La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture : Guide pratique pour les petites équipes La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture 1 Guide pratique pour les petites équipes La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture : Guide pratique pour les petites équipes Johanne Turbide, Isabelle St-Louis et Verónica Zúñiga-Salas Adaptation : Diane Chevrier, Christine Harel et Caroline Target Groupe de recherche sur les organismes à but non lucratif communautaires ou culturels HEC Montréal Projet d’intervention pour de nouvelles pratiques en gestion dirigé par Johanne Turbide La présente publication est produite avec la participation financière du ministère de la Culture et des Communications du Québec et de HEC Montréal. Copyright © 2014. École des Hautes Études Commerciales (HEC), Montréal. ISBN : xxx-xx-xxx Tous droits réservés pour tous pays. Toute traduction ou toute reproduction sous quelque forme que ce soit est interdite. Les textes publiés dans la série des Cahiers de recherche du Groupe de recherche sur les organismes à but non lucratif communautaires ou culturels n’engagent que la responsa- bilité de leurs auteurs. Service de l’enseignement des sciences comptables, HEC Montréal 3000, chemin de la Côte-Sainte-Catherine, Montréal (Québec) Canada H3T 2A7 Groupe de recherche sur les organismes à but non lucratif communautaires ou culturels HEC Montréal La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture : 2 Guide pratique pour les petites équipes TABLE DES MATIÈRES AVANT-PROPOS ........................................................................................................ 5 REMERCIEMENTS .................................................................................................... 5 MISE EN GARDE ....................................................................................................... 5 INTRODUCTION ....................................................................................................... 6 PARTIE I : LES GRANDES ORIENTATIONS .............................................................. 7 CHAPITRE 1 - LA MISSION ................................................................................................................. 8 1.1 L’énoncé de mission ................................................................................................................. 9 1.2 La vision ................................................................................................................................. 10 1.3 Le cadre de gestion ................................................................................................................. 11 1.4 La déontologie ....................................................................................................................... 15 CHAPITRE 2 - LA GOUVERNANCE .................................................................................................. 19 2.1 La relation avec le président et les membres du conseil d’administration ....................... 20 2.2 Les réunions règlementaires ................................................................................................ 26 PARTIE II : LA PLANIFICATION ............................................................................ 30 CHAPITRE 3 - LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE ...................................................................... 31 3.1 L’objectif de la planification stratégique ............................................................................. 32 3.3 Le processus de la planification stratégique ...................................................................... 33 CHAPITRE 4 - LA PLANIFICATION DE LA PROGRAMMATION .................................................. 40 4.1 Le contenu de la programmation ........................................................................................ 41 4.2 Le calendrier de programmation ........................................................................................ 43 CHAPITRE 5 - LA PLANIFICATION DES RESSOURCES HUMAINES .......................................... 47 5.1 L’évaluation des besoins ....................................................................................................... 48 5.2 Le recrutement ...................................................................................................................... 51 5.3 Les conditions de travail ...................................................................................................... 53 CHAPITRE 6 - LA PLANIFICATION FINANCIÈRE ......................................................................... 60 6.1 Le processus de planification budgétaire ............................................................................ 61 6.2 La démarche d’élaboration des besoins financiers ............................................................ 63 6.3 La gestion des risques ........................................................................................................... 66 PARTIE III : LA MISE EN ŒUVRE ........................................................................... 71 CHAPITRE 7 L’ART DE DIRIGER ..................................................................................................... 72 7.1 La structure organisationnelle ............................................................................................. 73 7.2 Le leadership et la motivation .............................................................................................. 76 7.3 L’action de déléguer .............................................................................................................. 79 CHAPITRE 8 LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ......................................................... 83 8.1 La supervision ....................................................................................................................... 84 8.2 Les conflits ............................................................................................................................. 87 8.3 La formation et le perfectionnement ................................................................................... 90 CHAPITRE 9 - LA GESTION BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE ....................................................... 94 9.1 Le suivi des budgets............................................................................................................... 95 9.2 Les contrôles internes ........................................................................................................... 97 Groupe de recherche sur les organismes à but non lucratif communautaires ou culturels HEC Montréal La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture 3 Guide pratique pour les petites équipes CHAPITRE 10 - LA GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES ............................................. 102 10.1 Les acquisitions de biens et de services ............................................................................ 103 10.2 Les inventaires .................................................................................................................. 105 10.3 Le maintien des actifs ....................................................................................................... 106 CHAPITRE 11 - LES RELATIONS PUBLIQUES ............................................................................... 111 11.1 L’interaction avec la communauté .................................................................................... 112 11.2 La visibilité .......................................................................................................................... 115 PARTIE IV – L’ÉVALUATION .................................................................................121 CHAPITRE 12 - LE CONTRÔLE BUDGÉTAIRE ET LA REDDITION DE COMPTES ................... 122 12.1 Le contrôle budgétaire ...................................................................................................... 123 12.2 La reddition de comptes ................................................................................................... 126 CHAPITRE 13 - L’ÉVALUATION DE LA PERFORMANCE LIÉE AU MANDAT CULTUREL, LA PERFORMANCE FINANCIÈRE ET LE RENDEMENT DU PERSONNEL ................................ 132 13.1 Le processus d’évaluation ................................................................................................. 133 13.2 La performance liée au mandat culturel ......................................................................... 136 13.3 La performance financière ............................................................................................... 137 13.4 Le rendement du personnel .............................................................................................. 139 OUTILS .................................................................................................................. 143 1. Rédaction de l’énoncé de mission .................................................................................... 144 2. Canevas type de règlements généraux ........................................................................... 145 3. Un rappel des responsabilités des administrateurs ...................................................... 147 4. Questionnaire d’autoévaluation du CA ........................................................................... 148 5. Modèle adaptable d’une politique de gouvernance........................................................ 152 6. Aide-mémoire pour la planification et la préparation des réunions réglementaires .. 157 7. Questionnaire pour évaluer la nécessité de réaliser un plan stratégique .................... 159 8. Aide-mémoire pour sélectionner un facilitateur externe ............................................... 161 9. Modèle adaptable pour la réalisation d’un plan stratégique ........................................ 162 10. Facteurs à considérer pour élaborer la programmation ........................................... 175 11. Processus type de recrutement et d’embauche pour un poste de coordination (ou de direction générale) ........................................................................................................ 177 12. Évaluation des besoins en ressources humaines ........................................................ 178 13. Contenu d’une description de poste ............................................................................. 180 14. Les éléments de base d’un contrat de travail : un exemple ....................................... 183 15. Articles de base d’une politique de conditions de travail .......................................... 185 16. Aide-mémoire sur les situations courantes d’exposition aux risques ....................... 188 17. Fiche de planification de la gestion des risques ......................................................... 190 18. Conseils au directeur général pour encourager la collaboration des employés ...... 191 19. Conseils pour motiver les employés au quotidien ...................................................... 193 20. Tâches à déléguer en priorité ...................................................................................... 195 21. Réalisation d’un plan de travail individuel avec un employé ................................... 197 22. Conseils pour implanter un système de communication interne efficace ................ 199 23. Création d’un dossier de l’employé.............................................................................. 201 24. Méthode pour régler un conflit entre deux employés par la collaboration .............202 25. Aide-mémoire pour l’application des mesures disciplinaires .................................. 204 26. Méthode pour analyser les besoins en formation avec un employé ......................... 205 27. Modèle adaptable de règles administratives relatives aux achats .......................... 207 Groupe de recherche sur les organismes à but non lucratif communautaires ou culturels HEC Montréal La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture : 4 Guide pratique pour les petites équipes 28. Conseils pour pourvoir l’organisme des équipements requis .................................... 211 29. Aide-mémoire pour bien mener la gestion des inventaires ...................................... 212 30. Modèles de fiches pour la gestion matérielle .............................................................. 213 31. Modèle de plan d’urgence ............................................................................................ 217 32. Principes de base des relations publiques ..................................................................230 33. Conseils pour améliorer la visibilité du site sur le Web............................................. 232 34. Aide-mémoire pour entretenir de bonnes relations avec les médias ....................... 234 35. Le calcul des ratios ....................................................................................................... 235 36. Les étapes d’une évaluation ......................................................................................... 236 37. La grille du plan d’évaluation .................................................................................... 240 38. Tableau d’évaluation de projet .................................................................................... 243 39. Registre pour le suivi des activités .............................................................................. 244 40. Questionnaire pour évaluer la performance financière............................................ 245 41. Méthode pour réaliser une évaluation de rendement avec un employé .................. 247 42. Des grilles d’évaluation pour le rendement des employés ........................................ 248 RÉFÉRENCES UTILES ........................................................................................... 255 BIBLIOGRAPHIE PAR CHAPITRE ......................................................................... 256 Groupe de recherche sur les organismes à but non lucratif communautaires ou culturels HEC Montréal La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture 5 Guide pratique pour les petites équipes AVANT-PROPOS La présente publication est une adaptation du guide « La gestion stratégique au service de l’institution muséale : guide pratique pour les petites équipes ». Elle est autorisée par le Service de soutien aux institutions muséales de la Direction du patrimoine et de la muséologie, ministère de la Culture et des Communications. Nous espérons que cet outil inspirera la réflexion des différents intervenants du milieu culturel. Ce guide s’adresse en particulier aux administrateurs et aux gestionnaires. La publication est disponible sur le site Web du groupe de recherche sur les OBNL commu- nautaires ou culturels de HEC Montréal : ideos.hec.ca REMERCIEMENTS Nos remerciements particuliers à toutes celles et tous ceux qui ont contribué à la réalisa- tion de l’adaptation de ce guide par leur collaboration, leur lecture critique et leurs com- mentaires constructifs. Diane Chevrier, consultante en gestion des arts, Christine Harel, coordinatrice du groupe de recherche sur les OBNL communautaire ou culturel – HEC Montréal; Geneviève Handfield, agente de recherche du groupe de recherche sur les OBNL communautaire ou culturel – HEC Montréal et Marc Belleau, adjoint administratif du groupe de recherche sur les OBNL communautaire ou culturel – HEC Montréal. MISE EN GARDE Plusieurs références utilisées pour élaborer ce guide proviennent de sites Internet dont les liens ont été consultés en date du 10 mars 2014. Cependant, certaines de nos sources font référence à des liens Internet qui n’existent plus. Dans ces cas, nous avons indiqué la date de consultation initiale. De plus, étant donné la courte durée de vie de certains documents en ligne, il est possible que certains liens aient disparu au moment de votre lecture. Groupe de recherche sur les organismes à but non lucratif communautaires ou culturels HEC Montréal La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture : 6 Guide pratique pour les petites équipes INTRODUCTION En proposant ce document, La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture : Guide pratique pour les petites équipes, nous souhaitons répondre aux princi- pales interrogations posées par la gestion des OBNL, notamment celles dont l’équipe est restreinte. En effet, les OBNL des arts et de la culture, bien que très différents les uns des autres par leurs caractéristiques, sont administrés dans nombre de cas par des équipes de moins de dix personnes qui relèvent le défi quotidien d’accomplir la mission de leur organisme tout en respectant l’équilibre financier. Ce guide ne cherche pas à fournir des « recettes » universelles, mais il veut plutôt mettre à la disposition des gestionnaires les moyens nécessaires pour réaliser leur mandat. C’est pourquoi ce guide est conçu selon une approche stratégique de la gestion. Dans cette optique, les différents éléments de la gestion sont abordés dans un processus en quatre étapes : la définition des grandes orientations, la planification des opérations, la mise en œuvre du plan stratégique et l’évaluation des résultats. Ces éléments sont analysés à cha- cune des étapes en tenant compte de la réalité des petits OBNL des arts et de la culture. Ce guide comporte deux parties. La première explique et illustre brièvement les concepts théoriques et la seconde, indépendante, est composée de 42 outils qui approfondissent les concepts de la première partie. Ces outils ont été élaborés à partir d’une vaste compi- lation d’instruments (ou d’exemples) portant sur la gestion d’OBNL culturels et commu- nautaires québécois ou canadiens. Si l’on souhaite approfondir l’étude d’un sujet spéci- fique, les encadrés « Pour plus d’informations » se retrouvant en fin de sections et les références aux sources ayant permis d’élaborer les outils contiennent de précieuses in- formations. Dans cette perspective, nous espérons offrir avec ce guide un outil concret, accessible et adapté au travail de gestion des petites équipes. Groupe de recherche sur les organismes à but non lucratif communautaires ou culturels HEC Montréal La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture : 7 Guide pratique pour les petites équipes Partie I : LES GRANDES ORIENTATIONS Groupe de recherche sur les organismes à but non lucratif communautaires ou culturels HEC Montréal La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture : 8 Guide pratique pour les petites équipes Chapitre 1 - LA MISSION …Les entreprises culturelles jouent des rôles très différents par rapport au produit : elles peuvent le concevoir, le produire, le reproduire, le diffuser ou le conserver. Selon la mission particulière qu'elle s'est donnée, l'entreprise se charge d'une seule ou de plu- sieurs de ces fonctions. Toutes les combinaisons sont possibles, mais c'est la mission de l'entreprise qui conditionne le nombre de fonctions prises en charge. Le marketing des arts et de la culture, François Colbert, p.5 Les thèmes abordés L’énoncé de mission  Quelle est l’importance de l’énoncé de mission ?  Comment définir un énoncé de mission?  Comment se servir de l’énoncé de mission au quotidien ? La vision  Quelle est l’importance de la vision ?  Comment développer une vision partagée ? Le cadre de gestion  Quelle est l’importance du statut juridique ?  Comment mettre en place une bonne structure de gestion ? La déontologie  Pourquoi un code de déontologie ? Boîte à outils  Rédaction de l’énoncé de mission  Canevas type de règlements généraux Liste de contrôle Groupe de recherche sur les organismes à but non lucratif communautaires ou culturels HEC Montréal La gestion stratégique au service des OBNL des arts et de la culture : 9 Guide pratique pour les petites équipes 1.1 L’énoncé de mission  Quelle est l’importance de l’énoncé de mission ? La réflexion au sujet de la légitimité de l’organisme, qui doit demeurer constante, oriente toutes les prises de décision : pourquoi l’organisme existe-t-il ? Quelle est sa raison d’être ? À la barre du gouvernail, le directeur général doit faire connaître les fonctions fondamentales régissant l’organisme à toutes les parties prenantes. Il a le devoir d’orienter son travail en fonction de la mission. Par conséquent, le directeur général est le « porteur » de la mission, celui qui met en place les moyens pour l’atteindre.  Comment définir un énoncé de mission ? La plupart des énoncés de mission mettent l’accent sur l’action avec des mots et expres- sions comme «soutenir», «participer», «aider», «contribuer», «fournir» ou «faire la promotion». L’énoncé de mission doit être compatible avec l’objet déclaré de l’organisme et doit répondre aux critères d’admissibilité prescrits pour l’obtention du statut d’organisme à but non lucratif et, le cas échéant, d’organisme de bienfaisance. Un bon énoncé de mission est concis et précis. Il devrait bien identifier les principales parties prenantes de l’organisme et décrire comment l’organisme compte servir leurs intérêts1.  Comment se servir de l’énoncé de mission au quotidien ? Les fonctions fondamentales, qui sont au cœur de la raison d’être des organismes artis- tiques ou culturels, doivent se traduire en un énoncé de mission pour mieux cibler les actions à prendre. Clairement formulé, cet énoncé de mission revêt les fonctions sui- vantes : à l’interne : o  il sert de référence pour la prise de décision et il permet de garder cohérentes les actions stratégiques et opérationnelles ;  il mobilise les ressources internes en motivant les employés qui peuvent s'identifier à des valeurs fortes ;  il sert à fixer des objectifs. à l’externe : o  il communique une image forte et claire au public et aux partenaires de l’organisme ; 1 Adapté de l’article : Hugh Lindsay, (2008). « 20 Questions que les administrateurs des organismes sans but lucratif devraient poser sur la stratégie et la planification », L’Institut Canadien des Comptables Agréés. http://www.icca.ca/champs-dexpertise/gouvernance-strategie-et-gestion-des-risques/collection- organismes-sans-but-lucratif/20-questions-series/item12351.pdf Groupe de recherche sur les organismes à but non lucratif communautaires ou culturels HEC Montréal