3  TOPIC  Topic Guides on ADA Transportation  GUIDE  ELIGIBILITY  FOR ADA PARATRANSIT    THIS SERIES OF TOPIC GUIDES INCLUDES:  A Series of  Topic Guides  1    Equipment Maintenance  for Transit  2    Stop Announcements and Route Identification  Agencies,  3   Eligibility for ADA Paratransit  Riders, and  4 Advocates on     Telephone Hold Time in ADA Paratransit  the Americans  5    Origin To Destination Service in ADA Paratransit  with Disabilities  6    On‐Time Performance in ADA Paratransit  Act (ADA) and  7    No‐Shows in ADA Paratransit   Transportation   The series is available at http://dredf.org/ADAtg  FUNDED BY THE FEDERAL TRANSIT ADMINISTRATION      1 3  ELIGIBILITY   TOPIC    FOR ADA PARATRANSIT  GUIDE    TABLE OF CONTENTS    INTRODUCTION  5  ELIGIBILITY CATEGORIES  6  a. Can’t Navigate the System Independently  6  b. Needs an Accessible Vehicle  6  c. Obstacles Prevent Reaching the Bus or Train  8  TYPES OF ELIGIBILITY  8  a. Unconditional Eligibility (All Trips)  9  b. Conditional Eligibility (Some Trips)  9  c. Temporary Eligibility  9  APPLYING CONDITIONAL ELIGIBILITY: TRIP‐BY‐TRIP ELIGIBILITY  10  Case Study on Trip‐by‐Trip Eligibility:  11  Access Transportation in Pittsburgh, Pennsylvania    RESIDENCY NOT A FACTOR  12  AT LEAST ONE COMPANION MAY ALSO RIDE  13  Other Key Issues Regarding Companions and Personal Attendants  13  IMPORTANT DO’S AND DON’TS  14  DO: Strictly Limit, Using Best Practices in the Transit Industry  14  DO: Base Decisions On Most Limiting Condition  15  (Table of Contents continues on next page)    Published June 2010  By the Disability Rights Education & Defense Fund (DREDF) and TranSystems Corporation1  Funded by the Federal Transit Administration2   ©2010 DREDF and TranSystems Corporation   Reproduction of this document is encouraged.    Topic Guides on ADA Transportation     2 3  ELIGIBILITY   TOPIC    FOR ADA PARATRANSIT  GUIDE  DO: Develop and Use a Comprehensive Task/Skills List  16  DO: Apply Reasonable Person Test  17  DO: Identify Specific Abilities and/or Limitations  17  DON'T: Do Conditional Eligibility Only Part Way  17  DO: Manage Weather‐Related Eligibility Appropriately  18  DON’T: Make Blanket Denials Based On Type of Disability  19  DO: Apply Variable Conditions Appropriately  20  DON’T: Base Eligibility on Travel Training Not Yet Completed  21  DON’T: Deny Eligibility Based on Prior, Occasional Use   21   of the Fixed Route System    DON'T: Require Applicants to Identify Where They Cannot Go  22  DON’T: Mix Eligibility With the Common Wheelchair Definition  23  DO: Allow Applicant Choice of Mobility Aid  23  DO: Interpret Safety Issues Properly  23  DON’T: Limit Travel By Children Inappropriately  24  DON’T: Limit Eligibility Based On Trip Purpose  25  DON’T: Steer Applicants Away From ADA Paratransit  25  DON’T: Grant “Feeder Service Only” Eligibility  26  ELIGIBILITY DETERMINATION PROCESS  26  No Fees  26  Twenty‐One (21) Day Process  26  In‐Person Interviews and Functional Assessments  28  Collect Adequate Information  29  Not Overly Burdensome  29  Eligibility Determination Letters  29  Appeal Process for Denials of Eligibility  31  (Table of Contents continues on next page)    Topic Guides on ADA Transportation     3 3  ELIGIBILITY   TOPIC    FOR ADA PARATRANSIT  GUIDE  Recertification  33  Visitors  33  Suspension for a Pattern of Missing Scheduled Trips, or No‐Shows  34  Accessible Formats  35  WHAT ELSE APPLICANTS, RIDERS, AND ADVOCATES NEED TO KNOW  36  Documentation Applicants May Wish To Submit  36  Bring Help If You Need It  37  More About Personal Attendants  37  If You Are Denied  38  Other Resources  40  The Role of Riders and Advocates  40  WHAT ELSE TRANSIT AGENCIES NEED TO KNOW  40  Policy Manual  40  Record Keeping  40  Complaint Investigation  41  GENERAL RESOURCES FROM FTA  41  APPENDIX 1:   42  Assessing Abili*es to Use Fixed Route Transit Services    APPENDIX 2:   45  Condi%onal Eligibility—Excerpts from Easter Seals Project Ac3on Teleconference   Featuring Karen Hoesch    ENDNOTES  60      Topic Guides on ADA Transportation     4 3  ELIGIBILITY   TOPIC    FOR ADA PARATRANSIT  GUIDE  INTRODUCTION  The Americans with Disabilities Act (ADA) requires complementary paratransit in view of the  fact that there will always be some people with disabilities who are unable to navigate the  fixed route3 bus and train systems on their own. Public transit agencies that provide fixed route  transportation to the general public must ensure the provision of paratransit service to people  with disabilities who are unable to use the fixed route system.  Because the ADA requires paratransit service only for people who are unable to use the fixed  route service due to a disability, eligibility determination focuses solely on the person’s  functional ability to use the fixed route service.  This Topic Guide on Eligibility for ADA Paratransit4 first addresses the ADA eligibility rules,  then offers important best‐practice do’s and don’ts, and analyzes the eligibility process.  Subsequent sections explain what else applicants, riders, and advocates need to know, as well  as what else transit agencies need to know. Then two appendices provide key additional  information about ADA paratransit eligibility.  More information about ADA paratransit eligibility is available in the National Transit Institute  course on Comprehensive ADA Paratransit Eligibility5 and in the Easter Seals Project ACTION  report entitled Determining ADA Paratransit Eligibility: An Approach, Guidance and Training  Materials.6    FTA determinations in ADA compliance reviews indicate key transit  agency requirements and responsibilities.    The Topic Guide Series on ADA Transportation is for transit agencies, public transit riders and  paratransit applicants, and disability advocates. The Topic Guides bring together the  requirements of the ADA and the U.S. Department of Transportation (DOT) ADA regulation,  Federal Transit Administration (FTA) determinations, and best operational practices on each  topic. The Federal Transit Administration enforces the ADA in the area of publicly funded  transit. Readers who wish to understand the most authoritative and up‐to‐date interpretations  of the ADA transportation requirements may wish to check both the text and endnotes of this  Topic Guide to find specific FTA determinations on particular paratransit eligibility issues.  The determinations FTA makes in its ADA compliance reviews indicate key transit agency  requirements and responsibilities that are important for transit agencies to implement. In each  ADA compliance review, FTA Findings are the basis for corrective actions by the transit agency.  FTA Recommendations identify one possible way to address the Findings. Many of the    Topic Guides on ADA Transportation     5 3  ELIGIBILITY   TOPIC    FOR ADA PARATRANSIT  GUIDE  reviewed agencies have implemented service improvements since the time of their reviews.  The FTA ADA compliance reviews may be found in full at  www.fta.dot.gov/civilrights/ada/civil_rights_3899.html, or go to www.fta.dot.gov/ada and  select FTA ADA Compliance / ADA Compliance Review Final Reports.  The Topic Guide series on ADA Transportation also draws information from many other  sources, including DOT Disability Law Guidance; FTA ADA Letters of Finding and Bulletins;  Transportation Research Board and National Council on Disability publications; National  Transit Institute courses; Easter Seals Project ACTION publications and Distance Learning  Sessions; American Public Transportation Association draft Recommended Practices; and the  recommendations of nationally recognized ADA paratransit operators, planners, and  researchers on the best operational practices for implementing ADA requirements.    ELIGIBILITY CATEGORIES  The ADA establishes three general eligibility categories, or three general criteria for  determining which riders are eligible for ADA paratransit.    A. CAN’T NAVIGATE THE SYSTEM INDEPENDENTLY  A person who cannot navigate the transit system without assistance is eligible for ADA  paratransit. Examples include:  • An individual with a cognitive disability, if he doesn’t know where to get off the bus.   • A person with a vision disability who cannot travel in an unfamiliar location or cannot  navigate complex transfers.  • A person whose lack of manual dexterity and lack of balance makes her unable to stand  up and hang on, so she always needs a seat on the bus or train (since a seat cannot  always be guaranteed).  Bus drivers (vehicle operators) are required to provide assistance with the use of accessibility  equipment on the vehicle, such as lifts, ramps, securement devices, and so forth. The need for  this assistance is not a basis for paratransit eligibility, as long as the required assistance is  actually provided.    B. NEEDS AN ACCESSIBLE VEHICLE  Also eligible are people with disabilities who can use accessible buses—that is, vehicles with  lifts, ramps, or other boarding assistance devices—when they want to travel on routes that are    Topic Guides on ADA Transportation     6 3  ELIGIBILITY   TOPIC    FOR ADA PARATRANSIT  GUIDE  still not fully served by accessible buses, or when their bus stop is not accessible due to physical  characteristics of the stop.     Inaccessible bus routes and bus stops trigger eligibility.    The Department of Transportation (DOT) regulation Appendix D, which provides interpretive  guidance on the regulation, states that a bus route as accessible when all buses scheduled on  the route are accessible. A route with every other bus accessible is not fully accessible. So a  person in this eligibility category who travels in that route’s corridor would have paratransit  eligibility until every bus on every run is accessible.7  A person is also eligible for paratransit when boarding or disembarking at a bus stop is not  possible due to the inaccessibility of the stop. In addition, if the lift or ramp on a vehicle cannot  be deployed at a particular stop, an individual with a disability who needs to use the lift or ramp  at that stop is eligible for paratransit under this category. However, the ADA contains strict  rules about buses serving every stop with the lift or ramp. The transit agency may not refuse to  permit a passenger who uses a lift or ramp to board or disembark from a vehicle at any  designated stop unless the lift cannot be deployed at the stop, or unless the lift will be  damaged if it is deployed, or unless all passengers are precluded from using the stop due to  temporary conditions at the stop that are not under the control of the transit agency.8   People are also eligible if they can use accessible trains, but they want to travel on an  inaccessible light rail or rapid rail line. A rail line is not considered accessible until a transit  agency has made all key stations accessible and provided at least one accessible car per train. If  an area is served by both bus and rail, even if the bus service is 100 percent accessible, riders  have paratransit eligibility if they are traveling to and from stops where key stations are not  accessible.    Some cannot use the fixed route system when the stops are not  called.    Another key feature needed to make the fixed route system accessible to certain people with  disabilities is stop announcements. Some people who are blind or have vision impairments and  some people with cognitive disabilities are unable to use the fixed route system when the stops     Topic Guides on ADA Transportation     7 3  ELIGIBILITY   TOPIC    FOR ADA PARATRANSIT  GUIDE  are not called. In these cases, such riders have paratransit eligibility until the problem is  remedied and the fixed route system becomes accessible.9    C. OBSTACLES PREVENT REACHING THE BUS OR TRAIN  Also eligible is anyone who, because of a disability, cannot travel to or from the bus stop or  train station due to, for example, distance, terrain, weather, safety, or other obstacles that  impede them due to their disability. To trigger eligibility, the obstacles must hinder the  individual beyond simply being inconvenient. At the same time, it is not necessary for  independent travel to be completely impossible. As the DOT ADA regulation Appendix D  states:  Inevitably, some judgment is required to distinguish between situations in which  travel is prevented and situations in which it is merely made more difficult. In the  Department's view, a case of “prevented travel'' can be made not only where  travel is literally impossible (e.g., someone cannot find the bus stop, someone  cannot push a wheelchair through the foot of snow or up a steep hill) but also  where  the  difficulties  are  so  substantial  that  a  reasonable  person  with  the  impairment‐related condition in question would be deterred from making the  trip.10  This has come to be called the “reasonable person” test.    Travel is “prevented” if a reasonable person with the disability  would be deterred from making the trip.    For example, an individual with an ambulatory disability may be able to go six blocks to a bus  stop, but doing so takes so long and is so physically difficult that it affects him for the rest of  the day. While not physically impossible, a reasonable person would be deterred from making  this trip.    TYPES OF ELIGIBILITY  The ADA requires consideration of eligibility for trips that an applicant or rider makes or might  make. For this reason, different types of eligibility that have developed in the transit industry,  including:       Topic Guides on ADA Transportation     8 3  ELIGIBILITY   TOPIC    FOR ADA PARATRANSIT  GUIDE  A. UNCONDITIONAL ELIGIBILITY (ALL TRIPS)   This is a person’s eligibility category when it is not reasonable to use the fixed route service  under any circumstances, regardless of weather, distance to the stop, and so on.    B. CONDITIONAL ELIGIBILITY (SOME TRIPS)  In this type of eligibility, the person can be reasonably expected to make some trips on the  fixed route service. For example, a person may be able to reach bus stops that are no more  than three blocks away, and where there is a safe, accessible path of travel, but she may  require paratransit if distances are greater than three blocks, or if there are path of travel  obstacles such as steep hills, deep snow or ice, or other obstacles. Another person may have a  variable health condition; on some days fixed route use is possible and on other days, it is not.  [Also see Appendix 2, Conditional Eligibility Teleconference Excerpts, p. 45 and DO: Apply  Variable Conditions Appropriately below, p. 20].    Iden%fy all condi%ons that affect travel.    When transit agencies determine individuals conditionally eligible, they should identify all  conditions that affect travel. Omitting any of the conditions that affect travel will  inappropriately limit the rider’s eligibility. FTA has found in ADA compliance reviews that some  transit providers did not adequately consider path‐of‐travel barriers, weather, and other  possible issues when setting conditional eligibility.11   Reports from transit systems that have relatively thorough eligibility determination processes  suggest that approximately 30 to 45 percent of all eligible people require the service only under  certain conditions.12 Moving a portion of these trips to the fixed route service can result in  significant cost savings to transit providers, though this needs to be done in a manner that is  consistent with the ADA requirements, and with best operational practices, many of which are  described in this Topic Guide.    C. TEMPORARY ELIGIBILITY  The ADA also includes temporary eligibility for people with disabilities that prevent them from  using the fixed route system for a limited period of time.      Topic Guides on ADA Transportation     9 3  ELIGIBILITY   TOPIC    FOR ADA PARATRANSIT  GUIDE  APPLYING CONDITIONAL ELIGIBILITY: TRIP‐BY‐TRIP ELIGIBILITY  For riders who have conditional eligibility, for each trip they request, the transit agency may  assess (or “screen”) whether that particular trip’s circumstances meet the conditions under  which the rider is eligible. This is known as trip‐by‐trip eligibility (also called simply “trip  eligibility”).     Conditional eligibility and trip‐by‐trip eligibility form a two‐stage  process.    Conditional eligibility and trip‐by‐trip eligibility form a two‐stage process. First, in conditional  eligibility, the transit agency assesses an individual’s functional ability to use the fixed route  transit system. Second, in trip eligibility, the transit agency applies the individual’s conditions  to his or her specific trips, one by one.   Neither conditional nor trip eligibility is required by the ADA. But when they are implemented  properly, consistent with the best operational practices in the transit industry, it can save  money for transit agencies while preserving the ADA rights of riders. It can also yield additional  benefits, such as specific information on how to make the fixed route system more accessible  [also see Appendix 2, Conditional Eligibility Teleconference Excerpts, p. 45].   Many of the best operational practices in conditional and trip‐by‐trip eligibility are described in  this Topic Guide. More information is available in the National Transit Institute course on  Comprehensive ADA Paratransit Eligibility13 and in the Easter Seals Project ACTION report  entitled Determining ADA Paratransit Eligibility: An Approach, Guidance and Training  Materials.14  In doing trip eligibility, transit agencies consider environmental and other conditions, such as  the path of travel to and from the bus stops, for every trip request, or for every request in  certain categories, such as night trips or those taken during winter months. If the streets and  barriers along the route of the trip request have not been assessed, the rider is given  presumptive eligibility for that route until the completion of an environmental assessment.15  A few transit agencies screen most or nearly all requested trips for their conditionally eligible  riders; many more screen some percentage of trips, focusing on the most frequent trips or  subscription trips. Transit agencies that do significant trip‐by‐trip screening include those in  Pittsburgh, Seattle, Spokane, Salt Lake City, Dayton, Corpus Christi, and Philadelphia.       Topic Guides on ADA Transportation     10