Rudolf Fiedler Controlling von Projekten Aus d(•m BPrPirh Computing Computer Based Marketing von Hajo Hippner, Matthias Meyer, Klaus D. Wilde (Hrsg.) Unternehmensorientierte Wirtschaftsinformatik von Paul Alpar, Heinz Lothar Grob, Peter Weimann, Robert Winter Modernes Projektmanagement von Erik Wischnewski Projektmanagement für das Bauwesen von Erik Wischnewski Projektmanagement Interaktiv von Gerda M. Süß und Dieter Eschlbeck Elektronische Kundenintegration von Andre R. Probst und Dieter Wenger SAP R/3 Im Mittelstand von Olaf Jacob und Hans-Jürgen Uhink (Hrsg.) Unternehmenserfolg Im Internet von Frank Lampe Electronlc Commerce von Markus Deutsch CllentjServer von Wolfhard von Thienen Erfolgreich Projekte leiten von Erwin Roth Betriebliche I nformatlonskonzepte von Wolfgang Riggert Pharmazeutische Informationssysteme von Markus Wagner Ca II Center Steuerung von Bodo Böse, Erhard Flieger und Matthias Temme Controlling von Projekten von Rudolf Fiedler Vieweg Rudolf Fiedler Controlling von Projekten Projektplanung, Projektsteuerung und Risikomanagement I I v1eweg Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz für diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhältlich. Graneda® ist ein eingetragene Warenzeichen der NETRONIC Software GmbH, Aachen. MS-Project 2000®, Windows NT®, Windows 98® sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft GmbH, Unterschleißheim. MIK Info® ist ein eingetragene Warenzeichen der MIK AG Management Information Kommunikation, Konstanz. MIS ALEA® ist ein eingetragene Warenzeichen der MIS AG, Darmstadt InSight® ist ein eingetragene Warenzeichen der areplan Information Services GmbH, Langenfeld. Super Project® ist ein eingetragene Warenzeichen der Computer Associates International, Inc., Islandia, NY, USA. Artemis® ist ein eingetragene Warenzeichen der Artemis International GmbH, München. Project Scheduler® ist ein eingetragene Warenzeichen der Seitor Corporation, Business Solutions Group, Sunnyvale, CA 94089, USA. Primavera® ist ein eingetragene Warenzeichen der Primavera Systems, Bala Cynwyd, PA, USA. SAP® R/3® und SAP® PS® sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstr. 16, D-69190 Walldorf. Der Autor und der Herausgeber bedanken sich für die freundliche Genehmigung der SAP Aktiengesellschaft, die genannten Warenzeichen im Rahmen des vorliegenden Titels zu verwenden. Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberio des vorliegenden Titels oder sonst dafür presserechtlich verantwortlich. 1. Auflage Mai 2001 Alle Rechte vorbehalten © Springer Fachmedien Wiesbaden 2001 Ursprünglich erschienen bei Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig/Wiesbaden, 2001 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Ein speicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. www.vieweg.de Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen-und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Konzeption und Layout des Umschlags: Ulrike Weigel, www.CorporateDesignGroup.de Gedruckt auf säurefreiem Papier ISBN 978-3-528-05740-4 ISBN 978-3-663-09516-3 (eBook) DOI 10.1007/978-3-663-09516-3 Vorwort Vorwort Die Bedeutung des Projektcontrolling hat in den letzten Jahren durch zunehmend komplexer werdende Projekte mit hohem Termin und Kostendruck zugenommen. Projektrelevantes Controllingwissen benötigt nicht nur der Controller, sondern im besonderen Maße auch das Management und die Projektveranwortlichen. Über das reine Projektmanagement hinausgehende Grundkenntnisse des Projekt controllings sind ebenso für viele Projektmitarbeiter zur Vorausset zung für die erfolgreiche Bewältigung ihrer Aufgaben geworden. Mit dem vorliegenden Buch wird das Ziel verfolgt, den Projektver antwortlichen, Projektmitarbeitern und Controllern eine zugleich theorieorientierte und praxisfundierte Beschreibung des Projektcon trollings und seiner wesentlichen Instrumente anzubieten. Sie sollen Anregungen für die Lösung ihrer täglichen Probleme in den Projek ten erhalten. Das Buch wendet sich auch an Studierende, die sich an der Hochschule mit der systematischen Projektabwicklung beschäf tigen. Es wurde großer Wert auf eine leicht verständliche Darstel lung gelegt. Viele Abbildungen und Praxisbeispiele tragen dazu bei, dass sich der Leser rasch mit der Thematik vertraut machen kann. Der Aufbau des Lehrbuchs entspricht der folgenden Abbildung. Sie erscheint auch in der Kopfleiste jeder Seite, um dem Leser die Ori entierung zu erleichtern. 6. Praxisbelspiele .. 2. Strategisches 3. Operative 4. Projektsteuerung ·G.a,i. Projektcontrolling Projektplanung und Projektkontrolle ]., .. ·;; 0:: .; 6. Praxisbeispiele V Vorwort Zunächst wird in Kap. 1 ein Überblick über Projektcontrolling und Projektmanagement gegeben. Angesprochen werden die Aufgaben und Ziele des Projektcontrolling sowie die Abgrenzung zum Pro jektmanagement. Kap. 2 behandelt das Projektcontrolling aus stra tegischer Sicht. Es geht vor allem um Instrumente zur Auswahl und Priorisierung in einem Multiprojektumfeld. Kap. 3 beschreibt die wesentlichen Phasen der Projektplanung und die dabei einsetzbaren Methoden und Instrumente. In Kap. 4 wird die Planungssicht um die Aspekte der Steuerung und Kontrolle ergänzt. Auch hier stehen wichtige Instrumente im Mittel punkt. Neben der Earned Value Analyse wird vor allem die Analyse abgeschlossener Projekte betont. Systematische Erfahrungssiche rung ist die Grundlage eines effektiven und effizienten Projektcon trollings. Kap. S verdeutlicht, worauf bei der Gestaltung des Be richtswesens fiir Projekte zu achten ist. Außerdem werden diverse DV-Tools für das Projektcontrolling beschrieben und beurteilt. Den Abschluss des Buches bildet Kap. 6 mit zwei Praxisbeispielen fiir das Projektcontrolling. Herr Andreas Döring erläutert das Pro jektcontrollingbei der Lufthansa Systems GmbH. Frau Sabina Ro semann von der MIS AG beleuchtet speziell die Einsatzmöglichkei ten eines Management-Informationssystems. In das vorliegende Lehrbuch flossen Anregungen vieler Personen ein, die auf diese Weise zum Gelingen beitrugen. Ihnen allen möch te ich danken. Besonderen Dank schulde ich Frau Rosemann und Herrn Döring, die den Praxisteil trotz ihrer hohen Arbeitsbelastung verfasst haben. Wertvoll für den Autor waren vor allem die Diskus sionen mit Praktikern bei der Durchführung von Seminaren über Projektcontrolling und Projektmanagement Auch Praxisprojekte zwischen Unternehmen und der Hochschule boten eine hervorra gende Plattform des Erfahrungsaustausches. Für weitere V erbesse rungsvorschläge ist der Autor immer dankbar. Anregungen können über die E-Mail-Kennung [email protected] weiterge geben werden. Der interessierte Leser kann Informationen über Pro jektcontrolling unter den Adressen www.projektcontroller.de und www.jh-wuerzburg.de/professoren/bwl/.fiedler im Internet abrufen. Seminare über Projektcontrolling und Projektmanagement werden unter www.projektcontroller.de angeboten. Verfügbar ist auch eine Lern-CD fiir die Einführung in das Projektcontrolling. Würzburg, im April 2001 Prof. Dr. RudolfFiedler VI Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Vorwort ............................................................................................ V Abbildungsverzeichnis ................................................................... XI Überblick über das Projektcontrolling ................................. 1 1.1 Grundlagen .......................................................................... 2 1.1.1 Projekt und Projektmanagement .................................. 2 1.1.2 Projektcontrolling ......................................................... 9 1.2 Zusammenfassung ............................................................. 21 Strategisches Projektcontrolling ........................................ 22 2.1 Grundlagen ........................................................................ 23 2.1.1 Überblick über die strategische Projektbewertung und -auswahl .............................................................. 23 2.1.2 Portfoliomanagement ................................................. 24 2.1.3 Risikomanagement ..................................................... 26 2.1.4 Wirtschaftlichkeitsverfahren ...................................... 32 2.1.5 Nutzwertanalyse und Kosten-/Nutzen-Analyse ......... 40 2.2 Zusammenfassung ............................................................. 46 Operative Projektplanung .................................................. 4 7 3.1 Grundlagen ........................................................................ 48 3.1.1 Überblick über die operative Projektplanung ............ .48 3.1.2 Planung des Projektaufwands ..................................... 58 3.1.3 Terminplanung ........................................................... 64 3 .1.4 Ressourcenplanung ..................................................... 82 3 .1.5 Kostenplanung ............................................................ 87 3.2 Zusammenfassung ............................................................. 99 VII Vorwort 4 Projektsteuerung und Projektkontrolle ............................ 101 4.1 Grundlagen ...................................................................... 102 4.1.1 Überblick über die Projektsteuerung und -kontrolle 102 4.1.2 Leistungskontrolle .................................................... 105 4.1.3 Terminkontrolle ........................................................ 108 4.1.4 Kostenkontrolle ........................................................ 112 4.1.5 Projektcontrolling im Nachhinein ............................ 122 4.2 Zusammenfassung ........................................................... 128 5 Projektinformation und DV -Unterstützung .................... 130 5.1 Grundlagen ...................................................................... 131 5 .1.1 Projektinformation ................................................... 131 5.1.1.1 Berichtswesen ................................................... 131 5 .1.1.2 Dokumentation .................................................. 13 7 5.1.2 DV -Unterstützung des Projektcontrolling ................ 138 5.1.2.1 SAP R/3 ............................................................ 140 5.1.2.2 MS-Project 2000 ............................................... 141 5 .1.2.3 Führungsinformationssysteme ......................... 144 5.1.2.4 Zusätzliche DV -Unterstützung fiir das Projektcontrolling ............................................. 146 5.2 Zusammenfassung ........................................................... 148 6 Praxisbeispiele ................................................................. 149 6.1 Projektcontrolling bei der Lufthansa Systems GmbH ..... 150 ( Andreas Döring) 6.1.1 Das Unternehmen Lufthansa Systems GmbH .......... 150 6.1.2 Projektcontrolling bei Lufthansa Systems ................ 152 6.1.3 Organisatorische Einordnung des Projekt- controllings ............................................................... 154 6.1.4 Aufgabenteilung zwischen Projektmanagement und Projektcontrolling .............................................. 156 6.1.5 Verwendete Methoden und Tools ............................ 157 6.1.5.1 Aufwandsschätzung mit ProCalc ...................... 158 6.1.5.2 Risikoanalyse mit ProRisk ................................ 159 6.1.5.3 Erstellung von Statusberichten mit ProControl. 163 vm Inhaltsverzeichnis 6.1.5 .4 Zuordnung der Mitarbeiterzeiten mit ZZMA ... 170 6.1.6 Praktische Erfahrungen und Tipps für den Aufbau des Projektcontrollings ............................................. 171 6.2 Implementierung eines Managementinformations- systems für Unternehmen mit Projektleistungstätigkeit.. 173 (Sabina Rosemann) 6.2.1 Problemstellung ........................................................ 173 6.2.2 Grundlegende Aspekte des Projekt-/Unternehmenscontrollings .......................... 175 6.2.2.1 Perspektive 1: Das Einzelprojektcontrolling ..... 175 6.2.2.2 Perspektive 2: Das Multiprojektcontrolling ...... 180 6.2.2.3 Perspektive 3: Das Unternehmenscontrolling ... 185 6.2.3 Auswahl einer geeigneten DV-Unterstützung .......... 187 6.2.3.1 Generelle Anforderungen .................................. 187 6.2.3 .2 Analytische Services ......................................... 190 6.2.3.3 Content Services ............................................... 192 6.2.3.4 Process Services ................................................ 193 6.2.3.5 Benutzeroberfläche ........................................... 193 6.2.4 Vorstellung eines MIS für Unternehmen mit Projektleistungstätigkeit ..................................... 194 6.2.4.1 Gesamtarchitektur ............................................. 194 6.2.4.2 Grobstruktur des Datenmodells für Analytische Services ......................................... 195 6.2.4.3 Prozess-und Projektcontrolling ........................ 198 6.2.4.4 Bereichs-/Unternehmenssteuerung ................... 204 6.2.5 Schlussbetrachtung ................................................... 213 Literaturverzeichnis 215 Stichwortverzeichnis 219 IX