AFOS Andreas Blume Proieklkompass SAp® Bücher und neue Medien aus der Reihe Business Computing ver knüpfen aktuelles Wissen aus der Informationstechnologie mit Fragestellungen aus dem Management. Sie richten sich insbeson dere an IT-Verantwortliche in Unternehmen und Organisationen sowie an Berater und IT-Dozenten. In der Reihe sind bisher erschienen: SAP, Arbeit, Management von AFOS Steigerung der Performance von Informatikprozessen von Martin Brogli Neawerkpraxis mit NoveII NetWare von Norbert Heesel und Werner Reichstein Arbeit in der modernen Kommunikationsgesellschaft von Marie-Theres Tinnefeld et 01. Professionelles Datenbank-Design mit ACCESS von Ernst Tiemeyer und Klemens Konopasek Qualitätssoftware durch Kundenorientierung von Georg Herzwurm, Sixten Schockert und Werner Mellis Modemes Proiekfmanagement von Erik Wischnewski Business im Intemet von Frank lampe Projektmanagement für das Bauwesen von Erik Wischnewski Projeldmanagement interaktiv von Gerda M. Süß und Dieter Eschlbeck Projektkompass SAf»e von AFOS und Andreas Blume AFOS Andreas Blume Proieklkompass SAp® Arbeitsorientierte Planungshilfen für die erfolgreiche Einführung von SAp®-Software Unter Mitarbeit von Georg Siebert und Reinhard Linz 2. Auflage 111 GVleweg Diese Veröffentlichung ist ein Ergebnis des Forschungsprojekts "Gestaltungsmöglichkeiten inte grierter Standardsoftware am Beispiel der Softwareprodukte R/2 und R/3 von SAP", das im Rahmen des Programms "Sozialverträgliche Technikgestaltung" der Landesregierung Nordrhein-Westfalen gefördert wurde. Das Projekt wurde von den folgenden, zur "Arbeitsgemeinschaft arbeitsorientierte Forschung und Schulung GbR-AFOS" zusammengeschlossenen Instituten durchgeführt: BIT: Berufsforschungs- und Beratungsinstitut für interdisziplinäre Technikgestaltung e. Y., Unterstraße 51, 44893 Bochum, Tel. 0234-92231-10, Fax 0234-922 31-27 FORBA: Forschungs- und Beratungsstelle für betriebliche Arbeitnehmerfragen e. Y., Dominikusstraße 3, 10823 Berlin, Tel. 030-781 9766, Fax 030-4398296 Forbit: Forschungs- und Beratungsstelle Informationstechnologie e. Y., Eimsbüttelerstraße 18, 22769 Hamburg, Tel. 040-4392336, Fax 040-4398296 Wissenschaftliche Mitarbeiter der Projektgruppe waren: Dipl.-Inform. Thomas Barthel, Forbit e.Y.; Dr. Andreas Blume, BIT e.Y.; Dip!.-Betriebswirt Ingmar Carlberg, BIT e.Y.; Dipl.-Inforrn. Michael Kühn, Forbit e.Y.; Dr. Reinhard Linz, BIT e.Y.; Dip!. Kaufm. Brigitte Maschmann-Schulz, Forbit e.Y. (jetzt FORBIT A.O., Hamburg); Dipl.-Ing. Georg Siebert, FORBA e.Y. "SAP" ist ein eingetragenes Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstraße 16, D-69190 Wall dorf. Der Herausgeber bedankl sich für die freundliche Genehmigung der SAP Aktiengesellschaft, das Warenzeichen im Rahmen des vorliegenden Titels zu verwenden. Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberin des vorliegen den Titels oder sonst dafür presserechtlich verantwortlich. Weitere eingetragene Warenzeichen der SAP AG sind: R/2®, R/3®, ABAP/4®, SAP EarlyWatch®, SAPoffice®, SAP Business Workflow®, SAP ArchiveLink® 1. Auflage 1997 2. Auflage 1998 Alle Rechte vorbehalten © Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig/Wiesbaden, 1998 Softcover reprint of the hardcover 2nd edition 1998 Der Verlag Vieweg ist ein Unternehmen der Bertelsmann Fachinformation GmbH. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbeson dere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. http://www.vieweg.de Grafische Gestaltung und Layout Robert Zgodda. Gesamtherstellung: Hubert & Co., Göttingen Gedruckt auf säurefreiem Papier ISBN 978-3-322-99697-8 ISBN 978-3-322-99696-1 (eBook) DOI 10.1007/978-3-322-99696-1 Vorwort/Einleitung Vorwort Dieses Buch hat eine lange Geschichte und führt die Erfahrungen vieler Menschen zusammen. Das Ganze begann Mitte der 80er Jahre mit ersten Beratungen zur sozialverträglichen Regelung von SAP-Einführungs prozessen. Vor diesem Erfahrungshintergrund beantragten die Institute BIT v., e. FORBA e. V. und Forbit e. V. Anfang der 90er als AFOS GbR ein Forschungsprojekt mit dem Titel "Gestaltungsmöglichkeiten integrierter Standardsoftware am Beispiel der Softwareprodukte R/2 und R/3 von SAP". Das Projekt wurde von der Landesregierung Nordrhein Westfalen (im Programm "Sozialverträgliche Technikgestaltung") gefördert. Für dieses Projekt stellte dankenswerterweise die SAP-AG nicht nur ihre Software zur Verfügung, sondern bot in Workshops und Einzelgesprächen den Projektmitgliedern Gelegenheit zum Informations- und Erfahrungs austausch. In den ca. drei Projekljahren konnten weiterhin über systema tische Fallstudien in SAP-Anwenderbetrieben, Überprüfungen am eigenen SAP-System, parallele Beratungsprozesse und Schulungen Erfahrungen gesammelt werden. Darüber hinaus wurde mit Hilfe zahlreicher Ein zelpersonen, die als Experten ihre Erfahrungen mit SAP, praktischer Organisation von betrieblichen Großprojekten und humaner Arbeits systemgestaltung zur Verfügung stellten, ein kontinuierlicher Lernprozess organisiert, der bis heute andauert. Mit der Konzeption und dem Schreiben dieses Buches wurde Ende 1994 unter dem Arbeitstitel "Soziales Pflich tenheft SAP" begonnen. Es wurde seitdem mehrfach' konzeptionell verändert und den Entwicklungen bzw. praktischen Erfahrungen angepaßt. Neue Ideen und Konzepte wurden ausprobiert sowie der schnellen Weiter entwicklung der SAP-Software gefolgt. Kurz, es fiel schwer, einen Schnitt zu machen. Mit der Verabschiedung des neuen Arbeitsschutzgesetzes (August 1996), dem Releasestand 3.0 C von SAP-R/3 und dem hilfreichen Druck des Verlages gelang schließlich der Sprung über den eigenen Schatten. Auch der Erfolg unseres Lesebuchs "SAP, Arbeit, Management" und nicht zuletzt die zahlreichen Leseranfragen nach dem Folgebuch halfen, die üb lichen Mühen des Schreibens und der kritischen Überarbeitung parallel zur normalen Beratungspraxis zu überwinden. Von daher bleibt dem Herausgeber alldenjenigen zu danken, die im Rah men des Projektes und der betrieblichen Beratungen zum Gelingen dieses Buches beigetragen haben. Zudem hoffen wir, daß dieser Projektkompass mit dazu beiträgt, den Kreis derer zu erweitern, die mit Mut und persön lichem Engagement SAP-gestützte Reorganisationsprozesse sozialver träglich zu gestalten versuchen. Bochum im März 1998 AFOSGbR v Vorwort/Einleitung Einleitung Eine gute Software macht noch lange nicht ein Unternehmen erfolgreich bzw. eine Software kann nur so gut sein, wie das Unternehmen, das sie nutzt! Diese Binsenweisheit scheint sich angesichts der Erfolgs meldungen der SAP-AG und den - sicherlich mit Recht - stolzen Einführungsberichten von Anwenderunternehmen im "SAP-Info" alltäglich zu bestätigen. Zwar ist es mittlerweile auch gängig, auf Funktionalitätsdefizite, Einführungsprobleme, hohe Kosten oder wie jüngst auf Sicherheitslücken im R/3-System hinzuweisen, doch scheint die Kritik an der SAP-Software auch geeignet, von den Eigenproblemen und der Verantwortung der Anwenderbetriebe abzulenken. Selbstimmunisierung der "SAP-Gemeinde" auf der einen, Versuche von Schuldzuweisungen an den Softwarehersteller im Mißerfolgsfall auf der anderen Seite, kennzeichnet aus unserer Sicht eine Situation, in der die für die Einführung, Erweiterung oder eine Migration Verantwortlichen wie in einer Falle gefangen sind. Egal was passiert bzw. wie die Einfüh rung ausgeht, müssen sie sich am "Standard" messen lassen. Gemeint ist hier nicht der jeweils aktuelle Standard der SAP-Funktionalitäten und ihre Flexibilität -die nebenbei bemerkt nur wenige Unternehmen wirklich ausnutzen - sondern der politische Standard einer schnellen Einführung (z.Z. knapp ein Jahr für R/3 ). Ist man nicht so schnell, fällt es zunehmend schwerer, dem betrieblichen "Olymp" klarzumachen, daß letztlich er und seine Führungsriege es versäumt haben, die politischen Bedingungen zu schaffen und die Kapazitäten bereitzustellen, die eine produktive Einführung der SAP-Software jeweils wirklich benötigt. Mit zunehmender Installationsdichte wird zudem eine Schuldzuweisung an die Software ebenfalls schwieriger: "Firma XY hat es ja auch erfolgreich geschafft, und Sie?!" Darüber hin aus stößt eine solche Schuldzuweisung schnell an die Grenzen noch erlaubter Kritik an den Top-Entscheidern. Denn es sind ja letztlich sie, die die Entscheidung für die Software getroffen und zu verantworten haben. Allein schon das Bedürfnis, solche Fragen erst am Ende eines SAP-Projektes zu stellen, verweist auf massive Defizite in der Führungs kultur des Unternehmens. Es spiegelt zudem häufig die leider noch verbreitete Auffassung wider, daß die Planung der technischen und funktionalen Aspekte einer SAP-Einführung allein schon den Erfolg einer Installation garantieren. VI Vorwort/Einleitung Machen wir es kurz: Eine SAP-Einführung ist -ob man will oder nicht - auch ein politischer Prozeß, der als solcher betrieblich zielgerichtet gestaltet und gesteuert werden muß. Mit dieser sicherlich plakativen Aussage treffen wir - wenn auch in anderer Interpretation - die verbreitete Sicht der gesetzlichen Arbeit nehmervertretungen, also der Betriebs-und Personalräte. Aus ihrer Sicht erscheint der "Moloch SAP" hinter seiner glatten Fassade von Funktio nalitäten und unabweisbaren Vorteilen als ein Mittel, die betrieblichen Kräfteverhältnisse zu verändern. Neben den klassischen Rationalisierungseffekten als Auswirkung verstärkter Formalisierung und Automation von optimierten Geschäfts prozessen wird vor allem eine umfassende Kontrollier- und Steuer barkeit der Abläufe und damit der MitarbeiterInnen als Bedrohung gesehen. Schlagworte wie "elektronisches Fließband" oder das "trans parente Unternehmen" machen die Runde und zeichnen ein Bild zuneh mend zentralisierter Entscheidungen und eines Machtgewinns des Overheads bzw. eines Verlustes von Autonomie der Mitarbeiter vor Ort. Diejenigen Arbeitnehmervertretungen aber, die im Rahmen einer SAP Einführung schon versucht haben, sich im Sinne der Belegschaft konstruktiv einzumischen, setzen andere Akzente. Für sie ist zunächst die Komplexität der SAP-Systeme erdrückend. Auch wenn sie die SAP Sprache (ABAP, Dynpro etc.) für einen Small-Talk im Projekt ausreichend erlernt haben, hatten sie Schwierigkeiten, die fachliche und technische Spreu vom politischen Weizen zu trennen. Andere gingen sogar in der Projekt(gruppen}arbeit soweit auf, daß sie Gefahr liefen, die politische Linie des Betriebsrats aus dem Auge zu verlieren. Auf der anderen Seite sahen sie aber auch die Widersprüche klarer: z.B. in Form von Kämpfen zwischen Fürstentümern und Berufsgruppen, stillschweigender Opferung von Ansprüchen und Funktionalitäten angesichts drohender Projektendtermine oder technischer Schwierigkeiten bzw. mangelnder Erfahrung der EDV-Abteilung. Diese Widersprüche brechen zwar die monolitische Fassade von Befürchtungen auf, lassen jedoch bis auf vereinzelte Schadenfreude ein anderes Gefährdungsszenario entstehen. Dies setzt sich u. a. aus folgenden Mosaiksteinen zusammen: Überlas tung und Überforderung der Mitarbeiter, keine Zeit für arbeitsorientierte Maßnahmen und soziale Pflichtenerfüllung im Interesse der Mitarbeiter bzw. des Betriebsrates, keine klare politische Führung des Projektes mit der Konsequenz unkalkulierbarer Machtverschiebungen im Unterneh- VII Vorwort/Einleitung men, mehr technisch-funktionale Integration ohne bessere Kooperation und Kommunikation der Menschen untereinander etc. Da diese Widersprüche und Erfahrungen weder zwangsläufig auftreten müssen, noch im Kern den Produkten der SAP-AG angelastet werden können, wurde dieses Buch geschrieben. Unser Projektkompass SAP geht entsprechend von der Erkenntnis aus, daß es zu einer erfolgreichen SAP-Einführung mehr bedarf als die Beherrschung der Software und ihrer technischen Infrastruktur. Vielmehr ist eine SAP-Einführung ein betriebspolitischer Reorganisa tionsprozeß, der ebenso gut geplant und organisiert werden muß wie die technische Seite. Insofern versteht sich dieses Buch als Ergänzung zu den Einfüh rungsempfehlungen und Werkzeugen der SAP-AG und ihrer Logo partner. Es ersetzt also beispielsweise nicht die Navigationsinstrumente des "Implementation Management Guides" bzw. des geplanten "ASAP Implementationsassistenten", sondern stellt die eher versteckten bzw. weniger öffentlich diskutierten Erfolgs- und Mißerfolgsfaktoren einer SAP-Einführung ins Zentrum der Empfehlungen. Diese "weichen" Erfolgsfaktoren und Ziele zu erfassen, zu beschreiben und in Vorgehensempfehlungen für die betriebliche Praxis umzumün zen stößt aber in der Betriebspraxis auf vielfältige Abwehrreaktionen. Beispielsweise sperren sich viele Geschäftsführungen nach der Grund satzentscheidung und entsprechender Delegation der SAP-Einführung an" das Projekt", eine kontinuierliche politische Steuerungsf unk ti on zu übernehmen. Oder sie weigern sich, gemeinsam mit dem Betriebsrat, die "sozialen Pflichten" z.B. im Rahmen des Daten- und Gesund heitsschutzes oder Nachteilsausgleichs für betroffene Mitarbeiter auszuhandeln und als formelle Projektaufgaben einzuplanen. Deshalb wehren sich auch Projektleiter häufig zurecht, beispielsweise die Verantwortung für komplexe Reorganisationsprozesse und die Um setzung "sozialer Pflichten" zu übernehmen, sofern sie nicht unmittelbar und eindeutig zum Projektauftrag mit entsprechenden Ressourcen gehören oder Bedingung der technisch-funktionalen Erfordernisse der Software sind. Entsprechend bietet dieses Buch in Teil A für Geschäftsführer, Betriebsräte und Projektleiter die Möglichkeit, sich mit den "versteckten VIII Vorwort/Einleitung Erfolgsfaktoren" konstruktivauseinanderzusetzen. Über vier Praxis beispiele und eine Darstellung der Erfolgs-und Mißerfolgsfaktoren wird die Erfordernis einer ganzheitlichen Kursbestimmung für den SAP Einsatz entwickelt. Mit den Rahmenleitbildern "robustes Unterneh men", "arbeitsorientierte Systemgestaltung" und einer "sozialverträg lichen Einführungsstrategie" wird schließlich ein betriebliches Dis kussionsmodell für die Zielentwicklung eines SAP-Projektes vorgestellt und durch eine erste Definition der "sozialen Pflichten" abgerundet. Der Teil B dieses Buches steht ganz im Zeichen praktischer Empfeh lungen für die Projektplanung. Es werden vor dem Hintergrund der in Teil A entwickelten Ziele und Erfolgsfaktoren verschiedene Vorgehens modelle vorgestellt, diskutiert und das Vorgehensmodell der "kleinen Schritte" empfohlen. Ausgehend von den Empfehlungen der SAP-AG zu den aus arbeitsorientierter Sicht bedeutsamen Arbeitspaketen (Tasks) werden "sozialen Pflichten" aufgeführt und Hinweise auf häufig auftretende Probleme und Lösungswege angeboten. Damit auf der langen Reise auch der vereinbarte Kurs gehalten werden kann, bietet der Strukturvorschlag für "Soziale Pflichtenhefte" im Anhang zu diesem Buchteil einen Ansatz, die betrieblich ausgehandelten Ziele und Anforderungen an die SAP-gestützte Arbeit, Organisation, Technik und das Personal systematisch und verbindlich zu beschreiben. Dieser Teil des Buches eignet sich besonders für diejenigen Leser, die sich in konkreten Vorüberlegungen zur Projektierung einer R/3- Einführung befinden. Er ist aber auch für die betrieblichen Entschei dungsträger zu empfehlen, wenn sie in die konkrete Ausrichtung der Projektstruktur (Vorgehensmodell, Aufbauorganisation, Ressourcen) steuernd eingreifen wollen. Das Kapital B 2.3. -die gelben Seiten - bietet dafür arbeitsorientierte Kommentierungen zu 25 ausgewählten Arbeits paketen (Tasks) aus den Vorgehensmodellen der SAP-AG und damit eine gute Grundlage für die Aushandlung eines detaillierten Projekt plans unter Beachtung "sozialer Pflichten". Der dritte Teil des Buches (Teil C) sei ohne Einschränkungen allen Leserinnen und Lesern zur Lektüre empfohlen, da hier vier zentrale Erfolgsbedingungen (Humane Arbeitsgestaltung, Qualifizierung, Beteiligung und Mitbestimmung) als Querschnittsthemen detailliert behandel t werden. Sie bieten also für Geschäftsführer, Betriebsrä te und Projektverantwortliche Anregungen und Empfehlungen zum Eichen ihres betriebsspezifischen Projektkompasses. Abschließend sei darauf hingewiesen, daß es sich im Folgenden nicht IX Vorwort/Einleitung um eine Checklistensammlung oder eine Anweisung zum arbeits orientierten Customizing des jeweils vorliegenden R/3 Releasestandes handelt. Vielmehr orientiert dieses Buch -entsprechend releasewechsel stabil-auf eine den betrieblichen Fähigkeiten und Entwicklungszielen angepaßte Einarbeitung von SAP-Software. Darauf sind unsere Emp fehlungen ausgerichtet und erfordern deshalb für die Umsetzung ein hohes Maß an Eigeninitiative und Transferarbeit im Betrieb. x