MODUL PERKULIAHAN Komunikasi dan Etika Profesi Pengertian & Perspektif komunikasi, Proses komunikasi, Hambatan komunikasi, Pentingnya komunikasi di kalangan profesional Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Fasilkom Sistem Informasi 01 MK18013 Tim Dosen Abstract Kompetensi Modul ini menjelaskan tentang Diharapkan mahasiswa memahami dan Pengertian & Perspektif komunikasi, mampu menjelaskan Pengertian & Proses komunikasi, Hambatan Perspektif komunikasi, Proses komunikasi, Pentingnya komunikasi di komunikasi, Hambatan komunikasi, kalangan profesional Pentingnya komunikasi di kalangan profesional 2012 1 Komunikasi dan Etika Profesi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id Pengertian Komunikasi Manusia merupakan makhluk sosial yang dalam kehidupan sehari-harinya selalu berhubungan dengan orang lain. Komunikasi merupakan kegiatan manusia untuk dapat berhubungan satu dengan yang lain secara langsung, maka dapat dikatakan bahwa ketrampilan untuk berkomunikasi merupakan hasil dari pembelajaran manusia dalam berinteraksi dengan lingkungan sosialnya. Sehingga hidup bermasyarakat dan bersosialisasi dengan orang lain merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia. Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Komunikasi adalah proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya, termasuk juga dalam hal saling memberikan informasi, pendapat maupun menceritakan suatu hal. Bentuk dasar komunikasi terbagi menjadi 2, yaitu : a. Komunikasi Verbal Komunikasi verbal dilakukan secara lisan maupun tulisan yang dapat dimengerti kedua belah pihak, memiliki struktur teratur dan terorganisir dengan baik. Contoh : berdiskusi dengan teman, mempresentasikan proposal bisnis kepada klien. Bentuk komunikasi verbal dalam organisasi adalah : - Berbicara dan menulis - Mendengar dan membaca Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ; 1. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi. 2012 2 Komunikasi dan Etika Profesi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id 2. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. 3. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi. 4. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi. 5. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti. 6. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan. b. Komunikasi Non Verbal Dilakukan secara bahasa isyarat atau menggunakan gerak-gerik badan yang menunjukkan sikap tertentu, umumnya kurang terstruktur sehingga sulit dipelajari, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, melipat tangan, mengangkat bahu, dsb. Bentuk komunikasi non verbal adalah : - Bahasa isyarat - Ekspresi wajah - Sandi - Simbol-simbol - Pakaian – seragam - Warna - Intonasi suara 2012 3 Komunikasi dan Etika Profesi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id Komunikasi non verbal juga penting diketahui terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang.Tujuan komunikasi non verbal adalah : - Memberikan informasi - Mengatur alur percakapan - Mengekspresikan emosi - Memberi sifat, melengkapi, menentang atau melambangkan pesan- pesan verbal - Mengendalikan atau mempengaruhi seseorang - Mempermudah tugas-tugas khusus Yang termasuk komunikasi non verbal : a. Ekspresi wajah, karena wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, maka ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang. b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan. d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya. e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas. 2012 4 Komunikasi dan Etika Profesi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress Komunikasi tidak hanya terbatas pada hubungan antar pribadi, namun juga diterapkan dalam organisasi untuk menyelaraskan kepentingan dan keputusan dalam organisasi supaya dapat mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Dalam dunia bisnis, komunikasi non verbal dapat membantu menentukan kredibilitas, kewibawaan, dan potensi kepemimpinan seseorang. Komunikasi dalam dunia bisnis harus dibentuk baik secara formal maupun non formal yang diarahkan untuk kepentingan internal dan eksternal perusahaan dengan lingkungan bisnisnya. Pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, berdasarkan pada beberapa pendekatan yaitu : a. Komunikasi dalam organisasi Menurut Edward Depari, komunikasi adalah penyampaian ide/gagasan, harapan, pesan yang disampaikan melalui lambang tertentu yang mengandung arti, dilakukan oleh pengirim pesan ditujukan kepada penerima pesan. b. Manajemen - Menurut James A.F. Stoner, komunikasi adalah dimana seseorang berusaha memberikan pengertian dengan cara pemindahan pesan. - Menurut William F. Glueck, komunikasi dapat dibagi dalam 2 bagian, yaitu: 1. Interpersonal Communication Komunikasi adalah proses pertukaran informasi dan pemindahan pengertian antara dua orang atau lebih dalam kelompok kecil manusia. 2. Organization Communications 2012 5 Komunikasi dan Etika Profesi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id Suatu pembicaraan secara sistematis yang memberikan informasi dan memindahkan pengertian kepada orang banyak didalam organisasi dan pribadi maupun lembaga diluar yang ada hubungannya dengan organisasi. c. Managing Organizational Behavior Menurut Jhon R. Schemerhorn, komunikasi adalah sebagai proses antar pribadi dalam mengirim dan menerima simbol-simbol yang berarti bagi kepentingan mereka. d. Organization Communication Dikutip dari Sunarja dan Djoenoesih Sunarja: komunikasi bersifat persuasive dan retorika, terdapat beberapa gambaran definisi komunikasi, yaitu : - Charles H. Cooley Komunikasi adalah mekanisme yang mengadakan hubungan antara manusia dan mengembangkan semua lambang dari pikiran-pikiran bersama dengan arti yang menyertainya dan melalui keleluasaan – space – serta menyediakan tepat pada waktunya. - Carl I. Hovland Komunikasi adalah suatu system yang berusaha menyusun prinsip- prinsip dalam bentuk yang tepat mengenai hal memindahkan penerangan dan membentuk pendapat serta sikap-sikap. Dan komunikasi adalah proses dimana seorang individu mengoperasikan perangsang untuk mengubah tingkah laku individu lainnya. - Wilbur Schramm Komunikasi diartikan sebagai kita berusaha mengadakan persamaan (pengertian) dengan orang lain. - Sir Geral Barry Berkomunikasi adalah berunding bahwa dengan berkomunikasi orang memperoleh pengetahuan, informasi dan pengalaman, karena itu maka orang saling mengerti percakapan, keyakinan, kepercayaan dan control sangat diperlukan. 2012 6 Komunikasi dan Etika Profesi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. 1. Proses Komunikasi Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communications Today, 6e, proses komunikasi terdiri dari 6 tahap, yaitu : a. Pengirim memiliki suatu ide atau gagasan b. Pengirim mengubah ide menjadi pesan c. Pengirim menyampaikan pesan d. Penerima menerima pesan e. Penerima menafsirkan pesan f. Penerima memberi tanggapan dan umpan balik kepada pengirim pesan Arti penting dari komunikasi adalah sebagai sarana atau alat untuk menciptakan jalinan pengertian yang sama, serasi dan akan menimbulkan dasar bagi tindakan dan terbentuknya suatu kerja sama. Maka peranan komunikasi adalah : a. Sebagai alat untuk menciptakan kesamaan dalam pengertian b. Sebagai alat untuk menggerakkan tindakan atau reaksi pesan - komunikator Elemen-elemen dalam komunikasi adalah : a. Pengirim, misalnya : penulis, pembicara, pembuat pesan b. Isi pesan c. Media yang digunakan, misalnya : surat, memo, laporan, peta, dsb d. Penerima pesan, misalnya : pendengar, pengamat Motivasi untuk melakukan komunikasi adalah : a. Memecahkan masalah 2012 7 Komunikasi dan Etika Profesi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id b. Mengurangi ketidakpastian (konfirmasi) c. Meningkatkan keyakinan d. Pengawasan situasi (controlling) e. Umpan balik (feedback) 2. Hambatan Komunikasi Beberapa faktor penghambat dalam komunikasi adalah : a. Masalah dalam pengembangan pesan Kadangkala dalam proses pengembangan pesan terdapat beberapa masalah, misalnya : keraguan mengenai isi pesan, merasa asing dengan situasi yang ada, terjadi pertentangan emosional, terdapat kesulitan dalam mengekspresikan ide / gagasan. b. Masalah dalam menyampaikan pesan Umumnya terjadi karena ada kendala fisik dalam berkomunikasi, misalnya aliran listrik padam, soundsystem tidak bekerja dengan baik, kurangnya sarana presentasi, pesan terlalu panjang, dsb. c. Masalah dalam menerima pesan Masalah yang muncul secara umum adalah : tempat duduk kurang nyaman, penerangan kurang, konsentrasi audiens terganggu, pandangan audiens yang terhalang pilar, jarak audiens yang terlalu jauh, dsb d. Masalah dalam menafsirkan pesan Bisa terjadi karena perbedaan latar belakang usia, tingkat pendidikan, status social, jenis kelamin, keadaan ekonomi, dsb yang akan mempengaruhi tingkat pemahaman suatu masalah pada seseorang atau kelompok. Selain itu juga bisa terjadi kesalahan dalam penafsiran kata karena memiliki makna ganda yang disebabkan majemuknya latar belakang budaya. Dalam komunikasi kadangkala terjadi kesalahpahaman, berikut ini adalah hambatan dalam komunikasi, yaitu : 2012 8 Komunikasi dan Etika Profesi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id a. Hambatan dari Proses Komunikasi  Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.  Hambatan dalam penyandian/simbol Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.  Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.  Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima  Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.  Hambatan dalam memberikan umpan balik (feedback). Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya. b. Hambatan Fisik Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya. c. Hambatan Semantik. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima d. Hambatan Psikologis Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif maka perlu diperhatikan hal-hal berikut ini : 2012 9 Komunikasi dan Etika Profesi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id a. Membuat pesan secara lebih berhati-hati Perhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi, serta kenali audiens yang dituju. Gunakanlah bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Berikan penekanan dan pengulangan untuk hal-hal yang penting. b. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi Pilihlah media / saluran komunikasi yang baik, jika perlu diatur sedemikian rupa supaya bisa menarik perhatian dan konsentrasi audiens (penerima pesan). Jika komunikasi disampaikan secara lisan usahakan lokasi atau tempat penyampaian pesan tersebut nyaman, rapi, teratur dan sejuk. c. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan Jika komunikator atau pengirim pesan menghendaki umpan balik yang cepat maka pilihlah media komunikasi yang cepat misalnya saluran telepon atau tatap muka. Namun jika sebaliknya maka dapat dipilih dengan cara disampaikan melalui tulisan misalnya menggunakan surat, kuesioner, atau email. 3. Pentingnya Komunikasi di Kalangan Prefesional Keberhasilan suatu usaha/bisnis tentu tidak lepas dari kelancaran dalam komunikasi baik secara individu maupun organisasinya, dan perusahaan yang mempunyai keberhasilan komunikasi tentu akan lebih sukses dibandingkan dengan perusahaan yang lemah komunikasinya. Arus komunikasi pada organisasi harus menyesuaikan dengan struktur organisasi, etika profesi serta cenderung bersifat formal dan tertulis untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin akan menghambat jalannya operasional perusahaan. Dalam dunia bisnis, komunikasi yang professional juga memegang peranan yang sangat penting dan merupakan salah satu faktor penunjang keberhasilan usaha. Umpan balik (feedback) dari konsumen juga diharapkan oleh perusahaan, sebagai parameter kepuasan pelanggan atas layanan yang diberikan perusahaan. Bahkan biasanya perusahaan-perusahaan besar, misalnya Unilever, akan menyediakan jalur telepon khusus yang dikenal sebagai Customer Care Line yaitu 2012 10 Komunikasi dan Etika Profesi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id