Mental Health Approved Home Program Operator’s Manual Saskatchewan  2015 Table of Contents Section One:  Introduction           1.1 What is a Mental Health Approved Home?    5    1.2 Goal of the Mental Health Approved Home Program    5    1.3 Who are the Residents?      6    1.4 Roles    7    1.5 Recruitment of Approved Homes    9    1.6 Challenges and Rewards    9      Section Two:  Definition of Terms      2.1 Vulnerable Persons Criminal Record Check     (VP‐CRC)    11    2.2 Initial Inspection    11    2.3 Operational Review Inspection    11    2.4 Boarders    11    2.5 Respite Worker     12    2.6 Principal Residence    12    Section Three:  Administrative Matters      3.1 Rates of Payment and Levels of Care    13    3.2 Dealing with Issues and Concerns    13    3.3 Taxes    14    3.4 Trusteeship    15    3.5 Responsibilities of a Trustee    15    3.6 Education and Training    16    3.7 Change of Operator Information    16    3.8 Boarders – Can Other Persons Rent a Room in     the Approved Home?    18    Section Four:  Licensing/Relicensing/Cancelling a License      4.1 Approving a Mental Health Approved Home    19    4.2 Initial Licensing of a Mental Health Approved Home    20    4.3 Maintaining your License    22    4.4 Annual Renewal of License    23    4.5 Cancelling a License    24    4.6 Request for Review by the Ministry of Health    25    4.7 Insurance    25    Section Five:  How Do Residents Get Placed in a Mental Health Approved Home?      5.1 Seven Step Procedure for Resident Placement    27    5.2 Procedure for Increasing the Number of Beds    28    5.3 Procedure for Decreasing the Number of Beds    29    5.4 Residents Leaving the Mental Health Approved Home    29    5.5 Temporary Absences of Residents    31      2015 2 Section Six:  Your Building        6.1 General    32    6.2 Resident Bedrooms    32    6.3 Common Areas    33    6.4 Study Space (if applicable)    34    6.5 Outside Yard and Lawn Space    34    6.6 Bathrooms      34    6.7 Laundry      34    6.8 Private Water    34    6.9 Renovations     35    6.10 Smoking      35    6.11 Fire Prevention Requirements    35    6.12 Home Safety    36    6.13 Pets      37    6.14 Records      37        Section Seven:  Persons Providing Case Planning Supervision and Care of Residents      7.1 Case Planning    7.2 Supervision     38    7.3 Operator’s Overnight Absence(s) from the Home    38                                     7.4 External Employment    38    7.5 Respite Personnel    39                                        Section Eight:  Assessment      41    Section Nine:  Resident Support and Care    9.1 Home Environment    42    9.2 Dress      42    9.3 Personal Hygiene    43    9.4 Recreation      43    9.5 Spiritual Needs    44    9.6 Medical      44    9.7 Consent      45    Section Ten:  Medication Assistance     46    10.0 Medications    Section Eleven:  Resident Records    11.1 Records      50    Section Twelve:  Food    12.1 Storage and Preparation of Food    51    12.2 Food Service Records    52    12.3 Planning Meals    52    12.4 Other      53    2015 3 Section Thirteen:  Other    13.1 Confidentiality    54    13.2 Basic Rights and Privileges of Residents    54    13.3 Standards of Behaviour    56    13.4 First Aid      56    13.5 Transportation    56    13.6 Emergency Planning    57    13.7 Communicable Diseases    61    Section Fourteen:  Resource Materials      14.1  Saskatchewan Approved Private Homes Inc.    62    14.2  Basic Rights of the Mental Health Approved Home Operator  62      Section Fifteen:  Appendixes      Appendix A Approved Home Program Policy on Abuse       Of the Residents    64    Appendix B Mental Health Approved Home Enhancements      Procedures and Guidelines    71    Appendix C Application for Licensing as an Approved Home    77    Appendix D Approved Home Initial License Inspection Report    81    Appendix E Outcome of Visit Report    87    Appendix F Mental Health Approved Home Program               Operator’s Review    88    Appendix G Authorization to Receive Confidential Information    91    Appendix H Letter of Transmittal and DLSA Assessment    92    Appendix I Approved Home Operator’s Orientation Checklist    93    Appendix J Reference Check Questionnaire    95    Appendix K Mental Health Approved Home Program Resident’s              Review    97    Appendix L Mental Health Approved Homes Complaint              Investigation    104    Appendix M Reference Letter Template    105    Appendix N Trustee’s Accounting Report    106    Appendix O Renewal of License Application Form    107    Appendix P Medical Summary Form    114    Appendix Q Confidentiality Agreement    115    Appendix R Operator Service Agreement    116                                      Appendix S License Cancellation Form    121  2015 4 Section One – Introduction 1.1 What is a Mental Health Approved Home? A Mental Health Approved Home is a home that is issued a license under The Mental Health  Services Act.  The Mental Health Approved Home must operate according to the  requirements in The Mental Health Services Act and Regulations, and Mental Health  Approved Home Program Operator Manual.  Approved Homes provide residential services  to persons with mental health issues.  Each approved home has a condition on their license  that requires them to operate in accordance with the most recent edition of the Mental  Health Approved Homes Program Operator’s Manual.    An approved home can become a home if it can generate a positive, nurturing atmosphere  where residents feel:     safe from physical and psychological harm;   accepted by others;   free to express oneself; and   understood.  Note:  When the term “Approved Home” or “Home” is used in this document, it means a  mental health approved home.  1.2 Goal of the Mental Health Approved Home Program The goal of the Mental Health Approved Home Program is to provide a family living  experience for persons who need it.  The operators and the home must facilitate this goal.    Becoming an approved home operator is the beginning of an intense learning experience.   Much of this learning will be on‐the‐job training.  Prior to licensing, operators will receive  an orientation and are required to take courses in Standard First Aid, Food Safety, and CPR,  and generally become familiar with mental health issues.  Ongoing training will also be  available.  Operators are expected to participate in at least one full day of training on an  annual basis.  Most operators who are interested in people and in helping others will be  successful in providing a family like living environment and experience for their residents.    2015 5 Contact your local mental health clinic to obtain information about mental health and  mental illness.  The Schizophrenia Society of Saskatchewan and the Canadian Mental  Health Association are also good resources.    Life experiences can be an asset.  A person who has lived in a family with a person who has  a disability has likely gained great insight that can be useful in operating an approved  home.  Many residents have faced problems in their own life and may have been rejected  and/or misunderstood because of them.  An approved home operator needs a sense of  humour, and must be understanding, patient, quick thinking and respectful.  1.3 Who are the Residents? The residents of the Mental Health Approved Home Program are adult persons who face  serious challenges as a result of mental illnesses such as schizophrenia, bipolar disorder,  depression, and other psychiatric disorders.  They may also have an addiction or legal  problem.  These challenges make independent living difficult.  Medications (injections  and/or pills) are often helpful in managing the symptoms of these illnesses.  For these  medications to work best, good nutrition and regular meals are necessary.  Approved  Homes provide an effective stage between hospital care and a   self‐reliant life.  The Approved Home must provide a low stress living environment with  daily monitoring of mental health issues.    The largest group of persons in Approved Homes have severe mental illness or a disorder  that has remained active for at least one year and often several years.  The illness or disorder  can cause moderate to severe functional disabilities such as:     low stress tolerance;   lack of concentration;   confusion;   overwhelming emotions;   poor judgement; and   learning problems.    Persons with a mental disorder or illness frequently have difficulty finding and maintaining  their own accommodations.  Many require shelter and support because of difficulties  including:     handling and managing money;   lack of life experience and independence;   lack of organizing skills;   issues with self‐care capacities; and  2015 6  lack of support from other persons.  1.4 Roles   The approved home operator is not alone on the job.  There are many people involved in the  psychiatric rehabilitation process.  The following persons all have a role to play in the  Mental Health Approved Home Program:    Resident ‐ A person who lives in the home for purposes of receiving safe and appropriate  care and has received a level of care determined by the Mental Health Program’s Daily  Living Support Assessment (DLSA).    Director of Licensing ‐ An employee of the Ministry of Health.  The Director reviews  appeals by an operator regarding decisions made by a Regional Director.      Regional Director of Mental Health and Addictions – An employee of the Regional Health  Authority (RHA).  The Regional Director approves Approved Home Licenses when he/she  is satisfied that a current or potential approved home operator has demonstrated that he/she  will provide safe and appropriated care to residents in a safe and appropriate environment  according to the applicable approved home requirements in The Mental Health Services Act  and Regulations, and the Approved Home Operator’s Manual.     Approved Home/Residential Coordinator – An RHA employee who works with the  approved homes in the region to ensure that the approved home operator meets the  requirements in order to obtain and maintain their approved home license.  This position  carries out a number of responsibilities including, but not limited to:     Collecting and reviewing all the information required as part of the initial licensing and  renewal of license process.   Conducting initial inspections and annual operational reviews of the approved home to  ensure compliance with the applicable approved home requirements in The Mental  Health Services Act and Regulations and the Approved Home Operator’s Manual.   Making a recommendation with rationale to the Regional Director of Mental Health and  Addictions regarding the status of the initial/renewal application.   Screening applicants.   Ensuring that satisfactory health inspections, fire inspections, fire sprinkler inspections  (if applicable), criminal record checks and other requested information has been  completed, submitted and are current.  2015 7  Ensuring that all relevant information regarding the Mental Health Approved Home  Program is provided to the operator.   Compiling and submitting required statistical information about the Mental Health  Approved Home Program.   Conducting resident reviews.    Ensuring the appropriateness of placements to the Approved Home.   Ensuring that levels of care have been assigned and a rate of pay has been established.   Investigating and evaluating all incidents and complaints in approved homes.   Chairing the Residential Services Advisory Committee meetings for the Mental Health  Approved Home Program, if applicable.   Participate in the design and implementation of provincial evaluation systems for  assessing the adequacy of services provided by the operator and quality of care to the  residents.   Coordinating resources and services as needed by the Mental Health Approved Home  Program (e.g. workshops).  Community Mental Health Nurse/Case Manager ‐ The Community Mental Health  Nurse/Case Manager is responsible for treatment planning and ongoing resident  management that may include:     developing a treatment plan and setting rehabilitation goals with the resident;   monitoring the resident’s mental state;   giving injection type medications;   meeting with the resident on a regular basis;   providing information about the resident to the approved home operator; and   coordinating services and programs for the resident.    Psychiatrist ‐ The Psychiatrist is a medical doctor with a specialty in psychiatry working  with the   health region and responsible for the diagnosis of mental illnesses and disorders, and  carries out medical and psychiatric treatment including:     reviewing and prescribing medications for residents;   monitoring the resident’s mental state on a regular basis;   participating in treatment planning for residents; and   admitting and discharging residents to and from the hospital.    Approved Home Operator – An approved home operator is a person who has been issued a  license to operate an approved home at a specific location.  This person works with the  resident and the rest of the resident’s care team to provide safe and appropriate care and  support to residents in a safe and appropriate environment.  The operator operates the  2015 8 approved home in accordance with The Mental Health Services Act and Regulations, and the  Mental Health Approved Home Operator’s Manual.    The approved home operator is part of the rehabilitation team working in cooperation with  psychiatrists, community mental health nurses, social workers and other service providers.   The operator is frequently the communication link among team members.    Residential Services Advisory Committee ‐ Each RHA may have an advisory/review  committee to help in the interpretation of the regulations/policies and the resolution of  disputes that may be experienced by the operators, residents or RHA staff.  The committee  may consist of three or more members who are appointed by the Regional Director of  Mental Health or designate.  1.5 Recruitment for Approved Homes When there is a specific or general need for additional approved homes in an RHA,  appropriate strategies may be used by the RHA for recruitment.    1.6 Challenges and Rewards Challenges ‐ For approved home operators, having a house full of new household  members‐ each with their own personalities, special needs and disabilities ‐  may create a  challenging situation.  Some challenges identified by approved home operators include:     lack of personal privacy for self and family;   hard to get away for outings, holidays and family crisis events;   lack of information about residents;   residents who may be unappreciative;   lack of support from professional staff;   amount of work involved;   smoking (amount, danger, damage, requesting and cost);   lack of activities and programs for residents;   motivating residents to be involved in meaningful activities;   challenging residents; and   tragic events such as deaths, suicide attempts, etc.          2015 9 Rewards ‐ Along with the challenges that the approved home operator may face, there are  rewards to be gained.  Approved home operators have identified the following rewards  they receive from their work:   Seeing residents improve and grow.   Knowing you have contributed to change in a resident.   Learning from other people.   Seeing personal growth and self‐improvement.   Being able to work from home.   Learning about mental health problems.   Earning an income for myself and family.   Enjoying the good times with “my people.”   Receiving thanks and appreciation.   Being part of a team effort.   Creating a family feeling and home atmosphere.    2015 10