“Não acredite em algo simplesmente porque ouviu. Não acredite em algo simplesmente porque todos falam a respeito. Não acredite em algo só porque seus professores e mestres dizem que é verdade. Não acredite em tradições só porque foram passadas de geração em geração. Mas depois de muita análise e observação, se você vê que algo concorda com a razão, e que conduz ao bem e benefício de todos, aceite-o e viva-o.” Autor desconhecido Agradecimentos Primeiramente agradeço aos meus pais por me conduzirem para um melhor caminho e fazer com que me tornasse o que sou hoje e por terem me apoiado em minha escolha para o curso de Arquivologia e a Deus por sempre estar comigo, principalmente em minhas decisões. Agradeço a minha queridíssima Orientadora e Profª. Ms. Esmeralda Porfírio de Sales por ter me guiado e ajudado com muita paciência, atenção e compreensão a fazer este trabalho da melhor maneira possível e ter me proporcionado a sua grande capacidade de conhecimento sobre os assuntos relacionados à Arquivística. Aos meus queridos professores da UEPB: Manuela, Mara, Washington, Eutrópio, Vancander, Jaqueline, Jimmy, Germano, Henrique, Francinete, Acácia, Josemar, Briggida (in memoriam), A todos vocês que sempre foram fontes de inspiração, me ajudaram muito no ambiente profissional, vocês são grandes professores, sendo essenciais na minha formação. E aos meus amigos por serem tão atenciosos e companheiros. RESUMO Este trabalho aborda a importância e necessidade de fazer preservação e conservação dos documentos e do ambiente nele inserido, assim como para arquivologia e a sociedade. O trabalho propõe analisar e apresentar um modelo de políticas de preservação e conservação de acordo com as recomendações do Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ) na Secretaria de Estado da Segurança e da Defesa Social (SEDS), sendo introduzido no ambiente já existente. O estudo consiste em tratar da história do documento, seu suporte e seus agentes de deterioração, a importância da informação ser guardada e conservada, como deve ser o ambiente, a higienização e as técnicas de conservação. Esta pesquisa classifica-se como empírica ou pesquisa de campo, caracteriza-se como descritiva, tem abordagem qualitativa, onde foi utilizado a observação sistemática examinando fatos que eram desejados estudar. Como resultado, a pesquisa concluiu que há necessidade de medidas de preservação e conservação no arquivo da SEDS. Sustentando assim a hipótese de que a preservação e conservação dos documentos no arquivo da Secretaria de Estado e da Defesa Social (SEDS) não atendem aos requisitos arquivísticos. Palavras-chave: Preservação; Conservação; Políticas de preservação. ABSTRACT This paper discusses the importance and need to preserve and conserve the environment and documents inserted therein, as well as archival science and society. The work aims to analyze and present a model of preservation and conservation policies in accordance with the recommendations of the National Council on Archives (CONARQ) the Secretary of State for Social Security and Defense (SEDS), being introduced into the existing environment. The study consists of treating the history of the document, its support and its agents of deterioration, the importance of information to be kept and preserved, as should be the environment, hygiene and conservation technique. This research is classified as empirical or field research, is characterized as descriptive, qualitative approach has, where systematic observation was used by examining facts that were allowed to study. As a effect, the research concluded that there is need for preservation and conservation measures in the SEDS file. Thus supporting the hypothesis that the preservation and conservation of documents at the Secretary of State for Social Protection File (SEDS) not meet the recordkeeping requirements. Keywords : Preservation, Conservation, preservation policies. LISTA DE FIGURAS FIGURA 01 – Central de Polícia.................................................................................35 FIGURA 02 – Escadas da Central..............................................................................37 FIGURA 03 – Piso da sala do arquivo........................................................................38 FIGURA 04 – Parede do arquivo................................................................................38 FIGURA 05 – Pincéis e lápis 6B.................................................................................38 FIGURA 06 – Luvas...................................................................................................39 FIGURA 07 – Máscaras.............................................................................................39 FIGURA 08 – Janela..................................................................................................39 FIGURA 09 – Porta....................................................................................................39 FIGURA 10 – Mancha da infiltração...........................................................................40 FIGURA 11 – Mancha da infiltração...........................................................................40 FIGURA 12 – Mobiliário (mesa).................................................................................41 FIGURA 13 – Arquivo para pastas suspensas..........................................................42 FIGURA 14 – Mesas de ferro.....................................................................................42 FIGURA 15 – Estantes...............................................................................................43 FIGURA 16 – Estantes deslizantes............................................................................43 FIGURA 17 – Desumificador......................................................................................44 FIGURA 18 – Umidificador.........................................................................................45 FIGURA 19 – Exaustor...............................................................................................45 FIGURA 20 – Ventilador.............................................................................................45 FIGURA 21 – Lâmpadas............................................................................................46 FIGURA 22 – Luzes de emergência (parece)............................................................47 FIGURA 23 – Disjuntor...............................................................................................47 FIGURA 24 – Sala do Arquivo....................................................................................48 FIGURA 25 – Sala do arquivo....................................................................................48 FIGURA 26 – Sala do arquivo....................................................................................49 FIGURA 27 – Sala do arquivo....................................................................................49 FIGURA 28 – Sala do arquivo....................................................................................50 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CONARQ – Conselho Nacional de Arquivo DTA – Dicionário de Terminologia Arquivística PVC – Cloreto de polivinila SEDS – Secretaria de Estado da Segurança e da Defesa Social UR – Umidade relativa UV – Radiação Ultravioleta Sumário 1. INTRODUÇÃO ........................................................................................... ........ 11 2. PROCESSO METODOLÓGICO ................................................................ ........ 14 2.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA ....................................................... ........ 14 2.2 PROBLEMATIZAÇÃO .............................................................................. ........ 16 2.3 OBJETIVOS....................................................................................................... 18 2.3.1 Objetivo Geral................................................................................................ 18 2.3.2 Objetivo Específico....................................................................................... 18 2.4 UNIVERSO E AMOSTRAGEM.......................................................................... 18 2.5 INSTRUMENTO DE COLETA DE DADOS........................................................ 19 2.6 CAMPO EMPPÍCO............................................................................................. 20 3. POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DE ARQUIVO................................................ 21 3.1 POLÍTICAS PÚBLICAS...................................................................................... 21 3.2 POLÍTICAS PÚBLICAS ARQUIVÍSTICAS......................................................... 22 3.3 POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO...................................................................... 23 4 PRESERVAÇÃO DOCUMENTAL........................................................................ 25 4.1 ABORDAGEM HISTÓRICA................................................................................ 25 4.2 SUPORTES DOCUMENTAIS............................................................................ 26 4.3 AGENTES DE DETERIORIZAÇÃO................................................................... 27 4.3.1 Fatores Ambientais....................................................................................... 28 4.3.2 Fatores biológicos......................................................................................... 30 4.3.3 Fatores físicos-mecânicos........................................................................... 31 5 COMO PREVENIR: CONSERVAÇÃO................................................................. 34 5.1 AMBIENTE......................................................................................................... 35 5.2 HIGIENIZAÇÃO.................................................................................................. 37 5.3 TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO....................................................................... 38 5.3.1 Congelamento................................................................................................ 38 5.3.2 Acondicionamento e armazenamento......................................................... 39 5.3.3 Pequenos reparos......................................................................................... 40 6 PROPOSTA DE UMA POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO SEGUNDO O CONARQ........................................................................................... 41 6.1 EDIFÍCIO............................................................................................................ 41 6.2 FUNÇÃO............................................................................................................ 42 6.3 MATERIAIS E EQUIPAMENTOS....................................................................... 43 6.4 CONDIÇÕES AMBIENTAIS............................................................................... 50 7. CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................. 57 REFERÊNCIAS........................................................................................................ 58 APÊNDICE............................................................................................................... 60 APÊNDICE A – Ofício de autorização...................................................................... 61 11 1 INTRODUÇÃO Com o passar dos tempos, o homem passou a compreender melhor o valor dos documentos, começando a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que escreviam, surgindo os arquivos quanto à guarda cultural e proteção da legalidade de seus patrimônios. Contudo, este arquivo era pequeno, já que seu acervo documentava-se em suportes como: mármore, tábuas, marfim, cobre entre outros. Só depois passando para o papiro, pergaminho e papel. Os arquivos tornaram-se fundamentais nas instituições, sejam privadas ou públicas, mesmo assim não recebem o tratamento adequado, servindo como um depósito e de pouca importância. Os documentos são testemunhas da deterioração dos acervos documentais, antecipada pelo clima e pela falta de recursos, esta situação se agrava a cada dia. Há projetos e iniciativas quanto a esta situação, mas não se tem os recursos necessários. Porém isso é possível de acontecer, se utilizarmos as ações que visam à preservação e conservação documental. A preservação e conservação são inerentes à Arquivística, a preservação cuida do combate às deteriorações dos documentos, compreende uma política global e as medidas de higienização, o outro se trata de medidas específicas e preventivas para a manutenção e existência do acervo documental. O progresso científico e tecnológico acarretou quantidades muito grandes de informações, criando assim ferramentas que possibilitem a recuperação dessas informações. O crescimento provocou a evolução e o aperfeiçoamento das técnicas de registro e análise dos documentos, culminando na organização, disponibilização e recuperação da informação. Barreto (2006, p.9) fala: Que como elemento organizador, a informação referencia o homem ao seu destino desde antes de seu nascimento, através de sua identidade genética e durante sua existência pela capacidade que tem em relacionar suas memórias do passado com uma perspectiva de futuro, estabelecendo diretrizes para realizar a sua aventura individual no espaço e tempo. Os arquivos, as bibliotecas e os museus são centros de informações com a mesma função de guardar, tratar, organizar, preservar e disseminar as informações, já que contém (consiste na) memória de toda uma sociedade. Mas tais memórias 12 estão se deteriorando e sendo esquecidas, já que não há uma preocupação em preservar e conservar o passado para que se tenha no presente e futuro as informações geradas de toda uma sociedade e cultura. O presente estudo visa analisar o acervo documental, quanto à preservação e conservação, na Secretaria de Estado da Segurança e da Defesa Social – SEDS. Sendo assim, este trabalho parte da hipótese de que a preservação e conservação dos documentos no arquivo da Secretaria de Estado da Segurança e da Defesa Social – SEDS não atendem aos requisitos arquivísticos. Nesse sentido, este estudo busca estabelecer o problema, fundamentando-se na seguinte questão de pesquisa: Como se desenvolvem os processos de preservação e conservação documental na SEDS? O interesse pelo tema aqui exposto deu-se no decorrer das aulas de preservação e conservação documental, e políticas de preservação documental, no curso de Arquivologia, e também no decorrer do estágio supervisionado a partir do qual foi verificado o despreparo por parte da instituição de preservar e conservar os documentos ali encontrados, tendo descaso do acervo documental, Este estudo é fundamental para a formação do profissional arquivistico, no que diz respeito à preservação e conservação documental. Por isso, como futura profissional Arquivista, entendo que este tema necessita ser mais abordado na literatura da área, pois ainda é muito restrito e também por não ser muito aplicado nas instituições. Por isso, é preciso que nossas atenções estejam voltadas para a melhor forma de conservar aquilo que foi produzido e registrado pelo homem, sob forma de manuscritos ou impressos em suporte de papel, como forma de facilitar futuramente o acesso às informações, já que todos têm esse direito. É de grande importância também para o curso de Arquivologia que terá mais uma contribuição, um trabalho acadêmico, mostrando a realidade dos arquivos, procurando contribuir para maiores discussões a respeito do tema abordado. Apesar dos avanços tecnológicos, a preservação do suporte de papel é de grande relevância, pois é o mais utilizado e de maior importância para a sociedade, tendo grande importância a sua preservação e conservação, garantindo maior acesso à informação para gerações futuras. É de fácil manuseio, acesso e sua durabilidade máxima dependem do tipo de papel que foi utilizado.