ESCUELA POLITÉCNICA SUPERIOR UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID PROYECTO FIN DE CARRERA GESTIÓN DE RRHH CON SAP INGENIERÍA TÉCNICA DE TELECOMUNICACIONES Esp. SISTEMAS DE TELECOMUNICACIÓN Autora: Carmen López Ríos Tutor: Vicente Luque Centeno Mayo 2011 Gestión de RRHH con SAP A mi familia y a Carlos, por su paciencia y comprensión. Proyecto Fin de Carrera 2 Carmen López Ríos Gestión de RRHH con SAP ÍNDICE 1. SITUACIÓN ACTUAL - RESUMEN ......................................................................... 10 1.1 SISTEMA ACTUAL ............................................................................................. 12 1.2 SGBD ..................................................................................................................... 14 1.3 SAP ........................................................................................................................ 16 1.3.1 Historia ........................................................................................................... 16 1.3.2 Productos – SAP R/3 ...................................................................................... 17 1.3.3 Por qué usar SAP ............................................................................................ 18 2. TOMA DE REQUISITOS............................................................................................ 25 3. DESARROLLO DEL SISTEMA ................................................................................. 28 3.1 ESTRUCTURA ..................................................................................................... 28 3.1.1 Estructura Organizativa .................................................................................. 28 3.2 TIPOS DE OBJETOS ............................................................................................ 29 3.2.1 Tipo de Objeto Unidades Organizativas “O” ................................................. 29 3.2.2 Tipo de Objeto Función “C” ........................................................................... 30 3.2.3 Tipo de Objeto Posición “S” .......................................................................... 30 3.2.4 Tipo de Objeto Puesto de Trabajo “A” ........................................................... 30 3.2.5 Tipo de Objeto Personas “P” .......................................................................... 31 3.2.6 Tipo de Objeto Centro de Coste “K” .............................................................. 31 3.3 HERENCIA ........................................................................................................... 32 3.4 VINCULACIONES ............................................................................................... 32 3.4.1 Unidades Organizativas .................................................................................. 32 3.4.2 Funciones y Posiciones ................................................................................... 33 3.4.3 Unidades Organizativas y Posiciones ............................................................. 33 3.4.4 Posiciones y Personas ..................................................................................... 33 3.5 IDENTIFICACION DE ESTRUCTURAS DE LA UNIVERSIDAD CARLOS III- SAP 34 3.5.1 Unidad Organizativa ....................................................................................... 34 3.5.2 Categoría ......................................................................................................... 36 3.5.3 Función ........................................................................................................... 37 3.5.4 Posición .......................................................................................................... 39 3.6 ESTRUCTURA DE LA UNIVERSIDAD CARLOS III ...................................... 41 3.6.1 Mandante ........................................................................................................ 41 3.6.2 Sociedad Financiera (FI) ................................................................................ 42 3.6.3 División de Personal ....................................................................................... 42 3.6.4 Subdivisión de Personal ................................................................................. 43 3.7 ESTRUCTURA DE PERSONAL ......................................................................... 44 3.7.1 Intervalo de Rangos de Números de Personal ................................................ 44 3.7.2 Grupo de Personal .......................................................................................... 45 3.7.3 Área de Personal ............................................................................................. 45 3.7.4 Relación entre Grupo y Área de Personal ...................................................... 46 Proyecto Fin de Carrera 3 Carmen López Ríos Gestión de RRHH con SAP 3.7.5 Categorías Profesionales................................................................................. 47 3.8 INTEGRACIÓN ENTRE LA GESTIÓN DE ORGANIZACIÓN Y LA GESTIÓN DE PERSONAL ............................................................................................................... 48 3.9 INFOTIPOS ........................................................................................................... 50 3.9.1 Infotipos de PD ............................................................................................... 50 3.9.1.1 Infotipo 1000, Objeto .............................................................................. 50 3.9.1.2 Infotipo 1001, Enlaces............................................................................. 53 3.9.1.3 Infotipo 1002, Descripción Verbal .......................................................... 55 3.9.1.4 Infotipo 1008, Carácter de imputación .................................................... 56 3.9.2 Infotipos de PA ............................................................................................... 58 3.9.2.1 Infotipo 0000, Medidas ........................................................................... 58 3.9.2.2 Infotipo 0001, Asignación Organizativa ................................................. 62 3.9.2.3 Infotipo 0002, Datos personales .............................................................. 67 3.9.2.4 Infotipo 0004, Invalidez .......................................................................... 70 3.9.2.5 Infotipo 0006, Direcciones ...................................................................... 72 3.9.2.6 Infotipo 0007, Horario de trabajo teórico................................................ 74 3.9.2.7 Infotipo 0008, Emolumentos básicos ...................................................... 76 3.9.2.8 Infotipo 0009, Relación bancaria ............................................................ 79 3.9.2.9 Infotipo 0016, Elementos de contrato ..................................................... 81 3.9.2.10 Infotipo 0019, Seguimiento de fechas ..................................................... 84 3.9.2.11 Infotipo 0021, Crear Familia/Persona de referencia ............................... 87 3.9.2.12 Infotipo 0023, Empresa anterior............................................................ 106 3.9.2.13 Infotipo 0024, Cualificaciones .............................................................. 108 3.9.2.14 Infotipo 0034, Función interna .............................................................. 110 3.9.2.15 Infotipo 0035, Instrucciones de empresa............................................... 112 3.9.2.16 Infotipo 0037, Seguros .......................................................................... 114 3.9.2.17 Infotipo 0041, Datos de Fecha .............................................................. 116 3.9.2.18 Infotipo 0105, Comunicación ................................................................ 117 3.9.3 Ejemplo de Infotipos propios de la Universidad .......................................... 119 3.9.3.1 Infotipo 9000, Carne Universitario ....................................................... 119 3.9.3.2 Infotipo 9001, Incidencias ..................................................................... 122 3.9.3.3 Infotipo 9003, Ayuda de Estudios ......................................................... 123 3.9.3.4 Infotipo 9006, Solicitudes ..................................................................... 127 4. QUERIES Y FORMULARIOS .................................................................................. 129 4.1 QUERIES ............................................................................................................. 129 4.2 FORMULARIOS ................................................................................................. 132 5. ARRANQUE DEL SISTEMA Y MANTENIMIENTO ............................................ 133 5.1 ARRANQUE DEL SISTEMA ............................................................................ 133 5.1.1 Soporte al Arranque del Área de Recursos Humanos .................................. 133 5.1.2 Soporte al Área EAI ..................................................................................... 134 5.2 MANTENIMIENTO ........................................................................................... 134 6. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE SAP ................................................................ 136 7. CONCLUSIONES FINALES .................................................................................... 139 8. ANEXOS .................................................................................................................... 140 Proyecto Fin de Carrera 4 Carmen López Ríos Gestión de RRHH con SAP 8.1 DATOS ................................................................................................................ 140 8.2 CARGA DATOS DNI ......................................................................................... 140 8.3 CÓDIGO CARGA DATOS PADRES ................................................................ 152 8.4 CÓDIGO PROGRAMA PRINCIPAL CON OPCIONES ................................... 164 8.5 CÓDIGO FORMULARIO .................................................................................. 175 8.6 CÓDIGO REPORT .............................................................................................. 186 9. PRESUPUESTO POSIBLE ....................................................................................... 193 10. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 195 Proyecto Fin de Carrera 5 Carmen López Ríos Gestión de RRHH con SAP ÍNDICE DE FIGURAS Figure 1 Estructura Organizativa .......................................................................................... 29 Figure 2 Identicación de Estructuras .................................................................................... 34 Figure 3 Unidad Organizativa .............................................................................................. 36 Figure 4 Categoría ................................................................................................................ 37 Figure 5 Función ................................................................................................................... 38 Figure 6 Relación entre Categoría y Función ....................................................................... 39 Figure 7 Relación entre Organización, Función,Categoría y Posición................................. 40 Figure 8 Sociedad Financiera ............................................................................................... 42 Figure 9 División de Personal .............................................................................................. 43 Figure 10 Subdivisión de Personal ....................................................................................... 44 Figure 11 Grupo de Personal ................................................................................................ 45 Figure 12 Área de Personal .................................................................................................. 46 Figure 13 Relación entre Grupo y Área de Personal ............................................................ 46 Figure 14 Categoría Profesional ........................................................................................... 47 Figure 15 Infotipo 0001 ........................................................................................................ 49 Figure 16 Infotio 1000 .......................................................................................................... 51 Figure 17 Infotipo 1001 ........................................................................................................ 53 Figure 18 Infotipo 1002 ........................................................................................................ 55 Figure 19 Infotipo 1008 ........................................................................................................ 57 Figure 20 Infotipo 0000 ........................................................................................................ 59 Figure 21 Resumen Infotipo 0000 ........................................................................................ 62 Figure 22 Infotipo 0001 ........................................................................................................ 63 Figure 23 Infotipo 0002 ........................................................................................................ 67 Figure 24 Infotipo 0004 ........................................................................................................ 70 Figure 25 Infotipo 0006 ........................................................................................................ 72 Figure 26 Infotipo 0007 ........................................................................................................ 74 Figure 27 Infotipo 0008 ........................................................................................................ 76 Figure 28 Infotipo 0009 ........................................................................................................ 79 Figure 29 Infotipo 0016 ........................................................................................................ 82 Figure 30 Infotipo 0016.2 ..................................................................................................... 82 Figure 31 Infotipo 0016.3 ..................................................................................................... 83 Figure 32 Infotipo 0016.4 ..................................................................................................... 83 Figure 33 Infotipo 0019 ........................................................................................................ 85 Figure 34 Infotipo 0021 ........................................................................................................ 87 Figure 35 Modificar Datos personales.................................................................................. 90 Figure 36 Modificar Datos Personales 2 .............................................................................. 91 Figure 37 Modificar Datos Personales 3 .............................................................................. 92 Figure 38 Modificar Datos Personales 4 .............................................................................. 93 Figure 39 Resumen Datos Personales .................................................................................. 94 Figure 40 Infotipo 0021 ........................................................................................................ 95 Figure 41 Modifiación Datos Personales 5 .......................................................................... 96 Proyecto Fin de Carrera 6 Carmen López Ríos Gestión de RRHH con SAP Figure 42 Modifiación Datos Personales 6 .......................................................................... 96 Figure 43 Resumen Final Datos Personales ......................................................................... 97 Figure 44 Estado Civil .......................................................................................................... 98 Figure 45 Parentesco Familiar .............................................................................................. 99 Figure 46 Lista Datos familiares ........................................................................................ 100 Figure 47 Modificación Estado Civil ................................................................................. 101 Figure 48 Modificación Número de Hijos .......................................................................... 102 Figure 49 Datos Modificados ............................................................................................. 103 Figure 50 Datos Personales, Número de hijos .................................................................... 104 Figure 51 Modificación Datos personales 6 ....................................................................... 105 Figure 52 Resumen Datos personales ................................................................................. 106 Figure 53 Infotipo 0023 ...................................................................................................... 107 Figure 54 Infotipo 0024 ...................................................................................................... 108 Figure 55 Infotipo 0034 ...................................................................................................... 110 Figure 56 Infotipo 0035 ...................................................................................................... 112 Figure 57 Infotipo 0037 ...................................................................................................... 114 Figure 58 Infotipo 0041 ...................................................................................................... 116 Figure 59 Infotipo 0105 ...................................................................................................... 118 Figure 60 Infotipo 9000 ...................................................................................................... 119 Figure 61 Infotipo 9001 ...................................................................................................... 122 Figure 62 Infotipo 9003 ...................................................................................................... 124 Figure 63 Infotipo 9006 ...................................................................................................... 127 Figure 64 Query .................................................................................................................. 129 Figure 65 Descripción de una Query .................................................................................. 130 Proyecto Fin de Carrera 7 Carmen López Ríos Gestión de RRHH con SAP ÍNDICE DE TABLAS Table 1 Unidades Organizativas de la Universidad.............................................................. 52 Table 2 Clase de Medida ...................................................................................................... 60 Table 3 Motivo de la medida ................................................................................................ 60 Table 4 Status de la ocupación ............................................................................................. 61 Table 5 Status de Paga extra ................................................................................................. 61 Table 6 Función del Personal ............................................................................................... 64 Table 7 Relación laboral ....................................................................................................... 65 Table 8 Denominación.......................................................................................................... 66 Table 9 Caja de pago ............................................................................................................ 66 Table 10 Tratamiento............................................................................................................ 68 Table 11 Tipo de Documento ............................................................................................... 68 Table 12 Estado Civil ........................................................................................................... 69 Table 13 Clase de invalidez .................................................................................................. 71 Table 14 Clase de Dirección ................................................................................................. 73 Table 15 Gestión de Tiempos ............................................................................................... 75 Table 16 Convenio ............................................................................................................... 77 Table 17 Área geográfica ..................................................................................................... 77 Table 18 Grupo Profeisonal .................................................................................................. 78 Table 19 Relación bancaria .................................................................................................. 80 Table 20 Tipo de Tarea ......................................................................................................... 86 Table 21 Plazo de la tarea ..................................................................................................... 86 Table 22 Operador Tipos de Plazo ....................................................................................... 86 Table 23 Parentesco familiar ................................................................................................ 88 Table 24 Grado de Minusvalía ............................................................................................. 89 Table 25 Cualificaciones .................................................................................................... 109 Table 26 Función Interna .................................................................................................... 111 Table 27 Código de Sindicato ............................................................................................ 111 Table 28 Notificaciones especiales..................................................................................... 113 Table 29 Clase de Seguro ................................................................................................... 115 Table 30 Clases de Fechas .................................................................................................. 117 Table 31 Tipo de Comunicación ....................................................................................... 118 Table 32 Motivo emission tarjeta ....................................................................................... 121 Table 33 Motivo recepción de Tarjeta ................................................................................ 121 Table 34 Beneficiario de ayuda .......................................................................................... 124 Table 35 Tipo de Estudios .................................................................................................. 125 Table 36 Especialidad de Estudios ..................................................................................... 125 Table 37 Requisitos del curso ............................................................................................. 126 Table 38 Tipo de Solicitud ................................................................................................. 128 Table 39 Diferencias entre Report y Query ........................................................................ 131 Table 40 Ejemplo de Datos personales utilizados .............................................................. 140 Table 41 Fase de Proyecto y Personal asignado ................................................................ 193 Table 42 Coste del Personal según funciones .................................................................... 194 Proyecto Fin de Carrera 8 Carmen López Ríos Gestión de RRHH con SAP Table 43 Presupuesto total aproximado ............................................................................. 194 Proyecto Fin de Carrera 9 Carmen López Ríos Gestión de RRHH con SAP 1. SITUACIÓN ACTUAL - RESUMEN La Universidad Carlos III de Madrid ha decidido renovar parte del software informático que utiliza en los Departamentos de Administración y Recursos Humanos. Estos departamentos se encargan de gestionar los datos de los empleados, estudiantes y toda persona relacionada con la Universidad, crean las fichas de nuevas incorporaciones, realizan los cálculos de nóminas, gestionan el horario de trabajo, becas, etc. El objetivo de este cambio es el de facilitar el manejo de las herramientas a los usuarios y agilizar algunos trámites, que hoy en día no son fáciles de obtener y analizar con los sistemas existentes. Aunque se han estudiado varias posibilidades, como insertar un programa auxiliar de gran importancia como es el Sistema Gestor de Bases de Datos (S.G.B.D), finalmente se ha decidido que para este fin lo mejor sería implantar una aplicación todavía bastante innovadora y que se llama SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos). The University Carlos III of Madrid has decided to renew some of the software used in the Departments of Administration and Human Resources. These departments are responsible for managing the data of employees, students and anyone connected with the University, create new entry sheets, perform payroll calculations, manage work schedules, scholarships, etc. The purpose of this change is to facilitate the management tools for users and streamline certain procedures, which today are not easy to obtain and analyze with the existing systems. Although we have studied several possibilities, such as inserting an auxiliary program of great importance such as database systems (DBMS), we have finally decided to deploy for this purpose an application still quite innovative called SAP (Systems, Applications and Products). Proyecto Fin de Carrera 1 0 Carmen López Ríos