Date : 27/06/2008 Sinergia en pos de unos estándares compartidos para ALM *. Escenario de Letonia * ALM - archivos, bibliotecas, museos Anita Goldberga, Director Adjunto de la Biblioteca Nacional de Letonia; Jefe del Comité Técnico de Normalización Letón sobre el Trabajo de Archivos, Bibliotecas y Museos (MABSTK). Riga, Letonia anita.goldberga @ lnb.lv Traducción: Elena Escolano Rodríguez. Biblioteca Nacional de España Meeting: 156. Cataloguing Simultaneous Interpretation: English, Arabic, Chinese, French, German, Russian and Spanish WORLD LIBRARY AND INFORMATION CONGRESS: 74TH IFLA GENERAL CONFERENCE AND COUNCIL 10-14 August 2008, Québec, Canada http://www.ifla.org/IV/ifla74/index.htm Resumen. El informe refleja el escenario de cooperación letón para la normalización de las instituciones de la memoria». Se analizan las diferencias y problemas, los beneficios y posibles soluciones, así como las tareas y actividades del Comité Técnico de Normalización del Trabajo de Archivos, Bibliotecas y Museos (MABSTK). Se presenta un mapa de las normas como visión de la colaboración de ALM en la normalización y el "Manual del digitalizador" (traducido en español) preparado por el Centro Competente en Digitalización de la Biblioteca Nacional de Letonia (NLL), atajo para la construcción de la Biblioteca Digital Nacional Letona y su arquitectura digital (con el proyecto piloto sobre el compositor de Letonia Jazeps Vitols y la colección digital de la ex presidenta de Letonia Vaira Vike-Freiberga) refleja la cooperación práctica entre distintos actores. En Letonia la Ley de normalización establece que la normalización tiene por objeto: • identificar principios generales de aplicación múltiple a futuras soluciones; • proporcionar condiciones para optimizar arreglos en un dominio específico [4]. Las normas no son leyes - en una sociedad democrática sirven como directrices o recomendaciones. La práctica cotidiana demuestra que la variedad de normas, la falta de conocimiento de cómo utilizarlas, hacer que sean compatibles, y garantizar su uso a largo plazo causa confusión a la gente. 1 También difieren las funciones y el alcance de las instituciones de la memoria en la era digital. Por ejemplo: o Archivos deben preservar los documentos (una sola copia) para las necesidades de sus usuarios; o Las bibliotecas se preocupan por la preservación y la disponibilidad de las copias de publicaciones analógicas y en línea; o Museos proporcionan información digital sobre los objetos únicos de sus colecciones. Tomas Lidman, bibliotecario anterior de la Biblioteca Nacional, actualmente archivero del Archivo Nacional de Suecia, Vicepresidente del Consejo Internacional de Archivos señaló que hay dos cosas comunes para las bibliotecas y archivos: 1. idealismo; 2. deseo de servir a sus clientes. [3] ''Las diferencias entre las bibliotecas, archivos y museos tendrán que desaparecer en gran medida y sus diferentes filosofías, técnicas y funciones tendrán que integrarse en formas que todavía no están claras. Es posible, y realmente necesario, reorganizar registros digitales en una 2 nueva arquitectura cognitiva.''[1] La cooperación interdisciplinaria en la normalización depende de: • conocimiento de los principales especialistas; • la habilidad de la comprensión mutua - la interoperabilidad mental; • el factor de voluntad o propósito; • las circunstancias que dictan las necesidades, influidas por factores financieros; • el apoyo de una organización protectora (en Letonia los archivos, bibliotecas y museos están bajo la supervisión del Ministerio de Cultura). 3 El Comité Técnico de Normalización Letón del Trabajo de Archivos, Bibliotecas y Museos (abreviatura en letón - MABSTK) fue establecido en diciembre de 2002, ampliando el Comité Técnico para la Normalización del Trabajo de Biblioteca (desde 1997). Las instituciones miembro de MABSTK son: Asociación Letona de Bibliotecas Académicas, Dirección General de Archivos del Estado de Letonia, Asociación Letona de Museos, Consejo Letón de Museos, Sociedad Letona de Archiveros, Asociación de Bibliotecas de Letonia, Ltd. TietoEnator Alise, Biblioteca Nacional de Letonia, Agencia Estatal Sistemas de Información sobre la Cultura, Autoridad Estatal de Museos, Universidad de Letonia (http://www.lnb.lv/en/for-librarians/standartisation-work Las principales tareas de MABSTK: la elaboración de proyectos de normalización y los programas de actividades correspondientes; adoptar normas internacionales y la elaboración de documentos nacionales en las ramas de los archivos, museos y bibliotecas; aplicación de la terminología unificada; ofrecer consultoría; organizar series de seminarios, etc. La lista de 43 normas ISO (http://www.lnb.lv/lv/bibliotekariem/standarti/latvijas-standarti) y 24 documentos normativos http://www.lnb.lv/lv/bibliotekariem/standarti/vadlinijas), aprobados en Letonia (entre ellos varios documentos Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) traducidos al Letón desde 1997). A finales de 2007 MABSTK celebró su quinto aniversario que resume los logros y la planificación de nuevas iniciativas a fin de que, en el futuro, las instituciones de la memoria de Letonia participen en el proyecto europeo del patrimonio cultural Europeana. La cooperación interdisciplinar en la normalización es importante para la ejecución de proyectos 4 comunes de digitalización y el establecimiento del portal web/cultura en Letonia. Es muy difícil ignorar los trabajos de normalización que son tan necesarios. Exige conocimientos profesionales en diversos ámbitos, la precisión, el conocimiento de la terminología y creatividad en el momento de la formación de nuevos términos profesionales. Durante mucho tiempo en Letonia los archivos, bibliotecas y museos han sido completamente independientes entre sí bajo la supervisión de distintos ministerios, ocupándose de sus propios problemas, y, a menudo, haciendo hincapié en la prioridad de su propio campo frente a otros. Cuando en 2002 se reunieron por primera vez los miembros de MABSTK, casi no había información sobre problemas de interdisciplinariedad. Espero que después de estos 5 años, nos conozcamos y entendamos un poco mejor. La palabra''normalización''no es popular hoy en día, se crea una asociación con la restricción de la libertad entre la gente acostumbrada a ideas de democracia. Por este motivo, nos permitimos cometer errores, y luego nos damos cuenta de que cada proyecto, cada nueva iniciativa, debe estar situada en un marco definido desde el principio para posibilitar que sea previsible y sostenible. ¿Qué es el estándar de hecho? Se trata de un ejemplo, un modelo a seguir. La avalancha del volumen de información común crea la necesidad de recursos de información más cualitativa, donde los objetos puedan ser: o navegables; o del que se pueda realizar búsquedas; o identificables; o visibles en un sistema jerárquico; o dispuestos en función de su importancia; o cuyas copias digitales puedan ser recibidas como lotes de archivos en su PC de casa. 5 Para este tipo de disposiciones son necesarias normas concordantes. Me gustaría ofrecerles el mapa de normas de las instituciones de memoria de Letonia que no es exhaustiva, por supuesto, es un intento de mostrar un gráfico, la versión más práctica para el uso diario. Es solamente nuestra visión. 6 Este mapa fue preparado para el seminario internacional "Compartir información y recursos: la cooperación de los museos, archivos y bibliotecas en el ámbito de la normalización" que se celebró en Riga, en abril de 2007. En el seminario se señaló las áreas en las que los archivos, bibliotecas y museos (ALM) han avanzado y alcanzado algunos objetivos comunes, así como resaltaba las áreas para una cooperación más eficaz en el futuro. Los participantes se dieron cuenta de una cierta exclusión de los museos del interés común. Todavía existe alguna "inoperabilidad mental" entre los profesionales de ALM. Deben aprender más unos de otros; determinar las áreas de interés comunes y distinguir las actividades que son completamente de su propio dominio. También existe la necesidad de formalizar la cooperación. La normalización se presenta como un instrumento fuerte para alcanzar objetivos comunes. El acceso a la información y la conservación de datos fueron identificadas como las cuestiones claves para la cooperación y la normalización. En cuanto al acceso a la información se llegó a la conclusión de que la normalización no debería centrarse únicamente en el contenido de las colecciones ALM, sino también en la arquitectura de la información y las herramientas. La preservación es otra área donde se deben aplicar esfuerzos conjuntos por la misma naturaleza de los materiales ALM. Esto se aplica no sólo a las normas comunes, sino también a compartir recursos y equipo. Los participantes acordaron que para promover la cooperación existe la necesidad de fortalecer los vínculos con las universidades y establecer 7 centros de competencia de ALM http://www.lnb.lv/lv/bibliotekariem/konferencu- materiali/20070420/20070420. A mediados de 2007, el Centro Competente en Digitalización de NLL (Biblioteca Nacional de Letonia) presentó la primera edición del "Manual del digitalizador" http://lnb.lv:80/en/digital- library/for-partners (en el momento de la conferencia de IFLA ya se tendrá completa la traducción en Inglés), que describe las normas y criterios de calidad para la digitalización, formatos de archivo y metadatos. El manual presenta normas unificadas basadas en las mejores prácticas internacionales, así como normas oficiales y de facto. En este momento ya se han finalizado los capítulos sobre la digitalización de objetos, creación de archivos maestros y archivos de acceso, convenciones sobre los nombres de archivo y estructuración de datos, así como los requisitos de metadatos. 8 Con el fin de lograr en el futuro la interoperabilidad con la Biblioteca Digital Europea (EDL) y Europeana y para facilitar la búsqueda cruzada por lenguas se utilizan los siguientes criterios para los metadatos e intercambio de datos: • Dublin Core TEL (The European Library), Perfil de aplicación 1.5 (con las modificaciones específicas de formato para mapas, grabaciones sonoras, música impresa, etc) y para metadatos descriptivos se está utilizando el Perfil de Aplicación para Colecciones TEL; • metadatos administrativos y técnicos – de acuerdo a Premis; • vocabularios controlados para la búsqueda por materias(versión letona de LCSH) y navegación por 3 niveles jerárquicos basados en la CDU; • se están implementando OAI-PMH y SRU/SRW para la recolección de metadatos; • ISO 15511:2005 - para identificadores de organización; • todos los objetos tienen identificadores permanentes (basados en URN). 9 Letonia está desarrollando un nuevo Sistema de Gestión de Objetos Digitales (DOM) que será compatible con la Biblioteca Digital Europea (EDL). Será posible crear colecciones disponibles para EDL mediante el uso de protocolo OAI-PMH. En todas las instituciones de la memoria se fomentará el uso del sistema DOM que soporta las normas de transferencia de datos respaldadas por EDL. Se le pedirá a cada centro asociado, Biblioteca Nacional Digital, que agregue los datos de acuerdo a las normas adoptadas. Hay 2 etapas previstas para el almacenamiento y el acceso de datos: • 1 ª etapa del DOM - almacenamiento, descripción, búsqueda (a mediados de 2008), • 2 ª etapa del DOM - personalización de la información (contenido diferente para los distintos usuarios) y la interactividad (posibilidad de comentar los recursos, etiquetado, formación de colecciones privadas, etc.) Algunas de estas funciones se llevarán a cabo antes de finales de 2008. La cooperación práctica entre los diferentes participantes (Archivo Histórico del Estado Letón; Academia Nacional de Música; Biblioteca Académica Letona; Museo de Escritores, Música y Teatro; NLL) está construyendo la Biblioteca Digital Nacional Letonica (con el proyecto piloto sobre el compositor letón Jāzeps Vītols). 10