LINEE GUIDA PER LA MISURAZIONE E LA VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE – Allegato B Dizionario dei comportamenti organizzativi del Comune di Bologna Anno 2018 I comportamenti Organizzativi, come già anticipato nelle Linee Guida, devono avere in generale alcune caratteristiche: - devono essere osservabili (il valutato deve esser in grado di porre in essere i comportamenti); - devono essere correlati alle funzioni assegnate/svolte dal valutato; - devono rappresentare un’area di miglioramento del valutato; - possono rappresentare un’area di eccellenza del valutato (per differenziare e premiare il merito); - devono essere pochi (non oltre tre/quattro comportamenti). In particolare è necessario scegliere un minimo di due comportamenti per ogni collaboratore. Nel caso di Dirigenti, APO, Alte Specializzazioni e responsabili di uffici con IPR, è necessario indicare sempre almeno tre comportamenti. Inoltre, per tutti i Dirigenti e gli altri valutatori è necessario assegnare il comportamento “Guida e coordinamento” e il comportamento "Valutazione e Feedback continuo". Per operatori che svolgono attività uguali o similari è necessario individuare almeno un comportamento comune, soprattutto se operanti nella stessa struttura o in strutture con differenziazioni territoriali. In particolare: - per gli uffici/sportelli aperti pubblico, ma anche per gli operatori dei servizi sociali, inclusi gli assistenti sociali, deve essere assegnato il comportamento “Orientamento al cittadino/servizio”; - per i tecnici deve essere assegnato il comportamento “Gestione progetti/processi”; - per i pedagogisti deve essere assegnato il comportamento “Guida e coordinamento”; - per il personale di categoria A e B, laddove non rientrante nelle precedenti casistiche, deve essere assegnato il comportamento “Partecipazione e impegno”. Infine, in generale nella scelta dei comportamenti è necessario individuare per ciascun operatore un comportamento che segni un punto di debolezza del collaboratore, in riferimento al quale assegnare uno specifico obiettivo di crescita. LINEE GUIDA PER LA MISURAZIONE E LA VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE – Allegato B Per meglio sostenere il processo di osservazione e valutazione dei comportamenti, il modello adottato li descrive già nei suoi vari livelli descrittivi (dal più inefficace a quello eccellente); in questa maniera: - da una parte, si tende a restringere l’area della discrezionalità del valutatore; - dall’altra, a identificare con più precisione il percorso di sviluppo da compiere da parte del valutato. Ciascun comportamento organizzativo è declinato su quattro livelli (critico, in sviluppo, adeguato, efficace) che identificano i descrittori comportamentali (comportamenti elementari osservabili) che dovranno sostenere il valutatore: - nella fase di assegnazione del comportamento atteso da sviluppare; - durante tutto l’anno per l’osservazione del progresso auspicato; - nel colloquio finale per oggettivizzare il più possibile la valutazione sull’area dei comportamenti organizzativi. Il livello descrittivo atteso equivale ad livello adeguato di comportamento agito. La valutazione non riguarda il comportamento complessivamente inteso ma ciascuno dei suoi quattro descrittori. Per ciascuno di essi dovrà essere espresso un valore come specificato nella tabella seguente con i relativi valori: - livello critico 30% - livello in sviluppo 60% - livello atteso 90% - livello eccellente 120% Il valore finale del comportamento sarà la media semplice dei valori dei suoi quattro descrittori. I comportamenti organizzativi, descritti nel presente dizionario, devono essere correlabili al ruolo ricoperto nell’organizzazione, come meglio dettagliato nelle diverse aree comportamentali. LINEE GUIDA PER LA MISURAZIONE E LA VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE – Allegato B Inoltre è stato individuato il comportamento Leadership partecipata, che ha consentito di avviare nell’anno 2017, in via sperimentale e su base volontaria, la valutazione del proprio responsabile da parte dei suoi diretti collaboratori. Di seguito vengono riportati i comportamenti per ciascuna area e l’associazione degli stessi ai ruoli e alle categorie di personale e, successivamente, la puntuale descrizione dei comportamenti nel dizionario. Area relazionale In questa area sono stati identificati comportamenti e capacità che afferiscono più direttamente alla relazione con il cittadino e con il collega e sono: - Orientamento al cittadino/servizio - Integrazione nell’organizzazione - Lavorare in gruppo - Guida e coordinamento (Team leadership) - Comunicazione, ascolto e feedback LINEE GUIDA PER LA MISURAZIONE E LA VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE – Allegato B - Gestione dei conflitti - Valutazione e feedback continuo L'assegnazione dei comportamenti è appropriata alle seguenti categorie e ruoli: - Orientamento al cittadino/servizio Tutto il personale - Integrazione nell’organizzazione Tutto il personale - Lavorare in gruppo Tutto il personale - Guida e coordinamento (Team leadership) Tutto il personale - Gestione dei conflitti Tutto il personale - Comunicazione, ascolto e feedback Tutto il personale - Gestione dei conflitti Tutto il personale - Valutazione e feedback continuo Dirigenza, APO e altri valutatori Area dell’innovazione In questa area sono stati identificati comportamenti e capacità che afferiscono, più direttamente, all’area dell’innovazione organizzativa e sono: - Analisi e soluzione dei problemi - Innovazione - Sviluppo e trasferimento delle competenze - Pensiero strategico - Gestione del cambiamento L'assegnazione dei comportamenti è appropriata alle seguenti categorie e ruoli: - Analisi e soluzione dei problemi Tutto il personale - Innovazione Tutto il personale - Sviluppo e trasferimento delle competenze Tutto il personale - Pensiero strategico Dirigenza - Gestione del cambiamento Tutto il personale Area dell’efficacia personale LINEE GUIDA PER LA MISURAZIONE E LA VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE – Allegato B In questa area sono stati identificati comportamenti e capacità che afferiscono, più direttamente, all’area dell’impegno, dell’efficacia personale, della capacità di riorientare i propri comportamenti e sono: - Auto - organizzazione - Flessibilità - Qualità della prestazione professionale - Reazione a fronte dei propri errori - Partecipazione e impegno lavorativo L'assegnazione dei comportamenti è appropriata alle seguenti categorie e ruoli: - Auto – organizzazione Personale categoria A-B-C-D - Flessibilità Tutto il personale - Qualità della prestazione professionale Tutto il personale - Reazione a fronte dei propri errori Tutto il personale - Partecipazione e impegno lavorativo Tutto il personale Area realizzativa In questa area sono stati identificati comportamenti e capacità che afferiscono, più direttamente, all’area della gestione dei processi e delle attività e sono: - Orientamento all’efficienza - Delega - Programmazione e organizzazione - Decisione - Gestione progetti/processi - Tensione al risultato L'assegnazione dei comportamenti è appropriata alle seguenti categorie e ruoli: - Orientamento all’efficienza Tutto il personale - Delega Dirigenza e posizioni organizzative - Programmazione e organizzazione Dirigenza e posizioni organizzative LINEE GUIDA PER LA MISURAZIONE E LA VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE – Allegato B - Decisione Tutto il personale - Gestione progetti/processi Tutto il personale - Tensione al risultato Tutto il personale Leadership partecipata Si tratta del comportamento identificato, nell'ambito del “Festival delle Idee” e a seguito anche di una richiesta scaturita dall'OST (Open Space Technology) successivo alla rilevazione del Benessere Organizzativo, per avviare una prima forma, parziale e ancora limitata, di valutazione a 360° nella quale i responsabili (Dirigenti, APO e IPR con ruolo di valutatori) vengono valutati dai loro diretti collaboratori. Per gli anni 2017 e 2018 tale valutazione avviene in forma sperimentale su base volontaria. Per il 2018 la sperimentazione sarà effettuata su almeno due valutatori per ogni Area/Dipartimento. Dizionario dei comportamenti organizzativi del Comune di Bologna - Anno 2018 Linee guida per la misurazione e la valutazione della Performance - Allegato B Area Relazionale Orientamento al cittadino/servizio Orientamento al cittadino/servizio: Orientare le proprie azioni sulla base di una corretta interpretazione dei bisogni e delle esigenze dei cittadini e dei colleghi Livello critico Livello in sviluppo Livello atteso Livello eccellente Non si interessa di comprendere e Si interessa e approfondisce le esigenze del Approfondisce le esigenze del Approfondisce le esigenze del rispondere alle esigenze del cittadino/collega solo se sollecitato o in cittadino/collega cercando di cittadino/collega, risponde rapidamente alle cittadino/collega modo parziale rispondere correttamente alle sue sue esigenze e cerca anche di anticiparne esigenze eventuali bisogni inespressi Non sempre antepone ai propri bisogni Dà priorità ai bisogni del cittadino/collega Tiene conto abitualmente dei bisogni Tiene conto dei bisogni del quelli del cittadino/collega in seguito ad una esplicita richiesta dello del cittadino/collega valutando le cittadino/collega, orienta i propri stesso o del proprio responsabile priorità di intervento comportamenti e quelli dei propri colleghi/collaboratori verso una maggiore centralità del cittadino Utilizza sempre lo stesso approccio Non sempre è in grado di modificare il Modifica il modo di relazionarsi a Modifica il modo di relazionarsi a seconda indipendentemente da chi ha di fronte modo di relazionarsi a seconda del tipo di seconda del tipo di cittadino/collega del tipo di cittadino/collega e orienta i interlocutore comportamenti propri e del gruppo di lavoro verso un’azione più efficace Manifesta scarso interesse e raramente Verifica la soddisfazione del cittadino solo Verifica abitualmente la soddisfazione Verifica la soddisfazione del cittadino e nel verifica la soddisfazione del cittadino se sollecitato o in modo parziale del cittadino caso di malcontento intraprende azioni volte ad accrescerne la soddisfazione Pag. 1 di 24 Dizionario dei comportamenti organizzativi del Comune di Bologna - Anno 2018 Linee guida per la misurazione e la valutazione della Performance - Allegato B Area Relazionale Integrazione nell'organizzazione Integrazione nell’organizzazione: Offrire disponibilità e collaborazione per pervenire a risultati utili, condivisi e in linea con gli obiettivi dell'Ente Livello critico Livello in sviluppo Livello atteso Livello eccellente Rifiuta in modo sistematico l’integrazione Tende a favorire l’integrazione Agisce abitualmente l’integrazione Ricerca in modo sistematico e agisce organizzativa e non favorisce la organizzativa e la comunicazione con tutti i organizzativa e favorisce la l’integrazione organizzativa favorendo la comunicazione con tutti i colleghi che colleghi che interagiscono nel processo di comunicazione con tutti i colleghi che comunicazione con tutti i colleghi che interagiscono nel processo di erogazione erogazione del servizio solo se sollecitato o interagiscono nel processo di interagiscono nel processo di erogazione del del servizio in modo parziale erogazione del servizio servizio Opera abitualmente senza tenere conto Tende ad operare tenendo presenti le Opera abitualmente tenendo presenti le Opera abitualmente tenendo in mente le delle esigenze dei vari servizi e colleghi nel esigenze dei vari servizi e colleghi solo per esigenze dei vari servizi e colleghi nel esigenze dei vari servizi e colleghi nel raggiungimento di risultati comuni il raggiungimento di risultati che raggiungimento di risultati comuni raggiungimento di risultati comuni e si direttamente lo interessano adopera per anticipare eventuali criticità di processo Non utilizza le relazioni e la conoscenza Si sforza di utilizzare le relazioni e la Usa in modo adeguato il sistema delle Usa in maniera ottimale le relazioni e la dell'organizzazione per svolgere al meglio conoscenza dell'organizzazione per relazioni e la conoscenza conoscenza dell'organizzazione per svolgere le proprie attività. Svolge le proprie attività svolgere al meglio le proprie attività ma dell'organizzazione per svolgere le le proprie attività e le mette anche a senza riconoscersi negli obiettivi dell'Ente non risulta particolarmente efficace. proprie attività. Svolge le proprie disposizione dei colleghi. Svolge le proprie Svolge le proprie attività riconoscendosi attività in sintonia con gli obiettivi attività in totale sintonia con gli obiettivi solo in parte negli obiettivi dell'Ente dell'Ente dell'Ente Non fornisce supporto e risposta alle Fornisce supporto e risposta alle richieste Fornisce abitualmente supporto e Fornisce spontaneamente supporto e richieste di informazioni di altre di informazioni di altre funzioni/servizi solo risposta alle richieste di informazioni di risponde in modo tempestivo alle richieste funzioni/servizi se sollecitato o in modo parziale altre funzioni/servizi di informazioni di altre funzioni/servizi Pag. 2 di 24 Dizionario dei comportamenti organizzativi del Comune di Bologna - Anno 2018 Linee guida per la misurazione e la valutazione della Performance - Allegato B Area Relazionale Lavorare in gruppo Lavorare in gruppo: Far parte di una squadra, rispettando il sistema delle regole che il gruppo si è dato. Interagire positivamente con tutti i ruoli organizzativi del gruppo riconoscendone e valorizzandone le competenze distintive. Livello critico Livello in sviluppo Livello atteso Livello eccellente Non si integra con i membri del gruppo, Si integra con i membri del gruppo; Si integra con i membri del gruppo, ne Si integra pienamente con i membri del non ne riconosce il ruolo, non recepisce recepisce stimoli al confronto costruttivo rispetta il ruolo e recepisce stimoli al gruppo valorizzando i ruoli altrui; promuove stimoli al confronto costruttivo e/o ritiene solo se sollecitato o in modo parziale confronto costruttivo il confronto costruttivo il proprio ruolo più importante di quello degli altri Non contribuisce all’organizzazione del Prova a contribuire all’organizzazione del Contribuisce fattivamente Contribuisce efficacemente gruppo ma è attento solo ai propri compiti gruppo ma tende a privilegiare i propri all’organizzazione del gruppo all’organizzazione del gruppo ed è attento compiti anche alla realizzazione dei compiti degli altri componenti Non rispetta le regole che il gruppo si è Prova a rispettare le regole che il gruppo si Rispetta e agisce le regole che il gruppo Rispetta e agisce le regole che il gruppo si è dato e non partecipa al lavoro è dato non sempre fornendo un apporto si è dato e partecipa al lavoro fornendo dato e partecipa al lavoro fornendo un attivo un apporto attivo apporto attivo e stimola gli altri componenti a fare lo stesso Non lavora in gruppo e non contribuisce in Ha difficoltà a lavorare in gruppo ma Nel lavoro di gruppo contribuisce per la Nel lavoro di gruppo contribuisce per la modo fattivo al risultato complessivo contribuisce al risultato complessivo parte di propria competenza al risultato parte di propria competenza al risultato complessivo e rispetta i ruoli e i complessivo rispettando e valorizzando i contributi dei colleghi ruoli e i contributi dei colleghi Pag. 3 di 24 Dizionario dei comportamenti organizzativi del Comune di Bologna - Anno 2018 Linee guida per la misurazione e la valutazione della Performance - Allegato B Area Relazionale Guida e coordinamento (team leadership) Guida e coordinamento: Assumere il ruolo di guida di un gruppo, usare tecniche per tenere alta la motivazione e la produttività, promuovere azioni per sviluppare spirito di appartenenza Livello critico Livello in sviluppo Livello atteso Livello eccellente Non comunica e non orienta i membri del Comunica e orienta i membri del gruppo Orienta e coinvolge con efficacia i Orienta e coinvolge con efficacia i membri gruppo verso il raggiungimento verso il raggiungimento dell’obiettivo membri del gruppo verso il del gruppo verso il raggiungimento dell’obiettivo comune comune ma non in modo efficace raggiungimento dell’obiettivo comune dell’obiettivo comune e li stimola a fare altrettanto Non organizza le attività del gruppo e non Organizza e comunica le attività del gruppo Organizza e comunica efficacemente le Organizza e comunica efficacemente le definisce puntualmente i ruoli ma fatica a definire e far agire i ruoli attesi attività del gruppo e definisce i ruoli attività del gruppo, verifica che il ruolo attesi atteso venga agito e stimola i componenti del gruppo a fare altrettanto con attenzione al contributo dei singoli e all'interazione tra i diversi soggetti Non dà feedback sulle attività realizzate e Dà feedback sulle attività realizzate ma Dà feedback sulle attività realizzate e Dà e richiede sistematicamente il feedback non riorienta i componenti del gruppo. non riorienta i componenti del gruppo e riorienta i componenti del gruppo. sulle attività realizzate. Motiva il gruppo. non lo coinvolge. Non usa le leve per stimolare il senso di Usa solo in parte le leve per stimolare il Usa le leve per stimolare il senso di Usa le leve per stimolare il senso di appartenenza al gruppo ed senso di appartenenza al gruppo ed appartenenza al gruppo ed appartenenza al gruppo ed all’amministrazione e non lo avverte come all’amministrazione all’amministrazione all’amministrazione ed è in grado di cogliere un bisogno i segnali deboli di disaffezione e/o insoddisfazione Pag. 4 di 24