Guide 2008 de déontologie appliquée aux avocats en entreprise Préparé par le Service aux membres Première édition Collaborateurs Me Hubert AUCLAIR Me Maxime BÉDARD Me Sylvie DROUIN Me Alain GARNEAU Me Geneviève Anouck LABBÉ Me Dyane PERREAULT Sous la supervision de Me Claire MOFFET Service de recherche et de législation Distribué par le Service des communications Maison du Barreau 445, boulevard Saint-Laurent Montréal (Québec) H2Y 3T8 T 514 954-3400 Sans frais 1 800 361-8495 [email protected] www.barreau.qc.ca ISBN 978-2-922151-54-1 (imprimé) ISBN 978-2-922151-55-8 (PDF) Dépôt légal : 1er trimestre 2008 Table des matières TABLE DES MATIÈRES PRÉFACE III INTRODUCTION 3 Les principes directeurs 5 La notion d’avocat « en entreprise » 6 Le « client » de l’avocat en entreprise 7 Le rôle de l’avocat en entreprise 8 PARTIE 1 LES PRINCIPAUX DÉFIS DE L’AVOCAT EN ENTREPRISE 13 1.1 La confidentialité et le secret professionnel 13 1.1.1 Les sources et la portée du secret professionnel 13 1.1.2 Les conditions d’application de la protection 16 1.1.3 Éléments susceptibles de bénéficier du secret professionnel 18 1.1.4 La perte de la protection 20 1.2 L’indépendance et les situations de conflit d’intérêts 23 1.2.1 Les sources 23 1.2.2 Les situations de conflit d’intérêts 26 1.2.3 Le conflit d’intérêts et l’avocat en entreprise 28 PARTIE 2 LIGNES DIRECTRICES : SUGGESTIONS ET CONSEILS 33 2.1 Règles générales figurant au Code de déontologie des avocats 34 2.2 Lignes directrices 38 2.2.1 Organisation du lieu de travail 38 Ligne directrice générale 38 Guide 2008 de déontologie appliquée aux avocats en entreprise 1) Aménagement des locaux 39 2) Les dossiers 40 3) Destruction de documents ou de dossiers 43 4) Départ ou fermeture de contentieux 44 5) Le personnel 47 6) Télécopieur réservé aux affaires juridiques 48 2.2.2 Comptabilité 49 Ligne directrice générale 49 1) Compte en fidéicommis 51 2) Les chèques 54 3) Les honoraires judiciaires 55 4) Les offres de règlements 56 2.2.3 L’avocat et ses mandats particuliers 57 Ligne directrice générale 57 1) La nature du dossier 58 2) L’indépendance 60 3) Les conflits d’intérêts 63 2.2.4 Relation avec le Conseil d’administration de l’entreprise, d’une filiale ou d’une coentreprise 67 Ligne directrice générale 67 1) Le conseil d’administration 68 2) Avocat / secrétaire 69 3) Avocat / siégeant au conseil de l’entreprise, d’une filiale ou d’une coentreprise 71 4) Avocat / invité au conseil d’administration 73 5) Avocat / actionnaire 75 2.2.5 Relations avec les autres employés 77 Ligne directrice générale 77 1) Relations professionnelles 80 2) Relations personnelles 82 3) Avocat / emplois antérieurs 84 ii Préface PRÉFACE L’application du Code de déontologie aux avocats en entreprise soulevait des interrogations parmi les membres du Barreau du Québec. En effet, à la suite d’un mini sondage effectué auprès de 2 300 avocats d’entreprise, la réponse fut claire : les avocats d’entreprise avaient besoin de réponses à leur questionnement portant sur l’éthique. Comment gérer l’interaction de l’avocat avec les membres de l’organisation ? Quelle est la nature du contrat de travail entre l’avocat et son employeur ? Ce lien d’emploi crée-t-il aussi un lien de subordination ? Affecte-t-il l’indépendance de l’avocat ? Comment appliquer les règles sur les conflits d’intérêts, la gestion des comptes en fidéicommis, le partage des honoraires, la compétence de l’avocat, etc. ? Le Comité administratif du Barreau du Québec a donné le mandat au Comité des avocats en entreprise d’aller de l’avant avec la rédaction d’un guide de déontologie destiné aux avocats œuvrant en entreprise. Avec la précieuse collaboration de Me Claire Moffet, du Service de recherche et législation, un groupe de travail a été formé avec le mandat de travailler à l’élaboration de ce guide. Dès les premières rencontres, certains étaient d’avis que le Code de déontologie des avocats, tel qu’il existe aujourd’hui, était inadapté et difficilement applicable aux avocats en entreprise. Ce code est-il utile aux avocats en entreprise ? L’élaboration de ce guide a été pour le groupe de travail, et le sera probablement pour les avocats en entreprise, une révélation, puisqu’il répond clairement à cette question : « Oui, le Code de déontologie actuel s’adapte aux situations et est applicable à tous les avocats, qu’ils exercent en entreprise, en pratique privée, dans la fonction publique ou autrement. » Guide 2008 de déontologie appliquée aux avocats en entreprise Ce guide, qui allie les règles et lignes directrices aux suggestions et conseils, sera sans doute un outil important et surtout pratique pour les avocats en entreprise. Nous remercions particulièrement Mes Hubert Auclair, Alain Garneau, Maxime Bédard, Sylvie Drouin, Geneviève Anouck Labbé, Dyane Perreault et, plus spécifiquement, Me Claire Moffet sans qui le guide n’aurait pu voir le jour. Nous remercions également les membres du Comité des avocats en entreprise et du Comité de déontologie pour leurs précieux commentaires. iv INTRODUCTION Introduction INTRODUCTION L’exercice de la profession d’avocat au sein d’une entreprise représente des défis particuliers en matière déontologique. En effet, l’avocat étant entouré du personnel en place, son bureau et ses dossiers étant géographiquement à l’intérieur de tout ou partie d’immeuble qu’il partage avec ses collègues de travail qui ne sont pas nécessairement des avocats, et son gagne-pain provenant essentiellement de son employeur, il doit être constamment en mesure de préserver la confidentialité des informations ou documents qu’il reçoit, maintenir en tout temps son indépendance professionnelle et, comme tout avocat, éviter les situations de conflit d’intérêts. La pratique des avocats en entreprise se distingue de celle des avocats qui exercent leur profession dans le contexte de la pratique privée. En effet, ces derniers exercent leur profession dans l’unicité de leur cabinet en ce sens qu’ils sont entourés d’avocats qui exercent la même profession, que le personnel est lié par la confidentialité et le secret professionnel qui leur incombe, et qu’ils ne sont généralement pas tributaires d’un client unique, contrairement aux avocats en entreprise qui sont parfois seuls, partagent parfois le personnel avec d’autres, et n’ont qu’un seul client : leur employeur. Les avocats en entreprise doivent donc être conscients des défis que le respect de leurs obligations déontologiques implique, car, tout comme leurs consœurs ou confrères de pratique privée, ils sont liés par les règles édictées par la Loi sur le Barreau et précisées principalement au Code de déontologie des avocats. Ces règles portent sur la conduite à adopter envers le public, le client et la profession. À cet égard, on peut dire que les devoirs généraux et les obligations envers le public et la profession ne présentent pas de différences particulières dans leur application, qu’il s’agisse d’avocats en entreprise ou de pratique privée. Toutefois, dans les faits, il en va autrement concernant les devoirs et obligations envers le client, en raison du fait que l’avocat en entreprise a généralement un client unique, et que son lieu de travail est aussi celui de tous les autres employés de ce client. 3