e-Fatura e-Arşiv Logo Haziran2016 e-Fatura / e-Arşiv İçindekiler e-Fatura Yapısı ........................................................................................................................... 5 e-Fatura Kullanım Şekilleri .......................................................................................................... 7 e-Fatura Belgeleri ....................................................................................................................... 9 1. Belge Türü ve Zarf Yapıları .............................................................................................. 9 2. Senaryolar (Süreçler) ...................................................................................................... 9 Logo Ürünleri ile e-Fatura Gönderimi ..........................................................................................18 e-Fatura Bilgileri ....................................................................................................................31 LogoConnect’te e-Fatura ............................................................................................................36 Satış Faturası Gönderimi................................................ Ошибка! Закладка не определена. İade Faturası Gönderimleri ............................................ Ошибка! Закладка не определена. Mühürlenecek Faturalar ................................................. Ошибка! Закладка не определена. Zarflanacak Faturalar .................................................... Ошибка! Закладка не определена. Gönderilen Faturalar ..................................................... Ошибка! Закладка не определена. Gelen Faturalar ............................................................. Ошибка! Закладка не определена. e-Arşiv .........................................................................................................................................43 Logo Uygulamalarında E-Arşiv ....................................................................................................46 2 e-Fatura / e-Arşiv e-Fatura E-Fatura Uygulaması elektronik belge biçiminde düzenlenen faturaların, taraflar arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı biçimde sağlamak amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığınca oluşturulan bir uygulamadır. Önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektronik belge olarak düzenledikleri faturaları, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısıdır. e-Fatura düzenlemek isteyen mükellefler, yalnızca sistemde tanımlı olan alıcılara fatura düzenleyebilir. Aynı şekilde e-fatura almak isteyen mükellefler de yalnızca uygulama üzerinden fatura düzenleyen mükelleflerden fatura alabilirler. Dolayısıyla fatura düzenlemek veya fatura almak isteyen mükelleflerin karşılıklı olarak sistemde tanımlı olmaları gerekmektedir. e-Fatura kullanımının sağladığı yararlar nelerdir? e-Fatura kullanımının sağlayacağı yararlar aşağıdaki başlıklar altında özetlenebilir:  Baskı, postalama ve arşivleme faaliyetlerine çözüm getirir  Baskı, postalama ve arşivleme giderlerini azaltır  Gecikmeleri, anlaşmazlıkları ve kullanıcı hatalarını en aza indirger  Çevreye saygı 397 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin yayımı ile birlikte Elektronik Fatura Uygulaması (e- Fatura Uygulaması) hizmete alınmış bulunmaktadır. Uygulamanın detaylarına Gelir İdaresi Başkanlığı web adresinden ulaşılabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğe göre; Bilgi işlem kapasiteleri yeterli olan kullanıcılar, belirlenen standartlara uygun entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Fatura Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilmektedir. e-Fatura Uygulamasını entegrasyon yolu ile kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-Fatura Portalı, e- Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır. Kullanıcı hesabını aktive eden kullanıcılar e-Fatura Portalına giriş yaparak e-fatura göndermeye ve/veya almaya başlayabilecektir. Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre,  e-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.  Mal veya hizmet satışı dolayısıyla fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi bu tebliğde yer alan şartlar çerçevesinde e- Fatura da düzenleyebilirler. Aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kağıt faturanın, hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir. Müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kağıt fatura verilmesi zorunludur.  e-Fatura uygulamasının sağlıklı bir biçimde gelişimini sağlamak amacı ile Başkanlık, uygulamanın kademeli bir biçimde yaygınlaştırılmasını planlamaktadır. Bu bakımdan başlangıç olarak, sadece anonim ve limitet şirket statüsünü haiz mükelleflerin uygulama kapsamında e- Fatura gönderme ve/veya almasına izin verilmesi uygun görülmüştür. 3 e-Fatura / e-Arşiv  Gerçek kişilerin ise e-Fatura uygulaması bünyesinde e-Fatura göndermeleri ve almaları (Tebliğin 8’inci bölümünde yer alan istisna hariç olmak üzere) mümkün bulunmamaktadır. Elektronik Fatura Kayıt Sistemi  Elektronik fatura çalışmaları kapsamında, Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) adı altında bir başlangıç adımı tasarlanmış ve sınırlı sayıda mükellef ile protokol imzalanarak uygulamaya konulmuştur.  Bahsedilen mükelleflerin elektronik belge olarak fatura düzenleme ve göndermeye ilişkin almış olduğu EFKS izinleri, GİB tarafından aksi duyuruluncaya kadar geçerli olduğundan, bu mükelleflerin EFKS kapsamında elektronik belge olarak düzenleyip, müşterilerine elektronik ortamda ilettikleri faturalar da VUK kapsamında geçerli fatura hükmündedir.  Ancak EFKS uygulamasından yararlanmak için GİB ile protokol imzalayan mükelleflerin, entegrasyonu, tebliğin yayım tarihinden itibaren bir yıl içerisinde oluşturması zorunludur. Bu süre içerisinde söz konusu entegrasyonu tamamlamayan mükelleflerin EFKS protokolleri, herhangi bir uyarıya gerek kalmaksızın iptal edilmiş sayılır. Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği – 8. Bölüm 4 e-Fatura / e-Arşiv e-Fatura Yapısı e-fatura uygulaması iki şekilde kullanılabilir:  e-Fatura Portalı: e-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile oluşturulan ve http://www.efatura.gov.tr adresinde hizmete sunulan e-Fatura Portalı aracılığıyla  Entegrasyon: Bilgi işlem sistemlerinin e-fatura uygulamasına entegre edilmesi yoluyla ***(Gelir İdaresi Başkanlığı, e-faturaların taraflar arasında güvenli bir şekilde dolaşımına imkan sağlayan e-fatura uygulaması ile ilgili olarak başlangıç aşamasında yukarıda sayılan iki yöntemi belirlemiştir. Uygulamanın geliştirilmesi ve farklı kullanım imkanlarının oluşturulması yönündeki çalışmalar devam etmektedir.) e-Fatura Kullanımı için Yapılması Gerekenler:  Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) e-Fatura Uygulaması Başvurusu – e-Fatura gönderebilmek ve alabilmek için firmaların http://www.efatura.gov.tr adresinde yer alan “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi'ni (Tüzel Kişiler İçin)” doldurup yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalandıktan sonra doğrudan GİB’e başvurmaları ve e-Fatura işlemlerinde kullanacakları hesap bilgilerini edinmeleri gerekmektedir. – Başvuru sırasında istenen belgeler: • “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi (Tüzel Kişiler İçin)”nin imzalı aslı • “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi”nin imzalı aslı • Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı Ticaret Sicil Gazetesi’nin noter onaylı örneği (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği Ticaret Sicil Gazetesi’nin noter onaylı örneğinin de eklenmesi gerekmektedir.) • Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.  Mali Mühür Başvurusu – Oluşturulan e-faturaların veri bütünlüğü ve inkar edilemezliğinin sağlanması için gereken elektronik “Mali Mühür” cihazı için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi”nin doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalandıktan sonra GİB’e ulaştırılması gerekmektedir. – GİB tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanacaktır. Hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler mali mühürlerinin temini (TÜBİTAK-UEKAE) işlemlerini yerine getirecektir. – Mali mühürü kendisine ulaştırılanlar, başvuruda bildirdikleri yetkilileri aracılığı ile mali mühür sertifikalarının aktivasyonunu (Mali mühür cihazına ait şifre) gerçekleştirecektir. 5 e-Fatura / e-Arşiv Mali mühürün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr adresinde yer almaktadır.  Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) e-Fatura Entegrasyon Başvurusu – Bilgi işlem kapasiteleri yeterli olan firmalar, belirlenen standartlara uygun entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Fatura uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilirler. 6 e-Fatura / e-Arşiv e-Fatura Kullanım Şekilleri e-Fatura uygulaması iki şekilde kullanılabilir. Bu kullanımlar,  Temel Fatura  Ticari Fatura senaryoları şeklinde uygulamada yer almaktadır. Temel Fatura e-Faturanın sadece gönderilmesi sürecini kapsar. 7 e-Fatura / e-Arşiv Ticari Fatura Yapılacak mal ve hizmet satışları dolayısıyla fatura düzenlenmesi, söz konusu faturaların kabul edilmesi veya reddedilmesi ile düzeltme işlemleri için uygulama yanıtı düzenlenmesi işlemlerini içerir. Fatura Kabulü Faturanın Reddedilmesi Faturanın İade Edilmesi 8 e-Fatura / e-Arşiv e-Fatura Belgeleri 1. Belge Türü ve Zarf Yapıları GİB tarafından, Elektronik Fatura Uygulamasında başlangıç aşaması olarak, “Fatura” (Invoice) ve “Uygulama Yanıtı” (BAPR: Belge Seviyesinde Uygulama Yanıtı) olmak üzere iki belge öngörülmüştür. Bunlara ilave olarak; Uygulama Yanıtının özelleşmiş hali olan “Sistem Yanıtı” (SAPR: Sistem Seviyesinde Uygulama Yanıtı) adını taşıyan üçüncü bir belge tipi daha vardır. Bu belge türünün Uygulama Yanıtının şeması ile aynı olmasına karşın kullanım amacına paralel olarak farklı bir içeriğe sahiptir. Hazırlanan XML dosyaları, ZARF (StandardBusinessDocument) adını taşıyan başka bir XML dosyasının ile gönderilmektedir. Birimler arasında gönderilecek XML formatındaki belgeler; bir başka XML dosyası olan ZARF içerisine konularak gönderilir. ZARF – Belge türü eşleşmesi aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. ZARF TÜRÜ BELGE TÜRÜ SENDERENVELOPE FATURA (INVOICE) POSTBOXENVELOPE UYGULAMA YANITI (BAPR) SYSTEMENVELOPE SİSTEM YANITI (SAPR) 2. Senaryolar (Süreçler) E-Fatura Uygulaması kullanımında 2 farklı senaryo seçeneği belirlenmiştir. Bunlar “Temel Fatura Senaryosu” ve “Ticari Fatura Senaryosu”dur. Kullanılan uygulamanın yeteneğine göre her iki senaryo da kullanılabilir. Senaryo tipi ayrımı ilk gönderilen fatura belgesinde belirlenebilmektedir. Temel Fatura Senaryosu, e-Faturanın sadece gönderilmesi sürecini kapsamaktadır ve uygulamanın temel seviyede kullanımıdır. Ticari Fatura Senaryosu ise, yapılacak mal ve hizmet satışları dolayısıyla fatura düzenlenmesi (yani temel fatura senaryosu), söz konusu faturaların kabul edilmesi veya reddedilmesi ile düzeltme işlemleri için uygulama yanıtı düzenlenmesi işlemlerini kapsar. Temel Fatura Senaryosu Bu senaryonun konusu, faturalama ve faturanın alıcısına ulaştırılmasıdır. Bu senaryo, sadece fatura düzenleme ve gönderme sürecine yönelik olduğu için “Temel Fatura Senaryosu” olarak adlandırılmıştır. Bu senaryo;  Her ölçek ve sektördeki kamu veya özel sektör satıcı ve alıcıları ile  Her türlü mal veya hizmet satışını, kapsamaktadır. Bu senaryoda faturaya ilişkin itirazlar harici yollarla gerçekleşmektedir. Bu senaryo, e-Faturanın sadece gönderilmesi sürecini kapsamaktadır. e-Fatura kendi başına bir belge olup, vergi kanunları ve ilgili mevzuata uygun düzenlenmelidir. 9 e-Fatura / e-Arşiv İş Süreci İçin Gereklilikler  Satıcı, e-fatura gönderme, alma ve işleme konusunda yeterli alt yapıya sahip olmalıdır.  Alıcı, e-fatura alabilmeyi sağlayacak alt yapıya sahip olmalıdır.  e-Fatura, vergi kanunları ve ilgili mevzuata uygun olarak düzenlenmiş olmalıdır. Taraflar ve Rolleri 1. Satıcı:  e-Faturayı gönderen taraftır  Alacaklı olarak da adlandırılır 2. Alıcı:  e-Faturayı alan taraftır  Borçlu olarak da adlandırılır. Şekil 1. Temel Fatura Aktivite Diyagramı Taraf Aktivite Tanım Satıcı Fatura düzenleme ve gönderme Satıcı, alıcıya faturayı gönderir. Alıcı Fatura alma Alıcı, faturayı alır. Şekil 2. Temel Fatura Aktivite Diyagramı Tanımı 10