INFOTEC CENTRO DE INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DIRECCIÓN ADJUNTA DE INNOVACIÓN Y CONOCIMIENTO GERENCIA DE CAPITAL HUMANO POSGRADOS “USO DEL PENSAMIENTO NO-LINEAL EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS” SOLUCIÓN ESTRATÉGICA EMPRESARIAL Que para obtener el grado de MAESTRO (MAESTRÍA EN DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN) Presenta: Lic. Jorge Abraham Escotto Rodríguez Asesor: Dr. José Santiago Pedrosa Ciudad de México, Abril de 2017. Autorización de Impresión Agradecimientos A mi amada esposa Diana y a mis hijas Sofía y Matilda que siempre las llevo en mi corazón. Tabla de contenido Introducción. .......................................................................................................... 1 Capítulo 1: Marco Teórico “La Administración de Proyectos y sus Limitantes”. .......................................................................................................... 10 1.1 ¿Qué es un Proyecto? ............................................................................................................. 10 1.2 ¿Qué es la Administración de Proyectos? .............................................................................. 11 1.3 Historia de la Administración de Proyectos ............................................................................ 12 Capítulo 2: Lo no-lineal. ...................................................................................... 20 2.1 ¿Que es la no-linealidad en la administración de proyectos? ................................................ 20 2.2 La mente no-consciente y la mente consciente. ................................................................... 22 Capítulo 3: Metodología de propuesta. ............................................................. 27 3.1 Uso de la imaginación de forma deliberada. .......................................................................... 28 3.2 Inicio del proyecto .................................................................................................................. 30 3.2.1 Identificación de interesados ............................................................................................... 30 3.2.2 Creación del acta de constitución del proyecto .................................................................. 30 3.3 Planeación ............................................................................................................................... 32 3.3.1 Entender y usar el sentimiento como conocimiento. .......................................................... 33 3.3.2 Plan de administración del proyecto ................................................................................... 34 3.4 Ejecución ................................................................................................................................. 36 3.5 Monitoreo y control ................................................................................................................ 36 3.6 Cierre ....................................................................................................................................... 37 Capítulo 4: Cómo introducir el pensamiento no-lineal en las organizaciones. .............................................................................................................................. 38 4.1 Como introducir el pensamiento no-lineal en las organizaciones .......................................... 40 Conclusiones ....................................................................................................... 43 Bibliografía ........................................................................................................... 45 Siglas y abreviaturas PM Project Manager PMI Project Management Institute PMO Project Management Office PMP Project Management Professional PERT Program Evaluation and Review Technique EDT Estructura de Desglose de Trabajo CPM Critical Path Method PRINCE Projects in Controlled Environments PMBOK Project Management Body of Knowledge PgMP Program Manager Professional PMBOK Project Management Body of Knowledge Introducción. En este trabajo se describe cómo nació la profesión de administración de proyectos a principios del siglo XX (referenciada en la primera parte de este documento), esta inició con los fundamentos de la administración, donde se mide el trabajo del obrero y lo que es capaz de ejecutar en periodos de tiempo determinados con actividades específicas. Conforme la industria evolucionó y se requirió un mayor control de actividades con objetivos comúnes, como por ejemplo la construcción de las vías de un ferrocarril, se crearon metodologías lineales para ayudar a controlar estas actividades en conjunto y poder medir y predecir, entre otras; cuándo y cómo finalizarían. Estas metodologías se documentaron y en los años 80’s ayudaron al nacimiento de instituciones dedicadas a documentar y educar a la sociedad con mejores prácticas en la administración de proyectos; entre estas se encuentra PMI® y PRINCE® (las cuales se referencian específicamente en éste trabajo). Las metodologías de Administración de Proyectos hoy son una base fundamental para iniciar, ejecutar, controlar y finalizar proyectos en cualquier industria, pero estas de por sí solas no pueden garantizar el éxito en los proyectos, esto se refleja en lo siguiente: Es poco común escuchar o leer “este fue un proyecto exitoso” más aun cuando se revisan las estadísticas a lo largo de los últimos años. A pesar de que se cuenta con más de media década creando, estudiando y documentando las mejores prácticas y procesos para la creación, ejecución y cierre de proyectos exitosos, estos han ido en decremento. 1 El pensamiento occidental junto con la búsqueda acerca de la creación de procesos, métodos y mejores prácticas para reducir tiempos y costos en función de los rápidos cambios financieros y tecnológicos, con el fin de hacer de los proyectos y personas líneas de producción (que den resultados iguales); ha llevado frecuentemente al fracaso (según los estudios presentados a continuación). Los resultados de los estudios consultados son:  Los proyectos grandes de tecnologías de la información (TI), en promedio se ejecutan en un 45% por encima del presupuesto, un 7% más de tiempo, y ofrece un 56% menos valor de lo esperado.1  Uno de cada seis proyectos de TI tiene un sobrecosto promedio de 200% y una saturación del cronograma del 70%.2  Casi el 45% admite que son claros los objetivos de negocio de sus proyectos de TI.3  Sólo el 34% de los encuestados dicen que los proyectos de TI incrementan el valor del negocio.  21% dice que a veces ofrecen un valor agregado, y el 41% dice que los resultados son mixtos.4  78% dice que sus requisitos del proyecto están generalmente fuera de sincronía con el negocio.5  75% de los líderes de los proyectos de TI creen que sus proyectos están "condenados al fracaso” desde el principio."6 1 “Pulse of the Profession | Project Management Institute,” accessed April 28, 2016, http://www.pmi.org/learning/pulse.aspx. 2 “Why Your IT Project May Be Riskier than You Think,” accessed April 28, 2016, https://hbr.org/2011/09/why-your-it-project-may-be-riskier-than-you-think/ar/1. 3 “Up to 75% of Executives Anticipate Software Project Failure,” accessed April 28, 2016, http://www.geneca.com/75-business-executives-anticipate-software-projects-fail/. 4 “Research: 2014 Enterprise Project Management Survey - InformationWeek Reports,” accessed April 28, 2016, http://reports.informationweek.com/abstract/83/12175/IT-Business- Strategy/research-2014-enterprise-project-management-survey.html. 5 “Up to 75% of Executives Anticipate Software Project Failure.” 6 Ibid. 2  17% de los grandes proyectos de TI (presupuestos $ 15M +) van tan mal que amenazan la existencia de la empresa.7 Los principales factores del fracaso de los grandes proyectos de TI, se pueden resumir en:  Objetivos poco claros / falta de enfoque de negocio.  Cronograma no realista / planificación reactiva.  Cambios frecuentes en los requisitos / complejidad técnica.  Equipo de trabajo no alineado a la estrategia de negocio / falta de habilidades.  El uso de las metodologías de administración de proyectos como criterio principal para el éxito de los proyectos. La iniciación y planeación de proyectos (dos procesos del PMI® que se explicaran más adelante en este documento) son fundamentales para el éxito de los proyectos8, en ellos se define claramente alcance tiempo y costo (llamado el triángulo de la administración de proyectos por el PMI®). Los estudios presentados anteriormente indicando los principales problemas (la mayoría relacionados con alcance, tiempo de ejecución y costo) representan actividades que se ejecutan durante estas dos etapas. Es por ello que en este documento se hará énfasis en la iniciación y planeación de proyectos. Todo el material existente sobre la dirección de proyectos y sus metodologías está repleto de pensamiento lineal, es decir, una lista de fragmentos en forma de transacciones, ordenadas entre sí en secuencia, para representar alguna coherencia y sentido. 7 “Delivering Large-Scale IT Projects on Time, on Budget, and on Value | McKinsey & Company,” accessed April 28, 2016, http://www.mckinsey.com/business-functions/business-technology/our- insights/delivering-large-scale-it-projects-on-time-on-budget-and-on-value. 8 “PMI | Project Management Institute,” accessed June 14, 2016, http://www.pmi.org/. 3 La linealidad quiere decir que las cosas se ponen en fila, primero uno luego el otro, como los vagones de un tren, como la maquinaria de una línea de ensamblaje. Para poder poner las cosas en fila, tienen primero que formar fragmentos o partes, como los carros o la maquinaria. La linealidad quiere decir que primero descomponemos las cosas para ver sus partes y poder componerlas luego; no se trata, sin embargo, de cualquier orden. Las cosas tiene que alinearse en una secuencia, para que tengan sentido y para que puedan crear valor. Una secuencia es un fenómeno lineal particular que tiene orden, esa secuencia adapta las partes del producto para que se ajusten con la maquinaria o con la idea del proyecto o con el presupuesto que hay disponible. Tomamos las secuencias y la linealidad tan por sentado que no nos damos cuenta cuánto componen nuestra realidad externa. Componen sobre todo, las partes del idioma de nuestra realidad. Ejemplos son: un lenguaje de programación, una metodología, el idioma español (o cualquier otro), una fotografía, una máquina de escribir, una metodología de administración de proyectos, etc. El pensamiento lineal se usa para adiestrar a la gente que dirige proyectos, porque los proyectos, claro está, se consideran procesos lineales; no existe ninguna representación gráfica de un proyecto que no tenga líneas. Eso es bueno y absolutamente necesario hasta cierto punto, porque todo el mundo tiene que entender lo que es una línea recta. Y bien, ¿quién no lo entiende? Sin embargo, el camino para llegar a producir resultados sobresalientes no es cuestión de entender mejor las líneas rectas. Las líneas rectas son parte de las destrezas de entrada (threshhold skills) según la psicología de la motivación social9. Consideremos lo siguiente: un estudiante asistió a la escuela y aprendió a leer. Aprendió matemáticas. Aprendió muchas más materias y posiblemente asistió luego a alguna universidad u otra institución de nivel superior, así que obtuvo 9 Richard Boyatzis, “Competent Manager : A Model for Effective Performance 2,” in Competent Manager : A Model for Effective Performance, 1st ed. (New York: John Wiley & Sons, 1982), 120. 4