® PaperVision Capture Administration Guide PaperVision Capture Release 81 Information in this document is subject to change without notice and does not represent a commitment on  the part of Digitech Systems, Inc. The software described in this document is furnished under a license  agreement or nondisclosure agreement. The software may be used or copied only in accordance with the  terms of the agreement. It is against the law to copy the software on any medium except as specifically  allowed in the license or nondisclosure agreement. No part of this manual may be reproduced or  transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying and recording,  for any purpose without the express written permission of Digitech Systems, Inc. Copyright © 2015 Digitech Systems, Inc. All rights reserved.  Printed in the United States of America. PaperVision Capture and the Digitech Systems, Inc. logo are trademarks of Digitech Systems, Inc. PaperVision Enterprise, ImageSilo, and PaperFlow are registered trademarks of Digitech Systems, Inc. Microsoft, Windows, SQL Server, Access, and .NET     Framework are either registered trademarks or  trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks and registered trademarks are the property of their respective owners. The Microsoft  Office User Interface is subject to protection under U.S. and international intellectual property laws and is  used by Digitech Systems, Inc. under license from Microsoft. PaperVision Capture contains portions of OCR code owned and copyrighted by OpenText™ Corporation.  All rights reserved. PaperVision Capture contains portions of OCR code owned and copyrighted by Nuance  Communications,Inc. All rights reserved. PaperVision Capture contains portions of imaging code owned and copyrighted by EMC Corporation. All  rights reserved.         Digitech Systems, Inc . 8400 E. Crescent Parkway, Suite 500 Greenwood Village, CO 80111 Phone: (303) 493-6900 Fax: (303) 493-6979 www.digitechsystems.com Table of Contents Chapter 1 Introduction 9 PaperVision Capture Terminology 9 Supported Users in the PaperVision Administration Console 11 System Requirements 11 Supported Scanners 12 Maximum Image Sizes 12 Initial Log In 13 Logging Out 13 Using Online Help 13 Chapter 2 Global Administration 17 Automation Service Status 17 Email Queue 18 Global Administrators 19 Licensing 20 Maintenance Queues and Maintenance Logs 24 Process Locks 26 System Settings 27 Automation Service Scheduling 28 Chapter 3 Entity Administration 32 Creating a New Entity 32 Deleting an Entity 33 Editing the Properties of an Entity 34 General Security 34 Encryption Keys 34 Security Policy 36 System Groups 39 System Users 41 Current Activity 45 Chapter 4 Job Creation and Configuration 48 Opening the Job Definitions Window to Create or Edit a Job 48 Job Definitions Window Overview 49 Working with Job Steps 49 Available Job Steps 50 Adding Job Steps to a Job 51 Working with Job Step Links 52 Editing Job Steps 53 Moving Job Steps 53 Specifying the Appearance of Job Steps 54 Setting Common Job Step Properties 55 Assigning Users to Manual Job Steps 58 Working with Jobs 59 Setting Job Properties 60 Configuring Detail Sets 61 PaperVision®CaptureAdministrationGuide iii TableofContents Saving Jobs 62 Validating Jobs 63 Activating Jobs 63 Checking in Jobs 64 Checking out Jobs 64 Undoing Checkout for Jobs 64 Deactivating Jobs 64 Deleting Jobs 65 Importing Jobs 65 Exporting Jobs 65 Cloning Jobs 66 Customizing the Job Definitions Window 66 Moving Components 66 Applying Auto Hide to Components 67 Viewing/Hiding Components 67 Using the Main Workspace 68 Viewing an Open Job 68 Setting Zoom Options 69 Sorting Properties 69 Customizing Columns on the Job Steps Grid 69 Sorting Columns on the Job Steps Grid 70 Chapter 5 Capture Step 71 Configuring a Capture Step 71 Auto Document Break 72 Auto Page Rotation 72 Black and White Image File Type 73 Color Image File Type 73 Display Saved Images Only 74 Max Number Documents Per Batch 74 Minimum Page Size 74 New Batch Name (Regular Expression) 74 Prompt for New Batch Information (Auto) 74 Rotate Before Barcode 75 Custom Code Events (Step Level) 75 General [Step level] Property Settings 76 Browse Batch Single Row Indexes 76 Update Detail Sets on Save 76 Indexes 77 Manual Barcode and OCR Indexing 77 Manual QC 77 Operator Permissions 78 Scanner Requirements 79 Manual Barcode and OCR Indexing 80 Chapter 6 Indexing Configuration 83 Configuring an Indexing Step 83 Viewing the Index Configuration Settings 84 Adding, Removing, and Sorting Indexes 84 Indexing Properties 86 Index Configuration - General (Job Level) 89 iv PaperVision®CaptureAdministrationGuide TableofContents Index Configuration - General (Step Level) 93 Predefined Index Values (Job Level) 96 Index Types and Formats 97 General [Step Level] Property Settings 98 Browse Batch Single Row Indexes 98 Update Detail Sets on Save 99 Handkey Indexing Step 99 Manual Barcode and OCR Indexing 101 Index Zones 103 Chapter 7 Barcode Configuration 108 Auto Document Break 108 Index - General (Job Level) 108 Indexes - General (Step Level) 110 Indexes - Predefined Index (Job Level) 111 Barcode Zones 111 Barcode Explorer 115 Barcode Explorer Properties 118 Chapter 8 Zonal OCR 122 Auto Document Break 122 Indexes - Line Feed Delimiter 122 Indexes OCR Parsing 123 Edit OCR Zones Operations 125 General OCR and Miscellaneous Properties 130 Nuance Zonal OCR 131 Nuance OCR Page Properties 131 Nuance OCR Zone Properties 134 Open Text Zonal OCR 151 Open Text OCR: Supported Countries and Languages 155 Chapter 9 Nuance Full-Text OCR 159 Configuring a Nuance Full-Text OCR Job Step 159 Setting the Auto Image Orientation Property 160 Setting the Outputs Property 161 Setting the Override Invalid Pages Property 161 Setting the Timeout (sec) Property 162 Editing Nuance Full-Text OCR Settings 162 Configuring Output Types 164 Testing Full-Text OCR Filters 166 Nuance Full-Text OCR Output Types 168 Chapter 10 Open Text Full-Text OCR 234 Supported Output File Types 235 Custom Code 235 Auto Rotate 235 Brightness Sample Size 235 Brightness Threshold 236 Country/Language 236 Minimum Confidence 237 Remove Line System 237 v PaperVision®CaptureAdministrationGuide TableofContents Timeout Value (in seconds) 237 Compression 237 PDF Version 238 Rejection Symbol 238 Chapter 11 Image Processing 239 Configuring an Image Processing Job Step 239 Configuring Image Processing Filters 241 Image Processing Filters 247 Background Dropout 248 Binary Dilation 249 Binary Erosion 250 Binary Halftone Removal 251 Binary Hole Removal 251 Binary Invert Image 253 Binary Line Removal 253 Binary Noise Removal 255 Binary Skeleton 256 Binary Smoothing 257 Black Overscan Removal 258 Color Adjustments 260 Color Detection and Conversion 261 Color Dropout 263 Crop 264 Deskew 265 Image Fit 267 Page Deletion - Always 268 Page Deletion - Blank 268 Page Deletion - Color Content 270 Page Deletion - Dimensions 271 Page Deletion - File Size 271 Redaction 272 Rotation 274 Scaling 276 Threshold 277 Chapter 12 Custom Code Configuration 280 Custom Code Generators 280 Digitech Systems' API 282 Custom Code Event Arguments 284 Additional API Functions 292 Enumerations 296 Public Properties 299 Debugging Custom Code 300 Script Editor 300 Match and Merge Wizard 307 Exports 311 Export Definitions 312 Job Configuration 355 Chapter 13 Quality Control (QC) 360 vi PaperVision®CaptureAdministrationGuide TableofContents Automated Quality Control (QC) 360 Manual Quality Control (QC) 367 Adding Custom QC Tags 367 Adding Pass and Fail Links 368 Custom Code Events (Step Level) Properties 370 General [Step Level] Property Settings 371 Browse Batch Single Row Indexes 371 Update Detail Sets on Save 371 Index 371 QC Auto Play 371 Operator Permissions 372 Chapter 14 Batch Splitting 374 Configure Batch Splitting 374 Test Batch Splitting Configurations 383 Chapter 15 AP Processing 386 Configuring an AP Processing Job Step 386 Setting Properties for Multiple PO Processing 387 Defining Rejection Reasons 387 Setting Properties for Single PO Processing 387 Configuring an External Data Source 388 Chapter 16 Business Rules 391 Configuring a Business Rules Job Step 391 Configuring AP (Accounts Payable) Business Rules 393 Configuring Capture Detail Set Business Rule 395 Configuring Capture Index Business Rules 396 Configuring EDI Business Rule 402 Configuring Forms Magic Business Rules 404 Specifying an External Data Source Provider for Business Rules 406 Chapter 17 Forms Magic 409 FM Projects 409 Forms Magic Designer 412 Classifying New Documents 415 Working with Auto-Classification Results 417 Managing Forms & Defining Index Extraction Zones 418 Working with Form Types. 418 Operations at the Form-Type Level 419 Working with Forms 420 Operations at the Form Level 421 Working with the Form Designer 423 FM Testing Classification and Extraction 429 FM Color Dropout 430 Chapter 18 Forms Classification and Extraction 432 Configuring a Forms Classification and Extraction Job Step 432 Chapter 19 Forms Index Mapping 435 Configuring a Forms Index Mapping Job Step 435 vii PaperVision®CaptureAdministrationGuide TableofContents Mapping Forms Magic Detail Sets and Fields 436 Chapter 20 Capture Batches 438 File Menu 438 Help Menu 438 Batch Management 438 Batch Statistics 446 Appendix A Additional Help Resources 455 Technical Support 455 Contacting Digitech Systems 455 Community Support 456 Appendix B Nuance OCR Spelling Languages 458 Appendix C Modifying the Process Batch Operation 462 Appendix D Maximum Image Sizes 464 Appendix E Terminal Services Configuration 465 Appendix F Open Text Countries and Languages 466 Appendix G Digitech Logging Utility 470 Configuring the Digitech Logging Utility 470 viii PaperVision®CaptureAdministrationGuide Chapter 1 Introduction The PaperVision Capture Administration Console provides a    single location for global, system, and job  administration. This tool helps you manage jobs, batches, s  tatistics, user and group profiles, and automation  service settings. T   he Job Definitions window provides detailed control over image-capture   settings when you  define PaperVision Capture jobs and job steps, as well a  s the users and groups who are assigned to these  steps. PaperVision Capture Terminology This content includes definitions for terms used in the documentation and online help for PaperVision  Capture. Learning this terminology will help you use the product and its documentation more effectively. Batch - A batch is a collection of documents and    their associated index name-value pairs and statistics that  are moved a   s a logical unit of work through a job. Batch Priority -  Batch priority refers to the order in w    hich batches awaiting ownership are displayed in the  PaperVision    Capture Operator Console and processed by the PaperVision C    apture Automation Service. The  following values are assigned by administrators t   o calculate the overall batch priority.   Job age priority     is a number associated with the job and is multiplied by the number     of elapsed minutes  l since the batch was created.   The job step's     age priority is a value associated with the current job step and     is multiplied by the number of  l elapsed minutes the batch has been     waiting in the current step.   The job step priority     is a value associated with the current job step and assigned by     an administrator. l   Administrative     priority is a value associated with each specific batch. To have     a significant impact on the  l overall calculation, administrators     can assign a wide range of values (0-999,999) to this priority. Administrators assign numbers to indicate    batch urgency and assist with scheduling and resource allocation.     The system uses these numbers, which range from 0 (not urgent) to 1   00 (urgent), to schedule system  resources and assign higher-priority b   atches to users. Batch priority helps administrators efficiently m    anage  job loads and enables the system to automatically assign prioritized b   atches to operators in a round-robin  fashion. The overall batch priority is calculated a   s follows: (Job age priority X elapsed minutes since    batch was created) + (step age priority X elapsed minutes batch  has    been waiting in current step) + job step priority + administrative p   riority NOTE:  If all priority values    are set to zero, the overall calculated priority in the PaperVision    Capture  Operator Console’s batch creation screen will remain at zero    (regardless of how long batches await  ownership in the Batches Waiting    list). Detail Sets - Detail sets expand the capabilities o   f standard index fields because they define "many-to-one"     relationships, which allow multiple sets of field data to reference    a single document. In a many-to-one  relationship, an index field contains    a value that references another field or set of fields that contain    unique  values. PaperVision®CaptureAdministrationGuide 9 Chapter 1Introduction Document - A document is the equivalent of a file f   older within a filing cabinet. A document holds all of the  pages f   or a given set of index values. Forms Magic Communication Server - The Forms Magic Communication Server manages communications  between all clients and Forms Magic Workers. The FM Communication Server uses Microsoft WCF Duplex  Communication technologies to build a communication network that facilitates real-time communication among all  FM Designers and FM Worker servers. This also allows all users working in Forms Magic to communicate with  each other using a built-in chat service. There can be only one Forms Magic Communication Server per system- wide installation. Forms Magic Project - A Forms Magic Project is a collection of form types, classification information, and  extraction data. Forms Magic requires at least one Forms Magic Project, but you can create as many as you need. Forms Magic Worker - The Forms Magic Worker is a required service that processes tasks within Forms Magic.  Only one Forms Magic Worker service can be installed per machine. Additional FM Worker servers can be easily  added to the communication network by simply installing them on additional machines. FM Worker servers are  load balanced to optimize performance. Image - An image i   s a visual representation of a picture or graphic, such as an electronic    file with the  extensions .bmp, .jpg, or .tif. Index - An index is a value that users apply to a     document for reference and retrieval. Job - A job is a defined process comprised of o   ne or more job steps through which batches are processed. At  a minimum, e   ach job must contain a start step. Each job is unique by name within a   n entity. Job Step - A job step is an automated or manual operation t   hat is performed on a batch. Manual job steps are  performed by assigned u   sers through the PaperVision Capture Operator Console. Automated j   ob steps are  completed by the PaperVision Capture Automation Service,    and require no user intervention. Master B atch Repository - The M    aster Batch Repository is the centralized storage area where PaperVision     Capture stores all captured images. When installing PaperVision Capture    in an environment containing  multiple PaperVision Capture Gateway o   r PaperVision Capture Automation Servers, this location should be a     network accessible location (for example, \\SERVER\SHARE). MVX - Forms Magic stores all the OCR-generated data in a Metadata Vector Xml file for each document. This  consists of all the words, characters, their locations and confidence values. Forms Magic uses this  information for clustering and classification. In most operations, you have the option to use previously  generated MVX files to save processing time, or have Forms Magic regenerate a new one. Page - One or more    images (files with extensions .bmp, .jpg, and .tif) comprise a single p   age within a  document. For example, a page can include the originally    captured image and a manipulated image after  noise removal. PaperVision Capture Administration C onsole - The PaperVision C    apture Administration Console  provides administration and job configuration c   apabilities. ® PaperVision Capture Automation Service - The PaperVision    Capture Automation Service is a Microsoft      Windows service that performs automated tasks and batch processing a   t specified time intervals. Examples  of work performed by the PaperVision C    apture Automation Service include the compilation of statistics when     an operator completes a batch and the processing of automated job s   teps. Multiple Automatic Services c   an  be installed on distinct machines or multiple PaperVision Capture A    utomation Service processes may be  configured to run on the same    machine. 10 PaperVision®CaptureAdministrationGuide