UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN SISTEMA UNIVERSIDAD ABIERTA Y EDUCACIÓN A DISTANCIA AUTORA: GUADALUPE PADILLA ÁLVAREZ COSTOS PARA LA TOMA DE DECISIONES Clave: 2033 Plan: 2005 Créditos: 8 Licenciatura: Contaduría Semestre: 8º Área: Costos y presupuestos Hrs. Asesoría: 4 Requisitos: Hrs. Por semana: 4 Tipo de asignatura: Obligatoria ( ) Optativa ( X ) Objetivo general Al finalizar el curso, el alumno contará con las herramientas necesarias para que tome decisiones estratégicas maximizando utilidades, por medio de un análisis adecuado de los costos. Temario oficial (horas sugeridas 68) 1. Toma de decisiones 2. Producir o comprar 3. Desinversión 4. Precio, rentabilidad y costos administrativos 5. Caso práctico | 1 Introducción La toma de decisiones es un proceso que se repite en cada acción en la vida del hombre. Desde pequeño, cuando se empieza a tener uso de razón, hay que elegir, sobre todo porque los recursos son escasos. La toma de decisiones se resume en seleccionar alternativas para resolver problemas o alcanzar objetivos. Sin embargo, aunque la toma de decisiones parezca cotidiana y lógica, en el caso de las empresas, es una característica fundamental del dirigente y determina la continuidad, el crecimiento o el fracaso de una entidad. Un dirigente debe tomar decisiones para alcanzar objetivos y resolver problemas de todos los participantes o stakeholder del negocio; no se trata de una simple elección de alternativas, sino de un estudio formal de todos los componentes del problema y las soluciones. Entonces, está en el terreno de la teoría de decisiones y el proceso de toma de decisiones, para lo cual necesita información que le permita diagnosticar la situación actual e implementar modelos de solución. La toma de decisión es una dinámica racional por la cual una o varias personas eligen entre dos o más soluciones con el fin de resolver un problema. Partiendo de ciertos datos, se analiza y valora sobre la conveniencia de las alternativas y sus consecuencias respecto a un determinado objetivo, para efectuar la elección final. | 2 SITUACIÓN SITUACIÓN REAL DESEADA CONFLICTO O PROBLEMA TOMA DE DECISIÓN Un problema es una situación real o anticipada de un impedimento u obstáculo que se interpone para lograr un objetivo. Los problemas pueden venir del entorno, pero también de los propósitos y valores del individuo y de la empresa. Las barreras más comunes para alcanzar los objetivos son la ambigüedad, incertidumbre, falta de recursos, etcétera. Por eso, cuando se va a remediar un problema, es necesario analizarlo y dilucidar sobre los procesos y aspectos relevantes que están influyendo en su aparición y permanencia, o qué hace amenazante la situación. Debido a los constantes cambios en el ambiente de los negocios y la cada vez más exigente competencia, la información se ha convertido en uno de los requisitos más importantes para la empresa moderna en la toma de decisiones. Quienes obtengan información de manera más rápida y confiable podrán decidir sobre las alternativas más correctas para el crecimiento de su entidad. En este sentido, la función del contador público es clave, tanto como generador de información, como agente para la toma de decisiones financieras. En esta línea, Kenneth Luadon afirma que “los sistemas de | 3 información proporcionan la solución más importante a los retos y problemas que surgen del medio ambiente de negocios”1. Según Juan José Gilli, “los sistemas administrativos son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrado, tendiente al logro de fines”2. El sistema administrativo por sí solo no asegura el éxito de una empresa, pero ésta difícilmente puede ser exitosa sin un buen sistema administrativo. Por eso debe integrar a los distintos subsistemas de información de una misma empresa. Así, los subsistemas de compras, pagos, ventas, producción y cobranzas alimentan al contable, y éste a la información gerencial. En cuanto al sistema administrativo, se nutre del contable: “Es un sistema de información que debe garantizar el control de las acciones que realizan aquellos que tienen la responsabilidad de conducir la empresa”3. Por ello asegurará el registro de todos los hechos económicos y financieros generados en la marcha de la empresa. La calidad de los informes es una condición clave en esta dinámica. El proceso contable Actividades Información económicas contable Acciones Personas que toman (decisiones) decisiones 1 Kenneth Luadon, Administración de los sistemas de información, México: Ediciones Prentice Hall Hispanoamericana, p. 11. 2 Juan José Gilli, Sistemas administrativos, técnicas y aplicaciones, Buenos Aires: Editorial Docencia, 1998, p. 28. 3 Osvaldo Chaves et al., Contabilidad, presente y futuro, Buenos Aires: Ediciones Macchi, 1996, p. 3. | 4 El diagrama ilustra la forma como fluyen las actividades económicas en un proceso de contabilidad, del cual va a surgir la información, utilizada por quienes toman decisiones económicas, que al realizar acciones específicas dan como resultado nuevas actividades que a su vez retroalimentan el proceso contable. Las decisiones pueden ser estructuradas y no estructuradas. Las primeras, repetitivas y rutinarias, implican un procedimiento definido para tomarlas de manera que no se manejen cada vez como si fueran nuevas. Las segundas son aquellas en las que quien toma las decisiones debe proporcionar los criterios, evaluación y puntos de vista para definir el problema; son nuevas, importantes y no rutinarias (no existe un procedimiento bien comprendido o aceptado para elegir). También hay decisiones semiestructuradas, cuando sólo parte del problema tiene una respuesta clara proporcionada por un procedimiento ya aceptado4. La información contable debe brindar soporte a las tres clases de decisiones (para ello, los informes contables serán precisos y oportunos). Los individuos, y otras empresas con un interés financiero en la compañía que presenta el informe, son los usuarios externos de la información contable, pero no están involucrados en las operaciones diarias (por ejemplo, acreedores, proveedores, organismos gubernamentales, sindicatos). Así como hay muchos tipos de decisiones económicas también existen diversas clases de información contable: contabilidades financieras, gerenciales y tributarias, directamente relacionadas entre sí5. 4 Luadon, op. cit., p. 149. 5 Robert Meigs et al., Contabilidad. La base para decisiones gerenciales, Santa Fe de Bogotá: McGraw- Hill Interamericana, 2000, p. 4. | 5 • Contabilidad financiera. Información que describe los recursos, obligaciones y actividades financieras de una entidad económica. Está diseñada principalmente para ayudar en la toma de decisiones de los inversionistas y acreedores. • Contabilidad gerencial. Desarrollo e interpretación de la información contable destinada específicamente a la gerencia. Los gerentes la utilizan al fijar las metas generales de la compañía, evaluar el desempeño de las distintas áreas, decidir si se introduce una nueva línea de productos, y al efectuar todo tipo de decisiones gerenciales. • Contabilidad fiscal. El principal objetivo de la contabilidad tributaria no es la preparación de una declaración de impuestos, sino la planeación de los impuestos, es decir, anticipar los efectos tributarios de las transacciones de negocios y estructurar estas transacciones de tal forma que minimicen la carga de dichos impuestos. Todas las decisiones implican actividades y, por tanto, acumulan costos. Éstos constituyen el elemento donde descansa la evaluación de alternativas, pues son inversiones que, cuando superan a los beneficios o los proporcionan de manera escasa, se eliminan o desplazan por otras alternativas. Gracias a los costos es posible determinar la rentabilidad de los productos ofrecidos por una empresa, la efectividad de los procesos, la eficacia de la administración, la implementación de proyectos de inversión, ampliar el mercado potencial, evaluar la competencia, etcétera. Por todo esto, el objetivo de la asignatura es analizar los costos durante el proceso de toma de las principales decisiones en una entidad, y cuál es el papel del contador público en esta evaluación de alternativas. | 6 En el tema1, se estudian los conceptos básicos de la toma de decisiones, el proceso de toma de decisiones y la relación de costo beneficio. En el tema 2, se revisa una de las decisiones trascendentes en el funcionamiento de una industria: comprar los insumos o producirlos. En esta decisión se comparan los costos de adquisición y transporte, con el costo de los insumos e implementación de la capacidad productiva. Otra decisión importante en las organizaciones, en la que los costos son fundamentales, es la desinversión, vinculada con el deterioro de los activos de larga duración. Es el tema 3. En el tema 4, se abordan la participación de los costos en decisiones, la determinación de precios de venta, políticas de rentabilidad y eficiencia operativa. Finalmente, se plantean algunos casos prácticos en el tema 5. | 7 TEMA 1. TOMA DE DECISIONES Objetivo particular Al término de la unidad, el alumno: • Definirá el concepto de toma decisiones. • Reconocerá la importancia de la toma de decisiones para el dirigente. • Identificará y definirá las fases del proceso de toma de decisiones. • Identificará el significado de evaluación de alternativas. • Señalará la importancia del costo-beneficio en la toma de decisiones. Temario detallado 1.1. Concepto de toma de decisiones 1.2. Proceso de toma de decisiones 1.3. Evaluación de alternativas 1.4. Establecimiento de costo-beneficio Introducción El ser humano está en constante toma de decisiones a lo largo de su vida, ya sea para alcanzar un objetivo o resolver un problema. En el caso de las profesiones relacionadas con el manejo de las empresas, las decisiones son de vital importancia para garantizar la continuidad de un negocio, de modo que éste alcance sus objetivos y proporcione la máxima satisfacción de sus participantes. En este orden, el licenciado en Contaduría es el profesionista experto en la toma de decisiones gerenciales, en parte porque se encarga de generar y validar la información financiera que permite esa toma de decisiones, y debido a que es el responsable de establecer los controles financieros de | 8 una organización. Es decir, el contador público es un agente financiero en constante toma de decisiones que afectan a un gran número de personas. Uno de los factores a considerar en la toma de decisiones son los costos, pues constituyen la brecha entre ingresos y utilidad; y de ellos dependen las ventas y el margen de ganancias. También representan una de las ramas de estudio de la Contaduría Pública, por eso esta asignatura se enfoca a la función del contador como generador de información y tomador de decisiones financieras y operativas con base en los costos. En este contexto, esta primera unidad presenta tanto el concepto como el proceso de toma de decisiones formales y trascendentes dentro de una entidad, así como la intervención de los costos en esta dinámica. 1.1. Concepto de toma de decisiones Una decisión es el resultado de elegir entre varias alternativas, la que se considera más adecuada para alcanzar un objetivo o resolver un problema. En lo que respecta a la toma de decisiones, constituye el proceso a través del cual la persona escoge entre dos o más alternativas la que determina más conveniente a sus fines. Todos los seres humanos toman decisiones en diversos momentos y circunstancias, aunque algunas tienen importancia relativa en el desarrollo de sus vidas y otras son insignificantes. En la Administración, la toma de decisiones es una de las mayores responsabilidades, pues afecta a los participantes de una organización. En este marco, se habla de una teoría de toma de decisiones, entendida como el estudio de casos reales que se sirven de la inspección y los experimentos, utilizando la lógica y la estadística administrativa. Dinámica que se hace cada vez más complicada cuando hay más de un individuo o el resultado de diversas opciones no se conoce con exactitud; o bien, si las posibilidades de los distintos efectos son desconocidas. | 9 La toma de decisiones en una organización puede ocurrir en varios individuos que persiguen objetivos comunes, aunque posean diferentes responsabilidades y autoridad. Con frecuencia, se dice que las decisiones son como el motor de los negocios, ya que de la adecuada selección de alternativas depende el éxito de una organización. Una decisión puede variar en trascendencia. Algunos dirigentes consideran la toma de decisiones como su trabajo principal: de manera constante definen qué debe hacerse, quién lo efectuará, cómo, cuándo, dónde, y los cursos de acción. Para otros dirigentes, la toma de decisiones forma parte del proceso de planeación y control, ya que en ésta se precisan los objetivos, políticas, procedimientos, programas y presupuestos. Sin embargo, la toma de decisiones tiene injerencia en todo el proceso administrativo. Por ejemplo, en la organización, se toman decisiones en cuanto a la división de trabajo, funciones, departamentalización, jerarquización, etcétera. Para la dirección, se relaciona con la supervisión, comunicación, motivación e integración. Finalmente, en el control, apoya la retroalimentación, corrección, medición de resultados y prevención. La importancia de la toma de decisiones en una empresa se resume en los siguientes puntos: • Se da en todo el proceso administrativo, pero adquiere mayor relevancia en la planeación. • Es la actividad básica de la administración de una empresa. • Puede incluir la participación directa o indirecta de todos los miembros de la organización. • Ayuda a la empresa a aprender. | 10