Autorité des marchés financiers | Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits en vertu de la Loi sur la distribution de produits et services financiers 1 8 8m marasr s2 0210818 Dépôt légal – Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2018 ISBN : 978-2-550-80540-3 (imprimé) ISBN : 978-2-550-80541-0 (PDF) 8 mars 2018 Autorité des marchés financiers | Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits Légende : INTERPRÉTATIONS Il s’agit d’interprétations ou d’explications visant à clarifier ou vulgariser les obligations réglementaires applicables aux inscrits. Certaines de ces interprétations sont fondées sur la jurisprudence. BONNES PRATIQUES Il s’agit de bonnes pratiques encouragées par l’Autorité des marchés financiers (l’« Autorité ») visant à rehausser la gouvernance et la conformité d’un inscrit. Elles ne constituent toutefois pas des obligations réglementaires. FORMULAIRES Il s’agit de références aux formulaires, demandes ou déclarations disponibles sur le site Internet de l’Autorité. Ces références ne sont pas exhaustives. REPRÉSENTANT AUTONOME Il s’agit d’une adaptation de l’interprétation ou d’une bonne pratique à la réalité du représentant autonome. 3 8 mars 2018 Autorité des marchés financiers | Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits Table des matières LÉGENDE .....................................................................................................................................................3 LISTE DES LOIS, RÈGLEMENTS ET CODES ............................................................................................6 PRÉAMBULE ................................................................................................................................................7 1. INSCRIPTION ET MAINTIEN .................................................................................................................9 1.1 Avoir un établissement au Québec ...............................................................................................................12 1.2 Fournir les disciplines d’inscription ...............................................................................................................12 1.3 Fournir les renseignements et les documents afférents à chaque représentant par l’entremise duquel les activités seront exercées .....................................................................................13 1.4 Détenir une assurance de responsabilité ...................................................................................................14 1.5 Payer les droits et la cotisation au Fonds d’indemnisation des services financiers ...................15 1.6 Présenter l’honnêteté, la solvabilité et la compétence voulues ........................................................16 1.7 Maintenir un compte séparé ...........................................................................................................................18 1.8 Déclarations relatives à la propriété des cabinets .................................................................................18 1.9 Fournir une copie du cautionnement (Courtage spécial) ...................................................................19 2. OBLIGATIONS GÉNÉRALES ..............................................................................................................21 2.1 Impartition des activités de l’inscrit ............................................................................................................24 2.2 Conformité ............................................................................................................................................................24 2.2.1 Programme de conformité ....................................................................................................................25 2.2.2 Dirigeant désigné responsable du programme de conformité ...............................................27 3. CERTIFICATION, SÉLECTION ET SURVEILLANCE DES REPRÉSENTANTS ...............................29 3.1 Certification des représentants ....................................................................................................................30 3.2 Sélection et surveillance des représentants ...........................................................................................34 3.2.1 Sélection des représentants ................................................................................................................36 3.2.2 Surveillance des représentants ............................................................................................................37 4 8 mars 2018 Autorité des marchés financiers | Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits 4. OBLIGATIONS ENVERS LES CLIENTS ET LE PUBLIC ...................................................................39 4.1 Conflits d’intérêts ...............................................................................................................................................40 4.2 Publicité, représentations et sollicitation de la clientèle ...................................................................44 4.2.1 Mentions obligatoires et obligations générales ...........................................................................44 4.2.2 Activités non régies par la LDPSF .....................................................................................................45 4.3 Faire preuve de disponibilité et de diligence .........................................................................................47 4.4 Analyse des besoins .........................................................................................................................................47 4.4.1 Obligations spécifiques au représentant en assurance de dommages ..............................47 4.4.2 Obligations spécifiques au représentant en assurance de personnes ................................48 4.5 Remplacement des polices ...........................................................................................................................48 4.6 Renseignements à fournir au client ...........................................................................................................50 4.7 Plaintes ..................................................................................................................................................................52 4.7.1 Traiter de façon équitable les plaintes ............................................................................................53 4.7.2 Avoir une politique écrite sur le traitement des plaintes et le règlement des différends ....53 4.7.3 Transmettre à l’Autorité un dossier de plainte à la demande du plaignant ......................54 4.7.4 Déclarer à l’Autorité les plaintes reçues ..........................................................................................54 4.8 Protection des renseignements fournis par le client ...........................................................................55 4.8.1 Collecte de renseignements sur un client ......................................................................................56 4.8.2 Accès des représentants aux dossiers clients ...............................................................................57 4.8.3 Renseignements médicaux ou portant sur les habitudes de vie ...........................................57 5. OBLIGATIONS ENVERS LES AUTRES INSCRITS ............................................................................59 5.1 Rémunération et partage de commissions ............................................................................................60 5.2 Gestion des incitatifs non financiers .........................................................................................................62 5.3 Exploitation d’une franchise.........................................................................................................................63 5.4 Cessation de lien d’affaires ...........................................................................................................................63 6. GESTION OPÉRATIONNELLE ET ADMINISTRATIVE .....................................................................65 6.1 Livres et registres obligatoires ....................................................................................................................66 6.2 Cybersécurité .....................................................................................................................................................68 6.3 Respect de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité ..................................................71 ANNEXE 1 ..................................................................................................................................................72 ANNEXE 2 ..................................................................................................................................................73 ANNEXE 3 ..................................................................................................................................................74 5 8 mars 2018 Autorité des marchés financiers | Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits LISTE DES LOIS, RÈGLEMENTS ET CODES LOIS : LDPSF Loi sur la distribution de produits et services financiers, RLRQ, c. D-9.2 Loi sur le courtage immobilier Loi sur le courtage immobilier, RLRQ, c. C-73.2 Loi sur les coopératives Loi sur les coopératives de services financiers, RLRQ, de services financiers c. C-67.3 Loi sur les instruments dérivés Loi sur les instruments dérivés, RLRQ, c. I-14.01 Loi sur la protection des Loi sur la protection des renseignements personnels renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1 Loi sur le recyclage des produits Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le de la criminalité financement des activités terroristes, L.C. 2000, ch. 17 Loi sur les télécommunications Loi sur les télécommunications, L.C. 1993, ch. 38 Loi sur les valeurs mobilières Loi sur les valeurs mobilières, RLRQ, c. V-1.1 Loi concernant le cadre juridique Loi concernant le cadre juridique des technologies de des technologies de l’information l’information, RLRQ, c. C-1.1 RÈGLEMENTS : Règlement sur l’admissibilité Règlement sur l’admissibilité d’une réclamation au Fonds au FISF d’indemnisation des services financiers, RLRQ, c. D-9.2, r.1 Règlement sur le cabinet Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome, RLRQ, c. D-9.2, r.2 Code CSF Code de déontologie de la Chambre de la sécurité financière, RLRQ, c. D-9.2, r.3 Code ES Code de déontologie des experts en sinistre, RLRQ, c. D-9.2, r.4 Code RAD Code de déontologie des représentants en assurance de dommages, RLRQ, c. D-9.2, r.5 Règlement sur le courtage spécial Règlement sur le courtage spécial en assurance de dommages, RLRQ, c. D-9.2, r.6 Règlement sur la délivrance du Règlement relatif à la délivrance et au renouvellement certificat du certificat de représentant, RLRQ, c. D-9.2, r. 7 Règlement sur les droits Règlements sur les droits, les cotisations et les frais exigibles, RLRQ, c. D-9.2, r.9 Règlement sur l’exercice des Règlement sur l’exercice des activités des représentants, activités des représentants RLRQ, c. D-9.2, r.10 Règlement relatif à l’inscription Règlement relatif à l’inscription d’un cabinet, d’un représentant autonome et d’une société autonome, RLRQ, c. D-9.2, r.15 Règlement sur les livres et registres Règlement sur la tenue et la conservation des livres et registres, RLRQ, c. D-9.2, r.19 Règlement sur les renseignements Règlement sur les renseignements à fournir à fournir au consommateur, RLRQ, c. D-9.2, r.18 Règlement sur les titres pl. fin. Règlement sur les titres similaires à celui de planificateur financier, RLRQ, c. D-9.2, r.20 RALA Règlement d’application de la Loi sur les assurances, RLRQ, c. A-32, r.1 6 8 mars 2018 Autorité des marchés financiers | Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits PRÉAMBULE Ce guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits en vertu de la LDPSF (le « guide ») s’adresse à la personne ou l’entreprise inscrite auprès de l’Autorité à titre de représentant autonome, de société autonome ou de cabinet (l’« inscrit »). Dans certains cas, il s’adresse plus particulièrement au cabinet à qui un assureur a délégué certaines tâches et qui agit comme intermédiaire entre cet assureur et d’autres inscrits (l’« agent général »). Ce guide vise à énoncer les attentes de l’Autorité Pour un inscrit, le traitement équitable à l’endroit des inscrits et les bonnes pratiques du consommateur consiste à conduire qu’elle encourage en matière de gouvernance et ses activités avec compétence, soin de conformité. Les principes fondamentaux et et diligence à toutes les étapes de sa orientations publiés par l’Association internationale relation avec un consommateur. Il repose des contrôleurs d’assurance1, auxquels l’Autorité notamment sur les principes suivants : adhère, énoncent la nécessité pour l’inscrit d’instaurer de saines pratiques de gouvernance et de conformité • les produits et services financiers fondées sur le traitement équitable du consommateur. sont commercialisés et distribués dans le respect des intérêts et Les objectifs de ce guide sont de : des besoins des consommateurs; • vulgariser le cadre réglementaire entourant la • le consommateur dispose d’une pratique des inscrits; information qui lui permet, avant, • clarifier les attentes ou les interprétations de au moment et après l’achat l’Autorité concernant ce cadre réglementaire; d’un produit financier, d’être convenablement informé et de • énoncer des bonnes pratiques encouragées prendre des décisions éclairées par l’Autorité en matière de gouvernance quant aux produits ou services et de conformité. financiers; La gouvernance d’un inscrit correspond à une ges- • le consommateur dispose de tion d’entreprise fondée sur la conformité à la régle- produits et services financiers qui mentation en vigueur, de saines pratiques de ges- correspondent aux représentations tion des risques, de saines pratiques commerciales, de l’inscrit. un comportement organisationnel éthique, le traite- ment équitable du consommateur et la responsabilisation du conseil d’administration et de la haute direction. Une bonne gouvernance est essentielle à la viabilité des affaires de l’inscrit et à la confiance du public envers le système financier. L’inscrit devrait s’engager concrètement à instaurer une gouvernance saine et efficace permettant notamment d’assurer : • la compétence, la probité et l’indépendance des administrateurs ou des associés et de la haute direction; • un cadre de gouvernance établi et formalisé par les administrateurs ou associés et la haute direction au moyen de stratégies, d’orientations, de politiques et de procédures évolutives et fondées sur le traitement équitable du consommateur. Ce cadre de gouvernance devrait être adapté à la taille de l’inscrit, à la nature et la complexité de ses activités et à son profil de risque; • que la prise de décisions clés fasse l’objet de discussions suffisantes au sein du conseil d’administration ou des associés et de la haute direction; • les ressources humaines adéquates pour la conduite des activités; • la mise en place de contrôles internes appropriés des activités. 7 8 mars 2018 Autorité des marchés financiers | Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits La conformité correspond au respect du cadre réglementaire par l’inscrit. Dans la mesure où il respecte la réglementation en vigueur, l’inscrit a la latitude nécessaire pour déterminer lui-même les stratégies, les politiques et les procédures qu’il entend adopter afin d’avoir une gouvernance répondant aux attentes de l’Autorité. Il peut effectuer les adaptations nécessaires en fonction de sa taille, de la nature et de la complexité de ses activités, de même qu’en fonction de son profil de risque. *** Il s’agit de la première version du guide, qui se veut un outil de travail évolutif. Des modifications réglementaires, des développements en matière de gouvernance ou des constats effectués dans le cadre des travaux de surveillance de l’Autorité pourraient mener ultérieurement à des modifications au guide. Le respect de l’ensemble des lois et des règlements applicables relève de la seule et entière responsabilité de l’inscrit. Bien que de nombreuses dispositions réglementaires soient reprises ou paraphrasées au sein du guide, les textes législatifs disponibles sur le site des Publications du Québec demeurent la seule référence officielle. Lorsque des références sont faites à des lois ou des règlements dont l’application ne relève pas de l’Autorité (par exemple à la Loi sur la protection des renseignements personnels ou à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité), ces références sont données à titre indicatif seulement. Le guide n’a pas pour objectif de donner des conseils ou des opinions juridiques. Les listes ou exemples donnés ne sont pas exhaustifs et sont fournis à titre indicatif seulement. Toute utilisation, totale ou partielle, du guide ou des informations qu’il contient à des fins commerciales ou de mise en marché est interdite. 8 8 mars 2018 1 Inscription et maintien 9 8 mars 2018 Autorité des marchés financiers | Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits LDPSF : Une inscription auprès de l’Autorité est requise pour agir comme art. 71 à 83, cabinet, société autonome ou représentant autonome. Une demande 106, 128 et 146 d’inscription doit être faite par écrit, au moyen d’une demande d’inscription, à laquelle divers documents et renseignements prescrits Règlement relatif par règlement doivent être joints. à l’inscription : art. 1 à 10 F ormulaires Inscription de cabinet ou de société autonome ou Inscription de représentant autonome. L’inscription est valide jusqu’à sa radiation. L’inscrit doit aviser l’Autorité de toute modification à un renseignement ou à un document fourni en lien avec son dossier d’inscription dans un délai de 30 jours suivant cette modification. F ormulaires • Changement au dossier pour tout changement apporté au nom ou au compte séparé ou d’une transaction impliquant une fusion, une vente ou une acquisition; • Gestion des liens d’affaires notamment pour un changement d’actionnaire, de dirigeant ou d’associé responsable, d’administrateur ou d’associé, de correspondant, d’assistant du correspondant ou de signataire autorisé, ainsi que ses relations d’affaires avec d’autres inscrits, des assureurs, des agents généraux ou des grossistes. De plus, l’inscrit doit, à la demande de l’Autorité, transmettre à celle-ci tout document ou tout renseignement qu’elle requiert sur ses activités. L’Autorité transmet annuellement à l’inscrit une demande de mise à jour des renseignements déjà fournis. Pour maintenir son inscription, l’inscrit doit fournir cette mise à jour dans les 45 jours de la demande de l’Autorité. C’est également à ce moment que l’inscrit doit payer ses droits annuels d’inscription et sa cotisation au Fonds d’indemnisation des services financiers (voir section 1.5). Formulaire L’Autorité transmet à l’inscrit un formulaire personnalisé de maintien d’inscription et l’Annexe – Déclaration des dirigeants et administrateurs ou associés à remplir par l’inscrit. LDPSF : L’Autorité peut suspendre une inscription, l’assortir de restrictions ou de art. 115.2 conditions ou imposer une sanction administrative pécuniaire à un inscrit lorsqu’il ne se conforme pas à une obligation de dépôt de documents. 10 8 mars 2018