Ver 4.2                              NeGP Guidelines for Operational Model for  implementation of  Mission Mode Projects by the Line  Ministries/State Departments     1 Ver 4.2    Table of Contents  Preamble ..................................................................................................................................................... 3  NeGP Guidelines for Operational Model ................................................................................................... 5  Stage 0 ............................................................................................................................................ 6  Stage I ............................................................................................................................................. 7  Stage II: ......................................................................................................................................... 12  Stage III: ........................................................................................................................................ 13  Stage IV:........................................................................................................................................ 14  Stage V:......................................................................................................................................... 17  Annexure A ............................................................................................................................................... 20  Annexure B ................................................................................................................................................ 21  Annexure C ................................................................................................................................................ 22  State e‐Governance Mission Team (SeMT) .................................................................................... 22  State Project e‐Governance Mission Team (State PeMT) ............................................................... 23       2 Ver 4.2    Preamble  1. Over the past decade or so, there have been islands of e‐Governance initiatives in the  country at the National, State, district and even block level. Some of them have been highly  successful and are ready for replication across other States. Experiences from successes as  well as the failures of the various initiatives played an important role in shaping the e  governance strategy of the country. There was a felt need for taking a holistic view towards  the entire e‐Governance initiative across the country. Increasingly, it was perceived that if  e‐Governance  was  to  be  speeded  up  across  the  various  arms  of  government  at  the  national, state and local government level, a programme approach would need to be  adopted, which must be guided by a common vision, strategy and approach to objectives.  This approach would have the added advantage of enabling huge savings in cost, in terms  of sharing the core and support infrastructure, enable interoperability through standards  etc, which would result in the citizen having a seamless view of Government. With this  background, the National e‐Governance Plan (NeGP) was formulated by the Government,  for  implementation  across  the  country. The  National  e‐Governance  Plan  (NeGP),  comprising of  Mission Mode Projects (MMPs) at Central, Integrated and State levels along  with 8 supporting components was approved on May 18, 2006. This is in line with the  Common Minimum Programme (CMP)  of the Government of India and has following  Vision:  ‘Make all Government services accessible to the common man in his locality, through  common service delivery outlets and ensure efficiency, transparency & reliability of such  services at affordable costs to realise the basic needs of the common man.’  2. NeGP has made substantial progress in terms of creating of e‐infrastructure; however the  progress in the implementation of the Programme especially with respect to the State  MMPs has been slow. The design and implementation of Mission Mode Projects (MMPs) is  a complex exercise under the federal structure which involves formulation of core scope  and project plan with necessary commonalties at the Central Line Ministry while allowing  adequate scope for interplay of local variations, rules, procedures and implementation at  the State department level. Some of the key issues that need to be addressed are:  • Clear Roles and Responsibilities     3 Ver 4.2  • Authorization enablement  • Implementation Structure  3. The issues have been discussed at various levels in the Department of IT, which is the  Nodal Department servicing the Apex Committee, and is entrusted with the work of overall  coordination and monitoring of the implementation of National e‐Governance Plan.  Based  on the consultation with various Central Line Ministries, select States and also National  Informatics Centre which has so far played an important role in developing various e‐ Governance applications, both in the States and in various Central Line Ministries and  Departments the following guidelines have been worked out to bring clarity so that  transition  and  the  implementation  process  is  smooth,  fast  and  transparent.    These  Guidelines are issued by the Department of IT as an overall frame work for the Operational  Model to support the Line Ministries/ State Departments for various activities and options  relevant to successful implementation of the MMPs, right from project conceptualization  stage to complete roll out and subsequent operations & maintenance (O&M) phase. The  Governance  Structure  detailed  in  these  Guidelines  will  also  enable  the  Line  Ministry/Department in retaining Strategic Control1 of outsourced e‐Government projects  within the Line Ministry/Department.   4. Scope  Various activity stages incorporated in these Guidelines describe the process primarily  for the State level MMPs starting from the eGov Opportunity identification, Programme  Initiation,  Project  Conceptualization  at  the  Central  Line  Ministry,  till  the  their  Implementation  and  roll‐out  at  the  State  level.  Major  roles,  responsibilities  and  deliverables of various stakeholders and agencies along with options at different stages are  also described. The main focus of these Guidelines is primarily on the State MMPs but  these are also applicable to the Central/Integrated MMPs.                                                                        1 Guidelines for Strategic Control in outsourced project is available at  http://mit.gov.in/content/templates‐guidelines       4 Ver 4.2    NeGP Guidelines for Operational Model  The lifecycle of e‐Government projects consists of multiple stages starting from identification  of the opportunity at the Central Ministry/Department to the implementation and roll out at the  Line Ministry/Department/State.           5 Ver 4.2  Stage 0    Opportunity Identification and Programme Initiation at Central Line Ministry     1. Basic Structure    It  is  necessary  to  create  a  proper  Programme  governance  structure  for  opportunity  identification, conceptualization and implementation of MMPs in line with NeGP objectives. At  the time of Programme initiation, it is felt that there will be a need to establish a two tier  Programme governance structure at the Central Line Ministry with the Constituents and roles  as given below:        Constituents  Roles  Empowered  • Secretary  a. Overall guidance  Committee(EC)  • Addl. Secretary (if any)  b. Decisions on Policy matters  • JS/AS &FA  c. Approval of the projects  • Concerned JS  d. Approval of all deliverables  by various agencies/groups  • HODs  e. Financial powers2  • DIT Representative    • NIC Representative  • Any other as deemed  fit by the Secretary    Programme Steering  • Secretary/Addl.  a. Opportunity Identification  Committee(PSC)  Secretary  b. Conceptualization of the  • All Joint Secretaries  project  • HODs  c. Initial design of Scheme with  benefits and timelines  • 3‐4 Representatives of  State Government  d. Project Concept Note  • DIT Representative    • NIC Representative  • Any other as deemed  fit by the Secretary                                                               2 Necessary financial delegation to be approved by the Cabinet as a part of overall scheme approval     6 Ver 4.2        2. Explanatory note on Structure  2.1 Empowered Committee (EC), with Secretary of the Line Ministry as its Chairman, shall be  responsible for overall guidance, for deciding policy level matters and to act as final body  for approving all deliverables relating to the Programme.   2.2 The Programme Steering Committee (PSC) shall primarily be responsible of identifying  opportunities for improvement, conceptualizing schemes and having them approved by  EC to be taken up as a Project within the framework of NeGP.  3. Deliverable of Stage 0: Concept Note on new Project     Stage I  Project Initiation and Conceptualization at Central Line Ministry    1. Basic Structure  After the formal approval of the EC on the concept of a Project, a Central Project e‐Mission  Team (CPeMT) will be needed to be established at the Central Line Ministry to initiate further  activities with respect to design and development of the Project Scheme. CPeMT shall be  constituted and shall have the roles as given below:      Constituents  Roles  Central Project e‐ •  Concerned Joint  a. Overall responsibility of  Mission Team  Secretary (Mission  project design and  (CPeMT).  Team Leader)  development  • Dedicated full‐time  b. Work out details of the  Dir/DS/HOD  Scheme/DPR along with  financial implications  • Internal domain  specialists(full‐time)  c. Obtain approvals from  component authority, under  • Internal finance  guidance of EC, for Scheme  representative  implementation  • Internal Technical  d. Transformation and BPR  persons(dedicated  e. Serve as secretariat for EC  full‐time)  f. Appoint Technical Agency,  • Full‐time  External Consultant, empanel  representatives from  development/ Implementing  DIT and NIC   Agency for States  • Any other as deemed  g. Milestones based inputs &     7 Ver 4.2  fit by the Project  approvals to external  Mission Leader  agencies    h. Support and guidance to  States  i. Exercise Strategic Control  j. Ongoing support and  upgrades    2. Explanatory note on Structure       2.1 Central Project e‐Mission Team (CPeMT) should normally be headed by a senior domain  representative from the Line Ministry as the Project Mission Leader. CPeMT will have  members with domain/ process expertise and technical knowledge from the Line Ministry,  representative lead States, and NIC/DIT. Following options may be exercised for creating  CPeMT structure within the government:  a) Line Ministry may identify technical resources within the ministry with adequate skills  and put them on full‐time basis as a part of CPeMT for managing various stages of the  project.  b) Line Ministry may also recruit against existing posts or by creating additional posts at  appropriate levels or by hiring professionals on long term contracts (3 to 5 years).  Assistance of DIT or its nominated body could be taken by the Line Ministry for hiring  professionals from the market.  c) Line Ministry may take technical resources from NIC. If required Ministry may transfer  the  existing/created  posts  for  this  purpose  to  NIC  to  facilitate  hiring  additional  resources by NIC for the Ministry.  Based  on  the  experience  from  past  and  ongoing  e‐Governance  projects,  it  is  strongly  recommended  to  form  a  Dedicated  Project  Team  to  support  the  CPeMT  in  the  implementation of the projects. The details of the Dedicated Project Team3 are covered in a  separate document.  2.2 Based on the requirements additional members shall also be assigned progressively, on full  time  basis,  to  the  extent  feasible.  The  continuity  of  the  key  members  should  be  maintained all through the complete life‐cycle of the project. In case required to ensure  this, additional posts should be created. Domain representatives from the lead States  (representing all the zones) shall provide State level inputs and feedback. CPeMT will                                                               3 The Guideline for Setting up a Dedicated Project Team is available at  http://mit.gov.in/content/templates‐guidelines       8 Ver 4.2  provide  overall  project  leadership  and  take  full  ownership  of  the  project  design,  development including transformation, Change Management and BPR at the core level,  ongoing support, upgrades and shall provide necessary guidance and support to the State  teams for implementation and roll‐out.  2.3 CPeMT will be responsible to coordinate with the Empowered Committee (EC) and shall  also serve as secretariat for EC for the purpose of this Project.    Empowered Committee (EC) CPeMT/SPeMTto oversee Central / State Project e-Mission Strategic Control Team (CPeMT/ SPeMT) Central /State Technical Team Project Advisory Committee Other Relevant Groups (Dedicated Project Team) Outsourced Implementing Agency (IA)   3. Support Structure    3.1 To effectively manage various activities of project development and implementation it is  strongly desirable to have a Dedicated Project Team with the following sub‐groups under  CPeMT :  a) Project Management Group (PMG)  b)  Central Technical Team (CTT)    c)  Processes and Change Management Advisory Committee (PAC).  The Dedicated Project Team could be a part of the CPeMT for smaller project or could  be constituted in the form of a SPV for a very large projects based on the requirements of  the respective Department. Typical constitution and key responsibilities of the above  mentioned groups shall be as follows:              9 Ver 4.2  Constituents Roles    Project  • Senior  a. Vetting deliverables of  Management  Management/Professional  External Consultants  Group (PMG)  person nominated by  b. Strategic Control  Mission leader as  c. Support in reviewing FRS  Chairman  d. Obtaining advice from DIT  • Domain experts (both  e. Counterpart of external  internal and external)  management consultants  • Internal/hired technical  f. Review of cost estimates  experts  g. Support in project  • Experts in IT and project  monitoring and  management  management  • Representative DIT and NIC  h. Advice on Implementation  on need basis  models e.g. PPP etc  • Any other as deemed fit by  i. Guidance in Capacity  the Project Mission Leader  Building      Central Technical  • Senior IT person nominated  a. Provide technology  Team (CTT)  by Mission leader as  leadership    Chairman  b. Support in selection of    • Internal/ hired IT experts  Technical Agency (TA)    • Full‐time representatives  c. Project costing    from NIC   d. Manage core development  • Full time representative  through TA     from DIT  I. Core SRS    • Any other as deemed fit by  II. System Process design    the Project Mission Leader  III. Data Architecture      IV. Enterprise architecture      V. Network requirements    VI. Basic MMI  VII. Define SLAs  e. Ensure standards for S/W  development  f. Strategic control and IPR  g. Technical support to States  in customization and  development  h. Interface with certifying     10