H.-P. Braun· P. Haller· E. Oesterle Facility Management Springer-Verlag Berlin Heidelberg GmbH H.-P. Braun . P. Haller . E. Oesterle Facility Management Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung Mit 47 Abbildungen Springer Dipl.-Ing. Hans-Peter Braun Drees & Sommer AG Obere Waldplätze 13 70569 Stuttgart Dr. Peter Haller Lufthansa Gebäudemanagement GmbH Weg beim Jäger 193 22335 Hamburg Dr.-Ing. Eberhard Oesterle Drees & Sommer AG Obere Waldplätze 13 70569 Stuttgart ISBN 978-3-662-07172-4 Die Deutsche Bibliothek -CIP-Einheitsaufnahme Braun, Hans-Peter: Facility management: Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung / Hans Peter Braun; Peter Haller; Eberhard Oesterle. ISBN 978-3-662-07172-4 ISBN 978-3-662-07171-7 (eBook) DOI 10.1007/978-3-662-07171-7 NE: Haller, Peter:; Oesterle, Eberhard: Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen We gen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Ur heberrechts gesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. © Springer-Verlag Berlin Heidelberg 1996 Ursprünglich erschienen bei Springer-Verlag Berlin Heidelberg New York 1996 Softcover reprint of the hardcover 1s t edition 1996 Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, daß solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen. Produktion: PRODUserv Springer Produktions-Gesellschaft, Berlin Einbandentwurf: Struwe & Partner, Heidelberg; Satz: Lewis & Leins GmbH, Berlin SPIN: 10501503 07/3020 -5 432 1 0 -Gedruckt auf säurefreiem Papier Vorwort "Facility Management" ist eine in den USA allgemein anerkannte Management-Methode. Als "Facilities" werden alle Grundstücke, Gebäude, Einrichtungen und Infrastrukturen verstanden. Die Planung, Realisierung und Bewirtschaftung ebenso wie das Controlling dieses Anlagevermögens sind Ziel und Aufgabe des Facility Managements. In Deutschland tut man sich mit diesem Begriff und dem Verständnis dieser Management-Methode noch schwer. Dies hängt sicherlich mit dem etwas schwer zu übersetzenden Begriff an sich zusammen, aber auch da mit, daß bisher kein einheitliches Verständnis gefunden werden konnte. Die Diskussion der Begriffsfindung und Umsetzung der Aufgabenstellung ist noch voll im Gange. In vorliegendem Buch soll keine wissenschaftliche Abhandlung des Themas oder Klärung der Begriffsdefinition erfolgen. Anhand einiger Schwerpunktthemen wird die Idee, die Aufgabe, das Werkzeug sowie die Möglichkeit von Facility Management in leicht verständlicher Form näher gebracht. Beginnend mit einem Überblick wird das Thema vertieft, wobei auf die interessantesten Facetten von Facility Management näher eingegangen wird und dabei Möglichkeiten zur Kosteneinsparung diskutiert werden. Abschließend wird die Einführungsplanung von Facility Management un ter Einbeziehung eines Gebäudeinformationssystems erläutert. Facility Management - Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung Überlingen/Bodensee, No rderstedt, Gerlingen Hans-Peter Braun August 1995 Peter Haller Eberhard Oesterle Inhalt 1 Überblick 1.1 Was ist Facility Management? ............................ . 1.1.1 Die Idee und die Aufgabe ............................... . 1.1.2 Der Nutzen. . .. . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . .. . .. 5 1.1.3 Wer braucht es? .......................................... 6 1.2 Probleme bei der Einführung eines Gebäudeinformationssystems ............................. 8 1.2.1 Von der Entscheidung in die Umsetzung .................. 8 1.2.2 Der Detaillierungsgrad - Weniger ist manchmal mehr! ..... 10 1.2.3 Erfolg muß geplant werden! .............................. 12 1.3 Ansätze zu Kosteneinsparungen mit einem Informationssystem? ..................................... 12 1.3.1 Gespart wird durch aktives Controlling der Bewirtschaftungskosten ................................... 14 1.4 Hilfsmittel und Werkzeuge ............................... 16 1.4.1 Einfache Datenbanksysteme .............................. 16 1.4.2 Grafische Gebäudeinformationssysteme ................... 20 1.4.3 Integrierte Netzwerke .................................... 23 2 Strukturwandel in der Immobilienbewirtschaftung ........ 25 2.1 Diskussion Industriestandort Bundesrepublik .............. 25 2.2 Unternehmensinterne Facility-Management-Services ....... 28 2.2.1 Zustands beschreibung .................................... 28 2.2.2 Auftraggeber-/Hausherrnrolle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 30 2.2.3 Strategische Aufgaben. . . . . .. . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. 31 VIII Inhalt 2.2.4 Bauherrnfunktion ........................................ 32 2.3 Ausgründung unternehmensinterner Facility Management-Services .................................... 36 2.4 Situation Immobilienmarkt ............................... 37 3 Dokumentation des Gebäudebestands .................... 39 3.1 Integration von Bauprojekten ............................. 39 3.1.1 Synergien durch Projektmanagement ...................... 39 3.1.2 Planungs änderungen und Einfluß auf die Datenerfassung .. 42 3.1.3 Architekten und Fachplaner frühzeitig einbinden .......... 44 3.2 Integration eines vorhandenen Gebäudebestands .......... 45 3.2.1 Ohne Dienstleistungen durch Externe geht es meist nicht .. 47 3.2.2 Wie genau muß der Gebäudebestand erfaßt sein? .......... 47 3.2.3 Scannen, digitalisieren oder neu konstruieren 48 4 Nutzungsmanagement mit CAD-gestützten Informationssystemen ................................... 51 4.1 Flächenmanagement ..................................... 52 4.1.1 Flächenarten ............................................. 52 4.1.2 Belegungsgrad und Flächen-Controlling ................... 54 4.1.3 Einsparungspotentiale durch Profitcenter und Flächenbudget ........................................... 55 4.1.4 Zusammenfassung der Vorteile eines CAD Flächenmanagements ..................................... 56 4.2 Mitarbeiterbelegungs- und Umzugsplanung ............. . .. 57 4.2.1 Belegungsplanung mit CAD .............................. 57 4.2.2 Grafische Umzugsplanung ................................ 57 4.2.3 Informationen zum Arbeitsplatz .......................... 58 4.2.4 Zusammenfassung der Vorteile einer CAD-gestützten Umzugsplanung ......................................... 58 4.3 Revisionspläne ........................................... 58 4.3.1 Planverwaltung mit CAD ................................. 59 4.3.2 Revisionspläne extern erstellen ........................... 60 4.3.3 Zusammenfassung der Vorteile einer CAD-gestützten Gebäudeplanung ......................................... 61 4.4 Ergänzende Unterstützung durch CAD .................... 62 Inhalt IX 4.4.1 Ausschreibung mit einem AVA-System .................... 62 4.4.2 Inventarverwaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 4.4.3 Raumbuch ............................................... 63 4.4.4 Parkplatzverwaltung ..................................... 64 5 Gebäudemanagement .................................... 65 5.1 Wirtschaftliche Bedeutung ................................ 65 5.2 Technisches Gebäudemanagement ........................ 66 5.2.1 Instandhaltungsstrategien ................................ 68 5.2.2 Nutzung der Gebäudeleittechnik (GLT) .................... 69 5.2.3 Störerfassung und -verfolgung ............................ 70 5.2.4 Kostenerfassung/Kennwerte (Kennzahlen) ................. 72 5.2.5 Kostenrechnung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 5.2.6 Durchführung der Instandhaltung ........................ 78 5.2.6.1 Auftraggeber (Nutzungsbedingungen) ..................... 78 5.2.6.2 Auftragnehmer (Serviceleistender) ........................ 80 6 Energiemanagement bei Hochbauten - Strategie und Controlling .............................................. 83 6.1 Energiemanagement - ein wichtiger Beitrag zum energieeffizienten Bauen .................................. 83 6.1.1 Fachliche Voraussetzungen für ein erfolgreiches Energiemanagement ...................................... 85 6.2 Strategie eines erfolgreichen Energiemanagements bei Neubaumaßnahmen ...................................... 88 6.2.1 Optimierung der Planungsgrundlagen ..................... 88 6.2.1.1 Beratung während der Projektentwicklung ................. 88 6.2.1.2 Mitwirken beim Architektenwettbewerb ................... 91 6.2.1.3 Sorgfältige Grundlagenermittlung durchführen ............. 93 6.2.1.4 Energieeffiziente Grobkonzepte als Planungsvorschläge schaffen optimale Transparenz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 6.2.2 Technisch-wirtschaftliche Betreuung, Koordination - Beratung - Qualitätssicherung während Planung und Ausführung .............................................. 99 6.2.2.1 Beratung zum erforderlichen Leistungsumfang der Planer und Berater. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 X Inhalt 6.2.2.2 Disziplinübergreifende Fachkoordination der Beteiligten. . .. 100 6.2.2.3 Beratung und Qualitätssicherung bei Planung, Ausschreibung und Vergabe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 103 6.2.2.4 Qualitätssicherung während der Ausführung. . . . . . . . . . . . . .. 110 6.2.2.5 Vorbereiten der erforderlichen Entscheidungen ............. 112 6.2.3 Ein Wort zur neuen Wärmeschutzverordnung (WSch V) .... 113 6.2.4 Vorbereiten und Mitwirken bei der Betriebsoptimierung ... 114 6.2.4.1 Aufgaben vor Nutzungsbeginn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 115 6.2.4.2 Aufgaben im 1. Betriebsjahr .............................. 116 6.2.4.3 Aufgaben im Normalbetrieb .............................. , 116 6.2.4.4 Optimierung energierelevanter Parameter ................. 117 6.3 Energiemanagement für bestehende Hochbauten ........... 120 6.3.1 Bestandsaufnahme und Grobanalyse der Energiesysteme ... 121 6.3.2 Feinanalyse .............................................. 123 6.3.3 Mitwirken bei der Maßnahmenplanung ................... 123 6.3.4 Qualitätssicherung während der Ausführung .............. 125 6.3.5 Einführung des Energiekontrollsystems ................... 125 6.3.6 Finanzierungsmodelle für Energieeinsparungen, Sonderformen des Energiemanagements ................... 126 6.4 Zusammenfassung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 128 7 Praxistips zur Einführung von Facility Management ....... 129 7.1 Organisations strukturen .................................. 129 7.1.1 Zusammenspiel der Bereiche ............................. 130 7.1.2 Klassische Managementaufgabe ........................... 131 7.1.3 Integration externer Dienstleister ......................... 131 7.2 Gefahren und Vorteile des Outsourcing ................... 132 7.2.1 Abhängigkeit von externen Dienstleistern ................. 132 7.2.2 Die Kontrollfunktion bleibt im Haus ...................... 133 7.3 Richtig beraten ist halb gewonnen ........................ 133 7.3.1 Nutzen aus der Erfahrung anderer ........................ 134 7.3.2 Betriebsblindheit behindert den Erfolg .................... 134 7.3.3 Entscheidungen schnell herbeiführen ...................... 134 7.4 Anschubhilfe bei der Erstdatenerfassung .................. 134 7.4.1 Wenn das Tagesgeschäft nicht wäre ....................... 135 7.4.2 Geeignete Partner ........................................ 135 Inhalt XI 7.4.3 Das schlüsselfertige Gebäudeinformationssystem ........... 136 7.5 Datenpflege .............................................. 136 7.5.1 Aktualität der Daten ..................................... 136 7.5.2 Voraussetzung für eine optimale Datenpflege .............. 136 7.6 Entscheidungen werden im Management getroffen ......... 137 7.6.1 Welche Informationen braucht das Management? .......... 137 7.6.2 Qualität der Entscheidungsvorlagen ....................... 138 7.6.3 Im richtigen Augenblick die richtige Information .......... 138 7.6.4 Ohne Controlling weniger Erfolge 138 8 Praxistips zur Einführung eines Gebäudeinformationssystems ............................. 141 8.1 Zieldefinition durch die Führungskräfte ................... 141 8.1.1 Rahmenkonzept ......................................... 142 8.1.2 Vision. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 142 8.1.3 DetaiIlierungsgrad und Darstellungstiefe .................. 142 8.1.4 Teilziele und Hilfsmittel .................................. 142 8.1.5 Kostenrahmen ........................................... 143 8.2 Ausarbeitung eines Stufenplans ........................... 143 8.2.1 Prioritäten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 143 8.2.2 Termine. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 143 8.2.3 Erfolgskontrolle .......................................... 144 8.3 Dokumentation der Zuständigkeiten ...................... 144 8.3.1 Projektleitung. . . . . .. . .. . . . . . . . .. . .. .. . .. . . . . . .. . . . .. . . .. 145 8.3.2 Teilprojektleiter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 145 8.4 Randbedingungen ........................................ 146 8.4.1 Verwendungsmöglichkeit der vorhandenen Daten .......... 146 8.4.2 Schnittstellen und Nachbearbeitungsaufwand .............. 148 8.4.3 Pflichtenheft ............................................. 149 8.5 Kommunikations- und Organisationsanalyse .............. 149 8.5.1 Analyse des Ist-Zustands ................................. 150 8.5.2 Definition des Soll-Zustands .............................. 150 8.6 Auswahl eines Gebäudeinformationssystems ............... 151 8.6.1 Standard- oder Individualsoftware ........................ 152 8.6.2 Hard- und Softwareauswahl .............................. 152 8.6.3 Grobauswahl 153