ANGLAIS PRATIQUE - PRACTICAL ENGLISH Communication : voir la liste des articles de cette rubrique Correspondance en anglais Correspondence in English La lecture (ou relecture !) de cet article devrait vous aider pour la rédaction ou traduction et présentation de lettres en anglais. L'article traite principalement de la correspondance sous forme de lettres mais certaines parties s'appliquent également aux e-mails. Table des matières Pour accéder directement à une partie de cet article, cliquez/tapez sur l'un des liens ci- dessous. Remarques préliminaires : >> Anglais britannique ou américain ? >> Format de papier >> Disposition des sections d'une lettre (en un coup d'oeil !) Sections (pas toutes obligatoires) d'une lettre (dans l'ordre le plus usuel) : >> Adresse de l'expéditeur >> Date >> Adresse du destinataire >> Référence >> Salutation initiale >> Objet >> Corps du texte (contenu principal) >> Salutation finale >> Signature et nom (et éventuelles coordonnées complémentaires) >> Pièces jointes >> Personnes en copie Annexes >> Liens vers d'autres articles >> Vocabulaire relatif à la correspondance >> Retour au début de la table des matières Anglais britannique ou américain ? Il est recommandé de choisir l'anglais britannique (« GB ») ou l'anglais américain (« US ») en fonction de la « cible » de vos lettres ou mails et d’éviter de mélanger ces deux « dialectes » anglais, comme expliqué sur ce site dans l'article auquel conduit le lien suivant : >> Anglais britannique et anglais américain mélangés De plus, il y a des différences dans la disposition de certaines sections d'une lettre, en particulier les adresses, selon que l'on se conforme à l'usage britannique ou à l'usage américain. Enfin, le papier au format « US Letter » n'a pas les mêmes dimensions que le papier au format « A4 » ! Ces différences sont précisées dans les sections suivantes de cet article. >> Retour au début de la section « Anglais britannique ou américain ? » >> Retour à la table des matières Format de papier Cette section concerne le cas où vous préparez un document à envoyer aux États-Unis, au Canada ou au Mexique en fichier joint à un mail, par opposition à l'envoi d'une version imprimée du document par la poste. On peut en effet supposer qu'un document joint à un mail est susceptible d'être imprimé par son destinataire. Il est donc utile de savoir qu'une feuille de papier au format « US Letter » (souvent désigné simplement par « Letter »), qui est généralement utilisé aux États- Unis, au Canada et au Mexique, n'a pas les mêmes dimensions qu'une feuille de papier au format A4, qui est utilisé dans la plupart des autres pays du monde. Plus précisément, une feuille au format US Letter mesure 21,59 cm en largeur et 27,94 cm en longueur, tandis qu'une feuille au format A4 mesure 21 cm en largeur et 29,7 cm en longueur. > Le format US Letter est donc plus large et moins long que le format A4. Donc, si votre document (CV, lettre de motivation, rapport, facture, etc.) est destiné à quelqu'un aux États-Unis, au Canada ou au Mexique, vous devez vous assurer, en choisissant une mise en page appropriée, que ce document sera imprimé correctement (par exemple sur une seule page au lieu de deux...) sur du papier au format US Letter. Il est possible de voir comment votre document se présente dans le format US Letter en le prévisualisant après avoir fait ce qui suit : > si vous utilisez Microsoft Word, dans l'onglet « Mise en page » cliquez sur « Mise en page » puis, dans l'onglet « Papier » de la fenêtre « Mise en page » qui s'affiche, choisissez « Lettre 22x28cm 8.5"x11" » dans le menu « Format du papier » ; > si vous utilisez OpenOffice Writer, déroulez le menu « Format », choisissez « Page... » puis, dans l'onglet « Page... » de la fenêtre « Style de page... » qui s'affiche, choisissez « Lettre » dans le menu « Format » (sous « Format de papier »). Vous devrez alors peut-être modifier le contenu et/ou la mise en page de votre document A4 pour qu'il s'imprime correctement au format US Letter... > Une modification permettant de rendre votre document compatible avec les deux formats (A4 et US Letter) consiste à le conserver au format A4 tout en réglant la marge du bas du document à 4,5 cm (soit 2 cm de plus que la marge par défaut). Voir au sujet des formats de papier les articles auxquels conduisent les liens ci-dessous : >> A4 vs US Letter (Between Borders) >> Letter (paper size) (Wikipedia) >> ISO 216 (Wikipedia) >> Retour au début de la section « Format de papier » >> Retour à la table des matières Disposition des sections d'une lettre La disposition des diverses sections d'une lettre destinée à quelqu'un dans un pays anglo- saxon n'est pas très différente de celle d'une lettre formatée selon l'usage français. Il y a cependant une différence majeure : > l'adresse du destinataire est située à gauche selon l'usage anglo-saxon, tandis qu'elle est placée à droite selon l'usage français. L'adresse de l'expéditeur, quant à elle, doit apparaître en premier, à gauche ou à droite selon le modèle adopté (comme précisé dans la partie suivante de cet article). Pour les autres éléments il y a plusieurs possibilités, en particulier en ce qui concerne leur ordre d'apparition. L'illustration ci-dessous vous permet de voir en un coup d'oeil la disposition la plus usuelle des sections d'une lettre selon l'usage britannique et selon l'usage américain respectivement. Chaque section est détaillée dans la suite de cet article, dans l'ordre utilisé dans l'illustration, qui est aussi celui de la table des matières. >> Retour au début de la section « Disposition des sections d'une lettre » >> Retour à la table des matières Adresse de l'expéditeur Si vous n'utilisez pas du papier à en-tête (en anglais « letterhead paper » ou « letterhead stationery »), vous devez faire figurer l'adresse de l'expéditeur (en anglais « sender's address » ou « sender address ») en premier, en haut de la première page de votre lettre. Selon l'usage britannique l'adresse de l'expéditeur est généralement placée en haut et à droite de la page. Elle peut éventuellement être centrée dans la page. Selon l'usage américain l'adresse de l'expéditeur est placée en haut et à gauche de la page si l'on adopte le format dit « block » (le plus formel), en haut et à droite de la page si l'on choisit le format dit « modified block », ce dernier correspondant à peu près au format d'usage britannique. NB : quelle que soit la position de l'adresse, son texte doit en principe être aligné à gauche. En principe, votre nom ne doit pas figurer dans votre adresse (vous l'écrirez en fin de lettre, sous votre signature) mais si vous représentez une entreprise ou une institution, le nom de celle-ci doit apparaître en tête de l'adresse. N'oubliez pas de mentionner, en anglais, le nom du pays où vous résidez s'il est différent de celui du destinataire de votre lettre, par exemple « France » ou « Belgium » (au lieu de « Belgique ») ou « Switzerland » (au lieu de « Suisse »). Pour voir la traduction des noms de pays en anglais, consultez les articles dont le titre commence par « États - » dans la rubrique « Géographie » sur ce site : >> Géographie Vous pouvez compléter votre adresse par votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone (au format international si nécessaire...), à moins que vous ne préfériez écrire ces informations à la fin de votre courrier, après votre nom. (Voir la section « Signature et nom (et éventuelles coordonnées complémentaires) » de cet article pour plus de précisions sur les coordonnées). Pour en savoir plus sur l'internationalisation des coordonnées, lisez sur ce site l'article auquel conduit le lien ci-dessous : >> Coordonnées non internationalisées Voici trois exemples d'adresses d'expéditeurs résidant respectivement en France, Belgique et Suisse (sans mention de leur nom, comme indiqué plus haut, celui-ci devant en principe apparaître seulement sous la signature du courrier) avec le nom de pays en anglais et le numéro de téléphone au format international (et partiellement crypté !) : Adresse en France Adresse en Belgique Adresse en Suisse 11 rue des Ormes Rue Courtejoie 17 Rue Pépinet 10 95220 HERBLAY 5590 CINEY 1003 LAUSANNE FRANCE BELGIUM SWITZERLAND [email protected] [email protected] [email protected] +33 6 82 84 02 xx +32 83 21 62 xx +41 21 311 87 xx >> Retour au début de la section « Adresse de l'expéditeur » >> Retour à la table des matières Date La date est généralement placée sous l'adresse de l'expéditeur (avec une ou deux lignes d'espacement), sans article ni préposition ni mention de la ville. La date est donc généralement située à droite selon l'usage britannique, à gauche selon l'usage américain (avec le format « block »). La date peut éventuellement être placée sous l'adresse du destinataire donc à gauche. Selon votre « cible », vous pouvez utiliser la forme la plus universelle de la date ou la forme spécifiquement britannique (mais évitez la forme purement numérique, qui est source de confusion puisqu'elle s'écrit différemment en anglais britannique et en anglais américain !). Le tableau ci-dessous donne quelques exemples de dates sous deux formes différentes en anglais, la première étant commune à l'anglais britannique et à l'anglais américain donc la plus « universelle », la seconde étant spécifique à l'anglais britannique. Dates Dates GB & US: August 1, 2015 Lille, le 1er août 2015 GB: 1 August 2015 GB & US: September 3, 2015 Nice, le 3 septembre 2015 GB: 3 September 2015 GB & US: October 20, 2015 Paris, le 20 octobre 2015 GB: 20 October 2015 GB & US: November 16, 2015 Strasbourg, le 16 novembre 2015 GB: 16 November 2015 GB & US: December 30, 2015 Toulouse, le 30 décembre 2015 GB: 30 December 2015 NB : 1) En anglais la date d'une lettre ne doit être précédée ni de l'article « The » ni de la préposition « On » (alors qu'en français elle est généralement précédée de l'article « Le ») ; par exemple : Le 4 janvier 2016 GB & US: January 4, 2016 GB: 4 January 2016 Il est donc incorrect d'écrire en anglais par exemple « The January 4, 2016 » ou « On January 4, 2016 », ou bien, sous la forme spécifique à l'anglais britannique, « The 4 January 2016 » ou « On 4 January 2016 ». 2) De plus, en anglais on ne fait pas usuellement mention, avant la date, du lieu (par exemple la ville) d'écriture ou d'expédition du courrier, comme on le fait en français ; par exemple : Angers, le 29 février 2016 GB & US: February 29, 2016 GB: 29 February 2016 Il est donc peu usuel (indépendamment du fait que la date de cet exemple est un 29 février !) d'écrire en anglais par exemple « Angers, February 29, 2016 » ou, sous la forme spécifique à l'anglais britannique, « Angers, 29 February 2016 ». 3) Si vous faites référence à une date dans le corps de votre courrier, elle doit être précédée de la préposition « on » (qui traduit l'article français « le » dans ce contexte), comme dans l'exemple ci-dessous : Je propose que nous nous rencontrions à Toulouse le 4 mars 2016. I suggest we meet in Toulouse on March 4, 2016. 4) En anglais, les mois (et les jours) s'écrivent avec la première lettre en majuscule. Voir à ce propos sur ce site l'article auquel conduit le lien ci-dessous : >> Règles relatives aux majuscules non respectées Pour en savoir plus sur l'expression de la date en anglais, lisez sur ce site l'article auquel conduit le lien ci-dessous : >> Dates >> Retour au début de la section « Date » >> Retour à la table des matières Adresse du destinataire L'adresse du destinataire (en anglais « addressee's address » ou « recipient's address » ou « recipient address » ou encore « delivery address ») est placée à gauche, un peu plus bas que la date (voir la section précédente pour la position et le format de la date...). NB : si vous voulez expédier votre lettre dans une « enveloppe à fenêtre » (en anglais « window envelope » ou « windowed envelope ») il faudra vous en procurer avec la fenêtre à gauche (vous trouverez des fournisseurs en googlant les trois mots clés « enveloppe fenêtre gauche »). En principe, le nom complet du destinataire de votre courrier doit figurer au-dessus de son adresse dans votre lettre et sous la même forme que sur l'enveloppe, à ceci près qu'il est préférable d'écrire le nom du pays de destination en français sur l'enveloppe si vous l'expédiez depuis un pays francophone. Le nom complet du destinataire peut être suivi du titre de sa fonction et du nom de l'entreprise ou de l'institution où elle ou il travaille. Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire de votre courrier, vous pouvez le remplacer par le titre d'une fonction ou le nom d'un département ou d'un service dans l'entreprise ou l'institution à laquelle le courrier est destiné. On peut éventuellement faire précéder le nom d'une personne ou d'un département/service par la mention « For the attention of » ou par son abréviation « attn. » (en français « À l'attention de »). Le tableau ci-dessous donne quelques exemples de noms complets ou de titres de fonctions ou encore de noms de services/départements tels qu'ils peuvent apparaître devant l'adresse de destination dans une lettre et sur une enveloppe. Noms complets, titres, services Full names, titles, departments Mme Emilyn Klein Ms. Emilyn Klein M. Mike Linnley Mr. Mike Linnley Docteur Kelly Nimine Dr. Kelly Nimine Professeur Lenny Kimiel Prof. Lenny Kimiel Maître Lynn Eilkeim Mr. Lynn Eilkeim Responsable des Ressources humaines Human Resources Manager Département Ressources humaines Human Resources Department Responsable de la Comptabilité Accounting Manager Service Comptabilité Accounting Department Responsable de la Facturation Invoicing Manager Service Facturation Invoicing Department Responsable des Relations publiques Public Relations Manager Département Relations publiques Public Relations Department Responsable des Services Clients Customer Services Manager Services Clients Customer Services Voir sur ce site d'autres exemples de noms de fonctions et de services dans l'article auquel conduit le lien ci-dessous : >> Abréviations - Organisation des entreprises NB : a) En anglais, on écrit généralement le prénom avant le nom de famille ; par exemple, pour une femme dont le prénom est « Minnie » et le nom est « Kelly », il est préférable d'écrire « Ms. Minnie Kelly » plutôt que « Ms. Kelly Minnie ». b) L'abréviation « Ms. », qui se prononce « miz », est souvent utilisée en anglais (politiquement correct) à la place de « Mrs. » (en français « Mme » ou « Madame ») et de « Miss » (en français « Mlle » ou « Mademoiselle ») pour faire abstraction de la situation maritale d'une femme. c) Le point final des abréviations « Mr., Mrs., Ms., Dr., Prof. » peut être omis en anglais britannique : « Mr, Mrs, Ms, Dr, Prof ». Voici deux exemples d'adresses sur une enveloppe, l'une au Royaume-Uni, l'autre aux États-Unis, ces noms de pays étant écrits en français sur l'enveloppe (en supposant que la lettre est postée dans un pays francophone) mais pouvant être écrits en anglais (« United Kingdom », « United States ») dans la lettre, sauf bien sûr si on veut l'expédier dans une enveloppe à fenêtre (à gauche !). UK Address US Address Miss S Pollard JANE L MILLER 1 Chapel Hill MILLER ASSOCIATES Heswall 1960 W CHELSEA AVE STE 2006 BOURNEMOUTH ALLENTOWN PA 18104 BH1 1AA ÉTATS-UNIS ROYAUME-UNI NB : 1) Les deux adresses citées en exemple ci-dessus, l'une personnelle, l'autre professionnelle, sont celles utilisées (mais sans mention du nom de pays) sur les sites des services postaux britannique et américain respectivement, auxquels conduisent les liens ci-dessous : >> How to address your mail (Royal Mail) >> Delivery Address (United States Postal Service) 2) Le service postal des États-Unis recommande d'écrire l'adresse en majuscules sur l'enveloppe mais cette recommandation ne s'applique pas nécessairement à l'écriture de l'adresse dans la lettre, sauf bien sûr si on veut l'expédier dans une enveloppe à fenêtre (à gauche !). Concernant le format des adresses dans la plupart des pays du monde, voir aussi les articles (le premier en français, le second en anglais) auxquels conduisent les liens ci-dessous : >> Adresse postale (Wikipédia) >> Address (geography) (Wikipedia) 3) Selon la recommandation des services postaux britannique et américain, les adresses ne doivent comporter aucun signe de ponctuation, y compris après la lettre représentant un prénom. >> Retour au début de la section « Adresse du destinataire » >> Retour au début de la section « Adresse de l'expéditeur » >> Retour à la table des matières Référence Vous pouvez mentionner une référence (en anglais « reference »), par exemple sous la forme « Ref: Your invoice INV-5640-2015-07-31 » (en français « Réf : votre facture FACT-5640-2015-07-31 »). La référence est en général écrite deux lignes sous l'adresse du destinataire, et suivie de deux lignes blanches. (La référence est parfois placée entre la date et l'adresse du destinataire et parfois même avant la date...) Si vous mentionnez une référence, il n'est généralement pas utile de faire figurer l'objet de votre courrier après la salutation initiale (voir plus loin les notes relatives à l'objet d'un courrier). Dans le cas d'un mail, la référence (ou l'objet) peut apparaître dans le champ « Sujet ». >> Retour au début de la section « Référence » >> Retour à la table des matières Salutation initiale Le tableau ci-dessous donne quelques exemples de formules de salutations initiales en anglais en fonction du contexte. Formule pour Form of address for Contexte s'adresser the recipient au destinataire Femme dont on ne connaît pas le nom (Chère) Madame, Dear Madam, Homme dont on ne connaît pas le nom (Cher) Monsieur, Dear Sir, Personne dont on ne connaît ni le sexe ni le Madame/Monsieur, Dear Sir or Madam, nom Femme dont on connaît le nom (Chère) Madame T, Dear Ms. T, Homme dont on connaît le nom (Cher) Monsieur U, Dear Mr. U, Avocate ou notaire dont on ne connaît pas le (Chère) Maître, Dear Madam, nom Avocat ou notaire dont on ne connaît pas le (Cher) Maître, Dear Sir, nom Avocate ou notaire dont on connaît le nom (Chère) Maître V, Dear Ms. V, Avocat ou notaire dont on connaît le nom (Cher) Maître W, Dear Mr. W, Personne dont on ne connaît pas le nom mais (Cher) Docteur, Dear Doctor, dont on sait qu'elle a un doctorat (Chère) Docteur, Personne dont on connaît le nom et dont on (Cher) Docteur X, Dear Doctor X, sait qu'elle a un doctorat (Chère) Docteur X, Dear Dr. X, Personne dont on ne connaît pas le nom mais (Cher) Professeur, Dear Professor, dont on sait qu'elle enseigne à l'université (Chère) Professeure, Personne dont on connaît le nom et dont on (Cher) Professeur Y, Dear Professor Y, sait qu'elle enseigne à l'université (Chère) Professeure Y, Dear Prof. Y, Cher [Prénom], Dear [First name], Personne que l'on appelle par son prénom Chère [Prénom], Personnes que l'on appelle par leur prénom Chers [Prénoms], Dear [First names], Chères [Prénoms], Bonjour [Prénom], Personne à qui l'on peut s'adresser avec une Hello, [First name], Bonjour certaine familiarité dans un e-mail Hello, [Mr./Ms. Z], [Madame/Monsieur Z], Personne à qui l'on peut s'adresser avec une Salut [Prénom], Hi, [First name], grande familiarité dans un e-mail NB : a) Le terme « Dear » (en français « Cher » ou « Chère » ou « Chers » ou « Chères ») s'utilise en anglais même si l'on ne connaît pas la personne à laquelle on adresse une lettre ou un mail. b) En principe (d'après les puristes...) il faut mettre une virgule (suivie d'une espace) entre « Hello » ou « Hi » et le nom (ou prénom). (Il ne faut évidemment pas de virgule entre « Dear » (adjectif) et le nom ou prénom.) c) La formule de salutation « Dear Sir or Madam, » (qui traduit « Madame/Monsieur, ») est consacrée par l'usage, bien que « Dear Madam or Sir, », qu'il m'arrive d'utiliser, soit plus conforme au bon ordre... alphabétique ! d) L'abréviation « Ms. » est souvent utilisée en anglais (politiquement correct) à la place de « Mrs. » (en français « Mme » ou « Madame ») et de « Miss » (en français « Mlle » ou « Mademoiselle ») pour faire abstraction de la situation maritale d'une femme. e) Les abréviations « Ms., Mrs., Mr., Dr., Prof. » se prononcent approximativement comme suit : « miz, missiz, misteu, docteu, professeu ». f) Le point final des abréviations « Mr., Mrs., Ms., Dr., Prof. » peut être omis en anglais britannique : « Mr, Mrs, Ms, Dr, Prof ». g) En anglais américain la salutation initiale est très souvent suivie de deux points au lieu d'une virgule, par exemple « Dear Mr. A: ». h) La formule de salutation très impersonnelle « To whom it may concern » (en français littéralement « À qui cela peut concerner », c'est-à-dire « À qui de droit ») peut être utilisée dans certains cas. i) La formule de salutation, plutôt vieillie, « Messieurs, » se traduit en anglais britannique par « Dear Sirs, » et en anglais américain par « Gentlemen: ». Pour en savoir plus sur les salutations initiales (en général), lisez sur ce site l'article auquel conduit le lien ci-dessous : >> Salutations, remerciements et voeux - Salutations de début