September / Oktober 2015 www.dokmagazin.de Ausgabe #4-15 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 5 1 0 2 er b o kt O er / b m e pt e S e b a g us A Digital Workspace Informationsraum für Kommunikation, Prozesse & Wissenstransfer Augmented Reality Erweiterte Geschäftsprozesse Capture Solutions Intelligente Scansysteme Wearables Smarte Assistenzsysteme Best Connections Customer Experience Special Die wunderbare neue Welt der Enterprise Search Digital Business. Die neuen Konzepte & Technologien ge nzei A Kennen Sie alle Zeitfresser und Kostentreiber? Das Management muss schnelle Entscheidungen auf Basis unternehmenskritischer Kennzahlen treffen. In welchen Produktkategorien lassen sich Potenziale nutzen, welche innerbetrieblichen Prozesse sind die Kostentreiber? Smarte Business-Analytik und verlässliche Hochrechnungen unterstützen Sie dabei, wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Zusammenführung aller Daten zeichnet ein klares Bild – auf einen Blick. Finden Sie die passende digitale Lösung für Ihr Unternehmen – auf der IT & Business! www.itandbusiness.de Part of IT & Business Fachlicher Träger Ideeller Träger Partner RZ_IT&Business2015_Zielgruppenmotiv_CEO_210x280.indd 1 03.07.15 17:54 Editorial Geschätzte DOK.LeserInnen, Titelthema und somit im Fokus dieser Ausgabe ist der Digital Workspace als Informationsraum für Kommunikation, Geschäftsprozesse und Wissenstransfer. In diesem Zusammenhang können wir auch von der Informatisierung und Innovation der Arbeitsorganisation in allen (Unternehmens-)Bereichen sprechen – kurz: vom Unternehmen 4.0, wenn man denn die „Durchnummerierung“ mag. Wir nennen es Digital Business. Die neuen Konzepte & Technologien und bringen es mit den DOK.live Sessions bei der IT & Business auf den Punkt. (s. S.9 und dokmagazin.de/dok-live-2015) Die Fülle an komprimiertem und wertvollem Wissen übertraf bei dieser Ausgabe den normalen Heftumfang – wir haben gerne ‚erweitert’. Deshalb schenke ich Ihnen an dieser Stelle Zeit für das Wesentliche: die Fachartikel. Lesen. Und gebe Ihnen – wieder einmal – ein Zitat an die Hand: Wenn Gleichheit Gerechtigkeit ist, und Wissen Macht, dann ist die Welt gut, wenn die Gänze alles Wissens für alle zugänglich ist. Jeder darin ist mächtig, und alle sind gleich. Der Mächtigste aber ist der, der Wissen findet. Es muss weise sein, so dass er es mit anderen teilen kann. unbekannter Verfasser, aus dem Altgriechischen, ca. 800 bis 300 vor Chr. Dem ist nichts mehr hinzuzufügen! Außer: viel Freude beim Finden von Wissen. Mit Vorfreude auf ein Wiedersehen bei den BranchenEvents im September Birgit Reber Chefredaktion DOK.magazin [email protected] moDerne KommuniKation Kann mehr als Din a4 DOPiX von icon – optimale Kundenorientierung über alle Kanäle. Customer CommuniCation management mit DoPiX www.icongmbh.de Inhalt Inhaltsverzeichnis 3 | Editorial 4 | Inhalt Thema – Digital Workspace Special – Enterprise Search als Informationsraum 38 | Warum Alternativen zu Google-Search nötig sind. 6 | Wissensarbeit in Zeiten der Digitalisierung: Dr. Michael Bark, evodion Information Technologies GmbH Digitales Fließband oder neue Humanisierung? Dr. Tobias Kämpf, Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung München Social BPM / 10 | Wissensarbeit statt „Bürojob“ Prozessmanagement... Thomas Kuckelkorn, BCT Deutschland GmbH 42 | Konsequent: Vom Social BPM zum BPM 3.0 14 | Digitale Transformation – Alexander Gesinn, gesinn.it GmbH & Co KG live wirtschaftliche vs. politische Perspektive Dr. Michael Scherm Speaker Stefan Olschewski, d.velop AG Kundenmanagement / Unternehmen & Industrie 4.0 Customer Experience 16 | Wearables – Limits & Potentiale 47 | Die Cloud ist der Clou für Customer Experience von smarten Assistenzsystemen live Dennis van der Veeke, SDL GmbH Anne Prokopp, iTiZZiMO Speaker 50 | Kundenorientierte Unternehmensstrategie – 22 | Fahrzeugbau – so werden individuelle Kundenwünsche mit Vergnügen! wahr Sascha Schreiber, HENRICHSEN AG Adrian Jennings, Ubisense Ltd. Kollaboration & Plattformen Trend 54 | Geschäftsanwendungen mit SharePoint 24 | Interview | Augmented Reality ‚erweitert’ auch Frank von Orlikowski, PSC Portal Systems Consulting Geschäftsprozesse GmbH Andreas Ahmann, Ceyoniq Technology GmbH 58 | Interview | Wanted: Kommunikationstool für das 28 | E-Mail-Klassifizierung „on the fly“ Management Bernd Klüber, Kodak Alaris Germany GmbH Klaus Lindinger, Diligent 60 | DevOps: Im Spannungsfeld zwischen Agilität und Stabilität Special – Enterprise Search Henning von Kielpinski, Consol Consulting & Solutions Software GmbH 32 | Die wunderbare neue Welt der Enterprise Search Claudia Baumer, intelligent views live 63 | Guided Tour auf den Spuren von CRM- und Sonja Oberpriller, IntraFind Software AG Speaker DMS-Systemen … Nicole Körber, good news! GmbH 4 | 5 Sie wollen DOK.Fokus Mittelstand Umfang und 65 | Mittelstand & Co. | Stimmungshoch durch „Prozessdigitalisierung“ Prof. Dr.-Ing. Hartmut F. Binner, Prof. Binner Akademie Vielfalt Ihrer Dokumente E-Invoicing bändigen? 68 | Neues ‚Zugpferd‘ beim E-Invoicing oder noch ein Standard mehr? Karl Heinz Mosbach, ELO Digital Office GmbH Wir auch! Capture Solutions Inhalte gemeinsam bearbeiten mit Neutralformaten 71 | Wer sagt, dass Scanner nicht intelligent sein können? Steffen Unmuth, ibml Image Business Machines LLC. Manuellen Aufwand einsparen durch automatische, prozess- gesteuerte Konvertierung Datensicherheit Inhalte per Volltextsuche finden 74 | „End-to-End-Safe“: durch automatische Indizierung Extraschloss für hoch sensible Nachrichten (OCR und Metadaten) Dirk Backofen, Telekom Deutschland GmbH Heterogene Dokumente mergen zu 77 | Wie sicher sind Dokumente, wenn sie SAP verlassen? navigierbaren Gesamtdokumenten Jörg Dietmann, SECUDE GmbH Informationssicherheit und Compliance konsequent gewährleisten Podiumsdiskussion Inhalte effizient archivieren mit PDF/A 80 | Wissensgesellschaft – Deutschland im Abseits? Wissensgesellschaft – Deutschland ist Leader Erfahren Sie mehr: Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT www.sealsystems.de Unternehmensberatung GmbH live Reinhard Karger, M. A., DFKI u. DGI e.V. Speaker Lösungen von SEAL Systems erfüllen alle Anforderungen, die sich in den täglichen 83 | Veranstaltungen Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens durch die Vielfalt und das große Volumen 85 | Inserentenverzeichnis / Vorschau verschiedener Daten, Dokumente und Formate stellen. 86 | Impressum sealsystems DOK. 4-2015 the digital paper factory Thema – Digital Workspace als Informationsraum September / Oktober 2015 Ausgabe #4-15 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de Ausgabe September / Oktober 2015 Digital Workspace Wissensarbeit in Zeiten Informationsraum für Kommunikation, Prozesse & Wissenstransfer Augmented Reality der Digitalisierung: Erweiterte Geschäftsprozesse Capture Solutions Intelligente Scansysteme Wearables Smarte Assistenzsysteme Best Connections Customer Experience Special Die wunderbare neue Welt Digitales Fließband oder neue Humanisierung? der Enterprise Search Digital Business. Die neuen Konzepte & Technologien Anzeige www.inqa.de Der Aufstieg der IT-Technologien in einer globalisierten Wirt- schaft hat zu einer neuen Qualität der Informatisierung geführt. Die Initiative Qualität der Arbeit Sie ist der zentrale Motor der Umbrüche, die sich gegenwärtig ist eine gemeinsame Initiative von in der Arbeitswelt vollziehen. Auf der Basis des Internets ent- Bund, Ländern, Verbänden und steht damit ein verwendungsoffener „Informationsraum“. Dieser Institutionen der Wirtschaft, Ge- erweist sich für jene Tätigkeitsbereiche, deren Arbeitsgegen- werkschaften, Unternehmen, Sozial- stand digitalisierbar ist – zum Beispiel in der Softwareentwick- versicherungsträgern und Stiftungen. lung oder in wachsenden Bereichen der Ingenieursarbeit – als Ihr Ziel: mehr Arbeitsqualität als ein neuartiger, global zugänglicher „Raum der Produktion“ und Schlüssel für Innovationskraft und als neue soziale Handlungsebene. Wissensarbeit kann so ort- Wettbewerbsfähigkeit am Standort und zeitunabhängig erbracht und in global vernetzte Wert- Deutschland. Dazu bietet die im Jahr schöpfungsketten eingebettet werden. 2002 ins Leben gerufene Initiative inspirierende Beispiele aus der Praxis, Beratungs- und Informations- „Informationsraum“ – angebote, Austauschmöglichkeiten die Grundlage für Innovationsprozesse sowie ein Förderprogramm für Projekte, die neue personal- und beschäftigungspolitische Ansätze Der Informationsraum bildet eine neue Basis für die Arbeits- und auf den Weg bringen. Innovationsprozesse und ist für das Unternehmen der Zukunft von zentraler Bedeutung. Gerade in der Wissensarbeit werden neue Möglichkeiten der Kommunikation und der Vernetzung von Know-how zum Ausgangspunkt neuer Arbeitsformen und flexibler Organisationskonzepte. Auf der einen Seite sorgen IT- gestützte Prozesse nun auch in hochqualifizierten Arbeitsberei- chen für den „flow“ von Information, strukturieren Schnittstellen neu und werden zum Rückgrat systemisch integrierter Organisa- tionen. Auf der anderen Seite werden mit dem Einsatz von social media Kommunikationsplattformen im Netz zur Basis neuer „Öffentlichkeiten“, in denen sich Mitarbeiter als community ver- netzen und ihr Wissen teilen. 6 | 7 Wissensarbeit in Zeiten der Digitalisierung: Digitales Fließband oder neue Humanisierung? Zudem entwickeln sich komplementäre Formen der Arbeits- www.wing-projekt.de organisation, die auf Wissenstransfer, kontinuierliche Lernpro- zesse und ein Empowerment der Teams setzen. Dabei spielen Dr. Tobias Kämpf, Wissenschaftler agile Methoden wie scrum im Kontext des Lean Development am Institut für Sozialwissenschaft- genauso eine Rolle wie neue Formen global verteilten und liche Forschung München. Das flexiblen Arbeitens auf der Basis von IT wie home office und cloud Projekt Wing ist ein Verbundprojekt working. Auch offene Büro- und Raumkonzepte, die gerade in unter Leitung des ISF München in vielen Unternehmen entstehen, sind Ausdruck dieses Wandels Kooperation mit der IG Metall und der Arbeitswelt der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg. Es wird durch das Bundesministerium für Arbeit Digitaler Umbruch erfasst alle Branchen und Soziales gefördert und im Rah- men der Initiative Neue Qualität der Arbeit durchgeführt sowie durch die Auch hierzulande erkennen immer mehr Unternehmen die Not- Bundesanstalt für Arbeitsschutz und wendigkeit sich neu zu erfinden. Viele von ihnen arbeiten auf Arbeitsmedizin fachlich begleitet. Basis des Informationsraums bereits an einem neuen Bauplan Die Zusammenarbeit mit der Initia- für die digitale Zukunft. Wie diese Entwicklung im Sinne der tive Neue Qualität der Arbeit ist ein Menschen gestaltet werden kann, untersucht das BMAS-Projekt zentraler Bestandteil des Projekts. „Wing – Wissensarbeit im Unternehmen der Zukunft nachhaltig gestalten“. Die Forschungen des Wissenschaftlerteams vom Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung München und von der Fried- rich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg zeigen, dass der digitale Umbruch, der zunächst vor allem die IT-Industrie erfasste, sich inzwischen auch in anderen Branchen vollzieht. In den gegenwärtig ablaufenden Suchprozessen werden die Weichen für die Entwicklung der Arbeitswelt neu gestellt. Dieser Wandel betrifft alle Ebenen des Unternehmens: die Arbeitsorga- nisation und Innovation, den Arbeitsplatz der Zukunft, das Ver- ständnis von Führung, die berufliche Entwicklung und Karrieren sowie die Sozialbeziehungen und Unternehmenskultur. DOK. 4-2015 Thema – Digital Workspace als Informationsraum Beteiligungsorientierte Konzepte sind Voraussetzung Forschung und Entwicklung sowie IT-Arbeit sollen praxistaug- liche Instrumente entwickelt werden, die Beschäftigte dazu befähigen, zum aktiven Gestalter einer nachhaltigen und inno- Die Nutzung dieser Potenziale für die Innovations- und Wett- vativen Arbeitswelt zu werden. Pilot-Initiativen bei den Partne- bewerbsfähigkeit ist kein Selbstläufer. Um die Umbrüche in der runternehmen bilden dabei den gemeinsamen Ausgangspunkt Arbeitswelt produktiv und erfolgreich bewältigen zu können, des anwendungsorientierten Forschungsprojekts. Good Practi- ist die nachhaltige Gestaltung des Wandels von Wissensarbeit ces und innovative Instrumente sollen gezielt auf ihre Anwend- unabdingbar. Dreh- und Angelpunkt sind hierbei beteiligungs- barkeit in Klein- und mittelständischen Unternehmen geprüft orientierte Konzepte, die auf die Befähigung der Mitarbeiter und angepasst werden. zielen. Wer auf solche nachhaltigen Konzepte verzichtet und die gezielte Beteiligung der Mitarbeiter außer Acht lässt, landet Um die Brücke von der Wissenschaft in die Praxis zu schlagen, schnell in einer Sackgasse. sollen die Projektergebnisse im Rahmen eines mehrdimensi- onalen Transferkonzepts als „gute Beispiele“ aufbereitet und Die Zunahme psychischer Arbeitsbelastungen und der erheb- zugänglich gemacht werden: in Form von Workshops, Tool-Bau- liche Anstieg stressbedingter Erkrankungen wie burn-out zeigen kästen, Broschüren und Schulungskonzepten für Wirtschaft und schon jetzt einen dringenden Handlungsbedarf. Daher ist es Unternehmen sowie die betriebliche Interessenvertretung und unabdingbar, die Arbeitsprozesse so zu gestalten, dass sie den Multiplikatoren; auf Konferenzen und im Rahmen einer promi- Beschäftigten erlauben, ihre Kreativität und Schaffenskraft opti- nent platzierten Buchpublikation für eine breite Öffentlichkeit. mal zu entfalten. Entscheidend ist auch, den Informationsraum nicht nur als eine technische Infrastruktur zu sehen, sondern ihn vielmehr als neuen sozialen Handlungsraum zu begreifen. Fazit Mit der Umsetzung dieser neuen Leitorientierung können die Unternehmen Arbeit grundlegend transformieren. Wir stehen heute an einem Scheideweg: Wird es ein digitales Fließband und Daten-Panopticum geben oder wollen wir die Good Practices für eine nachhaltige Gestaltung Digitalisierung für einen Aufbruch in eine neue Humanisierung der Arbeitswelt nutzen? Welches Szenario am Ende eintritt hängt davon ab, in welche Richtung die Unternehmen in den Bei der Entwicklung innovativer Ansätze zur nachhaltigen entscheidenden Handlungsfeldern jetzt die Weichen stellen. Gestaltung des Wandels von Wissensarbeit stellt „WING“ alle Eines jedoch ist klar: Die Digitalisierung braucht die Menschen. wichtigen Unternehmensdimensionen als Handlungs- und Ohne eine angemessene und nachhaltige Beteiligung der Lernfelder ins Zentrum der Forschung. In den Bereichen Beschäftigten wird die digitale Transformation nicht gelingen. n 8 | 9 DOK. 4-2015 live Forum Bühne neben DOK.Stand 1C70 Digital Business. Di., 29. + Mi., 30. September 2015 Die neuen Konzepte. Vorträge Dr. Ulrich Kampffmeyer Reinhard Karger Di. 29.09. WeLCoMe: Warum werden im Cloud Zeitalter PROJECT CONSULT GmbH DGI 16.30 - 16.45 Besucher wie in der Schreibmaschinen ära willkommen geheißen? Josef Gemeri, Manager Strategie & Marketing, CW2. GmbH Mi. 30.09. Digital ... Business, transformation, 14.45 - 15.00 Confusion & Chaos Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Claudia Baumer Chris Bouveret intelligent views ITIZZIMO GmbH Mi. 30.09. Der Blick in die Zukunft ist smart: 15.00 - 15.30 Smart grids, Smart Home, Smart Services Reinhard Karger, M.A. Unternehmenssprecher Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz, DFKI Präsident der Deutschen Gesellschaft für Information & Wissen e.V. (DGI) Mi. 30.09. eCM – Insel der glückseligen? 15.45 - 16.00 Bernd Hoeck, VP Marketing & Business Development dataglobal GmbH Josef Gemeri Alexander Gesinn CW2. GmbH gesinn.it GmbH Mi. 30.09. Social BPM & gamification – Spielerisch zu 16.00 - 16.15 besseren geschäftsprozessmodellen Kai Hussong, Produktmanager, HORUS software GmbH Mi. 30.09. Smarte Produktion durch Mensch-Maschine- 16.15 - 16.30 Kommunikation Alexander Gesinn, Geschäftsführer, gesinn.it GmbH & Co.KG Mi. 30.09. Knowledge everywhere – die Zukunft des Bernd Hoeck Harald Huber 16.30 - 16.45 dataglobal GmbH USU AG Kundenservice Harald Huber, Geschäftsführer und Leiter KnowledgeSolutions USU AG Mi. 30.09. optimal gerüstet in die Digitalisierung: 16.45 - 17.00 So vereinfachen Wearables das Arbeiten Chris Bouveret, CIO, ITIZZIMO GmbH Moderation: Dr. Joachim Hartmann, Kai Hussong Dr. Frank Schönthaler PROJECT CONSULT GmbH HORUS software GmbH HORUS software GmbH Mi. 30.09. 17.00 - 18.00 Podiumsdiskussion: Wissensgesellschaft – Deutschland im Abseits oder ist Deutschland ein Leader? Moderiert vom DOK.live ‚Dream-Team’: Dr. Ulrich Kampffmeyer und Reinhard Karger, M.A. Teilnehmer der Session sind die DOK.Live Speaker und Special Guests: Claudia Baumer, intelligent views und Dr. Frank Schönthaler, HORUS software GmbH Der furiose & fidele Abschluss der DOK.live Vortäge mit Trends, Entwicklungen und neuen Konzepten der Digitalisierung und somit des Digital Business ist die fast schon legendär heiße Podiumsdiskussion: Provokativ, visionär und – vor allem – mit größtem Infotainment-Charakter. Ein Diskussions-Feuerwerk am Ende des zweiten Messetages. Thema – Digital Workspace als Informationsraum Wissensarbeit statt „Bürojob“ ECM, EIM, Informationsmanagement, Wissenstransfer, Kollaborations-Tools, Apps, Mobility, Smart Worker, Usability Podiumsdiskussion beim DiALOG Award Halle 1 H23 Intelligente Soft- und Hardware, die miteinander kommunizieren und so die Mitarbeiter während der gesamten Arbeitsabläufe unterstützen – was nach ferner Zukunftsvision klingt, ist in der Industrie bereits Realität. Aber auch in Büros werden schon bald www.bctsoftware.de IT-Lösungen zum Einsatz kommen, die den Eingang eines Doku- ments erkennen, den Status verknüpfter Aufgaben prüfen und Thomas Kuckelkorn ist bei der vollautomatisch die nächsten Bearbeitungsphasen einleiten, bis BCT Deutschland GmbH für PR der Prozess abgeschlossen ist. Die agierenden Systeme befinden & Kommunikation verantwortlich. sich im stetigen Dialog miteinander und informieren zuständige Das Unternehmen mit Hauptsitz Mitarbeiter über jeden erfolgten und noch ausstehenden Arbeits- in den Niederlanden und Belgien schritt. unterstützt seit 1985 Unternehmen vom Mittelständler bis zum inter- Mit Enterprise-Content-Management- (ECM) und Enterprise- nationalen Konzern mit Lösungen Information-Management-Systemen (EIM) bieten IT-Dienstleis- und Dienstleistungen im Bereich ter bereits entsprechend vielschichtige technologische Mög- DMS, ECM und EIM. Die entwi- lichkeiten an. Deren Vorzüge werden von vielen Unternehmen ckelten Softwarelinien Elemenz, allerdings noch nicht ganzheitlich erfasst. So nutzt laut einer Corsa und Liber werden auch von Studie des Digitalverbands Bitkom zwar jeder dritte Mittelständ- Partnerunternehmen vertrieben. ler ein ECM, bislang jedoch nur für die Dokumentenverwaltung und -archivierung. Auf diese Weise geht jedoch ein wesentlicher Ansatz des Systems verloren. Ganzheitliches Informationsmanagement über zentralen Datenzugriff Ein ECM dient vor allem dazu, interne Workflows zu optimieren und Arbeitsabläufe grundsätzlich zu erleichtern. Auf diese Weise wird auch das unternehmenseigene Informationspotenzial besser ausgeschöpft. Es gilt, das in Ablagefächern, E-Mail-Post- eingängen und den Köpfen der Mitarbeiter enthaltene Wissen zusammenzufügen. Branchenspezifische wie -übergreifende 10 | 11