PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES MODELO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE ALIMENTACIÓN Y EVENTOS PARA LA EMPRESA CHAIDE Y CHAIDE S.A. PLANTA GUAYAQUIL DISERTACIÓN DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERÍA COMERCIAL DIRECTOR: DR. FRANCISCO QUISIGÜIÑA PABLO ESTEBAN NÚÑEZ DÁVILA QUITO, ABRIL 2011 DIRECTOR DE DISERTACIÓN: Dr. Francisco Quisigüiña INFORMANTES: Ing. Jorge Altamirano Ing. Diego Moreno ii ÍNDICE INTRODUCCIÓN, 1 1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA EN LA EMPRESA CHAIDE Y CHAIDE S.A., 3 1.1 HISTORIA DE LA EMPRESA CHAIDE Y CHAIDE S.A. ,3 1.2 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, MISIÓN, VISIÓN Y POLÍTICAS DE CALIDAD DE LA EMPRESA CHAIDE Y CHAIDE S.A., 5 1.2.1 Concepto de Visión, 5 1.2.2 Visión de Chaide y Chaide S.A. ,6 1.2.3 Concepto de Misión, 6 1.2.4 Misión de Chaide y Chaide S.A., 6 1.2.5 Política de Calidad, 7 1.2.5.1 Concepto de Política de Calidad, 7 1.2.5.2 Política de Calidad de Chaide y Chaide S.A., 7 1.2.6 Objetivos de Calidad, 7 1.2.6.1 Definición de Objetivos de Calidad, 7 1.2.6.2 Objetivos de Calidad de la Empresa Chaide y Chaide S.A., 8 1.2.7 Concepto de Planificación Estratégica, 9 1.2.8 Planificación Estratégica de la Empresa Chaide y Chaide S.A., 10 1.2.9 Concepto del Análisis FODA, 15 1.2.10 FODA de la Empresa Chaide y Chaide S.A., 17 1.3 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA EN LA EMPRESA CHAIDE Y CHAIDE S.A., 19 1.3.1 Reseña Histórica, 19 1.3.2 Importancia del Servicio de Alimentos, 20 1.3.3 Problema en la Empresa Chaide y Chaide S.A., 20 1.3.4 Solución del Problema de la Empresa Chaide y Chaide S.A., 21 1.4 INSTALACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ALIMENTACIÓN Y EVENTOS EN LA EMPRESA CHAIDE Y CHAIDE S.A., 21 1.4.1 Responsabilidades del departamento de Alimentación y Eventos en la DEmpresa Chaide y Chaide S.A., 21 1.4.2 Objetivo, Misión, Visión del Departamento de Alimentación y Eventos, 23 1.4.2.1 Objetivo del Departamento de Alimentación y Eventos, 23 1.4.2.2 Misión del Departamento de Alimentación y Eventos, 23 1.4.2.3 Visión del Departamento de Alimentación y Eventos, 24 1.4.3 Organigrama de la Empresa Chaide y Chaide e Inclusión del Organigrama del Departamento de Alimentación y Eventos, 24 1.4.3.1 Concepto de Organigrama, 24 1.4.3.2 Tipos de Organigrama, 25 iv 1.4.3.3 Organigrama del Departamento de Alimentación y Eventos Quito, 25 1.4.3.4 Organigrama del Departamento de Alimentación y Eventos Guayaquil, 26 1.4.3.5 Organigrama de la Empresa Chaide y Chaide S.A. con el departamento de Alimentación y Eventos instalado en las Plantas Quito y Guayaquil, 27 1.4.4 Modelo de Jerarquía de Sistemas, para el Sistema de Recursos Humanos, 30 1.4.5 Diagrama del Sistema del Departamento de Alimentación y Eventos, 32 2 ESTRUCTURACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ALIMENTACIÓN Y EVENTOS EN LA EMPRESA CHAIDE Y CHAIDE S.A., 34 2.1 FUNCIONES DE PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ALIMENTACIÓN Y EVENTOS, 34 2.1.1 Análisis y Diseños de Puestos, 34 2.1.1.1 Principales Actividades Relacionadas con el Análisis de Puestos, 35 2.1.2 Obtención de Información para el análisis de Puestos del Departamento de Alimentación y Eventos de la Empresa Chaide y Chaide S.A., 37 2.1.2.1 Desarrollo del Cuestionario, 37 2.1.2.2 Cuadro de Actividades del departamento de Alimentación y Eventos de la Empresa Chaide y Chaide S.A., 38 2.1.2.3 Cuestionario del departamento de Alimentación y Eventos de la Empresa Chaide y Chaide S.A., 41 2.1.2.4 Tabulación de las Preguntas del Cuestionario, 55 2.1.2.5 Conclusiones del Cuestionario Previo al levantamiento del Manual de Funciones del departamento de Alimentación y Eventos, 65 2.1.3 Funciones Genéricas para la Brigada de Cocina, 66 2.1.3.1 Brigada de Cocina, 66 2.1.3.2 Chef Ejecutivo, 68 2.1.3.3 Segundo Chef o Segundo Jefe de Cocina, 68 2.1.3.4 Chef de Partida, 69 2.1.3.5 Cocinero, 69 2.1.3.6 Ayudante de Cocina, 70 2.1.3.7 Posillero, 70 2.1.4 Diseño de Puestos para el Departamento de Alimentación y Eventos de Chaide y Chaide S.A., 71 2.1.4.1 Elementos Organizativos del Diseño de Puestos, 71 2.1.4.2 Elementos de Entorno en el Diseño de Puestos, 72 2.1.4.3 Elementos Conductuales en los Puestos de Trabajo, 72 2.1.5 Manual de Funciones para el Departamento de Alimentación y Eventos de la empresa Chaide y Chaide S.A., 73 2.1.5.1 Primera Parte: Datos Generales, 73 2.1.5.2 Segunda Parte: Función Principal, 74 2.1.5.3 Manual de Funciones de Alimentación y Eventos, Tercera Parte: Responsabilidades, 76 v 2.1.5.4 Manual de Funciones de Alimentación y Eventos, Cuarta Parte: Actividades, 79 2.1.5.5 Análisis de Información Recolectada de la Empresa ADELCA S.A., 81 2.1.5.6 Análisis de Información Recolectada en los Comedores de la Base Naval, Guayaquil, 83 2.1.5.7 Conclusiones del Manual de Funciones, 84 2.1.6 Plan de Inducción para Personal Nuevo, 84 2.2 PLANIFICACIÓN SEMANAL Y MENSUAL, 86 2.2.1 Menú, 86 2.2.1.1 Diseño del Menú, 86 2.3 PLANIFICACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS, ENTRADAS Y CONSUMOS, 87 2.3.1 Proceso de Compras, 87 2.3.2 Proveedores, 93 2.3.3 Parte de Entrada, 94 2.3.4 Consumos Valoran el Producto Terminado, 96 2.4 PROCESOS FUNDAMENTALES, 99 2.4.1 Producción de Alimentos, 99 2.4.2 Procedimiento de Distribución de Alimentos, 104 2.4.3 Salud e Higiene de los Trabajadores, 105 2.4.4 Apoyo Administrativo, 107 2.4.5 Apoyo Mantenimiento, 108 2.4.6 Apoyo Informático, 108 2.4.7 Almacenamiento de Productos, 109 3 EVALUACIÓN DE INVERSIÓN Y DE LOS COSTOS, 111 3.1 INVERSIÓN Y COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ALIMENTACIÓN Y EVENTOS, 111 3.1.1 Inversión Inicial, 112 3.1.2 Presupuesto Mensual del Departamento, 114 3.1.3 Inventario de Menaje y de Materias Primas, 115 3.1.3.1 Importancia del Inventario, 115 3.1.3.2 Toma Física, 116 3.1.3.3 Procedimientos frente a Diferencias de Inventario, 117 3.1.3.4 Las Razones para hacer Inventario y los Ajustes de Inventario, 117 3.1.3.5 Coeficiente de Rotación del Inventario, 119 3.1.4 Kárdex de Materias Primas en el Departamento de Alimentos y Eventos, 122 3.1.4.1 Concepto de Kárdex, 122 3.1.4.2 Cuadro Control de Menaje y Kardex de Materias Primas, 122 3.2 PROCEDIMIENTO DE LEVANTAMIENTO DE RECETAS ESTÁNDAR, 126 3.2.1 Receta Estándar, 126 3.2.1.1 Concepto de Receta Estándar, 126 3.2.2 Programa Gourmet, 127 3.2.2.1 Ambiente General, 127 3.2.2.2 Procedimiento para Ingresar una nueva Receta, 129 3.2.2.3 Procedimiento para Generar Órdenes de Compra, 133 vi 3.2.3 Costo de los Platos, 137 4 EVALUACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ALIMENTACIÓN Y EVENTOS GUAYAQUIL, 138 4.1 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS, COSTO FINANCIERO PARA LAS EMPRESAS, 138 4.1.1 Concepto de la Administración de Inventarios, 139 4.1.2 Consideraciones acerca de la Administración de Inventarios, 140 4.1.3 Tipos de Inventarios, 140 4.1.4 Análisis de la Situación Actual vs. Propuesto de los Inventarios de Alimentación y Eventos de Chaide y Chaide, 142 4.1.5 Costos de Inventarios, 143 4.1.6 Técnicas de Administración de Inventarios, Método ABC, 144 4.1.6.1 Modelo ABC, Aplicado al Departamento de Alimentación y Eventos Chaide y Chaide S.A., 145 4.1.7 Técnicas de Administración de Inventarios, Modelo de Cantidad Económica de Pedido, 145 4.1.7.1 Agotamiento del Inventario o Costo de Reabastecimiento, 146 4.1.7.2 Costos de Mantenimiento, 146 4.1.7.3 Costos por Faltantes, 147 4.1.7.4 Costos Totales, 147 4.1.7.5 Análisis Gráfico, 148 4.1.7.6 Inventario de Seguridad, 149 4.1.7.7 Punto de Reorden, 149 4.1.8 Aplicación Práctica de los Modelos al Departamento de Alimentación y Eventos de Chaide y Chaide S.A., 149 4.2 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS, 150 4.2.1 Valor Presente Neto o Valor Actual Neto (VAN), 150 4.2.2 Periodo de Recuperación de la Inversión, 151 4.2.3 La Tasa Interna de Retorno, 152 4.2.4 Análisis de Van y TIR para el departamento en la Planta Guayaquil, 153 4.2.5 Índice de Rentabilidad, 156 4.2.6 Análisis de Escenarios, 156 4.2.7 Análisis de Punto de Equilibrio, 158 4.3 EVALUACIÓN DEL PROYECTO EN LA PLANTA CHAIDE Y CHAIDE GUAYAQUIL, 159 4.3.1 Cálculo de la Mano de Obra, 159 4.3.2 Cálculo de la Viabilidad del Proyecto en la Planta Guayaquil, 160 4.3.2.1 Presupuesto de Materia Prima, para Compras, 162 4.3.3 Implementación del Proyecto en la Planta Chaide y Chaide Guayaquil, 163 4.3.4 Impacto Financiero de la Implementación del Departamento de Alimentación y Eventos de la Empresa Chaide y Chaide S.A., 164 4.3.4.1 Resultados Obtenidos Julio 2010 y Agosto 2010, 164 5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, 166 5.1 CONCLUSIONES, 166 5.2 RECOMENDACIONES, 167 vii GLOSARIO, 169 BIBLIOGRAFÍA, 173 ANEXOS, 175 ANEXO 1, 176 ANEXO 2, 243 ANEXO 3, 270 ANEXO 4, 290 ANEXO 5, 291 RESUMEN EJECUTIVO Chaide y Chaide es una empresa nacional de manufacturación de colchones, su presencia en el mercado ha sido alrededor de 35 años. Está enfocada a ofrecer productos de alta calidad y su tendencia de crecimiento está enfocada hacia el nivel nacional e incursionar a nivel internacional. Chaide y Chaide durante muchos años terciarizó el servicio de alimentación de sus colaboradores, los cual causó muchos inconvenientes a la misma, por eso se tomo la decisión de implementar el departamento de Alimentación y Eventos de la Empresa Chaide y Chaide S.A. Las responsabilidades de este departamento incluyen actividades que permitan optimizar los recursos asignados a esta área de la empresa. La inclusión de este departamento exige que se establezcan normas y políticas para no crear una dependencia ineficiente. La estructuración del Departamento de Alimentación y Eventos, es una recopilación de las principales actividades que tiene el departamento. Incluye un descriptivo detallado de las funciones del personal del mismo, fundamental en cualquier organización para realizar un trabajo ordenado y estructurado. Este análisis incluye registros de actividades, cuestionarios de actividades, una comparación con las funciones y actividades genéricas para una cocina. Al diseñar los cargos se toma en cuenta la información antes mencionada y la información obtenida al visitar empresas con departamentos similares. ix La estructuración del departamento especifica actividades de planificación rigurosas, evitando así pérdidas de recursos y de tiempo, que pueden trasladarse al producto elaborado final. Los procesos de compras se rigen al procedimiento establecido para otras áreas, los cuales cuentan con políticas preestablecidas con anterioridad; las mismas son políticas de crédito, órdenes de compra, partes de entrada y hojas de consumo o salida de fábrica. Los procesos fundamentales del departamento son analizados a detalle con sus respectivas actividades más relevantes. El análisis de los costos incluye un análisis de inversión por parte de la compañía Chaide y Chaide S.A., en el caso de la maquinaria con las respectivas especificaciones para los costos más relevantes. Se identifican un costo referencial de las actividades y la importancia de las tomas físicas de inventario, estableciendo los parámetros normales en casos de diferencias y ajustes del mismo. El índice de rotación de inventarios es la herramienta que permitirá evaluar la eficiencia y evitar el uso innecesario de recursos. Para el control de los costos existen recetas estándar que permite tener un conocimiento y datos precisos del valor del producto. Al realizar el análisis financiero del proyecto se analiza el correcto manejo de los inventarios; dos modelos de manejos de inventarios, primero el método ABC y segundo el Lote Económico de Pedido. En base a la rotación de inventarios se analiza cual es la frecuencia en la cual se deberán realizar las compras. Al realizar un análisis VAN y TIR, se analizan escenarios y se verifica en análisis de rentabilidad a través del VAN. Necesariamente deberá ser mayor a 1, para que el proyecto x sea viable. Se presenta un análisis de punto de equilibrio, donde se especifica la cobertura de las ventas entre los costos fijos y los costos variables. Chaide y Chaide, mediante la aplicación de este modelo ha realizado una mejora que está enfocada a la satisfacción de sus trabajadores. Pero se propone hacerlo de una manera ordena y estructurada aplicando técnicas administrativas- financieras y contables.