Memorandum of Agreement between the City of San José and the Santa Clara Valley Water District for Trash Prevention and Removal 2011‐2012  ANNUAL REPORT  AUGUST 31, 2012    PREPARED BY:  CITY OF SAN JOSÉ  SANTA CLARA VALLEY WATER DISTRICT Cover Picture:   District staff works to break up a blockage of woody debris in Coyote Creek. City of San José and Santa Clara Valley Water District   2011‐2012 Trash MOA Annual Report      INTRODUCTION  This  report  summarizes  the  annual  activities associated with the City of San  José  (City)  and  the  Santa  Clara  Valley  Water District (District) Memorandum of  Agreement  for  Trash  Prevention  and  Removal Services (Trash MOA).  The City  Council  and  District  Board  approved  the  Trash MOA in September 2004 and revised  it in February 2008.  The Trash MOA is  implemented  by  a  Joint  Trash  Team  Tr (Attachment A) comprised of staff from the  ashraftonCoyoteCreek District and City.  Oversight of the Joint  Trash Team and its efforts is provided by the Executive Committee (Attachment B), comprised of  management from the District and City.  The Work Plan included five tasks:   Monthly Encampment Cleanup Program   Weekly Encampment Cleanup Program   Partnered Cleanup Projects Program   Other Trash Prevention & Removal Activities    Develop Annual Trash MOA Work Plans and Reports  The Trash MOA specifies that the Joint Trash Team shall prepare an Annual Report, describing the status  of work plan activities by August 31st of each year.  This report is intended to provide a status update  and  to  highlight  relevant  activities,  successes,  and  challenges  associated  with  each  objective  in  accordance with the Trash MOA. In addition, the Trash MOA requires tracking and reporting the cleanup  program costs.  These costs are detailed and summarized in Attachment C.  In FY 2011‐12, the most significant development for the Trash MOA was the City’s temporary suspension  of clean‐up activity associated with homeless encampments.  In March 2012, the encampment cleanup  program was suspended and initiated a review of the City’s policies and procedures for handling and  storage of personal property recovered as part of encampment removal.  During the suspension period  the Joint Trash Team continued to receive and track encampment reports from the public, and noticed  an increase of over 20% in the volume of calls received by the District. After two months of review the  City and District developed new procedures with enhanced outreach and property management. The  Joint Trash Team began implementing cleanups with these new protocols on a limited basis ‐‐ Phase I ‐‐  on small encampments sites in May 2012.  The purpose of the new protocol is to ensure that private  property rights are protected.   The new procedures included updated noticing at the targeted encampment prior to the day of the  cleanup.  City staff, accompanied by SJPD Officers, post signs at the cleanup sites at least 72 hours in  ‐ 1 ‐ City of San José and Santa Clara Valley Water District   2011‐2012 Trash MOA Annual Report      advance to warn that all materials will be collected and disposed of and that any valuables found will be  stored by the City for 90 days and can be claimed by contacting the Encampment and Homeless  Outreach Hotline staffed by EHC Lifebuilders.   A further enhancement to the approach has been enhanced coordination with the City’s Housing  Department and non‐profit homeless services partners, such as the Downtown Streets Teams and EHC  Lifebuilders, to provide outreach and support to the homeless in the targeted encampments. The  outreach teams work to assist the homeless with temporary housing in advance of the cleanup and  connection with social services. The outreach workers also encourage the homeless to sort their  possessions from trash and pack their belongings.  EHC Lifebuilders also partners with the City to be the  contact point for homeless persons when requesting the return of property stored by the City.  This  allows another opportunity for EHC to offer their assistance while making it easier for homeless persons  to request their items. In addition, the District and City call centers refer the public to the homelessness  hotline, provided by the Housing Department and its partner EHC Lifebuilders, to report locations of  encampments so that outreach may begin as soon as possible.  Results of the new approach and impacts to City and District resources are currently under evaluation,  and City and District staff continue to work collaboratively to determine the most cost‐effective options  for on‐going encampment cleanups.     The remainder of this report summarizes the activities completed under the MOA prior to the  suspension of the encampment cleanup program, as well as completed Partnered Cleanups.    E ncampment site on Coyote Creek before and after cleanup   ‐ 2 ‐ City of San José and Santa Clara Valley Water District   2011‐2012 Trash MOA Annual Report        TASK 1  MONTHLY ENCAMPMENT CLEANUP PROGRAM  DESCRIPTION AND STATUS  The monthly encampment cleanup program focuses on the  removal of active illegal encampment sites and was led by  the City.  Activities are typically conducted during the  weekend, averaging no more than one day per month with  a maximum of 10 per year.  These cleanups typically occur  on Saturdays, and sites are selected by the Joint Trash team  based on complaints from the public.  Monthly cleanups  were performed on the dates listed in Table 1.   In FY11‐12, seven (7) monthly encampment cleanups were  performed. For monthly encampment cleanups, the San  José Police Department (SJPD) arranged for and supervised  a labor crew from the County Department of Corrections.   The Water District provided rear‐loading trash compactor  trucks, drivers, portable sanitation equipment, tools, and  supplies, as well as personal protection equipment for the  Shopping carts at encampment site  workers at the direction of the SJPD.  The City’s  Environmental Services Department (ESD) paid for the disposal collected debris.   EVALUATION  Successes   Use of the San José City Waste Disposal Authorization forms for disposal of non‐hazardous trash  streamlined the disposal process and lowered disposal costs.    Shared and consolidated cleanup data collected by District and City staff on a quarterly basis to  provide timely communication of progress throughout the fiscal year.   Developed  new  partnerships  and  information  sharing  with  the  Housing  Department,  EHC  Lifebuilders,  and  Downtown  Streets  Teams  to  provide  support  for  reducing  homeless  encampments.  TABLE 1: MONTHLY ENCAMPMENT CLEANUP DATA  Date  Creek Locations  Debris Removed (cy)  Total removed (tons)  ‐ 3 ‐ City of San José and Santa Clara Valley Water District   2011‐2012 Trash MOA Annual Report      7/16/11  Coyote Creeks at Brokaw Rd., O’  76  11.86  Toole Rd., Umbarger Dr., and   Capitol Expressway  8/20/11  Coyote Creek at Umbarger Dr., Old  86  11.41  Oakland, Schallenberger Dr., and   Ridder Park Dr.  9/17/11  Coyote Creek at Remillard Crt. 40  4.36  10/8/11  Coyote Creek at Corie Crt., Old  60  11.64  Oakland Rd., Schallenberger Dr., and  Ridder Park Dr.  11/5/11  Coyote Creek at Ridder Park Dr.,  72  11.84  Brokaw Rd., and O’ Toole Rd.  12/4/11  Guadalupe River from HWY 880 to  44  8.84  Airport Parkway and Coyote Creek at  Umbarger Dr.  2/4/12  Coyote Creek at Corie Crt., Old  104  13.33  Oakland Rd., Schallenberger Dr.,  Ridder Park Dr., Brokaw Rd., and O’  Toole Rd.  Grand Total  482  73.28    TASK 2  WEEKLY ENCAMPMENT CLEANUP PROGRAM  DESCRIPTION AND STATUS  The weekly encampment cleanup program  usually focuses on the cleanup of inactive  illegal  encampment  sites,  but  may  also  include cleaning active illegal encampment  sites.    The  weekly  encampment  cleanup  program  is  led  by  the  District  under  the  auspices  of  this  Trash  MOA  and  the  District’s  Clean  Safe  Creeks  –  Good  Neighbor  Program.  Assistance  from  the  SJPD is scheduled in advance for cleanups  that include active encampments.  Activities  are typically conducted Monday thru Friday,  approximately one day per week.    Encampment on the banks of the Guadalupe River In  the  Guadalupe  watershed,  cleanup  ‐ 4 ‐ City of San José and Santa Clara Valley Water District   2011‐2012 Trash MOA Annual Report      activities are performed by the quarterly cleaning of an assigned ‘route’ of high priority reaches of  creeks in the Guadalupe Watershed. Coverage of the route includes inspection for encampments and  removal of trash as needed. In the Coyote watershed, cleanup activities are done 150 ft upstream and  downstream of road bridge crossings of the creeks. The weekly cleanup activities which meet the  requirements of the MOA are totaled quarterly based on the fiscal calendar of July 1st to June 30th  annually.   The Joint Trash Team began implementing Phase I cleanups on small encampments sites in May 2012.   The first sites to be cleaned under the new guidelines during this reporting period were Guadalupe River  downstream of Julian to the railroad trestle and Coyote Creek from Selma Olinder Park upstream to  Highway 280. For these cleanups the District provided a crew from the San José Conservation Corps and  the garbage compacting truck with drivers. The City provided two police officers for security and staff to  survey the encampment sites for abandoned property and inventory it for storage. The City also  provided storage space for any found property. Under the enhanced outreach conducted under Phase I  implementation, 8 people were moved out of creek encampments and housed.    Evaluation  Successes   Streamlined hand‐off of City Waste Authorization Forms between City and District’s Guadalupe  watershed staff.   Successful coordination of cleanups and data reporting with Clean Creeks, Healthy Communities  project.   Developed  new  partnerships  and  information  sharing  with  Housing  Department,  EHC  Lifebuilders,  and  Downtown  Streets  Teams  to  provide  support  for  reducing  homeless  encampments.  TABLE 2: WEEKLY ENCAMPMENT CLEANUP DATA  DATE  CREEK LOCATIONS  CUBIC YARDS REMOVED    TOTAL TONS REMOVED  Q1 (9/30/11)  Guadalupe Rv., Los Gatos Ck. 109  11.21  Q2(12/31/11)  Guadalupe Rv., Los Gatos Ck.,  81  10.21  Alamitos Ck., Canoas Ck.,  Thompson Ck.  Q3 (3/30/12)  Guadalupe Rv., Los Gatos Ck. 132  14.73  Q4 (6/30/12)  Guadalupe Rv., Coyote Ck.* 71  12.85  Grand Total  393  49  *Cleanups  were  part  of  Phase  I  trial  of  new  encampment  removal  protocols. ‐ 5 ‐ City of San José and Santa Clara Valley Water District   2011‐2012 Trash MOA Annual Report        TASK 3  PARTNERED CLEANUPS PROJECTS   DESCRIPTION AND STATUS  The partnered cleanup program helps to  address sites that due to their location,  site‐specific  safety  concerns,  source,  and/or nature of debris, are not included  in  regular  operations  and  maintenance  activities of either the City or the District.   These  sites,  by  the  nature  of  their  selection  criteria,  are  often  more  challenging  to  access  and  clean.  While  these  sites  do  not  generate  a  large  amount  of  debris  compared  to  encampment  cleanups,  they  do  have  a  significant amount of trash and litter that  District staff remove a trash raft would  otherwise  remain  in  the  waterways. These cleanups are coordinated by both City and District staff on the Joint Trash Team.  The  City and the District may collaborate on up to five (5) partnered cleanups per year.    Three (3) partnered cleanups were performed during FY 11‐12. With trash hot spot cleanups required by  the San Francisco Regional Water Quality Control Board through the Stormwater Permit, many sites that  frequently would be problem areas are being addressed through the regular operations of the City or  District. Therefore this fiscal year, partnered cleanups focused on areas with deep water or significant  blockage(s) in the channel that required special equipment to remove. In addition due to the temporary  suspension  of  the  encampment  cleanup  program,  many  of  problem  areas  brought  to  the  team’s  attention were also active encampments which could not be addressed due to safety issues.   This year, the Joint Trash Team tried connecting the partnered cleanup activity with local volunteer  groups. In February the Joint Trash Team reached out to the Guadalupe River Park Conservancy (GRPC)  to organize a volunteer cleanup in coordination with a partnered cleanup of the trash that winter storms  had left on Guadalupe River throughout the park. The Joint Trash team organized to cleanup up the hard  to access locations in the park and remove the homeless encampments in advance of the volunteer  cleanup.  The  GRPC  volunteers  followed  that  Saturday  and  continued  the  cleanup  efforts  on  the  accessible west bank of the river. By partnering with the GRPC, the Joint Trash team was able to clean  up the river and raise awareness among volunteers as to the volume of trash and litter reaching local  waterways.  ‐ 6 ‐ City of San José and Santa Clara Valley Water District   2011‐2012 Trash MOA Annual Report        TABLE 3: PARTNERED CLEANUP DATA  DATE  CREEK  DEBRIS  TYPES OF  CITY PROVIDED:  DISTRICT PROVIDED:  REMOVED  DEBRIS  TONS  CY  7/12/11  Guadalupe  1.0  15 Trash  Senior Maintenance  2x District Maintenance  Rv., Skyport  accumulation,  Worker II & compactor  Worker , Biologic  Dr. north  trash and  truck, DOT  assessment and sign‐off  towards  debris from  Maintenance Worker II  Airport  camps  & AWP crew,  San José  Parkway.  Conservation Corps  crew, Disposal costs   10/12/11  Coyote Creek  0.9  15 Trash  Senior Maintenance  2x District Maintenance  downstream  accumulation,  Worker II & compactor  Worker , Boat &  of Phelan  trash and  truck, DOT  equipment, Biologic  debris from  Maintenance Worker II  assessment and sign‐off  dumping  & AWP crew,  Downtown Streets  Team Crew, Disposal  costs  2/23/11  Guadalupe  1.8  16 Trash  Senior Maintenance  2x District Maintenance  &  Rv., Julian St.  accumulation,  Worker II, DOT Senior  Worker & Compactor  2/25/11  to Hedding  trash and  Maintenance Worker &  Trucks, SJCC Crew,  St.  Storm debris  AWP crew, Volunteer  Biologic assessment and  Cleanup Supplies,  sign‐off  Disposal Costs    Total  3.7  46          EVALUATION  Successes   Identifying and prioritizing sites that are not included in regular operations and maintenance  activities of either the City or the District.   Engaging volunteers in coordination with Joint Trash Team cleanup   Share and consolidate cleanup data collected by District and City staff on a quarterly basis to  provide timely communication of progress throughout the fiscal year.   Coordinating within City and District to identify when an MOA work site overlaps with Clean  Creeks, Healthy Communities area and coordinate with Downtown Street Teams volunteers   Challenges/Improvements for 2012‐2013   Networking with District and City partners to identify a broader list of potential cleanup sites  ‐ 7 ‐ City of San José and Santa Clara Valley Water District   2011‐2012 Trash MOA Annual Report       Use cleanups for outreach and education purposes   TASK 4  OTHER TRASH PREVENTION & REMOVAL ACTIVITIES    TASK 4‐1: CLEAN CREEKS, HEALTHY COMMUNITIES PROJECT  DESCRIPTION AND STATUS  The City, in partnership with District, have  been awarded a grant from the US EPA  Region  9  San  Francisco  Water  Quality  Improvement  Fund  grant  program  to  initiate  the  Clean  Creek,  Healthy  Communities project. The project goal is  to improve water quality in Coyote Creek  by  reducing  the  volume  of  trash  that  pollutes the creek as a result of homeless  encampments, illegal dumping, and litter.  Over  the  four  year  term  of  the  grant  project  the  City  in  partnership  with  the  Downtown Street Teams members cleaning up Coyote Creek  District,  San  José  State  University,  Downtown Streets Team, and other community organizations will clean up a target area of Coyote  Creek,  engage  the  neighboring  communities  to  expand  their  role  as  creek  stewards,  engage  the  homeless in removing trash from Coyote Creek by supplying incentives, training, and a path out of  homelessness, and implement a plan to prevent illegal dumping.   The Joint Trash Team supports the Clean Creeks, Healthy Communities project through coordinating and  conducting a minimum of two encampment cleanups in the project area annually and providing data on  the volume of trash removed to the Project Manager. During FY11‐12 the Joint Trash Team organized  two cleanups in the project area, one at Story Road in September of 2011 and one at Selma Olinder Park  in June of 2012. In both cases the data was quickly incorporated into the tracking of the project outputs  for the Clean Creeks Healthy Communities reporting.   The Joint Trash Team also coordinated with the Downtown Streets Team to conduct targeted outreach  to the homeless in the affected camps in advance of the cleanups. The Downtown Streets Teams is a  non‐profit partner for the Clean Creeks, Healthy Communities project  that had been conducting weekly  outreach and trash cleanup around the encampments since September of 2011. They had established a  relationship with the homeless in the encampments and used that relationship to encourage many of  the  encampment  residents  to  accept  assistance,  pack  their  belongings,  and  move  out  of  the  encampment. They also were present on the day of the encampment cleanups to talk with and help any  ‐ 8 ‐