T.C. MERSİN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI İÇ KONTROL, KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ VE EFQM MÜKEMELLİK MODELİNİN İNCELENMESİ, ANALİZ EDİLMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ MERSİN ÜNİVERSİTESİ ÖRNEĞİ DEMET DOKUYUCU Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı MALİ HİZMETLER UZMANLIĞI ARAŞTIRMA RAPORU MERSİN MART 2014 T.C. MERSİN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI İÇ KONTROL, KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ VE EFQM MÜKEMMELLİK MODELİNİN İNCELENMESİ, ANALİZ EDİLMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ MERSİN ÜNİVERSİTESİ ÖRNEĞİ DEMET DOKUYUCU Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı Danışman:Beyhan TUNÇSU MALİ HİZMETLER UZMANLIĞI ARAŞTIRMA RAPORU MERSİN MART 2014 ÖZET Mali Hizmetler Uzmanlığı Araştırma Raporu İÇ KONTROL, KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ VE EFQM MÜKEMMELLİK MODELİNİN İNCELENMESİ, ANALİZ EDİLMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ MERSİN ÜNİVERSİTESİ ÖRNEĞİ Demet DOKUYUCU Bilindiği üzere; 5018 sayılı KMYKK ile kamuda mali yönetim ve kontrol sistemi bütünüyle değiştirilmiş ve sistemin uluslararası standartlara ve Avrupa Birliği Normlarına uygun hale getirilmesi amaçlanmıştır. Kamu mali yönetim ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin kurulmasını ve bunun bir unsuru olarak da idarelerin yönetim sorumluluğu çerçevesinde iç kontrol faaliyet ve süreçlerinin tasarlanıp uygulanmasını öngörmektedir. Bu çalışmada MEÜ’ deki iç kontrol uygulamaları Kalite Yönetim Sistemi ile birlikte değerlendirilmiş; Toplam Kalite Yönetimi ve EFQM Mükemmellik Modelinin MEÜ’ deki uygulamalarına değinilmiştir. I Anahtar Kelimeler: İç Kontrol Sistemi, Kalite Yönetim Sistemi, Toplam Kalite Yönetimi, EFQM Mükemmellik Modeli. II ABSTRACT Research Report Drafted For Financial Services Expertise REVIEW, ANALYSE AND EVALUATION OF INTERNAL CONTROL, QUALITY MANAGEMENT SISTEM AND EFQM EXCELLENCE MODEL EXAMPLE OF MERSİN UNIVERSITY Demet DOKUYUCU As is known, with Law No 5018 Public Financial Management and Control, Financial Management and Control System in public has been changed completely and it has been aimed to make appropriate to international standarts and European Union norms of the System. Law No.5018 Public Financial Management and Control, which has reorganized Public Financial Management and Control System, envisions establishment of internal control systems in public governances and as a part of this, internal control systems are designed and administered within the framework of governance’s management responsibilty. In this report, internal control practices have been evaluated with Quality Management System in MEU; mentioned about Total Quality Management and EFQM Excellence Model practices in MEU. III Keywords: Internal Control System, Quality Management System, Total Quality Management, EFQM Excellence Model. IV İÇİNDEKİLER ÖZET…………………………………………………………………………………I ABSTRACT………………………………………………………………………..III İÇİNDEKİLER……………………………………………………………………..V KISALTMALAR………………………………………………………………...VIII ŞEKİLLER DİZİNİ………………………………………………………………...X TABLOLAR DİZİNİ……………………………………………………………...XI GİRİŞ………………………………………………………………………………...1 BİRİNCİ BÖLÜM İÇ KONTROL SİSTEMİ 1.1. İÇ KONTROL KAVRAMININ GENEL ÇERÇEVESİ 3 1.1.1. Tanımı 3 1.1.2. Amacı 4 1.1.3. Gelişim Süreci 5 1.2. İÇ KONTROL YAKLAŞIMLARI 7 1.2.1. COSO İç Kontrol Modeli 7 1.2.2. INTOSAI (Uluslararası Sayıştaylar Birliği) İç Kontrol Yaklaşımı 12 1.2.3. Avrupa Komisyonu İç Kontrol Yaklaşımı 14 1.3. KAMUDA İÇ KONTROLE İLİŞKİN YASAL DÜZENLEMELER 16 1.3.1. İç Kontrolde Rol ve Sorumluluklar 20 1.4. KİKST’ E GÖRE İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ 24 V 1.4.1. Kontrol Ortamı 25 1.4.2. Risk Değerlendirmesi 28 1.4.3. Kontrol Faaliyetleri 30 1.4.4. Bilgi ve İletişim 33 1.4.5. İzleme 36 1.5. KİKS’ E UYUM EYLEM PLANI REHBERİ 38 1.6. KAMU İÇ KONTROL REHBERİ 39 İKİNCİ BÖLÜM KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ 2.1. TANIMI 41 2.2. ISO 9000 KALİTE YÖNETİM STANDARDI 42 2.2.1. Ortaya Çıkışı 42 2.2.2. Kapsamı ve Amaçları 42 2.3. ISO 9001:2000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ 45 2.4. ISO 9001:2008 KYS-ŞARTLAR STANDART MADDELERİ 46 2.5. TKY VE KYS’ NİN KARŞILAŞTIRILMASI 74 2.5.1. EFQM Mükemmellik Modeli ve Kalite Yönetim Sistemi İlişkisi 77 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM MEÜ KALİTE ÇALIŞMALARI VE KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 3.1. MEÜ KALİTE ÇALIŞMALARI VE BELGELENDİRME 81 VI 3.2. İÇ KONTROL EYLEM PLANI HAZIRLAMA SÜRECİ 83 3.2.1. Kalite Yönetim Koordinatörlüğü 84 3.2.2. Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu 86 3.2.3. İç Kontrol Standartları Çalışma Grubu ve Birim Kalite Geliştirme Ekipleri 89 3.3. İÇ KONTROL EYLEM PLANININ UYGULANMASI 91 3.3.1. Uygulamada Karşılaşılan Farklılıklar 100 3.4. EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ MEÜ UYGULAMASI 102 SONUÇ KAYNAKÇA VII KISALTMALAR AB Avrupa Birliği ABD Amerika Birleşik Devletleri ADEK Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu COCO Kontrol Kriterleri Kurulu (Criteria of Control) COSO Sponsor Kuruluşlar Komitesi (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) EFQM Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı (European Foundation for Quality Management) ENQA Avrupa Yükseköğretimde Kalite Güvence Birliği (The European Association for Quality Assurance in Higher Education) IIA İç Denetçiler Enstitüsü (Institute of Internal Auditors) INTOSAI Uluslararası Sayıştaylar Birliği (International Organization of Supreme Audit Institutions) ISO Uluslararası Standartlar Teşkilatı (International Organization for Standardization) KEK Kalite El Kitabı KİKS Kamu İç Kontrol Standartları KİKST Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği KMYKK Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu KYBS Kalite Yönetim Bilgi Sistemi KYK Kalite Yönetim Koordinatörlüğü KYS Kalite Yönetim Sistemi VIII