Die Collective Mind Methode Jens Köhler • Alfred Oswald Die Collective Mind Methode Projekterfolg durch Soft Skills 1  C Dr. Jens Köhler Dr. Alfred Oswald BASF SE Osthus GmbH BASF Group Information Center Wilhelmstr. 79 67056 Ludwigshafen 52070 Aachen Deutschland Deutschland [email protected] [email protected] ISBN 978-3-642-00107-9 e-ISBN 978-3-642-00108-6 DOI 10.1007/978-3-642-00108-6 Springer Heidelberg Dordrecht London New York Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. © Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2009 Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funk- sendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Ver- vielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jeder- mann benutzt werden dürften. Einbandentwurf : KuenkelLopka GmbH, Heidelberg Gedruckt auf säurefreiem Papier Springer ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media (www.springer.com) Vorwort Dieses Buch ist all denen gewidmet, die ihrer inneren Unruhe folgend nie auf- hören, Fragen zu stellen, um Grenzen zu durchstoßen und in unbekannte Gebiete vorzudringen. Die Erledigung von arbeitsteiligen Aufgaben wird durch die mehr oder weniger koordinierte Zusammenarbeit verschiedener Menschen ermöglicht. Dies nennt man ein Projekt - eine altbewährte Methode, Aufgaben zu bewältigen, die eine einzelne Person nicht alleine durchführen kann. So wird beispielsweise ein Haus durch einen Architekten geplant, von einer Bau- firma werden die Mauern und Decken errichtet, die Dachdecker und Zimmerleute führen die Dachkonstruktion und den Innenausbau durch und schließlich hat ein Bauträger die Gesamtverantwortung und hält die Fäden in der Hand. Die Wissensgenerierung und der Wissenstransfer geschehen hier im Wesent- lichen durch Architekturskizzen und Baupläne, aus denen zentimetergenau die umzusetzenden Maße entnommen werden können. Ergänzende Informationen tauschen die Zulieferer untereinander aus, koordiniert durch den Bauträger. Wei- che Faktoren spielen hier eine weniger dominante Rolle, da die Aufgabenteilung klar vorgegeben ist: Die Auswahl und der Verbau von Materialien, wie Poroton oder Kalksandstein, gedämmte Rohre, Putz oder Tapete, stehen im Vordergrund. Und dennoch kann man selbst bei einer solch relativ klaren Arbeitsverteilung nach Vollendung des Baus feststellen, ob die Zulieferer sich untereinander ausgetauscht haben oder nicht. Unsere Welt ist nicht die Welt des Häuserbaus, sondern die der IT-Projekte in forschenden Unternehmen. Voraussetzung für erfolgreiche Forschung ist ein hoher Daten- und Informationsaustausch. Zugleich ist Forschung per se innovativ und erfordert dadurch eine innovative Informationstechnologie (IT), die in Form von IT-Systemen realisiert wird. Die Erstellung eines IT-Systems kann man sich auf den ersten Blick ähnlich vorstellen wie die Errichtung eines Hauses. Ein wesentlicher Unterschied ist aber, dass der zu realisierende Gegenstand materiell nicht fassbar ist. Er ist und bleibt abstrakt und erschließt sich zum Schluss in Form von Masken auf Computerbildschirmen. Ein weiterer wesentlicher Unter- v vi Vorwort schied besteht in der Tatsache, dass ein großer Teil der an der Entstehung mitwir- kenden Personen selbst keine Fachleute für IT-Systeme sind, sondern aus anderen Bereichen stammen. Ein Dachdecker mag ein sehr genaues Bild von der Arbeit eines Maurers haben, ein Forscher hingegen, dessen Arbeit durch ein zu erstellendes Computerprogramm erleichtert werden soll, hat meist wenig Einblick in die Welt der Softwareentwick- ler. Umgekehrt sind Softwareentwickler in der Regel auch keine Forscher: Die an einem Projekt beteiligten Personen haben sehr verschiedene Vorstellungen und Arbeitsweisen, so dass weiche Faktoren hier eine große Rolle spielen. Insofern werden Projekte und insbesondere IT-Projekte in erheblichem Maße von weichen Faktoren wie Kommunikation, Wissensaustausch, individuelle Erfah- rungen und Kompetenzen bestimmt. Diese Faktoren bestimmen die zu errichtende Wissensbasis in einem Projekt und sind entscheidend für den Erfolg, da ein Pro- jekt genau dann erfolgreich ist, wenn eine lösungsorientierte Wissensgenerierung beziehungsweise ein lösungsorientierter Wissenstransfer innerhalb des Projektes möglich ist. Wissen ist in den Köpfen von Menschen verankert, entgegen der weit verbreiteten Annahme, Wissen sei in Dokumenten codiert und das bloße Lesen von Dokumenten erweitere schon die eigene Wissensbasis. Wissen wird über das Management dieser Wissensarbeiter generiert und transferiert und erfordert das Verstehen und Beherr- schen weicher Faktoren. Umso erschreckender ist es, dass für die erfolgreiche Beherrschung der wei- chen Faktoren bei den Beteiligten meist wenig Bewusstsein herrscht. Projektleiter lernen viel über Projektpläne, die Verwaltung der Kosten und die Belohnung von Projektteammitgliedern. Sicher liegt das daran, dass wir durch Schule und Ausbil- dung gelernt haben, alles über eine Sache wissen zu können, wenn man nur genau genug hinsieht. Unsere moderne Welt ist von komplexen Aufgabenstellungen geprägt. Diese las- sen sich nur über Modelle erfassen, die prinzipiell nicht alle Details berücksichtigen können und damit naturgemäß eine Abstraktion darstellen. In der Praxis ist es nahezu unmöglich, Dingen wirklich auf den Grund zu gehen. Daher wird man immer nur mehr oder weniger große Bruchstücke von den zur Dis- kussion stehenden Inhalten aufnehmen. Andere Personen nehmen andere Details und Aspekte auf als man selbst. So entstehen unsichtbare Wissensinseln in den Köp- fen, die sich erst spät innerhalb eines Projektes bemerkbar machen und das Risiko eines Projektscheiterns erhöhen. Durch das Ausgestalten der weichen Faktoren wird ein gemeinsamer Projektverstand, ein Collective Mind, aufgebaut, so dass diese Wissensinseln klein sind oder erst gar nicht vorkommen. Dem in Projekten involvierten Leser soll ein Handwerkszeug mitgegeben wer- den, so dass er oder sie die weichen Faktoren und somit die Wissensgenerierung und den Wissenstransfer in seinem oder ihrem Projekt verstehen und beeinflussen kann. Am Ende bieten wir einen Fragebogen an, der hilft, Schieflagen in Projekten früh- zeitig aufzudecken. Denn meist liegt der Zeitpunkt des Beginns einer Schieflage in einem Projekt weit vor dem Zeitpunkt deren Manifestation. Vorwort vii In diesem Sinne hoffen wir Ihnen, der Leserin bzw. dem Leser, ein umsetzbares Modell zur Verfügung zu stellen. Begleitet werden Sie von einem Projekt, das in dem fiktiven Pharmaunternehmen MedicalFit stattfindet. Die dargestellte Geschichte ist fiktiv. Die dort aufgeführten Personen sind modellhafte Charaktere, die bewusst überzeichnet wurden, um Unterschiede in der Handlungs- und Denkweise hervorzuheben. Mutterstadt und Stolberg im April 2009 Jens Köhler Alfred Oswald Danksagung Ein solches Buch entsteht nicht in der Stille, sondern in einem lebendigen, produk- tiven Projektumfeld. Viele Personen haben uns bei diesem Buchprojekt unterstützt und wertvolle Hinweise gegeben. Besonders bedanken möchten wir uns bei Dr. Helmuth Morgenthaler, BASF SE, der uns sein Ohr geliehen und unsere Ideen mit uns diskutiert hat. Wichtige Anregungen stammen ebenso von Marion Mertel und Dr. Christian Lennartz (beide BASF) sowie von Dr. Torsten Osthus, Andreas Mohr und Bernhard Filpe (Osthus). Wertvolle Hinweise aus dem Bereich der Psychologie haben uns Hannah Oswald und Karl-Heinz Bastuck gegeben. Wir danken Elke Köhler und Dr. Helmut Köhler für das aufmerksame Lesen des Manuskriptes. Wir bedanken uns bei unseren Familien für ihre Unterstützung und ihr Verständ- nis dafür, dass wir weniger Zeit für sie hatten. Inhalt Einführung........................................................................................................ xv 1. Schwerpunkt des Buches und Methodik ............................................ 1 1.1 Was bedeutet das alles konkret? ..................................................... 4 1.2 Was erwartet Sie in den weiteren Kapiteln? ................................... 6 2. Erfolgsfaktoren eines Projektes .......................................................... 9 3. Daten, Information und Wissen .......................................................... 13 4. Der Lebenszyklus eines Projektes ....................................................... 17 5. Die gemeinsame Wissensbasis – der Collective Mind ....................... 21 5.1 Der Collective Mind als Werkzeug ................................................ 23 5.2 Zur Bildung eines Collective Mind ............................................... 24 6. Projektsetting ........................................................................................ 27 6.1 Individuelle Erfahrungen und Kompetenzen ................................. 28 6.2 Temperament ................................................................................. 30 6.3 Weitere Persönlichkeitsmodelle ..................................................... 34 6.4 Der Collective Mind aus S- und N-Sicht ....................................... 40 6.5 Teamheterogenität .......................................................................... 48 6.6 Projektorganisation ........................................................................ 51 7. Temperament der Projekte .................................................................. 57 7.1 Projekttypen ................................................................................... 59 7.2 Projekttypmetriken ........................................................................ 60 7.3 Welcher Projekttyp braucht welches Setting? ............................... 62 8. Projektumwelt ....................................................................................... 67 8.1 Organisation(en) ............................................................................ 67 8.2 Projektlebenszyklus und Projekttemperament ............................... 69 8.3 Stakeholder .................................................................................... 74 xi xii Inhalt 9. Projektdynamik .................................................................................... 81 9.1 Das Z-Modell ............................................................................... 83 9.2 Das Lern-Modell .......................................................................... 86 9.3 Das evolutionäre Modell .............................................................. 90 9.4 Das Transition-Modell ................................................................. 94 10. Der Collective Mind als Seele des Projektes ...................................... 97 11. Kommunikation in Projekten .............................................................. 101 11.1 Das Transaktionsmodell .............................................................. 102 11.2 Das Vier-Ohren-Modell ............................................................... 105 11.3 Das neurolinguistische Modell .................................................... 107 11.4 Das integrierte Kommunikationsmodell ...................................... 109 12. Führung in Projekten ........................................................................... 119 13. Projektbeispiele ..................................................................................... 127 13.1 Ein Erfinderprojekt: Hochdurchsatzverfahren ............................. 128 13.2 Ein Missionarsprojekt: Datawarehouse ....................................... 131 13.3 Ein Baumeisterprojekt: LIMS ..................................................... 133 13.4 Ein Zimmermannsprojekt: Logistikanwendung .......................... 135 14. Collective Mind und Projekterfolg ..................................................... 137 15. Scoring: Wie fit ist Ihr Projekt? .......................................................... 145 16. Best Practices ........................................................................................ 149 16.1 Bestimmung Projektphase und -typ ............................................ 149 16.2 Erfahrung und Kompetenz ........................................................... 150 16.3 Temperament ............................................................................... 152 16.4 Teamheterogenität ....................................................................... 154 16.5 Projektorganisation ...................................................................... 155 16.6 Einbettung in Organisation(en) ................................................... 157 16.7 Stakeholder .................................................................................. 158 16.8 Lösungsstrategie .......................................................................... 159 16.9 Präsenz ......................................................................................... 165 16.10 Transparenz ................................................................................. 166 16.11 Vernetzung und Führung ............................................................. 168 17. Fazit ....................................................................................................... 171 18. Anhänge ................................................................................................. 173 MBTI-Typen ........................................................................................... 173 Glossar ..................................................................................................... 174 OK-Ampel-Test ....................................................................................... 183 Literaturverzeichnis ........................................................................................ 195 Stichwortverzeichnis ....................................................................................... 197 Über die Autoren Dr. Jens Köhler, Studium der Physik und Promotion in Geophysik an der Univer- sität Bonn, ist Mitarbeiter der BASF SE. Dort beschäftigt er sich unter anderem mit der Konzeption, Realisierung und Betreuung von IT-Systemen in der Forschung. Darüber hinaus gilt sein besonderes Interesse den Themen Wissensgenerierung in Projekten, Knowledge Networking und Wissensmanagement. Dr. Alfred Oswald, Studium der Physik und Promotion in theoretischer Festkör- perphysik an der RWTH Aachen, ist Geschäftsführer bei der Osthus GmbH. Er ist Experte für die Gestaltung von Geschäfts- und Wissensprozessen und deren Abbil- dung in IT-Systeme. Zu seinen Arbeitsschwerpunkten gehört das Management innovativer Projekte aus Forschung und Entwicklung. xiii