Kwaliteitsbevordering in de verslavingszorg Leidraad voor de implementatie van evidence-based richtlijnen en meetinstrumenten Kwaliteitsbevordering in de verslavingszorg Leidraad voor de implementatie van evidence-based richtlijnen en meetinstrumenten Colofon Auteur: Mieke Autrique Redactie: Nina De Paepe Kathleen Raskin Geert Verstuyf Met dank aan: De pilootvoorzieningen in dit project voor hun inzet, betrokkenheid en feedback De leden van de stuurgroep kwaliteitsbevordering voor hun advies bij dit project Stefaan Baert (Vlaamse Vereniging voor Geestelijke Gezondheid – VVGG, www.vvgg.be) voor de vorming over uitkomstenmanagement Peter Engelborghs (Management Consulting and Research – MCR, www.mcr-bvba.be) voor de vorming over clinical leadership, stakeholdersanalyse en analyse van barrières en faciliterende factoren Kathleen Locus (VAD) voor de vorming over Project Cycle Management Stijn Vandevelde en Jan Bosteels (Belgian Centre for Evidence-Based Medicine – CEBAM, www.cebam.be) voor de vorming over evidence-based richtlijnen Prof. Dr. M. Wensing (UMC St Radboud, Scientific Institute for Quality of Healthcare, Nijmegen - www.umcn.nl) voor de vorming over veranderingsmanagement Mia Geuens (ADIC) en Jo Jocqué (PC Sint-Jan-Baptist, Vita) voor hun feedback op deze leidraad Lay-out cover www.meerwit.be Print en afwerking www.contrapunt.be Verantwoordelijke uitgever F. Matthys, Vanderlindenstraat 15, 1030 Brussel wettelijk depotnummer: D/2011/6030/27 © 2011 VAD, Vereniging voor Alcohol- en andere Drugproblemen vzw Vanderlindenstraat 15, 1030 Brussel T 02 423 03 33 | F 02 423 03 34 | [email protected] | www.vad.be Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, zonder voorafgaande toestemming van de auteur. Heeft u suggesties, opmerkingen, bedenkingen of vragen naar aanleiding van deze leidraad? Mail naar [email protected] VOORWOORD ................................................................................................................... 5 1 INLEIDING ................................................................................................................ 7 Uitgangspunten van de leidraad ............................................................................................ 7 Doelgroep van de leidraad .................................................................................................... 7 Opbouw van de leidraad ....................................................................................................... 7 Meer lezen? ........................................................................................................................ 8 2 PLANMATIG AAN DE SLAG ......................................................................................... 9 Doelstelling ........................................................................................................................ 9 Theoretische achtergrond ..................................................................................................... 9 Werkwijze .......................................................................................................................... 9 Samenvatting van het stappenplan ....................................................................................... 11 Meer lezen? ....................................................................................................................... 12 3 AANDUIDEN VAN CLINICAL LEADER(S) EN SAMENSTELLEN VAN EEN WERKGROEP KWALITEITSBEVORDERING ............................................................................................ 13 Doelstelling ....................................................................................................................... 13 Samenvatting .................................................................................................................... 13 Theoretische achtergrond .................................................................................................... 14 Werkwijze ......................................................................................................................... 14 Stap 1: het aanduiden van (een) clinical leader(s) .............................................................. 14 Stap 2: mandaat en ondersteuning van de directie .............................................................. 15 Stap 3: het samenstellen van een werkgroep kwaliteitsbevordering ...................................... 15 Meer lezen? ....................................................................................................................... 15 4 OPSTELLEN VAN IMPLEMENTATIECRITERIA ............................................................ 17 Doelstelling ....................................................................................................................... 17 Samenvatting .................................................................................................................... 17 Theoretische achtergrond .................................................................................................... 18 Werkwijze ......................................................................................................................... 19 Stap 1: Bepalen van zorgaspecten .................................................................................... 19 Stap 2: selecteren van evidence-based richtlijnen en kernaanbevelingen ............................... 20 Stap 3: selecteren van meetinstrumenten .......................................................................... 21 Stap 4: opstellen van implementatiecriteria........................................................................ 22 Stap 5: het vooropstellen van standaarden ........................................................................ 24 Stap 6: het opstellen van instructies voor dataverzameling .................................................. 24 Stap 7: het verspreiden van implementatiecriteria en standaarden ....................................... 27 Meer lezen? ....................................................................................................................... 27 5 UITVOEREN VAN EEN STAKEHOLDERSANALYSE....................................................... 29 Doelstelling ....................................................................................................................... 29 Samenvatting .................................................................................................................... 29 Theoretische achtergrond .................................................................................................... 30 Werkwijze ......................................................................................................................... 30 Stap 1: stakeholders bepalen ........................................................................................... 30 Stap 2: impact en invloed van stakeholders bepalen ........................................................... 30 Stap 3: bepalen op welke manier met en naar de stakeholders gewerkt moet worden ............. 31 Stap 4: houding, mogelijke bijdrage en tijdsinvestering van stakeholders bepalen .................. 32 Meer lezen? ....................................................................................................................... 35 6 KLINISCHE AUDIT ................................................................................................... 37 Doelstelling ....................................................................................................................... 37 Samenvatting .................................................................................................................... 37 Theoretische achtergrond .................................................................................................... 38 3 Werkwijze ......................................................................................................................... 38 Stap 1: bepalen van implementatiecriteria waarvoor een klinische audit zal uitgevoerd ........... 38 worden .......................................................................................................................... 38 Stap 2: bepalen van momenten waarop de klinische audit zal uitgevoerd worden ................... 38 Stap 3: communiceren van de basisprincipes van de klinische audit naar stakeholders ............ 39 Stap 4: communiceren van resultaten naar stakeholders ..................................................... 39 Meer lezen? ....................................................................................................................... 43 7 ANALYSEREN VAN BARRIÈRES EN FACILITERENDE FACTOREN ................................ 44 Doelstelling ....................................................................................................................... 44 Samenvatting .................................................................................................................... 44 Theoretische achtergrond .................................................................................................... 44 Werkwijze ......................................................................................................................... 46 Stap 1: bepalen van de methodiek voor de analyse van barrières en faciliterende factoren ...... 46 Stap 2: uitvoeren van de analyse van barrières en faciliterende factoren ............................... 46 Meer lezen? ....................................................................................................................... 54 8 BEPALEN VAN IMPLEMENTATIESTRATEGIEËN OP MAAT .......................................... 56 Doelstelling ....................................................................................................................... 56 Samenvatting .................................................................................................................... 56 Theoretische achtergrond .................................................................................................... 57 Werkwijze ......................................................................................................................... 59 Stap 1: bepalen van implementatiecriteria waaraan gewerkt moet worden ............................. 59 Stap 2: bepalen van voornaamste barrières en bepalen van veranderbaarheid ....................... 59 Stap 3: bepalen van te versterken faciliterende factoren ...................................................... 59 Stap 4: bepalen van implementatiestrategieën naar verschillende stakeholders ...................... 59 Stap 5: communiceren naar stakeholders .......................................................................... 60 Stap 6: uitvoeren en evalueren van implementatiestrategieën .............................................. 60 Meer lezen? ....................................................................................................................... 64 GLOSSARIUM .................................................................................................................. 65 TOOLS ............................................................................................................................ 66 Tool 1: opstellen van implementatiecriteria ........................................................................... 66 Tool 2: bepalen van houding, mogelijke bijdrage en tijdsinvestering van stakeholders ................ 67 Tool 3: weergeven van resultaten klinische audit .................................................................... 68 Tool 4: bepalen van implementatiestrategieën op maat ........................................................... 69 BIJLAGEN ....................................................................................................................... 70 Bijlage 1: checklist met betrekking tot het stappenplan ........................................................... 70 Bijlage 2: voorbeeldfocusgroep ............................................................................................ 72 Bijlage 3: voorbeeldinterview ............................................................................................... 73 Bijlage 4: voorbeeldvragenlijst ............................................................................................. 74 4 VOORWOORD Kwaliteitsbevordering in verslavingszorg kan veel omvatten en kan men op verschillende manieren invullen. Dit bleek ook uit de bedenkingen en suggesties van de adviesgroep die VAD hierover oprichtte in 2008, waarin heel wat voorzieningen uit de categoriale alcohol- en drughulpverlening vertegenwoordigd waren. In de praktijk nam men al heel wat initiatieven, hoewel het proces, het tempo en de prioriteiten in elke voorziening verschillend waren. De adviesgroep kwam tot een consensus over een definitie van ‘kwaliteitsvolle zorg’, over de verschillende niveaus waarop men aan kwaliteitsbevordering kan doen binnen de verslavingszorg en over prioriteiten op korte en langere termijn. Dit resulteerde in het project ‘Kwaliteitsbevordering in de verslavingszorg’, gefinancierd door het Fonds ter Bestrijding van de Verslavingen (2009 – 2011). In dit project lag de nadruk op het werken met evidence-based richtlijnen en meetinstrumenten. In het kader van dit project werden in 2009 verscheidene initiatieven genomen om het werkveld te informeren en te sensibiliseren en om de deskundigheid van professionelen in de verslavingszorg te verhogen. Aangezien deze initiatieven, hoewel zeer waardevol, lang niet voldoende zijn om de toepassing van evidence-based richtlijnen en meetinstrumenten te verzekeren, lag in een vervolgproject in 2010 en 2011 de nadruk op de implementatie in de praktijk. Kwaliteitsbevordering is immers een langetermijnproces dat gefaciliteerd moet worden met effectieve tools die ondersteuning op maat kunnen bieden. Er werd gekozen voor de ontwikkeling van voorliggende leidraad. Aangezien er weinig literatuur is waarin het implementatieproces van evidence-based richtlijnen en meetinstrumenten in de verslavingszorg concreet beschreven wordt en omwille van het belang van het in kaart brengen en verspreiden van good practices, werd bij de ontwikkeling van de leidraad gekozen voor een pilootfase waarin de mogelijkheden en knelpunten van dit proces op basis van concrete praktijkervaringen in kaart werden gebracht. In de pilootfase (juni 2010 – juni 2011) bood VAD ondersteuning aan vijf geëngageerde pilootvoorzieningen die één evidence-based richtlijn en één meetinstrument implementeerden in hun voorziening, door middel van vormings- en intervisiemomenten, gespreid over één jaar. Aan deze vormings- en intervisiemomenten konden telkens twee personen per voorziening deelnemen, dit om de continuïteit van de implementatie op elk moment te verzekeren. Bedoeling was dat de pilootvoorzieningen dat wat ze aangeboden kregen, toetsten in de praktijk, op basis hiervan keuzes maakten met betrekking tot het implementatieproces in hun voorziening en hun ervaringen terugkoppelden naar VAD en elkaar. In deze leidraad vindt u een neerslag van het proces dat zij doorliepen, met concrete tips en aanbevelingen op basis van de vormingsdagen en citaten en voorbeelden op basis van de ervaringen van de voorzieningen. Citaten worden als volgt weergegeven en zijn gebaseerd op evaluaties van het project en de rapportage vanuit de voorzieningen. Voorbeelden staan in een kader en zijn gebaseerd op de rapportage vanuit de voorzieningen. Aan het begin van elk hoofdstuk vindt u in een samenvattende kader de verschillende stappen van het implementatieproces op een rijtje. Bij elke stap vindt u (indien relevant) bij ‘’ informatie die u kan helpen om een inschatting te maken van de tijd die nodig is om de betreffende fase uit te voeren. Ook deze informatie is gebaseerd op gegevens uit het pilootproject. Achteraan de leidraad vindt u een glossarium dat de belangrijkste begrippen verduidelijkt. 5 6 1 INLEIDING Uitgangspunten van de leidraad In deze leidraad gaan we ervan uit dat als individuele praktijkwerkers, behandelprogramma's en voorzieningen kwaliteitsvolle zorg aanbieden, ze ook goede uitkomsten zullen behalen bij cliënten. Onder ‘kwaliteitsvolle zorg’ verstaat de stuurgroep kwaliteitsbevordering van VAD: “Evidence-based behandelingen die voorzien worden door professionele praktijkwerkers, die over aantoonbare kerncompetenties beschikken in hun werkgebied en wiens activiteiten regelmatig gemonitord worden via het meten van kwaliteitsindicatoren op programma- en systeemniveau.” (McLellan et al., 2007) Op basis van voorgaande definitie onderscheiden we drie niveaus waarop men kan meten en rapporteren of de zorg die men aanbiedt kwaliteitsvol is en waarop men aan kwaliteitsbevordering kan doen. Binnen elk van deze drie niveaus zijn er specifieke thema's te onderscheiden waarrond gewerkt kan worden. 1. Individuele praktijkwerker − Evidence-based practice − Evidence-based richtlijnen − Systematisch, planmatig, gestructureerd werken (o.a. klinische paden, behandelplannen) − Competenties (o.a. kwalificaties, opleidingen) 2. Individuele cliënt − Uitkomsten (klinisch, functioneel, cliëntentevredenheid, motivatie, kosten) − Proces (therapeutische relatie) 3. Voorzieningen en netwerken − Prestatie-indicatoren (procesindicatoren, structuurindicatoren, uitkomstindicatoren) − Benchmarking Door de adviesgroep werden prioriteiten op korte en langere termijn bepaald, rekening houdend met het materiaal dat in België reeds voorhanden was, met noden en verwachtingen vanuit het werkveld en met beschikbare middelen. Het werken rond uitkomstenmanagement en evidence- based richtlijnen bleek op korte en langere termijn prioritair te zijn. Doelgroep van de leidraad Deze leidraad is bedoeld voor praktijkwerkers, therapeutisch coördinatoren, kwaliteitscoördinatoren en beleidsmedewerkers in de verslavingszorg die meer willen weten over de implementatie van evidence-based richtlijnen en meetinstrumenten in de dagelijkse praktijk van de verslavingszorg. Daarnaast is deze leidraad bedoeld voor professionelen die het implementatieproces van evidence- based richtlijnen en meetinstrumenten in de dagelijkse praktijk concreet willen begeleiden. De directie speelt een belangrijke rol in het creëren van de randvoorwaarden betreffende personeel en middelen om dit implementatieproces op gang te trekken en veranderingen te verankeren in de werking van de organisatie. Gezien de schaarse structurele middelen die de overheid ter beschikking stelt voor kwaliteitsbevordering zal voldoende motivatie, voluntarisme en creativiteit nodig zijn van zowel directie als personeel om met de implementatie van dit proces te starten en de resultaten te consolideren. Opbouw van de leidraad In hoofdstuk 2 wordt eerst een overzicht gegeven van de verschillende fasen die in het implementatieproces doorlopen moeten worden. In de daaropvolgende hoofdstukken wordt telkens een fase uitgediept: er wordt gestart met een theoretische onderbouwing, waarna de fase stap voor stap doorlopen wordt. Bij elke stap wordt een indicatie gegeven van de tijdsinvestering die ermee samenhangt. 7 Meer lezen? McLellan, A.T., Chalk, M. & Bartlett, J. (2007) Outcomes, performance, and quality - What's the difference? Journal of Substance Abuse Treatment, 32(4), 331-340. 8 2 PLANMATIG AAN DE SLAG “Planmatig werken geeft een verhoogd inzicht in de verschillende fasen die je moet doorlopen wanneer je iets nieuws implementeert. Door de ontmoeting met anderen konden we over de muur kijken en vaststellen dat veranderen overal traag gaat en dat slagen ook een kwestie is van doorzetten, opvolgen en regelmatig terugkoppelen. We gaan in onze organisatie vaker prospectief gebruikmaken van deze planmatige aanpak.” Doelstelling De implementatie van evidence-based richtlijnen en meetinstrumenten wordt best op een planmatige manier aangepakt, waarbij verschillende fasen doorlopen worden. Doelstelling is om een zicht te krijgen op deze fasen om het implementatieproces goed te kunnen plannen. Theoretische achtergrond Het implementeren van evidence-based richtlijnen en meetinstrumenten is geen lineair proces, maar eerder een cyclisch zichzelf versterkend proces dat bestaat uit verschillende fasen. We hebben ons voor deze leidraad gebaseerd op de verschillende fasen binnen Project Cycle Management en hebben deze fasen aangepast op basis van de ervaringen van de pilootvoorzieningen. Project Cycle Management is een methode die u helpt de resultaten en doelen van een project stapsgewijs te bereiken. In het geval van deze leidraad betekent dit tot een goede implementatie te komen van evidence-based richtlijnen en meetinstrumenten. Werken met Project Cycle Management impliceert een aantal sleutelprincipes: - Het is een participatieve methode: bij elke fase in de projectcyclus moeten belanghebbenden of stakeholders (zie hoofdstuk 5) betrokken worden. - Door middel van analyses denkt u na over wat u wil bereiken en hoe u dat denkt te doen. - Aan implementatiestrategieën zijn kwaliteitseisen verbonden. - Er ligt een belangrijke nadruk op monitoring en evaluatie. - Er ligt een duidelijke focus op de operationele planning. Onder de operationele planning verstaan we een planning van de door te voeren veranderingen, de implementatiestrategieën en van de beheersactiviteiten. Meer specifiek verstaan we onder beheersactiviteiten: - Tijdsmanagement: vastleggen hoeveel tijd nodig is voor elke activiteit en opvolgen en controleren of de activiteiten de vastgelegde timing respecteren. - Financieel beheer: zorgen voor een goed beheer van de budgetten die ter beschikking zijn voor de veranderingen en implementatiestrategieën. - Informatiedoorstroming: zorgen voor duidelijke informatie op alle niveaus van de organisatie met betrekking tot de veranderingen die worden doorgevoerd en de implementatiestrategieën. - Personeelsorganisatie: zorgen voor een haalbare en duidelijke taakverdeling bij het personeel met betrekking tot de veranderingen die doorgevoerd worden en de implementatiestrategieën. Werkwijze In onderstaande figuur worden de verschillende fasen weergegeven die in deze leidraad doorlopen worden met vermelding van het hoofdstuk waarin ze aan bod komen. Meer specifiek gaat het hierbij om het opstellen van implementatiecriteria (hoofdstuk 4), het maken van een stakeholdersanalyse (hoofdstuk 5), het uitvoeren van een klinische audit op verschillende momenten in het implementatieproces (hoofdstuk 6), het analyseren van barrières en faciliterende factoren (hoofdstuk 7) en het bepalen van implementatiestrategieën (hoofdstuk 8). Clinical leadership is de rode draad doorheen het hele implementatieproces (hoofdstuk 3). 9