Republic of Ecuador ≠ EDICT OF GOVERNMENT ± In order to promote public education and public safety, equal justice for all, a better informed citizenry, the rule of law, world trade and world peace, this legal document is hereby made available on a noncommercial basis, as it is the right of all humans to know and speak the laws that govern them. CPE INEN 017 (1995) (Spanish): Código de práctica ecuatoriano para el sistema de información bibliográfica. Uso de hojas de trabajo (HDB) y (HAC) INSTITUTO ECUATORIANO DE NORMALIZACIÓN CÓDIGO DE PRÁCTICA ECUATORIANO PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA. USO DE HOJAS DE TRABAJO (HDB) Y (HAC) Quito - Ecuador CDU:001.8+002 CIIU : 9320 :9420 :8323 ICS: 35.220.10 FD 05.04-601 Código de CÓDIGO DE PRÁCTICA PARA EL CPE INEN Práctica SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA. 017:1994 Ecuatoriano USO DE HOJAS DE TRABAJO (HDB) Y (HAC). 1995-12 Obligatorio 1. OBJETO n ció 1.1 Este Código define y describe detalladamente cada elemento que conforma el registro c u bibliográfico. Su objetivo es dar las instrucciones necesarias para anotar los datos que permitan crear d o registros bibliográficos por medio del computador. r p e r a la 1.2 Este Código sirve de guía en la utilización correcta de hojas de trabajo, Hoja de Descripción d Bibliográfica (HDB) y, Hoja de Análisis de Contenido (HAG), diseñadas para ingresar información en bi hi las bases de datos bibliográficas para intercambio de información con otras existentes, por medio de o Pr registros normalizados. – r o d a u 2. ALCANCE c E o- uit Q – 2.1 Este Código contiene las disposiciones que debe aplicar y los requisitos mínimos que debe exigir o el organismo rector de un sistema de información. r g a m Al 9 y 3. DISPOSICIONES GENERALES 2 8- E o n e 3.1 Descripción de campos r o M o En esta parte del Código se define y describe detalladamente cada elemento que conforma el z eri registro bibliográfico. Los campos aparecen ordenados correlativamente de acuerdo al número u q asignado en la Tabla de Definición de Campos (TDG) y/o (FDT). a B – 9 Cada campo se define en términos de: 9 9 3 1- 0 Nombre y número en la secuencia dada en la TDC y/o FDT. 7- 1 a sill Uso en hojas de trabajo a C – Definición de dato N E N n, I Propósito del campo ó ci a Características esenciales del campo z ali m r Descripción de los elementos o N e o d Uso en Tarjeta de Registro Bibliográfico (TRB) an ori En términos generales, el registro de información en todos los campos se rige por las reglas at u ortográficas y de puntuación del idioma de trabajo. Sólo en algunos casos y por razones del sistema c E computacional (formatos de impresión de la cita bibliográfica, entre otros), ha sido necesario o ut introducir algunas excepciones a dichas reglas, las que se indican expresamente en los campos que stit corresponde. n I (Continúa) DESCRIPTORES: Código de práctica. Documentación. Transferencia de Información. -1- 1994-050 CPE INEN 017 1995-12 3.1.1 01 NOMBRE DEL ARCHIVO 3.1.1.1 Uso en hojas de trabajo a) Definición del dato: Nombre del archivo al cual se incorpora el registro que contiene el documento analizado. b) Propósito del campo: Este campo se utiliza para consignar el nombre del archivo al que ingresa un documento tratado a nivel analítico, monográfico, colección o publicación seriada. c) Características esenciales: Largo variable. Máximo 30 caracteres. d) Descripción de los elementos: Este es un elemento que debe registrarse obligatoriamente. El nombre del archivo debe presentarse codificado. Si una misma unidad de información mantiene varios archivos computarizados, cada uno de ellos debe tener una denominación que lo identifique en forma inequívoca. Al registrar más de un nombre de archivo, éstos deben registrarse separados por coma. d) Uso en TRB. Seguir las instrucciones indicadas para las hojas de trabajo. e) Ejemplos: CDC,PTB01 CDAP CONACYT INEN DOCPAL 3.1.2 02 NUMERO DE ACCESO 3.1.2.1 Uso en hojas de trabajo a) Definición del dato: Código identificatorio de cada documento que ingresa a la base de datos. b) Propósito del campo: Este campo se utiliza para consignar el código de acceso de un documento tratado a nivel analítico, monográfico, colección o publicación seriada. c) Características esenciales: Largo variable. Máximo 20 caracteres. d) Descripción de los elementos: Este Código ha sido creado para la organización interna de cada unidad de información. Es un Código convencional y permite ordenar física y secuencialmente los documentos en la estantería. e) Uso en TRB: Seguir las instrucciones indicadas para las hojas de trabajo. f) Ejemplos: 03000 : Documento .01 : parte de un documento 05370.01 : Capítulo del mismo libro. (Continúa) -2- 1994-050 CPE INEN 017 1995-12 3.1.3 03 UBICACION FISICA DEL DOCUMENTO 3.1.3.1 Uso en hojas de trabajo a) Definición del dato: Información sobre el lugar físico en que se encuentra el documento analizado. b) Propósito del campo: Este campo se utiliza para consignar la ubicación de un documento tratado a nivel analítico, monográfico, colección o publicación seriada. c) Características esenciales: Largo variable. Máximo 100 caracteres. d) Descripción de los elementos: Debe registrarse el nombre o código que identifica a la unidad de información que posee físicamente el documento analizado y después de dos puntos la signatura topográfica correspondiente. Al registrar más de una ubicación física para un mismo documento, los distintos párrafos deben consignarse separados por coma. e) Uso en TRB: Seguir las instrucciones indicadas para las hojas de trabajo. f) Ejemplos: CDC: 00189.00, CDAP: 00078.00 Biblioteca General UCE: 581.5 CL-CLADES: 01315.01 Biblioteca Procuraduría General: 0496.00 INEN: DI/CI-INEN.00253 EPN. 54.12 3.1.4 04 TIPO DE LITERATURA 3.1.4.1 Uso en hojas de trabajo a) Definición del dato: Categorización de un documento, de acuerdo a sus características bibliográficas, con propósitos catalográficos, en base a cuatro categorías básicas y una complementaria, definidas por el Sistema de Información. b) Propósito del campo: Este campo se utiliza para consignar el o los códigos que indican el tipo de literatura que repre- senta un documento tratado a nivel analítico, monográfico, colección o publicación seriada. c) Características esenciales: Largo fijo. 2 caracteres. d) Descripción de los elementos: Tomando como base las categorías definidas por UNISIST y considerando la producción bibliográfica latinoamericana específicamente en el campo de las ciencias sociales, se ha determinado las siguientes categorías que se identifican en la Hoja de Descripción Bibliográfica (HDB), con sus correspondientes códigos: (Continúa) -3- 1994-050 CPE INEN 017 1995-12 categorías básicas: Publicación seriada S monografía M documento no convencional V tesis T categoría complementaria: conferencia C Para propósitos prácticos y de funcionalidad de la base de datos, es necesario elegir una de las categorías básicas y, si corresponde, la categoría complementaria, encerrando en un círculo el o los Códigos que las representan. En muchos casos, la elección del tipo de literatura que representa un documento es simple y única (por ejemplo: una revista o una serie monográfica tratadas como entidades en sí, pertenecen, sin duda, a la categoría publicación seriada y deberá indicarse S). Sin embargo, es posible que una publicación presente característica de más de una categoría básica, como es el caso de las ediciones separadas de una serie monográfica, que tienen características de monografía y de publicación seriada. En tales casos, para efectos de determinar el tipo de literatura deberá prevalecer su condición de monografía y deberá indicarse M. Para la correcta utilización de estas categorías debe observarse las siguientes pautas: d.1) S: Publicación seriada. Es la publicación impresa, que se propone salir indefinidamente, generalmente a intervalos fijos o convenidos, en partes sucesivas, cada una de las cuales lleva indicaciones numéricas o cronológicas. Esta categoría incluye revistas, diarios, anuarios, boletines, memorias, series de informes, actas de instituciones y series monográficas consideradas como entidades en sí. En esta categoría no se incluye obras publicadas en volúmenes sucesivos, durante un período limitado con anticipación; sin embargo, se incluye en ellas las series no numeradas. d.2) M: Monografía. Para los efectos del Sistema de Información, se considera monografía toda publicación que, reproducida por medios mecánicos, constituya una unidad en sí misma, tenga editorial responsable de su publicación, tenga tapas (aunque no necesariamente duras) y tenga una portada con los datos esenciales para su identificación (autor, título, editorial, lugar y fecha de publicación). Una monografía puede estar constituida por uno o más volúmenes. Cada edición separada de una serie monográfica es también considerada monografía. Se exceptúan de esta categoría los documentos dactilografiados, considerados documentos no convencionales, y las tesis. d.3) V: Documento no convencional. Bajo esta categoría se consignan documentos que no tienen una editorial responsable y/o que, por sus características externas, no pueden ser consideradas entre las otras categorías señaladas. Esta categoría incluye documentos dactilografiados, formularios, plegables, micro formas, materiales audiovisuales, cartas, etc. d.4) T: Tesis. Trabajo de investigación original a una universidad o centro de altos estudios, con el propósito y como requisito para la obtención de un grado académico o un título profesional. d.5) C: Conferencia. El término genérico conferencia se utiliza para designar reuniones como conferencias propiamente tales, seminarios, congresos, talleres, cursos, etc. Esta categoría se utiliza para identificar tanto los documentos presentados original e individualmente a una conferencia, como a la publicación oficial que contiene todos los trabajos allí presentados (actas o "proceeding"). Además, un trabajo presentado originalmente a una conferencia puede posteriormente aparecer como artículo de revista o como capítulo de un libro; en este caso, si el documento trae clara indicación e identificación de la conferencia a que fue presentado ese trabajo, la información sobre la conferencia debe ser incluida en el registro bibliográfico, haciéndose mención de esta categoría al definir el tipo de literatura. De estas cinco categorías, las cuatro primeras constituyen por sí solas un tipo de literatura. La conferencia, en cambio, es una categoría complementaria que conforma un tipo de literatura sólo en combinación con una de las categorías básicas. (Continúa) -4- 1994-050 CPE INEN 017 1995-12 Las categorías básicas y su combinación con la categoría complementaria determinan los siguientes tipos de literatura: S Publicación seriada SC Documento de conferencia en publicación seriada M Monografía MC Documento de conferencia en monografía V Documento no convencional VC Documento de conferencia en documento no convencional T Tesis TC Tesis de curso e) Uso en TRB: Seguir las instrucciones indicadas para las hojas de trabajo. 3.1.5 05 NIVEL BIBLIOGRÁFICO 3.1.5.1 Uso en hojas de trabajo a) Definición del dato: Nivel de tratamiento que se decide dar a un documento en el proceso de descripción bibliográfica, de entre cuatro niveles definidos por el Sistema de Información en base a sus necesidades y de acuerdo al Manual de Referencia del UNISIST. Esta información permite identificar en forma precisa la unidad bibliográfica para la cual el registro ha sido creado. b) Propósito del campo: Este campo se utiliza para consignar el nivel bibliográfico a que será tratado un documento (analítico, monográfico, colección o publicación seriada). c) Características esenciales: Largo fijo. 1 carácter. d) Descripción de los elementos: Debe registrarse, en el casillero correspondiente, el nivel bibliográfico a que será tratado el documento analizado. Los niveles bibliográficos y los códigos que los representan son los siguientes: a nivel analítico m nivel monográfico c nivel colección s nivel publicación seriada d.1) a: Nivel analítico: Un registro bibliográfico a nivel analítico describe una entidad bibliográfica que es parte de una entidad mayor. La descripción bibliográfica de un documento tratado a nivel analítico no puede aparecer aislada, pues el documento sólo puede ser descrito correctamente haciendo referencia a el o los documentos mayores en que dicha parte se encuentra inserta. Ejemplos: un artículo de revista, un capítulo de un libro. (Continúa) -5- 1994-050 CPE INEN 017 1995-12 d.2) m: Nivel monográfico: Un registro bibliográfico, a nivel monográfico, describe un documento que puede ser considerado una entidad en sí mismo y puede ser descrito bibliográficamente como tal. Sin embargo, si el documento pertenece, además, a una entidad bibliográfica mayor, como una colección, el registro debe también abarcar información respecto a la entidad en la cual está contenido el documento tratado a nivel monográfico. Ejemplos: un libro, una tesis, una norma técnica, un formulario. d.3) c: Nivel colección: Un registro bibliográfico a nivel colección describe un documento en más de un volumen, cada uno de los cuales posee un título propio, además del título común o colectivo que los reúne. Estos volúmenes pueden ser publicados simultánea o separadamente, pero siempre hay un número definido de partes que constituyen la colección. Ejemplos: un trabajo publicado en varios volúmenes, cada uno de los cuales tiene, además, un título propio. d.4) s: Nivel publicación seriada: Un registro bibliográfico, a nivel publicación seriada, describe como una entidad bibliográfica en sí, al conjunto de números de una publicación seriada que se publica en forma indefinida, cualquiera sea su periodicidad. Ejemplos: una colección de publicaciones periódicas, una colección de diarios. e) Uso en TRB: No existe este campo en la tarjeta. 3.1.6 06 NIVEL DE REGISTRO 3.1.6.1 Uso en hojas de trabajo a) Definición del dato: Determinación de el o los niveles bibliográficos (analítico, monográfico, colección y publicación seriada), de los cuales, al crear un registro, se requiere información para la correcta descripción del documento y la adecuada selección de campos que van a llenarse (ver tabla de campos a llenar según tipo de registro). Esta información permite la correcta identificación de un registro y su manejo por los programas de computador. b) Propósito del campo: Este campo se utiliza para consignar el o los códigos que indican el nivel de registro que se va a crear al tratar un documento a nivel analítico, monográfico, colección o publicación seriada. c) Características esenciales: Largo fijo. 3 caracteres. d) Descripción de los elementos: De acuerdo a lo expresado en este Código, al hablar de "nivel bibliográfico", un documento puede constituir una entidad bibliográfica que se identifica con sus propios elementos o una entidad bibliográfica que necesita, para su correcta descripción, hacer referencia al documento mayor en el cual se encuentra inserta. El nivel de registro está determinado por la presencia de un nivel bibliográfico o por la combinación de dos o más de ellos en el proceso de descripción bibliográfica de un documento. Los niveles de registro determinados por la combinación de los cuatro niveles básicos son los siguientes: (Continúa) -6- 1994-050 CPE INEN 017 1995-12 as analítico/publicación seriada am analítico/monográfico amc analítico/monográfico/colección ams analítico/monográfico/publicación seriada m monográfico mc monográfico/colección ms monográfico/publicación seriada c colección s publicación seriada Cabe hacer notar que aun cuando el nivel de registro contenga información de más de un nivel bibliográfico (ejemplo: amc), sólo el primer nivel mencionado describe el documento para el cual el registro bibliográfico ha sido creado (ejemplo: a). Para indicar el nivel de registro debe encerrarse en un círculo el o los códigos correspondientes. e) Uso en TRB: Seguir las instrucciones indicadas para las hojas de trabajo. 3.1.7 07 NOMBRE CENTRO PARTICIPANTE 3.1.7.1 Uso en hojas de trabajo a) Definición del dato: Identificación de la unidad de información que participa en un Sistema de Información, generalmente analizando sus publicaciones y enviando a un Centro Coordinador sus HDB y HAC para procesamiento por computador. b) Propósito del campo: Este campo se utiliza para consignar el nombre del Centro Participante que ingresa un documento tratado a nivel analítico, monográfico, colección o publicación seriada, además, permite coordinar con Redes y Sistemas de Información. c) Características esenciales: Largo variable. Máximo 20 caracteres. d) Descripción de los elementos: Debe registrarse la sigla o abreviatura del nombre de la unidad participante, de acuerdo al Código nacional, precedida del código INEN del país, seguido de guión. Este campo es de uso obligatorio para estas instituciones. Junto con ingresar la información en este campo, es indispensable consignar la información correspondiente al campo No. 08 (número correlativo asignado por el Centro Participante a cada una de sus HDB y HAC). e) Uso en TRB: Seguir las instrucciones indicadas para las hojas de trabajo. f) Ejemplos: Campo No. 07 Campo No. 08 PETROECUADOR 001 CI-POLlTECNICA NACIONAL 002 CD.FAC.lNG.QUIMICA UCE 003 INEN 040 (Continúa) -7- 1994-050