DOCUMENTO DE TRABAJO AGN ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ..................................................................3 1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE) ..................................................................................................................3 1.1.1 NOTA INTERNA ...................................................................................................3 1.1.2. MEMORANDO ....................................................................................................6 1.1.3. CIRCULAR ........................................................................................................ 11 1.1.4 ACTA .................................................................................................................. 18 1.1.5. CARTAS ........................................................................................................... 25 1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD ............................... 29 1.3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ........... 29 1.3.1. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS ..... 29 1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS .................................................... 29 1.3.3. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN ............................................................................. 29 1.3.4. TIPOS DE SOPORTES ...................................................................................... 30 1.3.5. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL....................................................................... 31 1.4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE ................ 31 1.4.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN . 31 ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................... 33 2.1 MEDIOS DE RECEPCIÓN ....................................................................................... 33 2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL) ......................................................................................... 33 2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS ................................................ 33 2.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS .......................................................... 33 2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA ..................................................................................................................... 33 2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS ...................... 34 2.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS ....................... 34 2.8 ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS .......................... 36 2.9 CONSTANCIAS DE ENVÍO..................................................................................... 36 ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ............. 37 3.1. PROMULGACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD ............................................................................... 38 3.2. DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD ............................ 38 3.2.1 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................. 38 3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN .... 38 3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL ................ 40 3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO ............. 41 3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .......................................................................................................... 41 3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD ........................ 42 ANEXO 4. FOLIACIÓN................................................................................................... 43 ANEXO 5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN .................................................................... 46 5.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS ....................................................... 46 5.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS ..................................................... 46 5.3 SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS ................................................................ 46 ANEXO 6. INVENTARIO ............................................................................................... 48 ANEXO 7. CRITERIOS PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES........................................................................................................... 51 7.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ........................................................................... 51 7.2. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS .................................................................... 52 ANEXO 8. INSTRUMENTOS DE CONSULTA ............................................................ 54 ANEXO 9. APLICACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL .......... 55 ANEXO 10. SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS ................................................................. 56 10.1 ACCESO Y REQUISITOS PARA LA CONSULTA ............................................... 56 10.2. SERVICIOS DE ARCHIVO .................................................................................. 58 ANEXO 11. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN ........................................... 60 11.1 ÁREAS LOCATIVAS, EQUIPO Y MOBILIARIO, UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO ................................................................. 60 11.2 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN .................................................................. 68 ANEXO 12. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN ..................................... 70 ANEXO 13. DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................................................... 85 13.1 CONSERVACIÓN TOTAL ..................................................................................... 85 13.2 ELIMINACIÓN ...................................................................................................... 85 13.3 SELECCIÓN ........................................................................................................... 86 13.4 MICROFILMACIÓN ............................................................................................. 87 VENTAJAS DE LA MICROFILMACIÓN ................................................................................. 89 DESVENTAJAS DE LA MICROFILMACIÓN ........................................................................... 89 VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN .................................................................................. 91 DESVENTAJAS DE DIGITALIZACIÓN ................................................................................. 91 SISTEMAS HÍBRIDOS ........................................................................................................ 92 ANEXO 14. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL DISEÑO DE UNA ENCUESTA- ENTREVISTA PARA LA CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PGD EN UNA ENTIDAD93 2 ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL NOTA ACLARATORIA: Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados por el Archivo General de la Nación. La entidad correspondiente deberá adaptar el logotipo, nombre de la entidad, firmas autorizadas etc. a su particularidad. (Estos formatos fueron diseñados teniendo en cuenta la norma NTC 3393, vigente a 29 de junio de 2005. 1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE) 1.1.1 NOTA INTERNA NOTA INTERNA No. 001 FECHA: ________________________________________________________________ PARA: ________________________________________________________________ DE: ________________________________________________________________ URGENTE ___ E N V IA R P R O Y E C T O D E RESPUESTA ___ PARA SU INFORMACIÓN ___ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA ___ FAVOR DAR CONCEPTO ___ FAVOR TRAMITAR ___ INFORMAR POR ESCRITO ___ ARCHIVAR ___ ENCARGARSE DEL ASUNTO ___ ENTERARSE Y DEVOLVER ___ OTRO: ___________________________ DILIGENCIAR Y DEVOLVER ___ OBSERVACIONES: _______________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________ FECHA: ______________ HORA: ______________ AGN-FR-131. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA NOTA INTERNA NOTA INTERNA: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias del AGN y sus funcionarios. PARTES DE LA NOTA INTERNA FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. 3 PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma. 4 EJEMPLO DE NOTA INTERNA NOTA INTERNA No. 001 FECHA: 6 de mayo de 2002__________________________________________________ PARA: Ing. CONSUELO INÉS NÚÑEZ PINZÓN_(Jefe (E) Grupo de Talento Humano)____ DE: JOSÉ ALEXANDER MELO CASTRO_(Jefe Grupo de Correspondencia y Archivo)_ URGENTE ____ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA ____ PARA SU INFORMACIÓN ____ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA ____ FAVOR DAR CONCEPTO ____ FAVOR TRAMITAR ____ INFORMAR POR ESCRITO ____ ARCHIVAR ____ ENCARGARSE DEL ASUNTO _X _ ENTERARSE Y DEVOLVER ____ OTRO: ___________________________ DILIGENCIAR Y DEVOLVER _ __ Observaciones: Comedidamente, solicito diligenciar el Formato “CONTRATISTA” AGN-083 para el señor PEDRO PÉREZ, cuyo contrato posee vigencia de enero 2 a julio 2 del 2002._________________________________________________ _________________________________________________________________________ Atentamente:____________________________________________________________ FIRMA: _______________________ RECIBIDO: _________________ FECHA: _________________ HORA: _________________ AGN-FR-131. 5 1.1.2. MEMORANDO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ MEMORANDO ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ CÓDIGO: xxx-xx.xx ------------------ ( 1 interlínea ) Ciudad, fecha ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ PARA: NOMBRES Y APELLIDOS Cargo ------------------ ( 1 interlínea ) DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO ------------------ ( 1 interlínea ) ASUNTO: ............ ......................... ........................... . ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... .................. ...................... ........ . ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Despedida ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ( 4 interlíneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlínea ) Datos del transcriptor GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Dependencia destinataria (serie o subserie a que haya lugar). Copia: Dependencia remitente (serie o subserie a que haya lugar). Resolución No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia: AGN-FA-130. Tamaño del formato: Carta. 6 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR MEMORANDO MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad. MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DEL MEMORANDO ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO. CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. 7 EJEMPLO DE MEMORANDO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN MEMORANDO CÓDIGO: 302-14.02 Bogotá D.C, 15 de abril del 2002 PARA: Dr. ERNESTO JAIMES SÁNCHEZ Coordinador Grupo Laboratorio de Restauración DE: GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO ASUNTO: Solicitud diseño unidades para conservación documentos. Atentamente me permito solicitar el diseño de unidades de instalación para la conservación de documentos contables - soporte papel. Dicha solicitud obedece a que las carpetas y muebles tradicionales que se utilizan para archivar los documentos de gestión en Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, no son compatibles con el tamaño de éstos, factor que confluye para la conservación adecuada. Además algunos documentos llevan anexos en tamaños mas pequeños, por ejemplo formatos de recibos, oficios en tamaño carta, como sucede con el informe de ejecución presupuestal, entre otros. Agradezco la atención a la presente y las recomendaciones pertinentes para cada caso. Cordialmente, JOSÉ ALEXANDER MELO CASTRO Jefe de Grupo de Correspondencia y Archivo Anexo: Dos Modelos de Informe, un Boletín Diario y una publicación del Sistema General de Seguridad Social. Jorge T. GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Dependencia destinataria (serie o subserie a que haya lugar). Copia: Dependencia remitente (serie o subserie a que haya lugar). Resolución No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia: AGN-FA-130. Tamaño del formato: Carta. 8 1.1.3. CIRCULAR ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Espacio (encabezado sólo para circular interna) para logotipo (sólo para circular externa) ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ CIRCULAR Nº_____ ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o subserie Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el GCA, mediante radicado) ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ DESTINATARIOS ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ Asunto: (Síntesis del tema de la Circular) ------------------ ------------------ (3 interlíneas) ------------------ Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. .......... ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Despedida ------------------ ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlinea ) Datos del transcriptor GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Externas, Subserie: Circulares Internas) ó SG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas). Copia: Destinatario. Resolución No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en DG ó SG: AGN-FTRD-132. Tamaño del formato: Carta. 9 INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE CIRCULAR CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Director General del AGN. MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado. TÍTULO Y NÚMERO: Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año). CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma ( , ) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. 1 0