Software Asset Management mit SAM im Gleichgewicht Jutta Friedrich, AVT-Systemverfahrenstechnik Petra Schmitz, Dezernat Organisation und IT(ZHV) AGENDA • SAM: was ist das? Und warum eigentlich? • Der Weg • Der Weg (jetzt mit Rückenwind) • Aktueller Stand • Wo wollen wir hin? 53 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 1 SAM: was ist das? Und warum eigentlich? SAM: Was ist das? Software Asset Management • dient zur zentralen Erfassung und Verwaltung von Softwaredaten wie Lizenzen und Verträgen • stellt Infrastruktur und Verfahren zur Steuerung und Verwaltung des Lebenszyklus von Software Assets zur Verfügung • ermöglicht lizenzrechtliche Absicherung und technische Transparenz über eingesetzte Software und Versionsstände 55 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 2 SAM: und warum eigentlich? Rahmen, Bedeutung und externe Anforderungen • Plausibilisierungsprüfungen und Audits durch Softwarehersteller  Unterlizensierung vermeiden  Veränderte Einstellung der Softwarehersteller gegenüber Hochschulen • Nutzung von Software an Universitäten und Hochschulen  Komplexität im Nutzungs-und Lizenzrecht steigt  dadurch steigender Verwaltungsaufwand  rechtliche Verantwortung gegenüber dem Softwarehersteller 56 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 Haftung bei illegaler Softwarenutzung • Rundschreiben ZHV „Lizensierung von Software“ vom 21.08.2006  „… Der Leiter/Die Leiterin einer Hochschuleinrichtung ist u. U. haftbar, wenn er/sie seine/ihre Sorgfaltspflicht verletzt und keine Maßnahmen zur Kontrolle des illegalen Software-Einsatzes ergreift. Auch Administratoren machen sich strafbar, wenn sie über den Einsatz unlizenzierter Software hinwegsehen…. Ich bitte Sie daher, in Ihrer Hochschuleinrichtung dafür Sorge zu tragen, dass es in Ihrem Bereich keine Lizenzverstöße wie beispielsweise unzulässige Unterlizenzierungen, illegale Software und Missachtung von Lizenzbestimmungen gibt….“ 57 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 3 Beispiele: Komplexität Lizenzrecht • Upgrade/Downgraderecht • Zweitnutzungsrechte • Terminalserver 90-Tage-Regel • Virtuelle Maschinen • Verbindung von OEM-Lizenz und Rechner und Campusteilhabe • … 58 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 Soll-Situation -Ziele • Auditsicherheit der RWTH in Bezug auf das Vorhandensein und die Nutzung von Softwarelizenzen durch technische Transparenz über die eingesetzte Software und Versionsstände • Steuerung und Verwaltung des Lebenszyklus der eingesetzten Software  Übersicht über die vorhandenen Verträge, deren jeweilige Vertragsbestimmungen und Nutzungsregeln • Einsparung von Zeit und Aufwand für manuelle Vertrags-und Lizenzverwaltung und deren Dokumentation • Einsparung Kosten für Lizenzen in den Einrichtungen  Anschaffung einer Software 59 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 4 Der Weg Weg zum gemeinsamen SAM • März 2014: Gründung und Kickoff-Treffen der Projektgruppe SAM inkl. Lenkungsgruppe  Vertreter aus den Lehrstühlen/Einrichtungen  IT Center  Abteilung 7.3  Dezernat 5 • Juni 2014: Workshop zum Thema Lizenzrecht  Lernerfolg: Was geht NICHT?  Tool kaufen, installieren und arbeiten  Keiner muss sich anpassen  „Die zentralen Dienstleister werden es schon richten! “ • September 2014: Aufteilung in Teilprojekte  Organisation (Jutta Friedrich)  Inventarisierung & Bilanzierung (Marc Dünster)  Toolauswahl und –Implementierung (Christoph Stolz)  Projektmanagement (Claudia Schmidt) 61 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 5 Analyse Ist-Situation • Softwarebeschaffung • Softwareinstallation • Lizenzverwaltung: Jede Einrichtung pflegt (oder auch nicht?) eigene Softwareinformationen • Erworbene Lizenzanzahl schwierig • Tatsächliche Nutzung unklar 62 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 Der Weg (jetzt mit Rückenwind) 6 Förderung • Im März 2015 kam die Aufforderung sich für Fördergelder zu bewerben  Projektskizze  Vortrag  Langantrag • Förderung des SAM Projekts aus Landesmitteln (IuK-NRW) • Gemeinsames Projekt RWTH Aachen und FH Aachen • Bedingung: Einführung bis Ende 2015 • Fördersumme: 155.000€ 64 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 Ausschreibung • Vorbereitung der Ausschreibung  Erarbeitung der Anforderungen  Marktschau • Zweistufiges Ausschreibungsverfahren  Teilnahmewettbewerb  Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen  Abgabe der Angebote durch die Anbieter  Bieterpräsentationen • Zuschlagserteilung am 30.10. an die Bietergemeinschaft asknetAG und amandosoftwareGmbH für das Produkt: „Miss Marple“ 65 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 7 Herausforderungen • Datenschutz • Personalvertretungen • Zeitdruck • NRW-Hochschulen beäugen Projekt 66 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 Aktueller Stand 8 Technische Umsetzung Q4 / 2015 • Projekt-Kick-Off (Projektmanagement, Dokumentation, Abnahme) • Basisinstallation / Einrichtung der Hard-und Software Inventarisierung • Customizing • Basisschulung, Schulung Lizenzmanagement Professional • Abnahmetests • Abnahme der Basisinstallation zum Start des Pilotbetriebs 68 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 Nächste Schritte 2016 • Pilotbetrieb in ausgewählten Einrichtungen der RWTH Aachen • Definition der organisatorischen Prozesse • Weitere Schnittstellen zu vorhandener Infrastruktur • Auswertungen und Standard Reports 69 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 9 Wo wollen wir hin? Unser Ziel 2016 • Möglichst viele Einrichtungen erreichen • Einfache Bilanz über alle Produkte aus dem Softwareshop möglich machen • Compliance der beteiligten Einrichtungen 71 2. Infotag des ITCenters | 20. Januar 2016 | Dienstgebäude Kopernikusstraße 6 10