www.sharexxx.net - free books & magazines C o n t e n t s a t a G l a n c e Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 1 Introducing Charts in Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 usinesssolutions 2 Customizing Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37 ? 3 Creating Charts That Show Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81 4 Creating Charts That Show Differences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121 5 Creating Charts That Show Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147 6 Creating Stock Analysis Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187 7 Advanced Chart Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223 8 Creating and Using Pivot Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267 9 Presenting Data Visually Without Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281 10 Presenting Your Excel Data on a Map Using Microsoft MapPoint .307 11 Using SmartArt Graphics and Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .317 Charts and 12 Exporting Your Charts for Use Outside of Excel . . . . . . . . . . . . . . . .347 13 Using Excel VBA to Create Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .357 14 Knowing When Someone Is Lying to You with a Chart . . . . . . . . .423 Graphs Appendix A:Charting References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .431 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .439 for Microsoft® Office Excel® 2007 Bill Jelen 800 E. 96th Street Indianapolis, Indiana 46240 Charts and Graphs for Microsoft®Office Excel®2007 Copyright©2007 by Que Publishing All rights reserved. No part of this book shall be reproduced, stored in a retrieval system, Associate Publisher or transmitted by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, Greg Wiegand without written permission from the publisher. No patent liability is assumed with respect to the use of the information contained herein. Although every precaution has been taken in Acquisitions Editor the preparation of this book, the publisher and author assume no responsibility for errors or Loretta Yates omissions. Nor is any liability assumed for damages resulting from the use of the informa- tion contained herein. Development Editor Laura Norman International Standard Book Number: 0-7897-3610-1 Library of Congress Cataloging-in-Publication Data Managing Editor Gina Kanouse Jelen, Bill. Charts and graphs for Microsoft Office Excel 2007 / Bill Jelen. Project Editor p. cm. Michael Thurston ISBN 0-7897-3610-1 1. Microsoft Excel (Computer file) 2. Business—Computer Copy Editor programs. 3. Electronic spreadsheets. 4. Charts, diagrams, etc.— Kitty Jarrett Computer programs. I. Title. HF5548.4.M523J447 2007 Indexer 005.54—dc22 Cheryl Lenser 2007004763 Proofreader Printed in the United States of America Water Crest Publishing First Printing: April 2007 10 09 08 07 4 3 2 1 Technical Editors Juan Pablo Gonzalez Trademarks Bob Umlas All terms mentioned in this book that are known to be trademarks or service marks have been appropriately capitalized. Que Publish-ing cannot attest to the accuracy of this infor- Publishing Coordinator mation. Use of a term in this book should not be regarded as affecting the validity of any Cindy Teeters trademark or service mark. Book Designer Warning and Disclaimer Anne Jones Every effort has been made to make this book as complete and as accurate as possible, but no warranty or fitness is implied. The information provided is on an “as is” basis. The Composition author and the publisher shall have neither liability nor responsibility to any person or entity Gloria Schurick with respect to any loss or damages arising from the information contained in this book or from the use of the CD or programs accompanying it. Bulk Sales Que Publishing offers excellent discounts on this book when ordered in quantity for bulk purchases or special sales. For more information, please contact U.S. Corporate and Government Sales 1-800-382-3419 [email protected] For sales outside of the U.S., please contact International Sales [email protected] Contents Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 Choosing the Right Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 Using Excel as Your Charting Canvas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 This Book’s Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 A Note About Bugs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 Special Elements in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 1 Introducing Charts in Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 What’s New in Excel 2007 Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 New Charting Tools and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 Using the Insert Tab to Select a Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 Using the Expand Icon to Access a Gallery of All Chart Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 Understanding the Chart Thumbnail Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 Using Gallery Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13 Creating a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 Selecting Contiguous Data to Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 Selecting Noncontiguous Data to Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15 Creating a Chart by Using the Insert Ribbon Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15 Creating a Chart with One Keystroke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 Working with Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 Moving a Chart Within the Current Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 Locating a Chart at the Top of Your Dataset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19 Reversing the Series and Categories of a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 Changing the Data Sequence by Using Select Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21 Leaving the Top-Left Cell Blank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 Moving a Chart to a Different Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 Customizing a Chart by Using the Design Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25 Choosing a Chart Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25 Choosing a Color Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26 Modifying a Color Scheme by Changing the Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 Creating Your Own Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 Choosing Effects for a Custom Theme from an Existing Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . .29 Understanding RGB Color Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 Converting from Hexadecimal to RGB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 Finding Complementary Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31 Specifying a Theme’s Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32 Specifying a Theme’s Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33 Saving a Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 Using a Custom Theme on a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35 Sharing a Theme with Others . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35 iv Charts and Graphs for Microsoft Office Excel 2007 2 Customizing Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37 Accessing Element Formatting Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37 Identifying Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 Chart Labels and Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 Special Elements in a 3-D Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40 Analysis Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40 Formatting Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41 Formatting a Chart Title . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42 Formatting an Axis Title . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44 Formatting a Legend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Adding Data Labels to a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48 Adding a Data Table to a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50 Formatting Axes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51 Using a Date-Based Axis to Represent Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56 Displaying and Formatting Gridlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59 Formatting the Plot Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61 Creating a Custom Gradient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 Formatting the Chart Walls and Floor of a 3-D Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65 Controlling 3-D Rotation in a 3-D Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66 Forecasting with Trendlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68 Adding Drop Lines to a Line or Area Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71 Adding Up/Down Bars to a Line Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72 Showing Acceptable Tolerances by Using Error Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72 Formatting a Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73 Formatting a Single Data Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74 Using the Format Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74 Converting Text to WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74 Using the Shape Styles Gallery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74 Using the Shape Fill and Shape Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75 Using Preset Shape Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76 Replacing Data Markers with Clip Art or Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77 Using Clip Art as a Data Marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77 Using a Shape in Place of a Data Marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78 Creating a Chart Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79 3 Creating Charts That Show Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81 Choosing a Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81 Understanding a Date-Based Axis Versus a Category-Based Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 Accurately Representing Data Using a Time-Based Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 Converting Text Dates to Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86 Comparing Date Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88 Dates Not Recognized as Dates: Numeric Years . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92 Dates Not Recognized as Dates: Dates Before 1900 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93 Contents v Using a Workaround to Display a Time-Scale Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98 Converting Dates to Text to Add a Decorative Chart Element . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100 Kyle Fletcher: Using a Decorative Element in a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101 Using a Chart to Communicate Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104 Using a Long, Meaningful Title to Explain Your Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104 Highlighting One Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108 Replacing Columns with Arrows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109 Highlighting a Section of Chart by Adding a Second Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110 Changing Line Type Midstream . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111 Adding an Automatic Trendline to a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113 Showing a Trend of Monthly Sales and Year-to-Date Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115 Understanding the Shortcomings of Stacked Column Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116 Using a Stacked Column Chart to Compare Current Sales to Prior-Year Sales . . . . . .117 Shortcomings of Showing Many Trends on a Single Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118 Using a Scatter Plot to Show a Trend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120 4 Creating Charts That Show Differences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121 Comparing Entities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121 Using Bar Charts to Illustrate Item Comparisons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122 Adding a Second Series to Show a Time Comparison . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123 Subdividing a Bar to Emphasize One Component . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125 Showing Component Comparisons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126 Using Pie Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128 Switching to a 100% Stacked Column Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134 Using a Doughnut Chart to Compare Two Pies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135 Dealing with Data Representation Problems in a Pie Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137 Creating a Pie of Pie Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142 Using a Waterfall Chart to Tell the Story of Component Decomposition . . . . . . . . . . . . . .144 Creating a Waterfall Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146 5 Creating Charts That Show Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147 Comparing Two Variables on a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147 Using XY Scatter Charts to Plot Pairs of Data Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148 Adding a Trendline to a Scatter Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149 Adding Labels to a Scatter Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150 Joining the Points in a Scatter Chart with Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152 Adding a Second Series to an XY Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153 Drawing with a Scatter Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155 Using Charts to Show Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156 Testing Correlation Using a Scatter Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157 Using Paired Bars to Show Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159 vi Charts and Graphs for Microsoft Office Excel 2007 Comparing the Relationship Between Discount and Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162 Kathy Villella: Comparing Three Variables with a Paired Bar Chart . . . . . . . . . . . . . . .165 Using Paired Matching Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .167 MAD Magazine: Creating a Paired Comparison Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168 Adding a Third Dimension with a Bubble Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170 Using a Frequency Distribution to Categorize Thousands of Points . . . . . . . . . . . . . . .172 Using Radar Charts to Create Performance Reviews . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176 Manoj Sharma: Radar Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178 A Chart from Gene Zelazny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180 Gene Zelazny: Zelazny Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180 Using Surface Charts to Show Contrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183 Using the Depth Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185 Controlling a Surface Chart Through 3-D Rotation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185 6 Creating Stock Analysis Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187 Overview of Stock Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187 Line Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187 OHLC Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188 Candlestick Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189 Obtaining Stock Data to Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189 Rearranging Columns in the Downloaded Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191 Dealing with Splits Using the Adjusted Close Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191 Creating a Line Chart to Show Closing Prices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193 Adding Volume as a Column Chart to the Line Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194 Creating OHLC Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197 Producing a High-Low-Close Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197 Creating an OHLC Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202 Adding Volume to a High-Low-Close Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .203 Creating Candlestick Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .209 Changing Colors in a Candlestick Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210 Adding Volume to a Candlestick Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210 Manually Creating a Candlestick Chart with Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .211 Creating a Candlestick Stock Chart Showing Volume and a Competitor . . . . . . . . . . .213 Creating a Live Chart by Using a Web Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216 Making Charts Small for Use in Dashboards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221 7 Advanced Chart Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223 A Tool Chest of Advanced Charting Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223 Mixing Two Chart Types on a Single Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223 Moving Charts from One Worksheet to Another . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224 Using Shapes to Annotate a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .225 Making Columns or Bars Float . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .227 Contents vii Using a Rogue XY Series to Label the Vertical Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230 Converting a Series to Gridlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .231 Showing Several Charts on One Chart by Using a Rogue XY Series . . . . . . . . . . . . . .236 Using Multiple XY Series to Create a Trellis Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241 Creating Dynamic Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .245 Using the OFFSET Function to Specify a Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246 Using VLOOKUP or MATCH to Find a Value in a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247 Combining INDEX and MATCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249 Using Validation Drop-Downs to Create a Dynamic Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250 Using Dynamic Ranges in a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253 Creating a Scrolling Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .256 Modifying the Scrollbar Example to Show the Last 12 Months . . . . . . . . . . . . . . . . . .258 Creating Advanced Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .259 Thermometer Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .259 Benchmark Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .260 Delta Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .261 Amazing Things People Do with Excel Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265 8 Creating and Using Pivot Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267 Creating Your First Pivot Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267 What’s New in Excel 2007 Pivot Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267 Deciding Which Comes First: The Table or the Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268 Rules for Preparing Underlying Pivot Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268 Creating Your First Pivot Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .269 Changing the Chart Type and Formatting the Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271 Adding Additional Series to a Pivot Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272 Returning to a Pivot Table for Advanced Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273 Filtering a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .274 Filtering Using a Report Filter Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275 Using the Excel 2007 Filters for Axis and Legend Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .276 Creating a Chart for Every Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278 Stratifying Invoice Amounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .279 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .280 9 Presenting Data Visually Without Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281 Creating Charts in the Worksheet Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281 Using Data Bars to Create In-Cell Bar Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .282 Customizing Data Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .282 Controlling the Size of the Smallest/Largest Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284 Showing Data Bars for a Subset of Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .286 Using Color Scales to Highlight Extremes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288 Converting to Monochromatic Data Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288 Troubleshooting Color Scales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290 viii Charts and Graphs for Microsoft Office Excel 2007 Using Icon Sets to Segregate Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290 Setting Up an Icon Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .291 Moving Numbers Closer to Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .292 Reversing the Sequence of Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293 Creating a Chart Using Conditional Formatting in Worksheet Cells . . . . . . . . . . . . . . . . .293 Creating a Chart Using the REPT Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .296 Creating a Chart Using Scrollbar Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .297 Creating Stem-and-Leaf Plots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .301 Creating a Stem-and-Leaf Plot with X’s as the Leaves . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .301 Creating a Stem-and-Leaf Plot with Digits as the Leaves Using a Long Formula . . . .303 Creating a Stem-and-Leaf Plot with Digits as the Leaves Using Sorting and Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .304 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306 10Presenting Your Excel Data on a Map Using Microsoft MapPoint . . . . . . . . . . .307 Plotting Data Geographically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307 Building a Map in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308 Using a Chart on a Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .312 Using Other Map Styles to Illustrate Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .314 Mapping Your Customers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .315 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .316 11Using SmartArt Graphics and Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .317 Understanding SmartArt Graphics and Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .317 Using SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318 Elements Common Across Most SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .319 A Tour of the SmartArt Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .320 Inserting SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .321 Micromanaging SmartArt Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324 Controlling SmartArt Shapes from the Text Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326 Adding Images to SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .328 Special Considerations for Organization Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .329 Using Limited SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .332 Choosing the Right Layout for Your Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .333 Exploring Business Charts That Use SmartArt Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334 Illustrating a Pro/Con Decision by Using a Balance Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334 Illustrating Growth by Using an Upward Arrow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334 Showing an Iterative Process by Using a Basic Cycle Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335 Showing a Company’s Relationship to External Entities by Using a Diverging Radial Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335 Illustrating Departments Within a Company by Using a Table List Diagram . . . . . . .336 Adjusting Venn Diagrams to Show Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .336 Understanding Labeled Hierarchy Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .337 Using Other SmartArt Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .338 Contents ix Using Shapes to Display Cell Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .339 Working with Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .341 Using the Freeform Shape to Create a Custom Shape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .341 Using WordArt for Interesting Titles and Headlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .342 Converting SmartArt to Shapes to Allow Dynamic Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .346 12Exporting Your Charts for Use Outside of Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .347 Presenting Excel Charts in PowerPoint or Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .347 Copying a Chart as a Live Chart Linked to the Original Workbook . . . . . . . . . . . . . . .349 Copying a Chart as a Live Chart Linked to a Copy of the Original Workbook . . . . . .350 Copying a Chart as a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .351 Pasting a Chart as a Linked Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352 Creating a Chart in PowerPoint and Copying Data from Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . .353 Presenting Charts on the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .355 Exporting Charts to Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .355 Using VBA to Export Charts as Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .355 Using Snag-It or OneNote to Capture Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356 Converting to XPS or PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356 13Using Excel VBA to Create Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .357 Introducing VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .357 Enabling VBA in Your Copy of Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .358 Enabling the Developer Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .358 The Visual Basic Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .358 Visual Basic Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .359 The Macro Recorder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .360 Understanding Object-Oriented Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361 Learning Tricks of the VBA Trade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361 Writing Code to Handle a Data Range of Any Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361 Using Super-Variables: Object Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .363 Using With and End With When Referring to an Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364 Continuing a Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364 Adding Comments to Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364 Coding for New Charting Features in Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365 Referencing Charts and Chart Objects in VBA Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365 Creating a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366 Specifying the Size and Location of a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366 Later Referring to a Specific Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .367 Recording Commands from the Layout or Design Ribbons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .369 Specifying a Built-in Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .369 Specifying a Template Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .372 Changing a Chart’s Layout or Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .373