AUTORITE DU BASSIN DE LA VOLTA BASIN AUTHORITY VOLTA Direction Exécutive Executive Directorate Benin-Burkina Faso-Côte d’Ivoire-Ghana-Mali-Togo PROJET DE MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME D’ACTION STRATEGIQUE DU BASSIN DE LA VOLTA MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Version définitive après non-objection de la Banque Mondiale Novembre 2015 SIGLES ET ACRONYMES ABV Autorité du Bassin de la Volta AID/ IDA Association Internationale de Développement AMI Avis à Manifestation d’Intérêt AOI Appel d’Offres International AO Appel d’Offres B/C Bon de Commande BCEAO Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest BIRD Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement B/L Bordereau de Livraison BM Banque Mondiale CA Commission d’Analyse et d’Evaluation CP Comité de Pilotage CD Compte Désigné CF Contrôleur Financier CIWA Cooperation in International Waters in Africa DAF/ABV Directeur Administratif et Financier de l’ABV DAO Dossier d’Appel d’Offres DE/ABV Directeur Exécutif de l’ABV DEA/ABV Directeur Exécutif Adjoint de l’ABV DP Demande de Proposition DPD Demande de Paiement Direct DRF Demande de Remboursement de Fonds ECD Etats Certifiés de Dépenses FEM/GEF Fonds pour l’Environnement Mondial/Global Environment Facility ODP Objectifs de Développement du Projet OMD Objectifs du Millénaire pour le Développement ONG Organisation Non Gouvernementale PAS Plan d’Action Stratégique PFN Point Focal National PPM Plan de Passation des Marchés PTA Plan de Travail Annuel PTAB Plan de Travail Annuel Budgétisé PV Procès-Verbal SPM Spécialiste en Passation des Marchés RSF Rapports de Suivi Financier SCBD Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé SED Sélection par Entente Directe SGF Spécialiste en Gestion Financière SMC Sélection au Moindre Coût SQFC Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût SYSCOHADA Système Comptable de l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires TDR Termes De Référence UCP Unité de Coordination du Projet UNDB United Nations Development Business (Périodique des Nations Unies) VSIP Volta Basin SAP Implementation Project (Projet de Mise En Œuvre du Programme d’Action Stratégique du Bassin de la Volta). VSIP- Manuel de procédures administratives, comptables et financières ii SOMMAIRE Introduction ......................................................................................................................................................................... iv GENERALITES ..................................................................................................................................................... 1 0.1 Objectifs du manuel ....................................................................................................................................................... 2 0.2 Mécanisme de veille, de réactualisation et de révision du manuel ............................................................................... 3 0.3 Structure du manuel....................................................................................................................................................... 4 PARTIE 1 : PRESENTATION DU VSIP ............................................................................................................. 5 1.1 Objectifs du VSIP ........................................................................................................................................................... 6 1.2 Composantes et coûts du VSIP ...................................................................................................................................... 6 1.3 Documents fondamentaux régissant la mise en œuvre du VSIP .................................................................................. 9 1.4 Dispositif institutionnel de mise en œuvre du Projet ................................................................................................... 10 1.5 Organisation administrative du Projet ....................................................................................Erreur ! Signet non défini. PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES .......................................................................................... 28 2.1 Gestion du courrier ...................................................................................................................................................... 29 2.2 Gestion de l’information et reporting de l’information financière ............................................................................. 32 2.3 Gestion du personnel .................................................................................................................................................... 36 2.4. Gestion des missions.................................................................................................................................................... 56 2.5 Gestion des stocks de fournitures et valeurs ................................................................................................................ 60 2.6 Gestion des immobilisations ......................................................................................................................................... 69 PARTIE 3 : PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES ..................................................................... 79 3.1 Généralités .................................................................................................................................................................... 80 3.2 Passation des marchés de fourniture de biens et de travaux ....................................................................................... 85 3.3 Passation des marchés des services de consultants ................................................................................................... 100 3.4 Formations, ateliers, voyages d’études et conférences .............................................................................................. 121 3.5 Suivi des marchés ....................................................................................................................................................... 122 3.6 Règlement des différends ........................................................................................................................................... 123 3.7 Rapport sur la passation des marchés ....................................................................................................................... 124 3.8 Réception des marchés ............................................................................................................................................... 125 PARTIE 4 : PROCEDURES FINANCIERES ................................................................................................. 142 4.1 Mobilisation des ressources ....................................................................................................................................... 144 4.2 Gestion de la trésorerie .............................................................................................................................................. 151 4.3 Gestion de la caisse de menues dépenses ................................................................................................................... 159 PARTIE 5 : PROCEDURES BUDGETAIREs ................................................................................................. 162 5.1 Généralités .................................................................................................................................................................. 163 5.2. Elaboration du Plan de Travail Annuel (PTA) ........................................................................................................ 165 5.3 Exécution du Budget .................................................................................................................................................. 167 5.4 Suivi du Plan de travail et du budget ......................................................................................................................... 168 PARTIE 6 : PROCEDURES COMPTABLES .................................................................................................. 171 6.1. Cadre comptable général........................................................................................................................................... 172 6.2 Organisation comptable ............................................................................................................................................. 177 6.3 Guide d’imputation comptable ................................................................................................................................... 180 PARTIE 7 : PROCEDURES DE contrôle FINANCIER et technique ............................................................ 192 7.1 Principe du contrôle financier ................................................................................................................................... 193 7.2 Les mécanismes de contrôle interne .......................................................................................................................... 194 7.3 Contrôle Financier interne ........................................................................................................................................ 197 7.4 Contrôle financier externe ......................................................................................................................................... 198 7.5 Procédures de suivi techniques au sein du Projet ..................................................................................................... 201 7.6 Les missions de supervision technique ...................................................................................................................... 202 Annexes – Procédures administratives, comptables et financière .................................................................... 203 VSIP- Manuel de procédures administratives, comptables et financières iii Introduction Le présent document décrit l’organisation et les procédures de gestion administrative, financière et comptable du « Volta Basin SAP Implementation Project (VSIP) » (Projet de Mise En Œuvre du Programme d’Action Stratégique du Bassin de la Volta). La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci- après : - Offrir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable conforme :  aux principes de gestion généralement admis ;  aux dispositions de l’Accord de financement CIWA N°TF016611 ;  aux dispositions de l’Accord de financement avec le GEF ;  au document d’évaluation du Projet ;  aux Directives de la Banque Mondiale applicables en matière de gestion financière sur les Projets sur financement de l’IDA ;  aux Directives de la Banque en matière de passation des marchés, de sélection de consultants et de décaissement pour les investissements avec participation des communautés ;  au cadre comptable OHADA ; - permettre à tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du Projet de comprendre l'organisation des fonctions, des tâches et le système de traitement de l'information comptable et financière ; - optimiser les circuits d’information (circulation des documents) afin de rendre plus disponibles les différents documents relatifs à la mise en œuvre du Projet ; - mettre en œuvre enfin, un système de contrôle interne efficace. Les procédures désignent ici l'ensemble des instructions d'exécution des tâches, les documents utilisés, leur diffusion et la périodicité de cette diffusion, leur conservation, les contrôles à mettre en place, les autorisations et les approbations, les règles à respecter, l'enregistrement et le traitement des opérations de manière à assurer la fiabilité et la pertinence de l’information comptable et financière. Il constitue un élément essentiel dans la mise en place du système de suivi financier et comptable du Projet, et permet à l’Unité de Coordination du Projet (UCP) de conduire tous les aspects de la gestion des activités prévues de façon optimale. VSIP- Manuel de procédures administratives, comptables et financières iv GENERALITES MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES GENERALITES Rédigé en Folio VSIP OBJECTIFS DU MANUEL Novembre 2015 1/1 0.1 Objectifs du manuel Le manuel de procédures formalise les principales procédures de gestion administrative, financière et comptable du VSIP. Il a pour objectifs de : - fournir un cadre formel d’exécution des opérations ; - décrire l’organisation administrative, financière et comptable ; - décrire les procédures d’exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace ; - formaliser les contrôles à effectuer ; - garantir la sincérité et la régularité des opérations ; - servir de référentiel à l’exécution des opérations ; - décrire les procédures à mettre en œuvre par les différents acteurs intervenant dans la réalisation du Projet (personnel comptable, administratif, financier et technique) ainsi que les tâches qui leur incombent, - utiliser de façon optimale et pour une meilleure efficacité l’ensemble des moyens mis en œuvre à savoir :  le moyen temps,  les moyens humains,  les moyens matériels,  les moyens financiers. VSIP- Manuel de procédures administratives, comptables et financières 2 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES PRESENTATION DU MANUEL Rédigé en Folio VSIP MISE À JOUR DU MANUEL Novembre 2015 1/1 0.2 Mécanisme de veille, de réactualisation et de révision du manuel 0.2.1 Modification des procédures La tenue à jour du présent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet, s’il n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera tenue par l’UCP pour permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu’une modification sera effectuée. La mise à jour du manuel peut être motivée par : - des changements dans l’organisation ou dans les activités du VSIP suivant les décisions des autorités de tutelle et/ou des bailleurs de fonds, - des modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles, - des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des tâches lui incombant. 0.2.2 Responsabilités de la mise à jour du manuel La responsabilité de la mise à jour du manuel de procédures incombe à l’UCP, responsable de la mise en œuvre des activités du Projet. Elle décide en outre des copies à mettre à la disposition des utilisateurs. La décision de modification des procédures existantes est prise à son initiative. 0.2.3 Méthodologie de mise à jour Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée par les utilisateurs ou sur recommandation de l’auditeur, le Coordonnateur convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet. Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. A l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants : - les procédures devant être modifiées, - les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées, - les principes des modifications à apporter, - la personne ou le consultant chargé de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le Manuel, - un comité technique ad hoc restreint au sein de l’UCP dans lequel peut siéger au besoin un consultant indépendant en organisation et gestion financière chargé de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le manuel. Après l’adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel par le Comité ad hoc, le Coordonnateur fait distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés. Le Secrétariat doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel et les références de transmission des nouvelles sections. Les modifications apportées doivent être soumises aux bailleurs de fonds pour avis de non objection. VSIP- Manuel de procédures administratives, comptables et financières 3 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES PRESENTATION DU MANUEL Rédigé en Folio VSIP STRUCTURE DU MANUEL Novembre 2015 1/1 0.3 Structure du manuel Le manuel est structuré de manière à faciliter son exploitation et sa mise à jour afin de l’adapter à l’évolution de l’organisation de l’UCP, des programmes et des procédures formalisées. Il comprend sept parties : ► Partie 1 : Présentation du Projet de Mise en Œuvre du Programme d’Action Stratégique du Bassin de la Volta, ► Partie 2 : Procédures administratives, ► Partie 3 : Procédures de Passation des Marchés, ► Partie 4 : Procédures financières, ► Partie 5 : Procédures budgétaires, ► Partie 6 : Procédures comptables, ► Partie 7 : Procédures de contrôle financier et technique. VSIP- Manuel de procédures administratives, comptables et financières 4 PARTIE 1 : PRESENTATION DU VSIP VSIP- Manuel de procédures administratives, financières et comptables MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES PRESENTATION DU VSIP Rédigé en Folio VSIP OBJECTIFS ET COMPOSANTES DU VSIP Novembre 2015 1/3 1.1 Objectifs du VSIP Le projet vise à améliorer la capacité de l’Autorité du Bassin de la Volta (ABV) pour la gestion des ressources en eau transfrontalière. Le projet propose d’accomplir cela par des activités de développement institutionnel qui répondent aux principales faiblesses de l’institution et la réalisation d’actions prioritaires du Programme d’Action Stratégique, qui se traduira en bénéfices environnementaux et moyens de subsistance directs. 1.2 Composantes et coûts du VSIP 1.2.1 Composantes du Projet Le projet est mis en œuvre à travers les quatre composantes ci-dessous : Composante 1 : Elaboration de la charte de l’eau pour le bassin de la Volta Le but de cette première composante est de développer une charte de l'eau qui définit les rôles et les responsabilités des pays riverains en matière d'utilisation des ressources en eau, de renforcer les fondements de l’ABV en vue de promouvoir des politiques d’eau combinées et harmonisées dans le bassin et de définir des principes directeurs pour le développement et la gestion de ressources en eau améliorées pour le bassin tel qu'une meilleure intégration de la GIRE, où les ressources transfrontalières sont concernées. La charte de l'eau a pour objectif de : (i) faciliter le dialogue et la coopération entre les Etats membres dans la planification et l'exécution des programmes et projets qui touchent les ressources en eau ; (ii) renforcer la solidarité et promouvoir l'intégration sous régionale et la coopération économique entre les Etats membres ; (iii) définir les réglementations pour l'utilisation des ressources en eau du bassin en déterminant les modalités de la répartition des ressources en eau entre les différents secteurs et les bénéficiaires associés ; (iv) définir les réglementations sur la conservation et la protection de l'environnement, particulièrement celles concernant la qualité de l'eau ; (v) renforcer la collaboration sur la gestion des inondations et définir les modalités pour l’échange des données hydrométéorologiques et les informations sur les inondations ; et (vi) définir les modalités pour la participation des usagers de l'eau dans la prise de décision sur la gestion des ressources en eau du bassin de la Volta. Les activités dans le développement de la charte de l'eau comprendraient : une étude légale et diagnostique, la préparation et consultation sur le projet de charte et diffusion du document signé. La communication de la charte finale de l'eau permettra de s'assurer que tous les acteurs connaissent leurs droits et responsabilités dans le plan de communication sous la composante 2. Composante 2 : Facilitation du dialogue, du contrôle et du suivi du projet Afin de mieux jouer son rôle de coordination, le plan stratégique pour la période 2010 -2014 recommande que l’ABV mette en place un Comité de gestion et de réglementation du bassin qui sera responsable, entre autres, de la diffusion de l'information sur des projets en cours et planifiés dans les Etats membres et généralement, de l’amélioration de la coordination et le suivi des projets à l’échelle du bassin. Cette activité renforcera enfin la gestion durable des ressources en eau du bassin de la Volta à travers : (i) l’accélération du dialogue, le transfert et le partage de connaissance ; (ii) la diffusion efficace d'information sur les initiatives en cours et prévues dans le bassin de la Volta pour la coordination et le suivi ; (iii) l’identification de futurs projets de collaboration ; (iv) la promotion du dialogue avec les acteurs sur les VSIP- Manuel de procédures administratives, financières et comptables 6