REPUBLIQUE DU BURUNDI COUR DES COMPTES RAPPORT DEFINITIF DE CONTROLE DE GESTION ET VERIFICATION DES COMPTES DE LA COMMUNE NTEGA EXERCICE 2011 Approuvé en audience plénière solennelle du 18 juillet 2013 Rapport définitif de contrôle de gestion et de vérification  Exercice  des comptes  de la commune Ntega  2011    TABLE DES MATIERES  TABLE DES MATIERES ....................................................................................................................................... I  SIGLES ET ABREVIATIONS .............................................................................................................................. III  LISTE DES TABLEAUX ...................................................................................................................................... IV  DELIBERE ............................................................................................................................................................ V  0. INTRODUCTION .............................................................................................................................................. 1  0.1. CADRE LEGAL ...................................................................................................................................................... 1  0.2. OBJET DE LA MISSION DE CONTROLE .................................................................................................................. 1  0.3. METHODOLOGIE ................................................................................................................................................. 1  I.PRESENTATION DE LA COMMUNE NTEGA ................................................................................................ 3  I.1. LOCALISATION ..................................................................................................................................................... 3  I.2. STRUCTURE ADMINISTRATIVE ............................................................................................................................. 3  I.3. BUDGET DE LA COMMUNE.................................................................................................................................... 3  II. CONTROLE DE GESTION DE LA COMMUNE NTEGA ............................................................................. 4  TITRE 1 : GESTION DES IMMOBILISATIONS ............................................................................................................... 4  Observation no1 :Gestion des terrains et boisement ........................................................................................... 4  Observation no2 : Gestion des bâtiments ............................................................................................................. 5  Observation no3 : Gestion du matériel informatique .......................................................................................... 6  Observation no4: Gestion du matériel de bureau ................................................................................................ 6  Observation no5 : Gestion du matériel roulant ................................................................................................... 7  TITRE 2 : DES STOCKS ............................................................................................................................................... 8  Observation no6 : Gestion des stocks ................................................................................................................... 8  Observation no7 : Gestion des valeurs communales ........................................................................................... 8  TITRE 3: GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ....................................................................................................... 9  Observation no8 : Dossiers administratifs ........................................................................................................... 9  Observation no9 : Non respect des procédures dans le recrutement ................................................................ 10  TITRE 4 :DU SYSTEME COMPTABLE ......................................................................................................................... 10  Observation no10: Séparation de la caisse-recettes et la caisse-dépenses ........................................................ 10  Observation n°11 : Montant maximum à détenir en caisse et plafond de décaissement ................................ 11  Observation n°12 : Contrôle de caisse ............................................................................................................... 11  Observation n°13 : Tenue du livre comptable pour la caisse ........................................................................... 12  Observation no14 : Usage du livre de banque ................................................................................................... 12  Observation no15 : Documents matérialisant la situation journalière de l’encaisse générale de la commune  ............................................................................................................................................................................. 13  Observation no16 : Décaissement des frais de mission et de déplacement ....................................................... 13  Observation no17 : Classement des pièces justificatives ................................................................................... 14  TITRE 5: PREVISION BUDGETAIRE ............................................................................................................... 14  Observation n°18 : Préparation, exécution et adoption du budget .................................................................. 14  TITRE6 : PASSATION DES MARCHES PUBLICS .......................................................................................................... 15  Observation no19 : Absence des procédures de passation des marchés ........................................................... 15  TITRE 7: VALORISATION DES BIENS ET SERVICES REÇUS ..................................................................... 15  OBSERVATION N°20: LES BIENS ET SERVICES .......................................................................................................... 15  RAPPORT D’OPINION SUR LE COMPTE DE GESTION DE LA COMMUNE NTEGA, EXERCICE 2011 .. 17  1 COMPTE DE GESTION DE LA COMMUNE NTEGA .................................................................................................... 18  2 RESPONSABILITES RESPECTIVES ........................................................................................................................... 18  3 FONDEMENT DE L’OPINION ................................................................................................................................... 18  Cour des Comptes                                                       juillet 2013  Page i Rapport définitif de contrôle de gestion et de vérification  Exercice  des comptes  de la commune Ntega  2011    4 OBSERVATIONS SUR LE COMPTE DE GESTION ....................................................................................................... 18  5 OPINION SUR LE COMPTE DE GESTION .................................................................................................................. 18  III. VERIFICATION DES COMPTES DE LA COMMUNE NTEGA ....................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.  III.1 DE L’ETAT DU DOSSIER DEPOSE ....................................................................................................................... 19  III.2 DU SOLDE D’OUVERTURE ET DE CLOTURE DE L’EXERCICE 2011. ................................................................... 27  III.3 DES RECETTES DE LA COMMUNE, EXERCICE 2011. .......................................................................................... 27  III.4 DES DEPENSES DE LA COMMUNE NTEGA, EXERCICE 2011 ............................................................................... 40  III.4.1.Les dépenses avec dépassement et avec réalisations nulles ................................................................... 40  III.4.1.1. Rubriques des dépenses avec dépassement .......................................................................................................... 40  III.4.1.2. Rubriques avec des réalisations nulles ................................................................................................................. 41  III.4.2. Comparaison des dépenses des rapports mensuels et le compte de gestion ........................................ 41  IV. LA SITUATION DES DETTES ET DES CREANCES DE LA COMMUNE NTEGA .................................. 48  V. RECOMMANDATIONS .................................................................................................................................. 49  Cour des Comptes                                                       juillet 2013  Page ii Rapport définitif de contrôle de gestion et de vérification  Exercice  des comptes  de la commune Ntega  2011    SIGLES ET ABREVIATIONS 1. ABELO : Association Burundaise des Elus Locaux 2. ABUTIP : Agence Burundaise pour la réalisation des Travaux d’Intérêt Public 3. A-R : Arrêté Royal 4. Art. : Article 5. BRARUDI : Brasserie et limonaderie du Burundi 6. CC : Conseil Communal 7. CNI : Carte Nationale d’Identité 8. COCO : Collège Communal 9. COOPEC : Coopérative d’Epargne et de Crédit 10. EP : Ecole Primaire 11. FBU : Francs Burundais 12. Ha : Hectare 13. INSS : Institut National de Sécurité Sociale 14. Kg : Kilogrammes 15. Km : Kilomètre 16. Km² : Kilomètre carré 17. MFP : Mutuel de la Fonction Publique 18. n° : Numéro 19. PJ : Pièce Justificative 20. PRADECS : Programme d’Appui au Développement Communautaire et Social 21. PTPCE : Project des Travaux Publics et de Création d’Emploi 22. PV : Procès-verbal 23. UCODE : Union pour la Coopération et le Développement Economique Cour des Comptes                                                       juillet 2013  Page iii Rapport définitif de contrôle de gestion et de vérification  Exercice  des comptes  de la commune Ntega  2011    LISTE DES TABLEAUX Tableau n° 1: Compte de gestion de la Commune Ntega, exercice 2011  ................ Erreur ! Signet non défini.  Tableau n° 2: Recettes de la Commune Ntega, exercice 2011 ........................................................................ 28  Tableau n° 3: La part de chaque rubrique de recettes dans le total des recettes collectées. ........................ 31  Tableau n° 4: Evolution des recettes mensuelles de la commune Ntega, exercice 2011 ............................... 34  Tableau n° 5: Exploitation marché .................................................................................................................. 38  Tableau n° 6: Vente bière locale ...................................................................................................................... 38  Tableau n° 7: Chargement des vivres sec par kg et sac ................................................................................... 39  Tableau n° 8: Exploitation marais .................................................................................................................... 39  Tableau n° 9: Taxe d'exploitation des carrières (sables) ................................................................................. 39  Tableau n° 10: Relevé des rubriques avec dépassement ................................................................................ 40  Tableau n° 11: Relevé des rubriques des dépenses avec réalisation nulle ..................................................... 41  Tableau n° 12: Les dépenses mensuelles de la commune Ntega‐ Exercice 2011 ........................................... 42  Tableau n° 13: Les discordances entre les montants des dépenses du compte de gestion et les rapports  mensuels ................................................................................................................................ 46  Tableau n° 14: Vérification des pièces justificatives d’un échantillon de dépenses ....................................... 47  Tableau n° 15: Comparaison des charges salariales selon les listes de paie et les rapports mensuels .......... 48  Cour des Comptes                                                       juillet 2013  Page iv Rapport définitif de contrôle de gestion et de vérification  Exercice  des comptes  de la commune Ntega  2011    DELIBERE La Cour des Comptes, siégeant en audience plénière solennelle, approuve le présent rapport définitif. Etaient présents : Monsieur Elysée NDAYE, Président de la Cour des Comptes; Madame Adélaïde et Monsieur Léonidas KARORERO, Bonaventure NINTERETSE Présidents des Chambres ; Mesdames et Messieurs Célestin NJEBARIKANUYE, Védaste NGENDANGANYA, Jean Bosco BIRAKABONA, Gertrude NSHIMIRIMANA, Mireille NZOKIRA, Christine NIRAGIRA, Dominique WAKANA, Isidore NIYONKURU, Jean Claude NDUWIMANA, Innocent GIRUKWISHAKA , Fulgence NKUNZIMANA , Anatole MANIRAKIZA, Maitre Chantal NIYONKURU, Salvator MACUMI, Nestor NDUWABAGENZI, , Emile BAZIRUTWABO, Norbert BUKURU, Alida KARAMA, Ferdinand MANIRAKIZA , , Donatien NIYIBIZI, Déogratias KAGURIZA, Adnette NSABIYUMVA Conseillers, Assistés de Monsieur Djuma Christian BAKINA, greffier. Cour des Comptes                                                       juillet 2013  Page v Rapport définitif de contrôle de gestion et de vérification  Exercice  des comptes  de la commune Ntega  2011    0. INTRODUCTION 0.1. Cadre légal Le présent rapport est établi par la Cour des Comptes dans le cadre de ses missions que lui confère la Constitution de la République du Burundi du 18 mars 2005 en son art. 178 ; la loi nº 1/002 du 31 mars 2004 portant Création, Missions, Organisation et Fonctionnement de la Cour des Comptes en son art. 27 ainsi que la loi nº1/02 du 25 janvier 2010 portant révision de la loi nº1/016 du 20 avril 2005 portant Organisation de l’Administration Communale. 0.2. Objet de la mission de contrôle La mission porte sur le contrôle de la gestion et la vérification des comptes de la commune Ntega pour l’exercice 2011. Pour le contrôle de gestion, la Cour a analysé le système de contrôle interne en vigueur lors du déroulement de la mission (décembre 2012). Les objectifs de ce contrôle sont les suivants : ‐ s’assurer de la conformité de la comptabilité communale à la réglementation; ‐ évaluer l’efficacité et l’efficience dans la gestion des fonds de la commune ; ‐ vérifier l’exactitude, la fiabilité et l’exhaustivité du compte de gestion ; ‐ vérifier que l’apport local et les contributions des tiers prévues dans le cadre des projets communaux ont été apportés, inscrits en comptabilité et utilisés pour faire face aux dépenses de ces microprojets ; ‐ s’assurer que les contributions locales non monétaires (contributions en nature) font l’objet d’une inscription distincte ; ‐ émettre des recommandations sur la gestion de la commune. 0.3. Méthodologie La Cour a examiné les documents suivants lui transmis par le comptable de la commune Ntega : (cid:190) le compte de gestion, exercice 2011 ; (cid:190) le compte administratif, exercice 2011 ; (cid:190) le budget initial, exercice 2011 ; (cid:190) le budget révisé, exercice 2011 ; (cid:190) le procès verbal du conseil communal du 29 octobre 2010 portant sur la fixation des prévisions budgétaires, exercice 2011 (cid:190) le procès verbal du conseil communal du 24 juillet 2011 portant sur la révision budgétaire ; (cid:190) les rapports annuels de la commune Ntega, 2010 et 2011 (cid:190) les rapports mensuels de la commune Ntega, 2011 Cour des Comptes                                                       juillet 2013  Page 1 Rapport définitif de contrôle de gestion et de vérification  Exercice  des comptes  de la commune Ntega  2011    La Cour a consulté les textes légaux et réglementaires en vigueur en matière de contrôle des comptes des communes, à savoir : ‐ la loi nO1/002 du 31 mars 2004 portant Création, Missions, Organisation et Fonctionnement de la Cour des Comptes ; ‐ la loi n01/ 02 du 25 janvier 2010 portant Révision de la loi n 1/016 du 20 avril 2005 portant Organisation de l’Administration Communale ; ‐ l’A-R nO001/570 du 18 décembre 1964 portant Règlement de la comptabilité communale ; ‐ la loi nO1/02 du 25 mars 1985 portant Code Forestier ; ‐ la loi nO1/28 du 23 août 2006 Portant Statut Général des Fonctionnaires ; ‐ le manuel de Procédures Administratives et Financières ; Ministère de l’Intérieur ; Bujumbura, avril 2012. La Cour a aussi vérifié les pièces justificatives et a collecté toute documentation utile sur terrain auprès des services de la commune Ntega pendant la période du 03 au 14 décembre 2012. Le présent rapport comprend trois parties : I. présentation de la commune Ntega ; II. contrôle de gestion de la commune Ntega ; III. vérification des comptes de la commune Ntega. La Cour des Comptes ayant transmis le rapport provisoire de contrôle de gestion et de vérifications des comptes de la commune NTEGA pour commentaire en date du 08 mars 2013, et celle-ci n’ayant fait aucun commentaire dans le délai de deux mois à compter du jour de sa notification( article 77 de la loi n°1/002 portant création, missions, organisation et fonctionnement de la Cour des Comptes) ; le présent rapport définitif et reprend toutes les recommandations du rapport provisoire qui sont considérées comme acceptées par la commune NTEGA. Cour des Comptes                                                       juillet 2013  Page 2 Rapport définitif de contrôle de gestion et de vérification  Exercice  des comptes  de la commune Ntega  2011    I. PRESENTATION DE LA COMMUNE NTEGA I.1. Localisation La commune Ntega est située dans les régions naturelles de Bugesera et Bweru. La commune Ntega est délimitée au nord par la commune de Bugabira, au sud par la commune Vumbi, à l’Est la commune de Kirundo et à l’Ouest la commune de Marangara et le République du Rwanda. La Commune Ntega a une superficie de 260,82 km2 et compte environ 103 milles habitants soit une densité moyenne de 395 hab/km². I.2. Structure administrative Comme les autres communes du pays, et conformément à l’article 8 de la loi nº1/02 du 25 janvier 2010 portant révision de la loi nº1/016 du 20 avril 2005 portant organisation de l’administration communale, la commune Ntega est administrée par le Conseil communal et l’administrateur communal. La commune est subdivisée en 4 zones (Ntega, Mugendo, Rushubije et Murungurira) et 37 collines de recensement. Dans l’exercice de ses fonctions, l’administrateur communal s’est entouré de deux conseillers à savoir le conseiller technique chargé des affaires administratives et sociales et le conseiller technique chargé du développement. Les autres services fonctionnels sont le secrétariat, la comptabilité et le service de l’état civil sans oublier les services rendus au niveau des zones. Bien plus, des cadres et agents œuvrant dans les services techniques déconcentrés de l’Etat comme l’enseignement, la santé, l’agriculture et l’élevage, la justice sont à la disposition de la population. I.3. Budget de la commune En 2011, le budget de la commune Ntega a été fixé en recette à70 365 662 FBU et en dépense à 70 565 662 FBU. Les dépenses sont reparties en dépenses de fonctionnement à hauteur de 53 702 720 FBU et en dépenses d’investissement à hauteur de 16 862 942 FBU. Cour des Comptes                                                       juillet 2013  Page 3 Rapport définitif de contrôle de gestion et de vérification  Exercice  des comptes  de la commune Ntega  2011    II. CONTROLE DE GESTION DE LA COMMUNE NTEGA Le contrôle de gestion de la commune Ntega a porté sur la gestion des immobilisations, des ressources humaines, du stock, du système comptable ainsi que la passation des marchés publics. Des irrégularités ont été constatées et ont conduit la Cour à en relever les conséquences et à formuler des recommandations. Titre 1 : Gestion des immobilisations corporelles Observation no1: Gestion des terrains et boisements Constats ‐ La commune ne possède aucun titre de propriété pour tous ses terrains ; ‐ Pour les récents terrains dont elle dispose des contrats d’achat, la plupart de ces contrats d’achat servent de garantie et sont détenus par l’ABUTIP qui appuie la commune dans les travaux de développement ; ‐ La commune n’a pas de politique de reboisement ; ‐ La commune ne connaît pas la totalité de ses terrains et certains parmi eux sont dans la main des particuliers. Conséquences - Absence de protection juridique pouvant occasionner des litiges ; - Des espaces dénudés. Recommandations ‐ Déclencher la procédure en vue de l’obtention des titres de propriété pour ses terrains ; ‐ Récupérer les contrats d’achat des terrains détenus par l’ABUTIP ; ‐ Mettre en place une politique de reboisement ; ‐ Faire un recensement de tous les terrains appartenant à la commune et récupérer les terrains qui sont encore dans les mains des particuliers. Commentaire de la commune Cour des Comptes                                                       juillet 2013  Page 4