Collaborate .Effectively .with .SharePoint .Workspace .2010 . . . . . . . .117 What Can You Do with SharePoint Workspace 2010? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118 Starting Out with SharePoint Workspace 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119 What About Groove? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120 Setting Workspace Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122 Accessing Your Files Seamlessly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123 Simplified Searching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124 Checking Files In and Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125 Connecting with Your Team Instantly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126 SharePoint with InfoPath and SharePoint Business Connectivity Services . . .128 Using SharePoint Workspace on the Go . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128 Create .Effective .Marketing .Materials .with .Publisher .2010 . . . . . . . .129 Starting Out with Publisher 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129 Collapse and Expand Page Navigation Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130 Use the Mini Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131 Creating and Using Templates and Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131 Creating Precise Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135 Enhancing Typography with OpenType Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135 Working with the Improved Color Palette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137 Previewing and Printing Publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138 Preparing for Commercial Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139 Sharing Publisher Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140 Make .Sense .of .Your .Data .with .Access .2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141 Starting Out with Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141 Using Application Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143 Applying Office Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144 Adding New Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146 Adding Quick Start Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146 Inserting Calculated Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148 Showing Data Bars and Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149 Creating Navigation Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150 Designing Access 2010 Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150 Working with Access 2010 and the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151 Adding Web Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152 Using Access 2010 with SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153 Next Steps with Office 2010 Putting .it .All .Together . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157 Using Excel 2010 Data with Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157 Sharing SmartArt Among Office 2010 Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159 Dragging Word 2010 Content to PowerPoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160 Mail Merging Word 2010 Documents in Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . .161 Sharing Access 2010 Data with Other Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162 Scheduling a Meeting from a Shared Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163 Security .in .Office .2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165 Understanding Security in Office 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165 Opening Files Safely . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166 Working with Protected View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168 Password Protecting a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169 Limiting File Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170 Setting Role-Based Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171 Recovering Unsaved Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172 Working with the Trust Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173 Illustrate Your Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49 Apply Artistic Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50 Training .Made .Easy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177 Insert Screen Shots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51 Getting Help in Office 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177 TableImp roove fYo uCr Teoxt .n . . .t . .e . . .n . . .t . .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52 Finding What You Need on Office Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180 Catch More Than Typos with a Contextual Spell Check . . . . . . . . . . . . . .52 Take Your Learning to the Next Level with Microsoft eLearning . . . . . . . . . . .182 Use Language Tools, and Translate on the Fly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53 Continue Learning with Microsoft Press Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183 Co-Author and Share Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi Author .Bio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185 Working with Shared Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57 AccTehsse Y Roouard D tooc Oumffiecnet s2 0A1n0y .w .h .e .r .e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 .8 . . .xi WhUose U Wseosr Od fWficeeb 2 2001100? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 .9 . . xii WhCahte’sc kin Y Mouicr rDosoocfutm Oefnfitc ew 2it0h1 W0?o r .d . .M . .o .b .i .le . .2 .0 .1 .0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 .0 . .xiv Office 2010 System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xv Create .Smart .Data .Insights .with .Excel .2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61 What You’ll Find in First Look: Microsoft Office 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . .xv Start Out with Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61 Envision thSuem Pmoasrsiizbei Yliotiuers Data Easily . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 Illustrate Information Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65 Welcome .to .Office .2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 Call Attention to Your Data with Icon Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66 FeDatautrae sB athr aImt Fpitr oYvoeumr eWnotsr k . .St .y .l .e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 .8 . . .3 ChNanewge Ssm ina OrtAffircte E n20h1a0nc .e .m . .e .n .t .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 .0 . . .4 Use SlicerLse tto Y Sohuor wId Deaast aS oYoaru r . W . .a .y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 .0 . . .5 Work AnyCwohllearbeo wraitteh EEaxscielyl 2a0n1d0 N . .a .tu .r .a .l .ly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 .2 . . .5 ExceWl o20rk1 0A nWyewbh Aerpep— .a .n . .d . E .v .e .r .y .w . .h .e .r .e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 .2 . . .6 Exploring the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 Manage .Rich .Communications .with .Outlook .2010 . . . . . . . . . . . . . . .75 A Quick Look at the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 Starting OCuotn wteitxhtu Oalu Ttlaobosk . 2 .0 .1 .0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 .6 . . .9 NeUws iBnagc tkhseta Ogue tVloieowk 2 .0 . .1 .0 . R .i .b .b .o . .n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 .7 . . .9 SettMinagn Pargeifnegr eFnilceess i nw iBthac Bkastcakgstea Vgeie Vwi e .w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 .7 . .10 ManagingS tYreoaumr Clinoendve Prrsianttiionngs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 .8 . .11 CleaLnainnggu Uagpe Yso aunrd M Aecscseasgseibsi .li .t .y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 .0 . .11 StreCaommlininingg N Ee-xmt .a .il . T .a .s .k .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 .1 . .12 Working with Presence and Social Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83 Express .Yourself .Effectively .and .Efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13 Coordinating Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 HoVwie Vwiisnuga lGs rHoeulpp S . c . h . .e .d .u . le . .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 . 4 . .15 AdCdrienagt eT eax Ct aElfefencdtasr .G .r .o .u .p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 .5 . .16 ImpArodvdiinngg tAhret iLsotroyk t oo fY Yoouur rI mMaegsseasg .e .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 .6 . .17 Keeping iCn oTroreuccthin wgi tahn Od uRtelocoolko Mrinogb Pileic .tu .r .e .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 .8 . .18 Working Font Magic in Word 2010 and Publisher 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21 Produce .Dynamic .Presentations .with .PowerPoint .2010 . . . . . . . . . . .89 Creating Data Visualizations in Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 StarEtdinitgin Ogu Vt iwdeitoh iPno PwoewrPeorPinoti n2t0 21001 .0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 .9 . .24 EditCinogm amndu nFiocarmtinagtt iVnigsu Vaildlye ion .A .c .c .e .s .s . 2 .0 . .1 .0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 .1 . .25 CreaEtninhgan acnindg W aonrdk iSntgre wamithli nAinngim Caotimonmsu .n .i .c .a .t .io .n .s . .in . .O . .u .tl .o .o .k . .2 .0 .1 .0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 .4 . .26 EnhCanocminingg Y Nouerx tP .r .e .s .e .n .ta . .ti .o .n . .w .i .th . .T .r .a .n .s .it .io .n . .s .a .n .d . .T .h .e .m . .e .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 .5 . .28 Adding Sections to Your Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97 Collaborate .in .the .Office .and .Around .the .World . . . . . . . . . . . . . . . . .29 Managing and Sharing Your Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98 It’sM Aellr gAibnogu Ptr tehsee nTteaatmionwso .rk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 .8 . .29 BroaWdhcaats tTinegam Yos uLro oPrke Lsieknet aTtoiodnay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 .9 . .30 PrinTteinagm P Traesskesn taantdio Mn Netohtoedss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 .0 .1 . .30 BeSnaevfiet sY oouf rO Pffirecsee 2n0ta1t0io Cno allsa ba oVriadteioon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 .0 .2 . .32 StaWy oinrk T wouitchh t wheit hP oYwoeurrP Toeianmt 2 0 . .1 .0 . W . .e .b . .A .p .p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 .0 .3 . .32 UsinSgh aProew FeilrePso iinn tt hMe oWbiolerk 2s0p1a0ce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 .0 .3 . .33 Share Files and Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 Organize, .Store, .and .Share .Ideas .with .OneNote .2010 . . . . . . . . . . . .105 Co-Author Files Across Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 StarCtionngn Oecutt vwiait hP rOesneenNceo te . . 2 .0 .1 .0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 .0 .6 . .36 CapUtusirningg O Nffioctees W Eaesbil yA p .p . .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 .0 .7 . .37 ShUarsiinngg oOnn tehNeo Rteo aads Ywoituh WOoffirkce . .M . .o .b .i .le . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 .0 .7 . .38 CoCmreinagte N Neoxtte .s . .A .n .y .w . .h .e .r .e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 .0 .8 . .38 www.it-ebooks.info Working with Linked Notes and Task Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110 Finding Just the Notes You Need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112 Hit the Ground Running Sharing Ideas Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113 Create .and .ShCareraeti .nCgo am Shpaereldli nNgot .eDbooocku .m . .e . .n .t .s . . .w . .i .t .h . . .W . . .o .r .d . . . .2 .0 . .1 .0 . . . . . . . . . . . . . . .1 .13 .41 StaFrint dOinutg wEintthr iWeso brdy A20u1th0o .r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 .1 .4 . .41 WorGkeint gF awmitihli aPra wgiet hV ethrsei oWnos r .d . R . .ib .b .o . .n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 .1 .4 . .42 AccessingF Yinodu rW Nhoatte Yso Aun Nyweehde rEea .s .il .y . w . .it .h . .th . .e . N . .a .v .ig .a .t .i .o .n . .P .a .n .e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 .1 .5 . .43 Print and Preview in a Single View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Format Your Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Apply Text-Formatting Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47 Preserve Your Format Using Paste with Live Preview . . . . . . . . . . . . . . . .48 PUBLISHED BY Microsoft Press A Division of Microsoft Corporation One Microsoft Way Redmond, Washington 98052-6399 Copyright © 2010 by Microsoft Corporation All rights reserved. No part of the contents of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means without the written permission of the publisher. Library of Congress Control Number: 2009940759 A CIP catalogue record for this book is available from the British Library. Microsoft Press books are available through booksellers and distributors worldwide. For further infor mation about international editions, contact your local Microsoft Corporation ofcfi e or contact Microsoft Press International directly at fax (425) 936-7329. Visit our Web site at www.microsoft.com/mspress. Send comments to [email protected]. Microsoft, Microsoft Press, Access, ActiveX, Excel, Expression, Groove, InfoPath, Internet Explorer, OneNote, OpenType, Outlook, PivotTable, PowerPoint, SharePoint, SkyDrive, SmartArt, Visio, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows Server, and Windows Vista are either registered trademarks or trademarks of the Microsoft group of companies. Other product and company names mentioned herein may be the trademarks of their respective owners. The example companies, organizations, products, domain names, e-mail addresses, logos, people, places, and events depicted herein are cfi titious. No association with any real company, organization, product, domain name, e-mail address, logo, person, place, or event is intended or should be inferred. This book expresses the author’s views and opinions. The information contained in this book is provided without any express, statutory, or implied warranties. Neither the authors, Microsoft Corporation, nor its resellers, or distributors will be held liable for any damages caused or alleged to be caused either directly or indirectly by this book. Acquisitions Editors: Juliana Aldous Atkinson and Rosemary Caperton Developmental Editor: Sandra Haynes Project Editor: Lynn Finnel Editorial Production: Waypoint Press, www.waypointpress.com www.it-ebooks.info Table of Contents Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ix Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xi Part I . Envision .the .Possibilities . 1 Welcome to Office 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Features that Fit Your Work Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 Changes in Office 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 Let Your Ideas Soar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 Collaborate Easily and Naturally . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 Work Anywhere—and Everywhere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 Exploring the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 A Quick Look at the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 Contextual Tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 New Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 Managing Files in Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 Streamlined Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Languages and Accessibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Coming Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12 . 2 Express Yourself Effectively and Efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Understanding Your Audience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 How Visuals Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15 Adding Text Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 Adding Artistry to Your Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 Correcting and Recoloring Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 Working Font Magic in Word 2010 and Publisher 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21 Creating Data Visualizations in Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 Editing Video in PowerPoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 Communicating Visually in Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25 Enhancing and Streamlining Communications in Outlook 2010 . . . . . . . . . . . .26 Coming Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 . . iii www.it-ebooks.info iv Table of Contents . 3 Collaborate in the Office and Around the World . . . . . . . . . . . . . 29 It’s All About the Teamwork . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29 What Teams Look Like Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 Team Tasks and Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 Benefits of Office 2010 Collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32 Stay in Touch with Your Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32 Share Files in the Workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33 Share Files and Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 Co-Author Files Across Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 Connect via Presence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36 Using Office Web Apps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37 Sharing on the Road with Office Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 Coming Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 Part II . Hit .the .Ground .Running . 4 Create and Share Compelling Documents with Word 2010 . . . . 41 Start Out with Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41 Get Familiar with the Word Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42 Find What You Need Easily with the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . .43 Print and Preview in a Single View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Format Your Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Apply Text-Formatting Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47 Preserve Your Format Using Paste with Live Preview . . . . . . . . . . . . . . . .48 Illustrate Your Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49 Apply Artistic Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50 Insert Screen Shots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51 Improve Your Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52 Catch More Than Typos with a Contextual Spell Check . . . . . . . . . . . . . .52 Use Language Tools, and Translate on the Fly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53 Co-Author and Share Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55 Working with Shared Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57 Access Your Documents Anywhere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58 Use Word Web 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59 Check Your Document with Word Mobile 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60 www.it-ebooks.info Table of Contents v . 5 Create Smart Data Insights with Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Start Out with Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61 Summarize Your Data Easily . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 Illustrate Information Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65 Call Attention to Your Data with Icon Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66 Data Bar Improvements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68 New SmartArt Enhancements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70 Use Slicers to Show Data Your Way . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70 Work Anywhere with Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72 Excel 2010 Web App . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72 . 6 Manage Rich Communications with Outlook 2010 . . . . . . . . . . . 75 Starting Out with Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76 Using the Outlook 2010 Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77 Setting Preferences with Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77 Managing Your Conversations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78 Cleaning Up Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80 Streamlining E-mail Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81 Working with Presence and Social Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83 Coordinating Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 Viewing Group Schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 Create a Calendar Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85 Improving the Look of Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86 Keeping in Touch with Outlook Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88 . 7 Produce Dynamic Presentations with PowerPoint 2010 . . . . . . . 89 Starting Out with PowerPoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89 Editing and Formatting Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91 Creating and Working with Animations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94 Enhancing Your Presentation with Transitions and Themes . . . . . . . . . . . . . . . .95 Adding Sections to Your Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97 Managing and Sharing Your Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98 Merging Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98 Broadcasting Your Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99 Printing Presentation Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101 www.it-ebooks.info vi Table of Contents Save Your Presentation as a Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102 Work with the PowerPoint 2010 Web App . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103 Using PowerPoint Mobile 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103 . 8 Organize, Store, and Share Ideas with OneNote 2010 . . . . . . . 105 Starting Out with OneNote 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106 Capturing Notes Easily . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107 Using OneNote as You Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107 Create Notes Anywhere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108 Working with Linked Notes and Task Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110 Finding Just the Notes You Need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112 Sharing Ideas Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113 Creating a Shared Notebook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113 Finding Entries by Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114 Working with Page Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114 Accessing Your Notes Anywhere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115 . 9 Collaborate Effectively with SharePoint Workspace 2010 . . . . 117 What Can You Do with SharePoint Workspace 2010? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118 Starting Out with SharePoint Workspace 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119 What About Groove? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120 Setting Workspace Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122 Accessing Your Files Seamlessly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123 Simplified Searching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124 Checking Files In and Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125 Connecting with Your Team Instantly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126 SharePoint with InfoPath and SharePoint Business Connectivity Services . . .128 Using SharePoint Workspace on the Go . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128 . 10 Create Effective Marketing Materials with Publisher 2010 . . . . 129 Starting Out with Publisher 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129 Collapse and Expand Page Navigation Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130 Use the Mini Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131 Creating and Using Templates and Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131 www.it-ebooks.info Table of Contents vii Creating Precise Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135 Enhancing Typography with OpenType Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135 Working with the Improved Color Palette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137 Previewing and Printing Publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138 Preparing for Commercial Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139 Sharing Publisher Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140 . 11 Make Sense of Your Data with Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Starting Out with Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141 Using Application Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143 Applying Office Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144 Adding New Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146 Adding Quick Start Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146 Inserting Calculated Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148 Showing Data Bars and Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149 Creating Navigation Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150 Designing Access 2010 Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150 Working with Access 2010 and the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151 Adding Web Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152 Using Access 2010 with SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153 Part III .Next .Steps .with .Office .2010 . 12 Putting It All Together . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Using Excel 2010 Data with Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157 Sharing SmartArt Among Office 2010 Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159 Dragging Word 2010 Content to PowerPoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160 Mail Merging Word 2010 Documents in Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . .161 Sharing Access 2010 Data with Other Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162 Scheduling a Meeting from a Shared Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163 . 13 Security in Office 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Understanding Security in Office 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165 Opening Files Safely . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166 Working with Protected View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168 www.it-ebooks.info viii Table of Contents Password Protecting a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169 Limiting File Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170 Setting Role-Based Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171 Recovering Unsaved Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172 Working with the Trust Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173 . 14 Training Made Easy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Getting Help in Office 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177 Finding What You Need on Office Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180 Take Your Learning to the Next Level with Microsoft eLearning . . . . . . . . . . .182 Continue Learning with Microsoft Press Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183 www.it-ebooks.info Acknowledgments Writing a book is a fun and typically fast-paced process that involves the talents of many individuals, and some projects involve more team members than others . First Look Microsoft Office 2010 was a particularly exciting and challenging project because it involved working with Office 2010 in its various stages of development—which is like writing about a moving target—and coordinating ongoing feedback from the people on the front lines: Office 2010 product managers, reviewers, and content providers . Thanks very much to everyone who has helped out along the way . Specifically a big Thanks to Lynn Finnel, a great project manager and friend; Rosemary Caperton, an excellent project editor with a green heart; Juliana Aldous, who provided help with hurdles and roadblocks; Joanna Yuan and her crew (Stephanie Krieger and Beth Melton) who gave feedback and pro- gram assistance; and Steve Sagman of Waypoint Press and editor Roger LeBlanc for the great copy editing and fine layout of the book you are now viewing . And thanks, always, to my agent, Claudette Moore, for doing everything she does so naturally and well in making these projects possible . . . ix www.it-ebooks.info www.it-ebooks.info