MS Excel 2007. Курс лабораторно- Р практических занятий И У Г Б а к е т о и л б и Б МИНСК БГУ ИР 2013 Министерство образования Республики Беларусь Учреждение образования «Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники» Институт повышения квалификации БГУИР «Институт информационных технологий» Кафедра микропроцессорных систем и сетей Р И У Г Б MS Excel 2007. Курс лабораторно-практических занятий а к е т о и Учебно-методическое пособие л для студентов всех форм обучения и слушателей курсов повышения квалификации б и Б Минск БГУИР 2013 УДК 004.912(076) ББК 32.973.26-018.2я73 В75 А в т о р ы : В. А. Полубок, А. А. Косак Р Р е ц е н з е н т ы : Зав. кафедрой «Экономической информатики», И кандидат технических наук, доцент В.Н. Комличенко; Зав. кафедрой «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизи- У рованных систем» учреждение образования Г «Белорусский национальный технический университет», кандидат технических наук, доцент Н. БН. Гурский. а к П MS Excel 2007. Курс практических занятий : пособие для слушателей курсов е повышения квалификации по дисц. «Основы компьютерной грамотности» / В. А. Полубок [и др.]. – Минск : БГУИР, 2011. – 52 с. : ил. т ISBN 978-985-488-716-6. о В пособии приведены основные теоретические положения работы с табличным и редактором Microsoft Excel 2007. Описаны основные приемы работы с редактором. К каждой теме приведлены практические задания и контрольные вопросы. Пособие предназначено для студентов всех форм обучения и слушателей курсов повышения б квалификации и переподготовки. и Б УДК 004.912(076) ББК 32.973.26-018.2я73 © В.А. Полубок, 2013 © УО «Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники», 2013 Содержание Практическое занятие №1 Интерфейс Microsoft Excel 2007. Создание и редактирование документа в MS Excel 2007 ........................................................ 7 1.1 Теоретические сведения ....................................................................................... 7 1.2 Методические указания к выполнению работы ............................................... 12 1.3 Самостоятельная работа ..................................................................................... 16 1.4 Вопросы для самоконтроля ................................................................................ 19 Р Практическое занятие №2 Работа с функциями. Стандартные функции. 21 2.1 Теоретические сведения ..................................................................................... 21 И 2.2 Методические указания к выполнению работы ............................................... 25 2.3 Самостоятельная работа ..................................................................................... 31 У 2.4 Вопросы для самоконтроля ................................................................................ 36 Г Практическое занятие №3 Финансовые функции в MS Excel 2007. ............. 38 3.1 Теоретические сведения ...............................................Б...................................... 38 3.2 Методические указания к выполнению работы ............................................... 39 3.3 Самостоятельная работа ..................................................................................... 40 а 3.4 Вопросы для самоконтроля ................................................................................ 41 к Практическое занятие №4 Построение диаграмм ............................................. 42 4.1 Теоретические сведения .....................е................................................................ 42 4.2 Методические указания к выполнению работы ............................................... 42 т 4.3 Самостоятельная работа ..................................................................................... 51 4.4 Вопросы для самоконтроля ................................................................................ 52 о Практическое занятие №5. Редактирование, рецензирование и сложное и форматирование в Microsoft Excel 2007. Подготовка документа к печати . 53 5.1 Теоретические сведения ..................................................................................... 53 л 5.2 Методические указания к выполнению работы ............................................... 55 б 5.3 Самостоятельная работа ..................................................................................... 57 5.4 Вопросы идля самоконтроля ................................................................................ 57 Практическое занятие №6. Работа с базами данных в MS Excel 2007/ ........ 59 Б 6.1 Теоретические сведения ..................................................................................... 59 6.2 Методические указания к выполнению работы ............................................... 62 6.3 Самостоятельная работа ..................................................................................... 69 6.4 Вопросы для самоконтроля ................................................................................ 70 Практическое занятие №1 Интерфейс Microsoft Excel 2007. Создание и редактирование документа в MS Excel 2007 1.1 Теоретические сведения 1.1.1 Общие сведения Электронная таблица MS Excel 2007 – интегрированная система, предРназначен- ная для создания и обработки электронных таблиц и списков в виде диаграмм и И графиков функций, подготовки выходных форм документов, сохранения и вывода на печать. У Информация в электронных таблицах сохраняется в виде рабочих книг. Рабочая книга состоит из листов различного типа. Рабочий лист соГстоит из пронумерован- ных строк и столбцов. Столбцы озаглавлены латинскими буквами от A до Z и их Б комбинациями (АА…ZZ). Строки пронумерованы цифрами. На пересечении строк и столбцов образованы ячейки. а Ячейка – основной элемент таблицы. Она обозначается номером столбца и строки. Несколько ячеек образуют диапазонк ячеек. Главный элемент пользовательскогео интерфейса MS Excel 2007 представляет собой ленту, идущую вдоль верхней части окна приложения (рисунок 1.1). т о и л Рисунок 1.1 – Общий вид окна Microsoft Excel 2007 б В новой версии раскрывающиеся меню представлено кнопкой Office (рису- и нок 1.2), иконка которой расположена Б в левом верхнем углу окна. Всю верхнюю часть окна занимает лента главного меню. Выбрав какой- либо его пункт, получаем в свое распо- ряжение необходимые инструменты, представленные в виде значков. Кнопки меню сгруппированы по функциональным признакам. Напри- Рисунок 1.2 – Кнопка Office мер, Главная состоит из следующих групп: Буфер обмена Шрифт Выравнивание Число Стили Ячейки Редактирование Р На панель вынесены наиболее часто используемые кнопки. Если нужной кноп- ки не оказывается на панели, то ее можно И найти, нажав на небольшую стрелочку в пра- У вом нижнем углу определенной группы. При этом изначально показывается всплывающая Г подсказка (рисунок 1.3), она информирует о Б предназначении инструментов. В нижней части окна программы нахо- дится строка состояния (для того, чтобы ее Раисунок 1.3 – Всплывающая подсказка вызвать, и изменить набор отображаемых к элементов, необходимо нажать правой клавишей на нижнюю часть окна). Снимая е или устанавливая флажки соответствующих пунктов меню, можно настроить вид строки состояния по своему желаниют. В левой нижней части окна находятся заклад- ки (Лист1, лист 2…). Нажатие левой клавише на закладку позволяет открыть новый чистый лист. Нажатие на заклоадку со значком «плюс» приводит к добавлению нового листа. В правой нижней части окна находятся инструменты, которые используются для и изменения масштаб, просмотра документа. Так же в строке состояния отображаются л результаты некоторых вычислений (сумма, максимальное число и т.д.). Для того чтобы их увидеть, необходимо выбрать набор чисел (рисунок 1.4.) б 1.1.2 Форматиирование Б Рисунок 1.4 – Некоторые элементы окна Microsoft EXCEL 2007 Основные инструменты форматирования размещены на ленте вкладки Глав- ная: Буфер обмена Шрифт Выравнивание Число Стили Ячейки Р Редактирование И 1.1.2.1 Буфер обмена У На панели расположены четыре основные кнопки: • Вставить; Г • Вырезать; Б • Копировать; • Формат по образцу. а Кнопка Вставить активна лишь в том случае, если в буфере обмена есть ка- кой-то объект. Кнопки Вырезать и Копироквать активны, если есть какой-либо вы- деленный фрагмент текста, рисунок, диаграмма и т.д. е Кнопка Формат по образцу переносит параметры форматирования указанно- т го объекта на выделяемый фрагмент. Чтобы перенести все параметры форматирования на новый абзац, необходимо о выполнить следующие операции: 1 Установить курсор в лиюбом месте абзаца, параметры форматирования которого мы хотим использовать. л 2 Нажать кнопку Формат по образцу. 3 Выделить тексбт, на который надо перенести форматирование. В MS Excel 2007, как и в MS Word 2007 имеется мини-панель инструментов, кото- и рая содержит основные наиболее часто исполь- Б зуемые элементы для оформления данных. В MS Excel 2007 мини-панель не отображается авто- матически при выделении фрагмента листа. Для отображения панели щелкните правой кнопкой Рисунок 1.5 – окно вызова по выделенной области (рисунок 1.5). мини-панели 1.1.2.2 Шрифт С помощью инструментов группы Шрифт (рисунок 1.6) можно изменять размер, тип и начертание шрифта. При применении эффекта подчеркивания можно сразу указать вид линии. Здесь же находятся кнопки, позво- ляющие увеличить/уменьшить размер шриф- Рисунок 1.6 – Окно инструментов та; изменить регистр текста; его цвет; цвет группы Шрифт Р выделенного фрагмента. И Если указанных кнопок форматирования недостаточно для выполнения задачи, при помощи окна Формат ячейки / Шрифт (рисунок 1.7) можно настроить дополни- У тельные параметры форматирования. Г 1.1.2.3 Абзац Б Группа кнопок панели Выравни- ваниеа (рисунок 1.8) предназначена для абзацного форматирования и формати- к рования ячеек. е Первые шесть кнопок предназначены т для выравнивания текста в ячейке (верхние три – по высоте, нижние – по ширине ячей- о ки). Следующая кнопка – Ориентация. Основное ее назначение – задать направле- и ние написания текста. Далее идут кнопки Рисунок 1.7 – Окнол Формат ячеек увеличения/уменьшения абзацного отступа (так называемая «красная строка»). От- б дельно вынесены две кнопки: Перенос текста и Объединить и поместить…. Перено- и са текста используется для переноса текста в ячейке (пБеренос происходит по словам), а Объ- единить и поместить… используется для объ- единения ячеек. При объединении можно указать, где должен располагаться текст. Для изменения параметров страницы Рисунок 1.8 – Группа кнопок панели необходимо перейти в закладку Разметка Выравнивание страницы / Параметры страницы. 1.1.3 Типы данных При работе с MS Excel 2007 в ячейки таблицы вносится числовая и текстовая ин- формация. Значения ячейки могут быть в виде целого (1,2,3), вещественного с десятич- ной точкой (0,01) или экспоненциального числа (1,1Е-2, 25Е2). Текстовая константа – это сама константа. Дата – значение функции дата. Дата вводится в следующей последовательности: день, месяц, год. В качестве разделителя используется точка. При внесении информации необходимо обращать внимание на то, как отформа- Р тирована нужная ячейка. Для форматирования ячеек используется меню Главная / Число (рисунок 1.9). В верху располагается выпадающее меню, позволяющее выбрать И необходимы способ форматирования. По умолчанию установлен формат – общий. У Под выпадающим окном расположены кнопки наиболее часто используемых форматов (денежный, Г Рисунок 1.9 – Меню проценты, числовой), а также кнопки переноса запятойБ группы иконок Число вправо или влево. а 1.1.4 Относительные и абсолютные адреса ячеек к В формулах могут содержаться адреса ячеек трех видов: относительные, абсо- е лютные и смешанные (рисунок 1.10). т Адрес называется относительным, если при изменении местоположения ячей- о ки, содержащей этот адрес, он изменяется по тем же правилам, что и местоположение и ячейки. Относительные адреса записываются л следующим образом: =А1, =B10 и т.д. При ко- Рисунок 1.10 – Пример записи адре- пировании и автозаполнении такие адреса б сов ячеек модифицируются относительно ячейки с и формулой. АдБрес называется абсолютным, если он не изменяется ни при каких измене- ниях местоположения ячейки, содержащей этот адрес. Абсолютные адреса записы- ваются следующим образом: =$A$1, =$B$10 и т.д. Абсолютные адреса удобно использовать при ссылке на ячейку, содержащую неизменные данные для всей таблицы. При работе с абсолютными ссылками встречаются варианты, когда ссылка только по столбцу или строке является абсолютной. В таком случае запись такой ссылки будет иметь следующий вид: A$1 или $A1. Для перехода от относительного адреса к абсолютному и далее к смешанно- му используется клавиша F4. Последовательное нажатие этой клавиши приводит к таким преобразованиям: A1 > $A$1 > A$1 > $A1 > A1. 1.2 Методические указания к выполнению работы 1.2.1 Подготовка документа Р Для установки полей в документе выполните команду Разметка страницы / По- ля / Настраиваемые поля; появится окно диалога «Параметры страниИцы» со следу- ющими вкладками: Страница, Поля, Колонтитулы, Листы. Выбираем вкладку Поля У и устанавливаем размеры полей. Для сохранения текста в виде файла нужно выполнить команду Office / Сохра- Г нить как…. (Следует обратить внимание на то, что MS Excel 2007 по умолчанию со- Б храняет файлы в формате .xlsx. Этот формат не могут читать старые версии про- граммы. Поэтому для того, чтобы документ был совместим с предыдущими версия- ми MS Excel, необходимо сохранять файл в «реажиме ограниченной функционально- сти», т. е. в формате документ Excel 97-2003), появляется окно Сохранение доку- к мента, где указано имя текущей папки, c полем имен файлов, в котором указаны имена е файлов текущей папки, ниже – два поля Имя файла и Тип файла, а также кнопки Со- хранить, Сервис и Отмена. Если хтотите файл набранного документа хранить в те- кущей папке, занесите в поле Имя файла оригинальное имя, под которым собирае- тесь хранить файл с набранноым документом. После нажатия кнопки Сохранить файл документа будет занесен в текущую папку. Если хотите файл набранного до- и кумента хранить в другой папке, нужно сделать выбранную вами папку текущей, л для этого можно использовать кнопку Переход на один уровень вверх. Чтобы откбрыть ранее созданный документ, нужно выполнить команду Office / Открыть. Появляется окно диалога Открытие документа с верхним полем и Папка, где указано имя текущей папки, с полем имен файлов, в котором указаны име- на файлоБв текущей папки, полями Имя файла и Тип файла, куда заносятся имя и тип файла, который вы собираетесь открыть. Если нужный файл хранится в текущей папке, нужно пометить его имя и нажать кнопку Открыть. Если файл хранится в другой пап- ке, нужно сначала сделать эту папку текущей, а затем выполнить процедуру открытия. Чтобы сделать копию документа, выполните команду Файл / Сохранить как…. В поле Имя файла окна Сохранение документа занесите новое имя и нажмите кнопку Со- хранить; получите под новым именем копию исходного документа.