Humboldt-Universität zu Berlin Philosophische Fakultät I Dekan: Prof. Michael Seadle, PhD Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft Dissertation Informationen verzweifelt gesucht – Enterprise Search in österreichischen Großunternehmen zur Erlangung des akademischen Grades Doctor philosophiae (Dr. phil.) Jutta Bertram Erstgutachter: Prof. Dr. Konrad Umlauf Zweitgutachter: Prof. Dr. Christian Schlögl Datum der Einreichung: 27.04.2011 Datum der Disputation: 30.06.2011 Für Doris, Fritz und Michi, mit denen zusammenzuarbeiten mir eine große Freude war. Dank Die Arbeit ist aus einem Forschungsprojekt erwachsen, für dessen Akquisition ich Doris Riedl danke – ohne sie wäre ich nicht auf das Thema gekommen. Kurt Burger gebührt mein Dank für den Projektauftrag. Finanziert wurde das Projekt partiell durch ein För- derprogramm der österreichischen Forschungsfördergemeinschaft, der an dieser Stelle für die Unterstützung gedankt sein soll. Das Forschungsprojekt war in Teilen zugleich als Ausbildungsprojekt konzipiert, an dem ein siebenköpfiges studentisches Team be- stehend aus Florian Hümmer, Verena Mader, Armin Moayad, Helmut Riemer, Thomas Salomon, Andrea Sieber und Tina Somogyi beteiligt war. Ihnen sei für die fleißigen Adressrecherchen und die Unterstützung bei der Implementierung des Onlinefragebo- gens gedankt, Florian Hümmer zudem für sein großes Engagement als studentischer Projektleiter. Michael Zeiller hat mit wertvollen Anregungen zur inhaltlichen Gestal- tung des Fragebogens und seiner Usability beigetragen. Lars Kaczmirek von der GESIS gab mir hilfreiche Tipps für die Organisation der Onlinebefragung und die Fragebogen- gestaltung. Fritz Betz danke ich für universalen Rat bei Methodenfragen, das Gegen- lesen weiter Teile der Arbeit und sein hilfreiches Feedback. Allen Pretestern bin ich für ihre Mitwirkung an der Optimierung des Fragebogens zu Dank verpflichtet. Und natür- lich sollen hier auch die 104 Personen gewürdigt sein, die den Fragebogen vollständig ausfüllten und mir damit zu einer aussagekräftigen Datenbasis verhalfen. Eine beson- dere Freude waren für mich die Gespräche mit den zwölf Interviewpartnern, denen ich für ihr Entgegenkommen, ihre Auskunftsbereitschaft und ihre Kooperation danke. Doris Hinsberger transkribierte die Gespräche, Heiko Quast leistete Unterstützung in statisti- schen Fragen, Ingrid Furchner und Thorsten Lampe lasen Korrektur. Meinen beiden Gutachtern Christian Schlögl und Konrad Umlauf danke ich für wertvolles Feedback und die angenehme Betreuungszusammenarbeit. Ferner gilt mein Dank Andreas Hep- perger, Klaus Remme, Ulrike Siegmund, Markus Steinbach und Christina Thomas. Ab- schließend seien hier auch noch Max und Moritz gewürdigt, meine vierbeinigen Gefähr- ten, die an dem Schreibprozess nach Katzenart Anteil nahmen und mich von Zeit zu Zeit auf höchst unterhaltsame Weise von der Arbeit abhielten. Abstract (deutsch) Die Arbeit geht dem Status quo der unternehmensweiten Suche in österreichischen Großunternehmen nach und beleuchtet Faktoren, die darauf Einfluss haben. Aus der Analyse des Ist-Zustands wird der Bedarf an Enterprise-Search-Software abgeleitet und es werden Rahmenbedingungen für deren erfolgreiche Einführung skizziert. Die Unter- suchung stützt sich auf eine im Jahr 2009 durchgeführte Onlinebefragung von 469 ös- terreichischen Großunternehmen (Rücklauf 22 %) und daran anschließende Leitfaden- interviews mit zwölf Teilnehmern der Onlinebefragung. Der theoretische Teil verortet die Arbeit im Kontext des Informations- und Wissens- managements. Der Fokus liegt auf dem Ansatz der Enterprise Search, ihrer Abgrenzung gegenüber der Suche im Internet und ihrem Leistungsspektrum. Im empirischen Teil wird zunächst aufgezeigt, wie die Unternehmen ihre Informationen organisieren und welche Probleme dabei auftreten. Es folgt eine Analyse des Status quo der Informati- onssuche im Unternehmen. Abschließend werden Bekanntheit und Einsatz von Enterp- rise-Search-Software in der Zielgruppe untersucht sowie für die Einführung dieser Software nötige Rahmenbedingungen benannt. Defizite machen die Befragten insbesondere im Hinblick auf die übergreifende Suche im Unternehmen und die Suche nach Kompetenzträgern aus. Hier werden Lücken im Wissensmanagement offenbar. 29 % der Respondenten der Onlinebefragung geben zu- dem an, dass es in ihren Unternehmen gelegentlich bis häufig zu Fehlentscheidungen infolge defizitärer Informationslagen kommt. Enterprise-Search-Software kommt in 17 % der Unternehmen, die sich an der Onlinebefragung beteiligten, zum Einsatz. Die durch Enterprise-Search-Software bewirkten Veränderungen werden grundsätzlich posi- tiv beurteilt. Alles in allem zeigen die Ergebnisse, dass Enterprise-Search-Strategien nur Erfolg haben können, wenn man sie in umfassende Maßnahmen des Informations- und Wissensmanagements einbettet. Schlagwörter: Enterprise Search, Unternehmensweite Suche, Österreich, Informati- onsmanagement, Wissensmanagement, Information Retrieval, Empirische Forschung, Großunternehmen Abstract (englisch) The dissertation pursues the status quo of enterprise search within large companies in Austria and examines which aspects take influence on it. From the analysis of the cur- rent state the demand for enterprise search software is derived and the conditions of how it can be implemented successfully are outlined. The study is based on an online survey in 2009 among 469 large companies in Austria (response rate of 22 %), which was complemented by semi-structured interviews with twelve participants of the online sur- vey. The theoretical part puts the examination in the field of information and knowledge management. It focuses on the strategy of enterprise search, its differences compared with web search, and its technical features. The empirical part investigates how compa- nies organize information and which problems might arise as a result. This is followed by an analysis of the state of information retrieval within the company. Finally, the de- gree of awareness and use of enterprise search software and the basic conditions for its installation are explored. Above all, the respondents and interviewees identify deficits concerning metasearch features as well as the search for experts within the company. This in turn reveals gaps in knowledge management efforts. Moreover, 29 % of the online survey‟s respondents indicate that their company either sometimes or often take wrong decisions because of insufficient information. 17 % of the responding companies take advantage of enterprise search software. In principle, the changes due to enterprise search software are seen positively. In summary, the results show that enterprise search risks to fail as a success- ful strategy unless it is embedded in comprehensive information and knowledge man- agement activities. Headings: Enterprise Search, Austria, Information Management, Knowledge Ma- nagement, Information Retrieval, Empirical Research, Large Companies, Searching, Business Information