AVS Tijdregistratie voor leerkrachten Jos Kooij Mei 2001. Update augustus 2006 Jos Kooij Voorwoord De Arbeidstijdenwet legt sinds 1 januari 1997 werkgevers de verplichting op om de werk- en rusttijden te registreren. Recent heeft de arbeidsinspectie, vallend onder het regiem van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegneheid een verscherpte controle gevoerd op de tijdregistratie op scholen. Met als gevolg dat op scholen onrust bestond over de uitvoering van de wet en (vooral) de administratieve consequenties. De AVS wil met deze “AVS - Tijdregistratie vor leerkrachten” leidinggevenden, die over het algemeen belast zijn met de werkgeversverplichting, een instrument aanreiken waarmee zij, met een minimum aan inspanningen een maximum aan resultaat bereiken, namelijk voldoen aan de Arbeidstijdenwet. In deze “AVS - Tijdregistratie voor leerkrachten” wordt eerst ingegaan op de wet zelf, wordt vervolgens gekeken naar de de speciale situatie van scholen in relatie tot de Arbeidstijdenwet. Vervolgens wordt een voorstel gedaan om te komen tot een wijze van arbeidsregistratie met een minimum aan inspanning en een maximum aan realisatie van de verplichting zoals deze is neergelegd in de Arbeidstijdenwet. Dit onderdeel valt uiteen in een verkenning van de basis voor werktijden, namelijk het taakbeleid van de school. Daarna wordt gekeken naar afspraken die te maken zijn rond werktijden door besturen en door teams van scholen. Dit onderdeel wordt afgesloten met een toelichting op het feitelijke instrument, de “AVS – Tijdregistratie voor leerkrachten”. Het instrument, de Excel-applicatie“AVS - Tijdregistratie voor leerkrachten” krijgt vorm binnen de 3 onderdelen: − het taakbeleid; wie houdt zich bezig met welke taken − de werktijdenregeling; welke afspraken zijn gemaakt over de tijden waarbinnen gewerkt wordt − individuele tijdregistratie; het feitelijke instrument waarin bovenstaande elementen zijn verwerkt. De applicatie bestaat uit 2 basis werkbladen: − het werkblad moederblad.xls; het werkblad waarop de structurele afspraken op schoolniveau worden verwerkt − het werkblad personeelslid.xls; het werkblad dat als bron gebruikt wordt voor de indivduele bladen van medewerkers. De meest recente versie van de Excel-applicatie kunt u vinden op de website van de AVS (www.avs.nl) of u kunt deze bestellen bij de AVS. Wij wensen u veel succes met het werken met dit instrument. Utrecht, mei 2001 Ludo Wilbrink, Anneke van der Linde, trainers-adviseur AVS. Update augustus 2006 Jos Kooij Arbeidstijdenoverzicht toelichting.doc 25-09-06 2 Jos Kooij De Arbeidstijdenwet Iedere werkgever is in het kader van artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet verplicht een deugdelijke registratie van de arbeids- en rusttijden te voeren, welke het toezicht op de naleving van de Arbeidstijdenwet en de daarop berustende bepalingen mogelijk maakt. Deze verplichting betekent dat in ieder geval moet zijn aangegeven welke werknemer op een bepaald tijdstip met de arbeid begint en wanneer hij die arbeid heeft beëindigd, alsmede de daartussen liggende pauzes. Inhoud van de wet De Arbeidstijdenwet geeft de volgende relevante zaken aan: − een werkdag mag niet meer dan 9 uur duren − een werkweek mag niet meer dan 45 uur duren − door overwerk mag een werkdag maximaal 11 uur en een werkweek maximaal 54 uur duren − als er langer gewerkt wordt dan 5½ uur moet een personeelslid 30 minuten aaneengesloten pauze hebben − als langer gewerkt wordt dan 8 uur moet een werknemer 45 minuten pauze hebben, waarvan 30 minuten aaneegesloten − als er langer gewerkt wordt dan 10 uur moet een werknemer 60 minuten pauze hebben, waarvan 30 minuten aaneengesloten − in een periode van 24 uur moet een onafgebroken rust zitten van 11 uur. Vormgeving De vorm waarop registratie moet plaats vinden is vrij. Dat betekent dat iedere werkgever een eigen systematiek kan kiezen, mits aan de randvoorwaarden wordt voldaan. Er kan op verschillende wijzen een eigen invulling aan de verplichting uit de Arbeidstijdenwet kan worden vorm gegeven. Eerstverantwoordelijken voor het personeelsbeleid en de daarbij behorende formulieren die gebruikt worden voor de registratie van arbeidstijden zijn de werkgevers. Zij zullen en besluit moeten nemen over de wijze waarop registratie van de arbeidstijden plaats vindt in de organisatie. De “AVS – Tijdregistratie voor leerkrachten” is een mogelijke vorm van registratie. Arbeidsinspectie en controle Indien de Arbeidsinspectie constateert dat een onderwijsinstelling niet voldoet aan het vereiste van het hebben van een deugdelijke registratie, dan ontvangt de onderwijsinstelling een waarschuwing. Na weigering om te voldoen aan het vereiste wordt een proces-verbaal opgemaakt welke kan resulteren in een geldboete van maximaal €4500. Een vergelijkbare situatie geldt als bij controle blijkt dat leerkrachten te weinig rusttijd (pauze) hebben. Dan volgt in eerste instantie een waarschuwing. Als blijkt dat bij hercontrole de rusttijdenregeling weer wordt overtreden dan wordt proces- verbaal opgemaakt. Arbeidsomstandighedenwet De Arbeidstijdenwet vormt een onderdeel van de Arbeidsomstandighedenwet. Eventuele inspectie richt zich ook op andere aspecten van de arbeidsomstandigheden van leerkrachten. Daarbij wordt gedacht aan bijvoorbeeld de veiligheid van inrichting van arbeidsplaatsen, veilig gebruik van elektrische installaties, vluchtwegen en voorkoming van RSI. Arbeidstijdenoverzicht toelichting.doc 25-09-06 3 Jos Kooij Pilotproject Inspectierapport gestart per 1 januari 2001………. Voorwaarden voor het werken met beperkte tijdregistratie. Arbeidstijdenoverzicht toelichting.doc 25-09-06 4 Jos Kooij Taakbeleid Het taakbeleid van de school vormt binnen de “AVS – Tijdregistratie” de basis van het denken over werktijd in de scholen. Taakbeleid is het eerste blok uit de reeks taakbeleid, werktijdenregeling en tijdregistratie. Binnen taakbeleid wordt duidelijk gemaakt: − om welke taken het gaat in de school − wat de inhoud is van de verschillende taken − wat de tijd is waarbinnen deze taken gerealiseerd worden − wie deze taken uitvoert − op welke wijze jaarlijkse evaluatie, prioritering en afstemming van taken plaats vindt. Een bekende indeling om te kijken naar taken is: − om welke taken gaat het? Wat is de omvang aan taken op organisatieniveau en wat is de verhouding tot de beschikbare formatietijd? (taakomvang) − op welke wijze vindt verdeling van taken plaats en hoe worden deze op een doelmatige en doelgerichte wijze geclusterd? (taakverdeling) − wat is de omvang aan taken voor individuele personen en hoe staat dat in verhouding tot de individuele betrekkingsomvang? (taakbelasting) − op welke wijze gaat iedere medewerker om met de toegewezen taken? Hoe kan de individuele taakuitoefening geoptimaliseerd worden? (individuele taakbelastbaarheid) Taakomvang De school stelt zich de vraag wat de mogelijkheden in tijd zijn om taken op school uit te voeren. Het gaat daarbij om de beschikbare capaciteit die af te lezen is aan het aantal formatieplaatsen waarover de school de beschikking heeft. De school zal een inschatting maken van: − welke taken de school zich voorneemt om in enig jaar uit te voeren − wat de vermoedelijke, reële tijd is om de gewenste taken naar behoren uit te voeren − wat een doelmatige manier is om een taak uit te voeren (uitvoeren door één persoon? meerdere personen? uitbesteden van de taak?) Vergelijking van de beschikbare tijd gelet op de formatiemogelijkheden met de omvang aan gewenste taken maakt duidelijk of prioriteiten gesteld moeten worden. Taakverdeling De school maakt structurele afspraken over een aantal zaken die van invloed zijn op de verdeling van de beschikbare tijd over de verschillende taakgroepen. Een team heeft bijvoorbeeld de volgende afspraak met elkaar gemaakt die geldt voor voltijders: lesgevende taak 930 uur lesgebonden taken 400 uur overige taken 329 uur Voor alle leerkrachten is duidelijk wat wordt verstaan onder de verschillende taken. Bij de lesgevende taak is er in principe sprake van directe contacturen met kinderen of gelden taken waarvoor vrijstelling van lessen is gegeven. De ochtendpauze van de leerlingen valt hier ook onder. Arbeidstijdenoverzicht toelichting.doc 25-09-06 5 Jos Kooij Bij de lesgebonden taken heeft het team met elkaar afgesproken welke taken zij daar onder laten vallen. Behalve het voor- en nawerk van de primaire taak, kan het gaan om oudergesprekken, om collegiale consultatie, om huisbezoek en dergelijke. Bij overige taken kan het team afspraken maken over taken die voor iedereen van toepassing zijn en taken, die namens het team, door slechts enkelen worden uitgevoerd. Bij taken voor allen kan het team denken aan de plenaire team– en bouwgroepvergaderingen, aan het gezamenlijke kerstfeest van de school, aan het personeelsfeest. Bij taken voor enkelen maakt het team jaarlijks de afspraken voor taken als de redactie van de schoolkrant, vertegenwoordiging bij de oudervereniging, het organiseren van de creativiteitsmiddag en dergelijke. Plaats- en tijdgebonden Voor het werktijdenoverzicht is het belangrijk onderscheid te maken tussen plaats- en tijdgebonden aspecten. De lesgevende taak is in principe plaats- en tijdgebonden. Als de leerlingen er zijn, is de leerkracht er ook (tijd). Waar de leerlingen zijn, is de leerkracht ook (plaats). Deze taak is in het werktijdenoverzicht dan ook nadrukkelijk zichtbaar. Voor de lesgebonden taken kan het team verschillende afspraken maken. Veel teams hebben de afspraak dat zij een kwartier voor de aanvang van de school aanwezig zijn. En zij maken de afspraak dat zij een uur na schooltijd aanwezig zijn. Het gaat hierbij om het plaats- en tijdgebonden deel van de lesgebonden taken. Daarnaast maakt het team de afspraak dat het resterende deel van de omvang aan lesgebonden taken niet plaats- en tijdgebonden zijn. De omvang is wel bekend. Maar waar deze wordt uitgevoerd, wordt overgelaten aan de eigen inzichten van de individuele leerkracht. Ook voor de overige taken maakt het team met elkaar afspraken. Van de taak die door allen worden uitgevoerd is sprake van plaats- en tijdgebonden afspraken. De taken van enkelen kunnen worden uitgevoerd naar de inzichten van degenen die daarbij betrokken zijn. Maar ook hier geldt dat er afspraken worden gemaakt over de omvang in tijd. Taakbelasting Taakbelasting kent 2 aspecten: − de feitelijke tijd die afgesproken is om taken uit te voeren − het beleven van de inspanningen die geleverd moeten worden om een taak uit te voeren Het ene deel betreft de feitelijk beschikbare tijd van de individuele medewerker gelet op zijn of haar betrekkingsomvang. De taken die de betreffende leerkracht afspreekt dienen in omvang binnen de beschikbare tijd van de leerkracht te blijven. Voor de werktijdenregistratie heeft dat directe gevolgen, omdat het in tijd inzichtelijk is te maken. Het andere deel is de beleving van taken. Leerkrachten die speciale taken uitvoeren die ze goed kunnen en die ze graag doen leveren vreugde en plezier op voor deze leerkracht. Taken die uitgevoerd moeten worden waar deze niet goed in is en deze ook niet met plezier doet kan een belangrijke bron van stress zijn. Bij voorkeur worden taken uitgevoerd op basis van gewenstheid. Alhoewel dit deel niet direct zichtbaar is in de werktijdenregistratie helpt het wel het gevoel van het werk in de hand te hebben. Taakbelastbaarheid Leerkrachten zijn heel verschillend in de wijze waarop ze de taken uitvoeren. Dit geldt zowel voor de kwaliteit, zowel als voor de kwantiteit. De taakbelastbaarheid is de individuele component van taakbeleid en komt aan de individuele verschillen tegemoet. Zowel aan de kwaliteit als de kwantiteit. Binnen de werktijdenregistratie meldt de leerkracht als hij of zij niet binnen de afgesproken tijd de Arbeidstijdenoverzicht toelichting.doc 25-09-06 6 Jos Kooij uitvoering van de afgesproken taken realiseert (kwantiteit). De melding is aanleiding voor de schoolleider om met de leerkracht in gesprek te gaan en te zoeken naar mogelijkheden om te bevorderen dat de taakuitvoering binnen de grenzen gerealiseerd kan worden (kwaliteit). Aandacht besteden aan het signaleren is een eerste stap, zoeken naar het werkelijke probleem een volgende stap en afspraken maken in de oplossende sfeer een laatste stap in de begeleiding. Medewerkers hebben een bijzondere professionele verantwoordelijkheid. Zij voeren de toegewezen taken uit op een doelmatige en doelgerichte wijze. Zij signaleren bijtijds de werkproblemen en zoeken naar mogelijke hulp om de hen toegewezen taken tot een goed einde te brengen. Leidinggevenden hebben daarin de verantwoordelijkheid te luisteren en de medewerker te helpen om adequate oplossingen voor de werkproblemen te zoeken. Arbeidstijdenoverzicht toelichting.doc 25-09-06 7 Jos Kooij Werktijdenregeling De “AVS – Werktijdenregistratie voor leerkrachten” is een drieluik waarin de werktijdenregistratie het middelste deel vormt. Binnen taakbeleid, het eerste deel, worden afspraken gemaakt over welke taken op school aan de orde zijn, wat de omvang van deze taken is en wie deze taken uitvoert. Binnen het tweede deel, de werktijdenregeling, worden structurele afspraken gemaakt wanneer en waar taken worden uitgevoerd. Structurele afspraken in samenhang Binnen de werktijdenregeling gaat het om basisafspraken over de werktijden binnen de organisatie. De organisatie geeft het kader van de arbeidstijden. Deze afspraken zijn aan het begin van de werkperiode (schooljaar) bekend. Daarbij gaat het om afspraken over lestijden, het vakantierooster, het vergaderrooster. Ook zij er algemene afspraken gemaakt met het personeel over de aanwezigheid op de lesdagen: men is bijvoorbeeld een kwartier voor schooltijd aanwezig, men is een half uur na schooltijd aanwezig, men heeft een rustpauze tussen de middag van een half uur, men heeft een rustpauze aan het einde van de lesdag, men heeft afspraken gemaakt over het meenemen van nakijkwerk naar huis. Eigen verantwoordelijkheid Het staat vervolgens vrij aan iedereen om naast deze structurele afspraken een eigen richting te geven aan het eigen werk. Dit is echter een keuze van de professional zelf om vorm te geven aan het eigen werk en valt buiten de verantwoordelijkheid van de organisatie. Tenzij een personeelslid wordt opgedragen om deel te nemen aan een vergadering, of om huisbezoeken af te leggen. De organisatie maakt daarom afspraken over de tijden die buiten het zicht van de organisatie vallen. Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de werknemer te melden als deze de opgedragen taken niet binnen de standaardafspraken kan realiseren. Het personeelslid gaat in gesprek met de leidinggevende en zoekt naar oplossingen. Werktijdenregeling De werktijdenregeling geeft duidelijk wat de organisatie verwacht van de inzet van de personeelsleden. Daarbij wordt rekening gehouden met een optimale indeling van het werk door de medewerkers zelf. In de werktijdenregeling worden de volgende zaken opgenomen: − aanwezigheid voor de lessen en de omvang − aanwezigheid na afloop van de lessen en de omvang − afspraken over aanwezigheid bij vergaderingen − afspraken over werkzaamheden buiten de locatie, zoals aard en omvang Elementen uit de Arbeidstijdenwet – een checklist Bij het maken van structurele afspraken kan de volgende checklist gebruikt worden: − een werkdag mag niet meer dan 9 uur duren − een werkweek mag niet meer dan 45 uur duren − door overwerk mag een werkdag maximaal 11 uur en een werkweek maximal 54 uur duren Arbeidstijdenoverzicht toelichting.doc 25-09-06 8 Jos Kooij − als er langer gewerkt wordt dan 5½ uur moet een personeelslid 30 minuten aaneengesloten pauze hebben − als langer gewerkt wordt dan 8 uur moet een werknemer 45 minuten pauze hebben, warvan 30 minuten aaneegesloten − als er langer gewerkt wordt dan 10 uur moet een werknemer 60 minuten pauze hebben, waarvan 30 minuten aaneengesloten − in een periode van 24 uur moet een onafgebroken rust zitten van 11 uur. De structurele afspraken mogen niet in strijd zijn met de Arbeidstijdenwet. De applicatie – moederblad.xls De afspraken welke een schoolteam maakt over de werktijden zijn uitgangspunt voor de individuele tijdregistratie welke in het derde deel van het drieluik in de “AVS – tijdregistratie voor leerkrachten” aan de orde komt. De afspraken rond de werktijden moeten daarom in de applicatie worden ingebracht. Dit gebeurt in het rekenblad moederblad.xls. Dit rekenblad bestaat uit 3 werkbladen: − werktijden − kalender en − jaaroverzicht Voor dat begonnen kan worden met de individuele tijdregistratie zal de schoolleider aan het begin van het schooljaar werkblad moederblad.xls moeten invullen. Het gaat hierbij om de invoer op basis van de afspraken welke gemaakt zijn op schoolniveau binnen de werktijdenregeling. Individuele variaties komen in het volgende deel aan de orde. Voor de technische kennis wordt verwezen naar het hoofdstuk “De applicatie zelf”. werktijden In dit werkblad wordt opgenomen welke afspraken in het team zijn gemaakt over lestijden, over aanwezigheid voor- en na schooltijden, over pauzes, over plaats- en tijdgebonden werk. De invoer voldoet aan de eisen zoals deze in de wet zijn vastgelegd. De afspraken in dit onderdeel kan gelden voor meerdere schooljaren en hoeft dus niet jaarlijks aangepast te worden. kalender Dit werkblad geeft de weken in enig schooljaar aan in de vorm van de data van de maandagen waarmee deze weken beginnen. Jaarlijks wordt dit schema aangepast. jaaroverzicht Aan de hand van de ingevoerde weken uit het werkblad wordt vastgesteld op welke dagen in het schooljaar gewerkt wordt door personeelsleden. Standaard staat de invoer op “j” (ja). Door middel van “n” (nee) wordt aangegeven dat er op de betreffende dagen structureel niet gewerkt wordt. Let op: een vakantiedag voor leerlingen, kan een werkdag vor de leerkrachten zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een studiedag voor het personeel. Jaarlijks wordt dit schema aangepast. Arbeidstijdenoverzicht toelichting.doc 25-09-06 9 Jos Kooij Individuele tijdregistratie Het drieluik in de “AVS – tijdregistratie voor leerkrachten” wordt afgesloten met het onderdeel individuele tijdregistratie. In het eerste deel, taakbeleid, zijn afspraken gemaakt over welke taken aan de orde zijn, hoeveel tijd beschikbaar is voor uitvoering van de taken en wie de betreffende taken beheert. In het tweede deel, de werktijdenregistratie, zijn afspraken gemaakt wanneer de afgesproken taken worden uitgevoerd. In dat deel ging het om structurele afspraken. Het laatste en afsluitende deel, de individuele tijdregistratie, combineert de structurele afspraken op schoolniveau (werktijdenregeling) met de individuele afspraken van iedere leerkracht. Bij dit laatste deel speelt de Excel-applicatie een belangrijke rol. Opzet van de individuele tijdregistratie Voor ieder personeelsblad komt een rekenblad (personeelslid.xls, david.xls) beschikbaar waarin: − de structurele schoolafspraken staan die gemaakt zijn binnen de werktijdenregeling en die vertaald zijn in het rekenblad moederblad.xls, zoals daar zijn de studiedagen, vakantieregelingen e.d. − de structurele individuele werkafspraken verwerkt kunnen worden. Dit is vooral van belang voor deeltijders. Op welke structurele schooldagen werken zij niet, of slechts gedeeltelijk − de individuele afwijkingen van het rooster. Gedacht kan worden aan het niet aanwezig zijn bij een “verplichte” studiedag voor het personeel. Bovenstaande aspecten staan in het werkblad jaaroverzicht en vormen de basis voor het weekoverzicht van de betreffende leerkracht. Het gaat hierbij om afspraken die vooraf met een individueel personeelslid worden gemaakt. Deze afspraken worden aan het begin van een werkperiode gemaakt (begin van het schooljaar of, bij tussentijdse instroming, aan het begin van de arbeidsovereenkomst). Vervolgens kan, na invoer van de individuele variaties op de werktijdenregeling, een uitdraai gemaakt worden van de weekoverzichten. Voor de gehele werkperiode wordt een afdruk gemaakt voor ieder personeelslid. Dit overzicht vormt de basis voor de individuele tijdregistratie. Iedere leerkracht krijgt een overzicht van de gemaakte, individuele afspraken, en kan daarop signaleren wat daar in feite de afwijkingen op de gemaakte afspraken zijn. Om vervolgens, indien gewenst, dit overzicht te gebruiken om met de leidinggevende in gesprek te gaan als de afwijkingen niet in overeenstemming zijn met de Arbeidstijdenwet. De leidinggevenden neemt per kwartaal de overzichten in. Geen bericht is goed bericht. De overzichten gaan vervolgens in het personeelsdossier. Arbeidstijdenoverzicht toelichting.doc 25-09-06 10