T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANIM KILAVUZU İSTANBUL, 2013 1 GİRİŞ ___________________________________________________________________________________________________________ 4 2 KAVRAMLAR ____________________________________________________________________________________________________ 5 3 SİSTEM _________________________________________________________________________________________________________ 7 3.1 Portal/Anasayfa _______________________________________________________________________________________________________ 8 3.1.1 Sisteme Giriş __________________________________________________________________________________________________________________ 10 Sisteme Giriş Yapılamaması ____________________________________________________________________________________________________ 12 3.1.2 Profil Bilgilerini Düzenleme İşlemi __________________________________________________________________________________________________ 14 3.1.3 Vekil Atama İşlemi ______________________________________________________________________________________________________________ 15 3.1.4 Vekaleti İptal Etme İşlemi ________________________________________________________________________________________________________ 23 3.2 UYGULAMALAR _______________________________________________________________________________________________________ 25 3.2.1 Elektronik Belge Gezgini Ekranı ____________________________________________________________________________________________________ 25 Belge Üstverisi Göster İşlemi ___________________________________________________________________________________________________ 29 Doküman (İşlem Yapılmamış Belge) Silme İşlemi ____________________________________________________________________________________ 31 Çöp Kutusuna Gönderilen Bir Belgenin Geri Alınması ________________________________________________________________________________ 33 Belge Filtreleme İşlemi ________________________________________________________________________________________________________ 35 Kayıtlı Filtre Arama İşlemi ______________________________________________________________________________________________________ 37 Basit Arama İşlemi ___________________________________________________________________________________________________________ 40 Belgelerin Sıralamasını Değiştirme İşlemi __________________________________________________________________________________________ 47 3.2.1.1 Belge Üretim Ekranı ________________________________________________________________________________________________________ 47 Yeni Dağıtımsız Elektronik Belge Üretme __________________________________________________________________________________________ 48 3.2.1.1.1 Belge Üstverisi Ekranı ____________________________________________________________________________________________________ 48 3.2.1.1.2 Editör Ekranı ___________________________________________________________________________________________________________ 57 3.2.1.1.2.1 Belge İçeriğinin Yazılması İşlemi_________________________________________________________________________________________ 59 3.2.1.1.3 Muhatap Ekranı _________________________________________________________________________________________________________ 59 3.2.1.1.3.1 Muhatap Ekleme İşlemi _______________________________________________________________________________________________ 64 3.2.1.1.3.2 Diğer Muhatap Ekleme İşlemi __________________________________________________________________________________________ 66 Yeni Dağıtımlı Elektronik Belge Üretme ___________________________________________________________________________________________ 69 3.2.1.1.4 İmza Bilgisi Ekranı _______________________________________________________________________________________________________ 72 3.2.1.1.4.1 İmza Bilgisi Ekleme İşlemi _____________________________________________________________________________________________ 78 1 3.2.1.1.5 Belgenin Ekleri Ekranı ____________________________________________________________________________________________________ 81 3.2.1.1.5.1 Belgeye Ek Ekleme İşlemi ______________________________________________________________________________________________ 85 3.2.1.1.6 İlgi Ekranı ______________________________________________________________________________________________________________ 91 3.2.1.1.6.1 Belgeye İlgi Tutma İşlemi ______________________________________________________________________________________________ 94 3.2.1.1.7 Çapraz Referans Ekranı ___________________________________________________________________________________________________ 96 3.2.1.1.7.1 Çapraz Referans Ekleme İşlemi _________________________________________________________________________________________ 99 3.2.1.1.8 Dinamik Üstveri Ekranı __________________________________________________________________________________________________ 102 3.2.1.1.9 Notlar Ekranı __________________________________________________________________________________________________________ 103 3.2.1.1.9.1 Belgeye Not Ekleme İşlemi ____________________________________________________________________________________________ 104 Yeni Hazır Elektronik Belge Üretimi İşlemi ________________________________________________________________________________________ 107 Yeni Fiziksel Belge Üretme İşlemi _______________________________________________________________________________________________ 115 3.2.1.1.10 Fiziksel Belge Ekranı ___________________________________________________________________________________________________ 120 3.2.1.1.10.1 Belgenin Fiziksel Özelliklerinin Tanımlanması İşlemi _______________________________________________________________________ 123 Yeni Dağıtımlı Fiziksel Belge Üretme İşlemi _______________________________________________________________________________________ 130 Belgenin Kaydedilmesi İşlemi __________________________________________________________________________________________________ 133 Kayıt Edilen ya da Sistemde Kayıtlı Bir Belge Üzerinde İşlem Yapma ____________________________________________________________________ 135 3.2.1.2 Elektronik Belge Görüntüleme Ekranı _________________________________________________________________________________________ 135 Belge Kilitleme İşlemi ________________________________________________________________________________________________________ 137 Kilitli Bir Belgenin Kilidinin Açılması İşlemi ________________________________________________________________________________________ 139 Belge Düzenleme İşlemi ______________________________________________________________________________________________________ 141 Belge Dolaşıma Çıkarma İşlemi _________________________________________________________________________________________________ 146 Dolaşıma Çıkarılan Bir Belgede Gönderimi İptal Etme İşlemi __________________________________________________________________________ 150 Belgeyi Kontrol Amaçlı Gönderme İşlemi _________________________________________________________________________________________ 152 Belgeden Belge Türetme İşlemi ________________________________________________________________________________________________ 163 Belge İptal Etme İşlemi _______________________________________________________________________________________________________ 170 Belge İptal İşleminin Geri Alınması İşlemi _________________________________________________________________________________________ 175 Belge Üstverilerinin Yazdırılması İşlemi __________________________________________________________________________________________ 175 Belgenin E-posta ile Gönderilmesi İşlemi _________________________________________________________________________________________ 178 Bekleyen Klasörüne Gelen Bir Belgenin İşleme Alınması _____________________________________________________________________________ 188 İşlenen Klasöründeki Belgenin İşlenenler Arasından Kaldırılması İşlemi _________________________________________________________________ 193 Havale İşlemi _______________________________________________________________________________________________________________ 194 Toplu havale işlemi __________________________________________________________________________________________________________ 203 2 Havale Edilen Belge Üzerine Not Alma İşlemi ______________________________________________________________________________________ 204 Belgenin İade Edilmesi İşlemi __________________________________________________________________________________________________ 207 Elektronik Paraflama İşlemi ___________________________________________________________________________________________________ 208 Elektronik İmzalama İşlemi ____________________________________________________________________________________________________ 214 Toplu E-İmzalama İşlemi ______________________________________________________________________________________________________ 222 E-Belge Doğrulama __________________________________________________________________________________________________________ 223 Karşı Görüş (Şerh) Belirtme İşlemi ______________________________________________________________________________________________ 225 3.2.2 Detaylı Belge Arama Ekranı ______________________________________________________________________________________________________ 232 Detaylı Belge Arama İşlemi ____________________________________________________________________________________________________ 233 3.2.3 Kişisel Klasörler Ekranı __________________________________________________________________________________________________________ 239 Kişisel Klasör Oluşturma İşlemi _________________________________________________________________________________________________ 239 3 1 GİRİŞ Bu kılavuz, Marmara Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanıcılarına bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır. Bu amaçla, EBYS kapsamında gerçekleştirilen iş ve işlem basamakları, ekran görüntüleriyle desteklenerek, ayrıntılı olarak anlatılmaktadır. 4 2 KAVRAMLAR Belge: Herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgiyi, Birim: Marmara Üniversitesine bağlı akademik ve idari birimleri, Doküman: Resmi belge niteliği taşımayan ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleştirilmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı olarak kullanabilecekleri kaynakları, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi, Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi, Elektronik ortam: EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde resmi bilgi, belge veya dokümanların üretildiği ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi, Fiziksel ortam: Kağıt ortamında yapılan işlemleri, Form: Biçimli belgeyi, Format: Elektronik dosya türlerini, İmza Sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi, Klasör: Konu veya vaka bütünlüğü açısından bir arada tutulması gereken belgeler topluluğunu, Kurum: T.C. Marmara Üniversitesini, Sistem: Elektronik Belge Yönetim Sistemini (EBYS), 5 Standart Dosya Planı (SDP): Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şemasını, Üstveri (Metadata): Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgileri İfade eder. 6 3 SİSTEM Elektronik ortamlarda üretilen belgeler, 23 Ocak 2004 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan ve 23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe giren “Elektronik İmza Kanunu” ile hukuken de kabul görür hale gelmiştir. Bu düzenleme ile kamu kurum ve kuruluşlarının kendi bünyelerinde ve diğer kurumlarla yapacakları bilgi ve belge iletişiminde, kâğıt ortam yerine sayısal ortamlarda saklanan belgelerin de yazılı belgelere eşdeğer nitelikte olduğu kabul edilmiştir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Üniversitemizdeki belge ve bilgi alış verişinin elektronik ortama aktarılmasını ve internet üzerinden bu bilgilerin anlık olarak yönetilmesini amaçlayan bir sistemdir. Ayrıca kurum içi ve kurum dışı yazışmalarımıza ait süreçleri standart hale getirir. Yazışmalar için harcanan kaynakların ( kâğıt, fotokopi, toner, insan gücü ) minimuma indirilmesi de amaçlanmıştır. Fiziksel ortamdaki yaşanan sorunların ( belgelerin kaybolması, ulaşım süreleri ile ilgili sorunlar, fakslarda yaşanan gecikme ve kopukluklar, personel açığından kaynaklanan sıkıntılar ) önlenmesi veya en aza indirilmesi de sistemin önemli avantajlarındandır. 7 3.1 Portal/Anasayfa Sisteme giriş yapılmasını sağlayan portaldır. Sistemin anasayfasıdır. 8 a) Sisteme giriş yapılan butondur. b) Dil tercihi yapılan menüdür. c) Sistem içerisinde sıkça kullanılan bağlantılara hızlı erişilmesini sağlayan menüdür. d) Yardım dokümanlarına erişilebilen butondur. e) Destek modülüne erişilebilen butondur. f) Sistem mesajı bildirimlerine erişilebilen butondur. Sistem ile ilgili duyuruların yayınlandığı bölümdür. 9