Analyser et maîtriser la situation financière de son entreprise •Intégrez les notions comptables pour déchiffrer les comptes de votre société •Gestion quotidienne et orientations futures d’une TPE-PME •Sachez vendre vos états comptables au fisc, aux banquiers, fournisseurs et clients… Claude-Annie Duplat www.vuibert.fr Collection Guid’Utile Analyser et maîtriser la situation financière de son entreprise Claude-Annie Duplat © Librairie Vuibert – septembre 2004 – 20, rue Berbier-du-Mets F-75013 Paris ISBN 2-7117-8777-X Aussi soigneusement établi soit-il, ce guide peut ne pas inclure des modifications de dernière minute et comporter quelques erreurs ou omissions. Faites-nous part de vos remarques et n’hésitez pas à nous proposer vos découvertes personnelles: les courriers de nos lecteurs sont lus avec grande attention. Conformément à une jurisprudence constante, les erreurs ou omis- sions involontaires qui auraient pu subsister dans ce guide, malgré nos soins et nos contrôles, ne sauraient engager la responsabilité de l’Éditeur. Couverture: Jean-François Patarin Correction: Sophie Bravard Responsable éditoriale: Caroline Roucayrol La loi du 11 mars 1957 n’autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l’article 41, d’une part, que les «copies ou reproductions strictement réservées à l’usage privé du copiste et non des- tinées à une utilisation collective» et, d’autre part, que les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration, «toute représentation ou reproduction intégrale, ou partiel- le, faite sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite» (alinéa 1er de l’article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal. Le «photocopillage», c’est l’usage abusif et collectif de la photocopie sans autorisation des auteurs et des éditeurs. Largement répandu dans les établissements d’enseignement, le «photocopillage» menace l’avenir du livre, car il met en danger son équilibre économique. Il prive les auteurs d’une juste rémunération. En dehors de l’usage privé du copiste, toute repro- duction totale ou partielle de cet ouvrage est interdite. Des photocopies payantes peuvent être faites avec l’accord de l’éditeur. S’adresser au Centre français d’exploitation du droit de copie: 20 rue des Grands Augustins, F-75006 Paris. Tél.: 0144074770 S OMMAIRE INTRODUCTION 7 CHAPITRE 1. MIEUXCONNAÎTREL’OUTILCOMPTABLEPOURLECHEFD’ENTREPRISE 9 1. À quoi sert la comptabilité? 9 • Les états comptables, outil de communication et d’information financière 9 • La comptabilité est obligatoire 10 • La comptabilité constitue la base de l’analyse financière 11 • Les principaux utilisateurs des comptes d’une entreprise 12 2. Qui tient la comptabilité dans l’entreprise? 13 • Les professionnels de la comptabilité 13 • Y a-t-il un comptable dans l’entreprise? 14 • Les logiciels de comptabilité 15 3. L’enregistrement des flux en emplois et en ressources 15 • Les emplois et les ressources 15 • Les flux économiques 17 • Les deux types de comptabilité 20 4. Le Plan comptable et le mécanisme des comptes 22 • Le Plan comptable 1999 22 • Les différentes classes de comptes 22 • La codification des comptes 25 • Les principes comptables 26 • Les pièces justificatives 27 • Les comptes, le débit et le crédit 28 • Le mécanisme de la partie double 29 5. Le journal, le grand livre, la balance des comptes 34 • Le journal 34 • Le grand livre 35 • La balance des comptes 35 6. Présentation du bilan, du compte de résultat et de l’annexe 36 • Les deux documents financiers de synthèse 36 • Le bilan et son utilité 38 • Le compte de résultat, les produits et les charges 41 • L’annexe 42 CHAPITRE 2. ÉTABLIRLESCOMPTESDEL’ENTREPRISE 45 1. Les principales opérations comptables 45 • Les ventes 45 • Les achats 48 • Les comptes banque et caisse, et les règlements des clients et des fournisseurs 51 • Le mécanisme de l’escompte 55 4 Analyser et maîtriser la situation financière de son entreprise 2. Les écritures de fin d’exercice pour établir les comptes annuels 57 • Les amortissements 57 • L’administration fiscale et les amortissements 58 • Le plan d’amortissement 58 • Les provisions 60 • Les variations de stocks 61 3. L’affectation du résultat 63 • Les différentes affectations du résultat 63 • L’enregistrement comptable du résultat 64 4. Comptabilité et fiscalité 65 • Les obligations comptables et fiscales 65 • La liasse fiscale 65 • L’impôt sur les sociétés ou IS 66 • La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) 67 5. Le lien existant entre le bilan et le compte de résultat 68 6. Comment établir le bilan et le compte de résultat? 69 • Méthode d’élaboration du bilan et du compte de résultat 69 • Exemple d’établissement des deux grands comptes de l’entreprise, le bilan et le compte de résultat 71 CHAPITRE 3. PROCÉDERÀL’ANALYSEFINANCIÈREDEVOTREENTREPRISE 77 1. L’analyse financière de votre entreprise 77 • L’analyse financière vous informe sur la situation financière de votre entreprise 77 • L’utilisation des états comptables 78 • La méthode à suivre: le regroupement et le retraitement des comptes 78 2. L’analyse de la santé financière par l’examen du bilan 80 • La structure financière et les grandes masses du bilan 80 • Le haut de bilan et le fonds de roulement 82 • Le bas de bilan et le besoin en fonds de roulement 83 • Le besoin en trésorerie 85 • À quoi servent ces trois notions: FR, BFR et besoin de trésorerie? 87 3. Analyse financière de la performance 88 • Analyse de l’activité 88 • Les soldes intermédiaires de gestion 88 • La capacité d’autofinancement (CAF) 92 4. L’utilisation des ratios 92 • Les ratios, éléments du tableau de bord 92 • Ratios de solvabilité et d’endettement 93 • Ratios de rentabilité 95 • Ratios de trésorerie 95 5. Le tableau emplois et ressources 99 • À quoi sert le tableau emplois – ressources? 99 • L’établissement du bilan différentiel 99 • L’établissement du tableau emplois – ressources 101 5 6. Le seuil de rentabilité ou «point mort» 103 • Définition 103 • Les différents éléments à prendre en compte 103 • Intérêt de l’analyse coût – volume et résultat 105 CHAPITRE 4. AMÉLIORERLEFINANCEMENTETLAGESTIONDEL’ENTREPRISE 107 1. Comment améliorer le financement de l’entreprise? 108 • Agir sur le fonds de roulement 108 • Limiter le besoin en fonds de roulement 108 • Réduire les besoins de trésorerie 109 2. Suivre attentivement les délais de règlement 110 • L’importance capitale de la fixation et du suivi des délais de règlement 110 • Réduire les délais de règlement accordés aux clients 110 • Augmenter les délais de règlement des fournisseurs 111 • Une meilleure gestion des stocks 111 3. La gestion des comptes clients 112 • Le règlement des clients: solvabilité et délai de paiement 112 • Les différentes conditions de paiement 112 • Les différents modes de règlement 114 • L’analyse et la gestion des comptes clients 115 • La relance clients: comment faire régler les clients plus rapidement? 116 • Le financement bancaire du compte client 116 • L’affacturage, moyen de financement du compte clients 117 4. La gestion de trésorerie 119 • Le suivi permanent de la trésorerie 119 • Bien connaître les conditions de banque 119 5. Trouver une solution en cas de difficultés financières 121 • Les difficultés de trésorerie 121 • Résoudre les difficultés de trésorerie 122 6. Envisager un dépôt de bilan 122 • Comment déposer le bilan? 122 • La procédure judiciaire 123 CHAPITRE 5. LESPRÉVISIONSFINANCIÈRESPRÉPARÉESPARLEDIRIGEANT 125 1. Établir des prévisions financières 125 • Leur utilité 125 • Un outil de communication 126 • Méthode d’établissement des prévisions financières 126 • Chiffrage des prévisions et révision éventuelle des hypothèses 127 2. Établir des comptes de résultat prévisionnels 128 • Le choix des objectifs 128 • Les moyens pour atteindre les objectifs 128 • Le diagnostic global de l’entreprise 129 • La synthèse par la méthode SWOT (force, faiblesse, opportunité, menace) 131 6 Analyser et maîtriser la situation financière de son entreprise • La construction du compte de résultat prévisionnel 132 • Le calcul des frais financiers 133 3. Construire le plan de financement 134 4. Construire le plan de trésorerie 135 • Le plan de trésorerie 135 • Les prévisions d’encaissement 136 • Les prévisions de décaissement 137 • La présentation d’un plan de trésorerie 137 5. Méthode d’établissement d’un plan de trésorerie par un exemple 138 • Établissement des prévisions d’encaissement 139 • Établissement des prévisions de décaissements 142 CHAPITRE 6. ÉVALUERVOTREENTREPRISE 147 1. Pourquoi est-il nécessaire d’évaluer votre entreprise? 147 • Une information essentielle 147 • Connaître la valeur de votre entreprise sur le marché 148 • Être prêt à répondre à toute proposition éventuelle 149 • L’évaluation, préalable à une recherche de repreneur 149 • L’évaluation peut faciliter le développement de votre affaire 150 2. Les différentes méthodes d’évaluation 150 • L’évolution des méthodes d’évaluation utilisées 150 • La valeur patrimoniale 151 • La valeur de rendement 155 • La méthode des praticiens 156 3. L’évaluation des fonds de commerce 157 • Définition 157 • Qu’appelle-t-on la surface utile d’un commerce? 159 • Les barèmes selon les secteurs 159 4. L’évaluation et la négociation dans l’hypothèse d’une cession 161 • L’évaluation, instrument de négociation 161 • Les modalités de la transaction 162 L’ESSENTIELEN 10 POINTSCLÉS 165 INFOS++ 167 • Adresses utiles 167 • Sites traitant de comptabilité, de gestion financière et de financement 168 • Documents utiles à consulter 168 • Les grilles d’analyse 168 • Quelques ratios significatifs 170 LEXIQUE 175 INDEX 185 I NTRODUCTION Cet ouvrage s’adresse à tous les chefs d’entreprise qui ont une entreprise de taille moyenne ou modeste (PME ou TPE) à gérer. Il se veut résolument pratique afin de leur fournir des outils de gestion qui les aideront à se développer et à durer. Maîtriser la situation financière de son entreprise, c’est tout d’abord en assurer le développement et la pérennité. Comment financer au mieux son entreprise? Quels sont ses réels besoins financiers? L’objectif de ce guide est de vous aider, vous dirigeant d’entreprise, à utiliser au mieux les états comptables et divers instruments d’analyse pour prendre les décisions de gestion les plus favorables au devenir de votre entreprise. Il ne s’agit pas d’un traité de comptabilité mais plutôt d’un livre qui montre comment se servir des chiffres de l’entreprise pour élaborer des tableaux de bord. Comment évaluer votre entreprise? Comment analyser et améliorer sa structure financière, limiter ses besoins financiers, réduire son risque clients, améliorer les relations avec les banquiers? En tant que chef d’entreprise vous ne «faites» pas la comptabilité de votre entreprise; c’est l’expert-comptable ou un spécialiste qui en établit le plus souvent les comptes. Cependant, votre rôle de chef d’entreprise, dans le fonctionnement des comptes, apparaît à chaque instant: c’est vous qui décidez de l’embauche de tel ou tel salarié, qui choisissez les fournisseurs, qui choisissez votre ou vos banques, qui orientez la politique commerciale et définissez le type de clientèle. C’est également vous qui fixez les prix de vente, qui définissez les conditions de règlement des clients, et qui décidez de l’acquisition de tel ou tel matériel. Le chef d’entreprise que vous êtes orchestre en fait toute l’activité et la comptabilité de votre entreprise. 8 Analyser et maîtriser la situation financière de son entreprise Vous n’avez pas vraiment besoin de savoir comptabiliser les différentes opérations, mais vous devez toutefois savoir vous servir des états comptables pour améliorer la situation financière de votre entreprise. Cela ne sera possible qu’en appliquant une politique volontariste qui dépendra de vos moyens, votre audace, la conjoncture du moment, l’environnement économique, la compétence de vos collaborateurs, la confiance de vos clients, la concurrence, la qualité de vos produits et de vos prestations de service… Pris dans le tourbillon des tâches quotidiennes, vous, chef d’entreprise, disposez de peu de temps pour vous consacrer à une réflexion générale sur votre entreprise, sa stratégie de développement, ses nouvelles orientations. Ce guide souhaite donc vous inciter à prendre quelques heures de votre temps si précieux pour faire le point: établir l’analyse financière de votre entreprise, calculer quelques ratios, vous demander comment améliorer le financement de votre affaire, en particulier en suivant de très près le délai de règlement de vos clients. De plus, il vous propose de faire sans complaisance le diagnostic de votre affaire, d’établir des prévisions de trésorerie, un plan de financement et de procéder à l’évaluation de votre entreprise. Ces documents doivent vous aider à mieux gérer votre entreprise et, de plus, à favoriser les relations avec vos banquiers. Il ne faut pas oublier non plus que le monde économique bouge et qu’un partenaire (concurrent ou fournisseur) pourra un jour être éventuellement intéressé par votre affaire. Si cette occasion se présente, il est nécessaire que vous soyez prêt à répondre rapidement à une telle sollicitation en ayant déjà tous les éléments de négociation en tête et sur le papier. Enfin, il se peut également que vous envisagiez de céder votre affaire et, dans ce cas, vous aurez à présenter un dossier détaillé à un futur repreneur! MIEUX CONNAÎTRE 1 L’OUTIL COMPTABLE POUR LE CHEF D’ENTREPRISE À quoi sert la comptabilité? Qui tient la comptabilité dans votre entreprise? Quel est le mécanisme des comptes? Quelles sont les règles comptables à observer? Quels sont les principes de base qu’il convient d’adopter? À quoi servent le grand livre et les balances des comptes? Comment se présentent le bilan et le compte de résultat? Ce chapitre a pour objet de clarifier les différents mécanismes comptables et de présenter les principaux comptes et livres comptables que doit tenir toute entreprise. 1. À quoi sert la comptabilité? Les états comptables, outil de communication et d’information financière La comptabilité est un instrument d’information essentiel pour comprendre la situation et l’évolution de votre entreprise. Les chiffres et états compta- bles d’une société sont une source de communication aussi bien à l’inté- rieur de la société qu’à l’extérieur de celle-ci. • Outil de communication interne Les documents comptables, les éléments internes de comptabilité (marges commerciales, marges par produit…) vous serviront à faire le point sur vo- tre entreprise. Par ailleurs, vos collaborateurs qui sont intéressés à la bonne marche de leur entreprise souhaitent connaître les performances de celle-ci; en parti- culier, ils veulent savoir si leur entreprise est solide financièrement et si son développement est assuré. 10 Analyser et maîtriser la situation financière de son entreprise • Outil de communication externe La situation financière qui ressort des états comptables intéresse de très nombreux acteurs économiques, proches de votre entreprise: vos action- naires, vos clients, vos fournisseurs, vos banquiers, le fisc, les organismes sociaux (assurance vieillesse, organismes de retraite, caisses d’assurance chômage)… • Vos banques souhaitent disposer des comptes pour s’assurer que votre entreprise est viable et limiter leurs risques; si elles ont le moindre doute à l’égard d’une affaire, elles limiteront leur crédit et exigeront des garanties (caution personnelle, par exemple). • Vos partenaires commerciaux (clients ou fournisseurs) peuvent sou- haiter connaître la solidité financière de votre affaire. • Les actionnaires sont intéressés à la marche de la société dans laquelle ils ont placé un certain montant en capital. • Le Trésor public peut envoyer ses agents pour procéder à une vérifi- cation fiscale concernant, par exemple, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), l’impôt sur les bénéfices ou toute autre imposition. • L’URSSAF (Union de recouvrement pour la Sécurité sociale et les allocations familiales) a également un droit de regard sur les comp- tes de l’entreprise et peut procéder à des vérifications concernant le droit du travail, les salaires et les cotisations versés. • D’éventuels repreneurs intéressés par votre entreprise voudront l’étudier au mieux pour bien comprendre sa situation financière, sa rentabilité; il leur faut faire une analyse financière approfondie afin d’en déterminer la valeur et proposer un prix de négociation. La comptabilité est obligatoire Le législateur a défini les règles comptables obligatoires pour toutes les en- treprises. Les états financiers obéissent à des règles de présentation et de classement qui sont unifiées pour toutes les entreprises: ainsi, chaque en- treprise doit sortir une fois par an, à la fin de chaque exercice, un bilan et uncompte de résultat. Toutefois, les obligations comptables sont modulées en fonction du statut juridique de l’entreprise et de sa taille. Les plus petites entreprises, qui ont opté pour le régime de la micro-entre- prise, sont dispensées d’établir des comptes annuels. Pour les autres, la lé-