cheval sur deux pages........................................................................................ 100 12.1.2 Textes ombrés................................................................................................................... 101 12.1.3 Autres cas particuliers ....................................................................................................... 101 12.2 Mappage de rôles .................................................................................................................... 101 12.3 Reconnaissance de caractères pour les documents scannés ............................................... 102 12.4 Listes des balises couramment utilisées ................................................................................. 103 Projet AcceDe PDF – www.accede.info Page : 4 Rendre accessibles les documents PDF avec Adobe Acrobat Pro Réalisé par Atalan – [email protected] Août 2019 1 - Introduction 1.1 Contexte et objectif Par défaut, les documents PDF ne sont pas accessibles à certains utilisateurs handicapés. Parmi les personnes concernées, il y a, par exemple : - Les personnes aveugles : Ces utilisateurs utilisent leurs ordinateurs avec des lecteurs d’écran (ou revues d’écran). Il s’agit de logiciels qui permettent de restituer l’information affichée à l’écran sous forme vocale (avec une synthèse vocale) et/ou sous forme braille (avec un terminal braille). Avec ce type de logiciels, les contenus d’un fichier PDF sont difficilement compréhensibles lorsqu’ils ne sont pas structurés (balisés). L’ordre de lecture n’est pas toujours logique, les informations portées par les images ne sont pas lues, l’absence de structure de titre rend la navigation dans un document longue et complexe, etc. - Les personnes malvoyantes : La personnalisation de l’affichage d’un document PDF dans Adobe Acrobat Reader DC pose régulièrement des problèmes : le changement des couleurs de texte ou de fond fait par l’utilisateur pour améliorer la lisibilité est parfois inefficace. Par exemple, certaines couleurs de fond ne peuvent pas être modifiées. - Les personnes avec un handicap moteur : La navigation très linéaire dans les documents n'est pas aisée pour les personnes naviguant exclusivement au clavier. L’ordre de tabulation des liens ou des champs de formulaire n’est pas toujours logique par exemple. La solution pour rendre accessibles les documents PDF est de les structurer via un balisage approprié. C’est une solution peu mise en œuvre à ce jour, notamment pour les raisons suivantes : - Le concept de document structuré (ou balisé) est très peu connu des producteurs de fichiers PDF. - Il n’existe pas de documentation de qualité permettant de se former au balisage. En France, dans le cadre de leur politique handicap, de plus en plus de grandes entreprises souhaitent que les documents PDF qu’elles diffusent soient accessibles. Neuf entreprises françaises se sont ainsi réunies autour du projet AcceDe PDF pour faire progresser l’accessibilité des documents PDF. L’un des objectifs d’AcceDe PDF1 a été de concevoir cette notice méthodologique pour permettre à ceux qui le souhaitent de se former au balisage des documents PDF (une fois le PDF généré). L’objectif de cette notice « Rendre accessibles les documents PDF avec Adobe Acrobat Pro » est de fournir de façon pratique toutes les informations nécessaires pour apprendre à baliser un document PDF. À ce jour, le balisage nécessite d’utiliser Adobe Acrobat Pro. Il fournit également les informations nécessaires pour vérifier le balisage d’un document PDF. 1 Les 3 objectifs du projet AcceDe PDF sont : 1. Créer, puis diffuser en libre accès, des notices méthodologiques pour ceux qui souhaitent rendre leurs documents PDF accessibles. 2. Sensibiliser les professionnels de la communication à l’accessibilité des documents PDF et à l’intérêt croissant des entreprises pour cette offre. 3. Proposer un premier annuaire de professionnels de la communication qui s’engagent et sont capables de livrer des versions PDF balisées des documents qu’ils conçoivent. Projet AcceDe PDF – www.accede.info Page : 5 Rendre accessibles les documents PDF avec Adobe Acrobat Pro Réalisé par Atalan – [email protected] Août 2019 1.2 À qui s’adresse cette notice ? Cette notice s’adresse : - à tous ceux qui souhaitent apprendre à baliser des documents PDF, - aux maîtrises d’ouvrage qui souhaitent intégrer le balisage à la création de leurs documents PDF2. 1.3 Quelles compétences faut-il pour apprendre à baliser ? Le balisage ne nécessite pas de compétences techniques (connaissance de langages informatiques, de logiciels PAO, etc.) ni de connaissance approfondie d’Adobe Acrobat Pro (toutes les fonctionnalités nécessaires au balisage sont présentées et détaillées dans ce document). Les manipulations de balisage nécessitent beaucoup de rigueur et de logique. Si connaître les principes du langage HTML accélère – en général – la prise en main des manipulations de balisage, ce n’est absolument pas un pré-requis. À titre d’exemple, dans le cadre du projet AcceDe PDF, des personnes ayant les profils suivants ont été formées et ont balisé des documents PDF : - des maquettistes / graphistes / opérateurs PAO, - des intégrateurs HTML et webmestres, - une assistante de communication, - des chefs de projet, - une responsable édition / rédaction, - un chef de studio graphique. 1.4 Comment utiliser ce manuel et son support d’exercices ? 1.4.1 Remarque préliminaire : nécessité d’utiliser Adobe Acrobat Pro L'ensemble des actions de balisage présentées dans ce document nécessite l'utilisation d'Adobe Acrobat Pro3. À noter que ce logiciel est soumis à l’acquisition d’une licence. Cette notice s’appuie, que ce soit pour la présentation des manipulations, des exemples ou des illustrations, sur Adobe Acrobat Pro (Continuous release version 2019.010.20091). Il est également possible d’utiliser les versions 7 à 9, ainsi que X et XI d’Adobe Acrobat Pro. Certaines fonctionnalités peuvent cependant ne pas être nommées ou présentées de la même façon ; dans ce cas, il est recommandé de s'appuyer sur l'aide fournie dans le logiciel (touche F1 dans Acrobat). 2 Cette notice permet de spécifier à un tiers le niveau de balisage attendu et les manipulations à effectuer. Le chapitre « 11 - Vérifier l’accessibilité » (page 94) permet également aux maîtrises d’ouvrage de réaliser quelques manipulations simples pour avoir de premiers indicateurs sur le niveau et la qualité du balisage effectué par un tiers. 3 La version « Reader DC » d’Adobe Acrobat ne permet pas de retoucher manuellement le balisage d’un document PDF. Projet AcceDe PDF – www.accede.info Page : 6 Rendre accessibles les documents PDF avec Adobe Acrobat Pro Réalisé par Atalan – [email protected] Août 2019 1.4.2 Organisation de la notice et présentation du support d’exercices associé Apprendre le balisage nécessite de la pratique. Cette notice est illustrée d'exemples tirés d'un document PDF intitulé « Support d’exercices ». Ce support d’exercices est disponible en version balisée et non balisée afin de permettre aux utilisateurs de cette notice de réaliser avec Adobe Acrobat Pro les manipulations de balisage qui y sont expliquées. Les deux versions de ce document sont : - Support d’exercices non balisé : support-exercices-non-balise.pdf - Support d’exercices balisé : support-exercices-balise.pdf Ces deux supports sont disponibles sur www.accede.info/notices/. La notice est organisée autour de deux types de contenus : 1. des informations théoriques, 2. des manipulations à réaliser sur le support d’exercices non balisé. Manipulations : Toutes les manipulations guidées qui sont proposées à l’utilisateur dans cette notice sont indiquées dans un encart grisé précédé de la mention « Manipulations ». 1.4.3 Autres documents associés Cette notice fait partie d’un ensemble de deux documents : - Créer des documents PDF accessibles avec Adobe InDesign (disponible sur www.accede.info/notices/). - Rendre accessibles les documents PDF avec Adobe Acrobat Pro (ce présent document). 1.5 Licence d’utilisation Ce document est soumis aux termes de la licence Creative Commons BY-NC-SA4. Vous êtes libres : - de reproduire, distribuer et communiquer cette création au public ; - de modifier cette création. Selon les conditions suivantes : - Mention de la paternité dès lors que le document est modifié : Vous devez reprendre exactement sur la couverture du document la mention et les logos Atalan et AcceDe PDF, indiquer qu’il s’agit d’une version modifiée, et ajouter un lien vers la page où trouver l’œuvre originale www.accede.info/notices/. Vous devez mentionner cette réutilisation en envoyant un courriel à [email protected] avec le lien pour télécharger le document modifié. 4 Plus d’information sur la licence Creative Commons BY-NC-SA : http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr/ Projet AcceDe PDF – www.accede.info Page : 7 Rendre accessibles les documents PDF avec Adobe Acrobat Pro Réalisé par Atalan – [email protected] Août 2019 Vous ne devez en aucun cas citer le nom de l’auteur original d'une manière qui suggérerait qu'il vous soutient ou approuve votre utilisation de l'œuvre. Vous ne devez en aucun cas citer les noms des entreprises partenaires (Air Liquide, AREVA, BNP Paribas, Capgemini, LVMH, SNCF, Société Générale, SPIE et Thales), ni ceux des soutiens (Association des Paralysés de France (APF), Association Valentin Haüy (AVH), Coopérative AccessibilitéWeb, Institut Nazareth et Louis Braille, ParisTech, Télécom ParisTech). - Pas d'utilisation commerciale : vous n'avez pas le droit d'utiliser cette création à des fins commerciales. - Partage des conditions initiales à l'identique : si vous modifiez, transformez ou adaptez cette création, vous devez distribuer la création qui en résulte sous un contrat identique à celui-ci. Les marques et logos Atalan et AcceDe PDF sont déposés, et sont la propriété exclusive de la société Atalan. Les marques Adobe® et Acrobat® sont la propriété exclusive de la société Adobe Systems Incorporated. 1.6 Contact Pour toute remarque à propos de ce document, merci de contacter Atalan, coordinateur du projet AcceDe PDF à l’adresse suivante : [email protected]. Vous pouvez également trouver plus d’informations sur les notices du projet AcceDe PDF sur la page suivante : www.accede.info/notices/. 1.7 Crédits Les icônes utilisées dans ce document pour les remarques importantes et les astuces sont libres et ont été dessinées par www.icojam.com. Projet AcceDe PDF – www.accede.info Page : 8 Rendre accessibles les documents PDF avec Adobe Acrobat Pro Réalisé par Atalan – [email protected] Août 2019 2 - Introduction au balisage 2.1 Qu’est-ce que le balisage ? Les problèmes rencontrés sur un document PDF par les utilisateurs handicapés sont nombreux, notamment pour les utilisateurs de lecteurs d’écran ou les personnes malvoyantes. Une grande partie de ces problèmes peut être corrigée par une technique appelée balisage (ajout d’étiquettes qui ne sont pas visibles pour les lecteurs du document mais utilisées par les outils de lecture adaptée comme les lecteurs d’écran). Le balisage consiste à ajouter une information sémantique appelée balise à chaque contenu d'un document pour préciser sa nature. Il existe ainsi des balises spécifiques pour définir des titres, des sous-titres, des paragraphes, des annotations, des listes, etc. Il est également possible de baliser des images pour leur ajouter si nécessaire un texte de remplacement, de baliser des tableaux avec des données pour préciser les en-têtes de rangée et de colonne, etc. Lorsque tous les contenus d'un document sont identifiés à l'aide de balises, les lecteurs d’écran restituent la nature des éléments aux utilisateurs. Il devient par exemple possible pour les utilisateurs de ces logiciels de naviguer de titre en titre pour accéder plus rapidement à un contenu souhaité, de naviguer dans un tableau de données, etc. 2.2 Principaux problèmes d'accessibilité d'un document PDF non balisé Principaux problèmes d'accessibilité Solutions à mettre en place d'un document PDF non balisé Absence de titre dans un document Définition du titre dans les propriétés du document Le titre d’un document permet aux utilisateurs d’identifier le document, ce qui est particulièrement utile, par exemple, lorsque plusieurs documents sont ouverts. Le titre est la première information lue par les lecteurs d’écran lors de l’ouverture d’un document. Absence d’indication de langue dans un Définition de la langue principale dans les document propriétés du document La langue est une information importante, elle permet aux synthèses vocales des lecteurs d’écran de prononcer les mots avec l’accent correct. Projet AcceDe PDF – www.accede.info Page : 9 Rendre accessibles les documents PDF avec Adobe Acrobat Pro Réalisé par Atalan – [email protected] Août 2019 Principaux problèmes d'accessibilité Solutions à mettre en place d'un document PDF non balisé Absence de structuration des contenus Balisage sémantique Les titres et, plus généralement la structure d’un Le balisage permet aux lecteurs d’écran document, s’identifient en général visuellement d'identifier les paragraphes, les titres, les liens, (position dans la page, taille, couleur des les listes d'éléments, les tableaux… textes…), mais ces informations ne peuvent pas être restituées par les lecteurs d’écran. Les utilisateurs aveugles et malvoyants peuvent alors connaître la nature et la structure des textes qui sont lus et utiliser ces informations pour naviguer d’élément en élément et se constituer une vue d’ensemble et une meilleure compréhension. Ordre de lecture incorrect Correction de l’ordre de lecture L’ordre de lecture des différents contenus d’un La retouche de l’ordre de lecture permet document n'est pas toujours pertinent lorsque le également de pouvoir choisir l’ordre dans lequel document est lu avec un lecteur d’écran. les éléments balisés doivent être lus par les logiciels de lecture de l'écran. Par défaut, un logiciel de lecture de l'écran lit généralement l'information de gauche à droite et de haut en bas sur une page. Selon les documents et la mise en page adoptée (colonnages, encarts, notes de bas de page), l’ordre de lecture des différents contenus du document ne sera donc pas toujours pertinent. Absence de sommaire de navigation Ajout de signets Par défaut, il est difficile de naviguer dans un Un sommaire cliquable du document peut être fichier PDF autrement qu’en faisant défiler les créé et affiché à côté des pages. Il permet pages une à une. d’accéder directement aux grandes parties du document à l’aide de liens appelés signets de Avec un logiciel de lecture de l’écran, il n'est pas navigation. possible d'accéder directement à un endroit précis sur une page sans avoir à écouter tout le Ajout de liens internes contenu précédent. Des liens et des renvois peuvent être ajoutés directement dans les pages du document pour permettre de naviguer plus aisément entre chaque partie. Ces deux solutions permettent, entre autres, aux personnes ayant des difficultés motrices de naviguer plus aisément dans un document PDF avec l’utilisation seule du clavier. Projet AcceDe PDF – www.accede.info Page : 10 Rendre accessibles les documents PDF avec Adobe Acrobat Pro Réalisé par Atalan – [email protected] Août 2019