Church(cid:3)Administration(cid:3)Manual(cid:3) Table(cid:3)of(cid:3)Contents(cid:3) (cid:3) Section(cid:3)1(cid:3)–(cid:3)Rebates/Grants/Fundraising(cid:3) 1. GST/HST(cid:3)Rebates(cid:3)(50%)(cid:3) 2. PST(cid:3)Rebates(cid:3)(sanctuary(cid:3)items)/(cid:3)Retail(cid:3)Sales(cid:3)Guide(cid:3) 3. Government(cid:3)Grants(cid:3) 4. Other(cid:3)Fundraising(cid:3)Ideas(cid:3)(sample(cid:3)donation(cid:3)letter)(cid:3) 5. Renting(cid:3) a. Length(cid:3)of(cid:3)Agreement(cid:3) b. Rental(cid:3)Price(cid:3) c. Service(cid:3)Times(cid:3)and(cid:3)Room(cid:3)Locations(cid:3) d. Liability(cid:3)Insurance(cid:3) e. Audio(cid:3)Equipment(cid:3) f. Church(cid:3)Security(cid:3) g. Other(cid:3)Potential(cid:3)Issues(cid:3) (cid:3) Section(cid:3)2(cid:3)–(cid:3)Charity(cid:3)Requirements(cid:3) 1. How(cid:3)to(cid:3)Apply(cid:3)for(cid:3)Charity(cid:3)Status(cid:3) 2. T3010(cid:3)Charity(cid:3)Return(cid:3) (cid:3) Section(cid:3)3(cid:3)–(cid:3)Money(cid:3)Matters(cid:3) 1. Church(cid:3)Offering(cid:3)Information(cid:3) a. Rules(cid:3) b. Offering(cid:3)Sheets(cid:3) c. How(cid:3)to(cid:3)Count(cid:3) 2. Income(cid:3)Tax(cid:3)Receipts(cid:3) 3. Gifts(cid:3) 4. Budgeting(cid:3) 5. Other(cid:3)Stuff(cid:3) a. Mileage(cid:3) b. Bookkeeping(cid:3) c. Supplies(cid:3)(offering(cid:3)envelopes)(cid:3) (cid:3) Section(cid:3)4(cid:3)–(cid:3)Employee(cid:3)Matters(cid:3) 1. Personal(cid:3)Files(cid:3) a. Employee(cid:3)information(cid:3) b. TD1(cid:3)Form(cid:3) c. Confidentiality(cid:3)sheet(cid:3) d. Record(cid:3)of(cid:3)Employment(cid:3) 2. Vacation(cid:3)Entitlement(cid:3) a. 4%(cid:3)of(cid:3)the(cid:3)employee’s(cid:3)gross(cid:3)salary(cid:3)or(cid:3)vacation(cid:3)time(cid:3) b. Each(cid:3)church(cid:3)should(cid:3)have(cid:3)a(cid:3)written(cid:3)policy(cid:3) 3. Payroll(cid:3) a. Clergy(cid:3)Residence(cid:3)Deduction(cid:3)T1223(cid:3) 4. Employee(cid:3)Benefits(cid:3) a. Extended(cid:3)Health(cid:3)Care(cid:3)&(cid:3)Dental(cid:3)Benefits(cid:3) b. RRSP(cid:3)Contribution(cid:3) 5. Sick(cid:3)Day(cid:3)Policy(cid:3) 6. Personnel(cid:3)Policy(cid:3)Manual(cid:3) (cid:3) Section(cid:3)5(cid:3)–(cid:3)Church(cid:3)Info(cid:3) 1. Church(cid:3)Journal(cid:3) a. Wedding(cid:3) b. Funeral(cid:3) c. Water(cid:3)Baptism(cid:3) d. Baby(cid:3)Dedication(cid:3) 2. Insurance(cid:3)Photo(cid:3)Album(cid:3) 3. Church(cid:3)Board(cid:3)Binder(cid:3) a. Corporate(cid:3)papers(cid:3) b. List(cid:3)of(cid:3)church(cid:3)activities(cid:3)(with(cid:3)dates(cid:3)&(cid:3)times)(cid:3) c. List(cid:3)of(cid:3)Board(cid:3)members(cid:3) d. Board(cid:3)Meeting(cid:3)Minutes(cid:3) e. Church(cid:3)Policies(cid:3) 4. Building(cid:3)Information(cid:3) a. Building(cid:3)Insurance(cid:3)&(cid:3)Directors(cid:3)Liability(cid:3)Insurance(cid:3) b. Fire(cid:3)Extinguisher(cid:3)and(cid:3)Fire(cid:3)Alarm(cid:3)Annual(cid:3)Testing(cid:3) (cid:3) Section(cid:3)6(cid:3)–(cid:3)Important(cid:3)Contacts(cid:3) 1. Websites(cid:3) a. Government(cid:3) b. Charity(cid:3)Law(cid:3) c. Minister(cid:3)of(cid:3)Labour(cid:3)Publications(cid:3) 2. Telephone(cid:3)Numbers(cid:3) (cid:3) Section(cid:3)7(cid:3)–(cid:3)Legal(cid:3)Issues(cid:3) 1. Dismissing(cid:3)Staff(cid:3) 2. Protecting(cid:3)your(cid:3)Children’s(cid:3)Program(cid:3)–(cid:3)“Plan(cid:3)to(cid:3)Protect”(cid:3) 3. Honourariums(cid:3)to(cid:3)Preachers/Singers,(cid:3)etc(cid:3) a. To(cid:3)American(cid:3)Residents(cid:3) b. T4A(cid:3)–(cid:3)Statement(cid:3)of(cid:3)Pension,(cid:3)Retirement,(cid:3)Annuity(cid:3)and(cid:3)Other(cid:3)Income(cid:3) c. Church(cid:3)Name(cid:3)Change(cid:3) i. Change(cid:3)of(cid:3)name(cid:3)form(cid:3) ii. Minute(cid:3)showing(cid:3)75%(cid:3)membership(cid:3)approval(cid:3) d. Offer(cid:3)to(cid:3)Purchase(cid:3)Property(cid:3)–(cid:3)Conditions(cid:3)“Schedule(cid:3)A”(cid:3) (cid:3) Section(cid:3)8(cid:3)–(cid:3)Helpful(cid:3)Hints(cid:3) 1. Church(cid:3)Calendar(cid:3)Binder(cid:3) 2. Church(cid:3)Directory(cid:3)Binder(cid:3) 3. Credential(cid:3)Matters(cid:3) a. Application(cid:3) b. Renewal(cid:3)(annually(cid:3)–(cid:3)due(cid:3)June(cid:3)30th(cid:3)each(cid:3)year)(cid:3) c. ACLR(cid:3)(annually(cid:3)–(cid:3)due(cid:3)February(cid:3)28th(cid:3)each(cid:3)year)(cid:3) 4. Leaving(cid:3)a(cid:3)Church(cid:3)–(cid:3)Guidelines(cid:3) (cid:3)