Canadian Forces Individual Accommodation Requirement Study: Accommodation Providers Report Sanela Dursun Conditions of Service 5 Directorate Military Personnel Operational Research and Analysis Karine Pépin Conditions of Service 5-2 Directorate Military Personnel Operational Research and Analysis DGMPRA TM 2009-006 July 2009 Defence R&D Canada Director General Military Personnel Research & Analysis Chief Military Personnel Canadian Forces Individual Accommodation Requirement Study: Accommodation Providers Report Sanela Dursun Conditions of Service 5 Directorate Military Personnel Operational Research and Analysis Karine Pépin Conditions of Service 5-2 Directorate Military Personnel Operational Research and Analysis Director General Military Personnel Research & Analysis Technical Memorandum DGMPRA TM 2009-006 July 2009 Principle Author (Original signed by) Sanela Dursun, MA Approved by (Original signed by) Catherine Campbell, MASc Section Head – Personnel and Family Support Research Approved for release by (Original signed by) Kelly Farley, PhD Chief Scientist – Director General Military Personnel Research and Analysis The opinions expressed in this paper are those of the authors and should not be interpreted as the official position of the Canadian Forces, nor of the Department of National Defence. © Her Majesty the Queen in Right of Canada, as represented by the Minister of National Defence, 2009. © Sa Majesté la Reine (en droit du Canada), telle que représentée par le ministre de la Défense nationale, 2009. Abstract …….. The Canadian Forces Individual Accommodation Requirement Study: Accommodation Provider’s survey aimed to establish a baseline for living accommodation requirements and develop the accommodation way ahead for all single CF residential, training, and transient accommodations across all environments. The survey administration was completed in November 2006. Although all issues pertaining to DND Quarters were considered important, accessibility (i.e., availability and suitability) and environment (i.e., safety, security, privacy, and dignity) were the most important. Almost all accommodation providers agreed that the demand for DND Quarters had increased over the past three years and expected this trend to continue with the influx of new recruits. The highest priority regarding building/renovation was given to training Quarters, followed closely by residential/IR Quarters. The gaps between current standards and approved functional accommodation standards (FAS) were identified. The higher the level of training (i.e., basic, skilled, and advanced), the least likely the FAS were to be met. The findings of this study will be shared with the Living Accommodation Working Group (LAWG) to provide information pertinent to the goals set out in Accommodation Vision 2020. Résumé …..... Le sondage effectué pour les « besoins des fournisseurs de logement d’après l’Étude sur les besoins en logements pour célibataires dans les Forces canadiennes » avait comme but d’établir une base de référence et d’élaborer la voie à suivre pour l’ensemble des services en matière de logements pour célibataires (logements résidentiels, logements pour fins d’instruction et logements provisoires). L'administration du sondage fut complétée en Novembre 2006. Bien que l’on considère comme importantes toutes les questions relatives aux quartiers du MDN, on a déterminé que l’accessibilité (notamment la disponibilité et la logeabilité) et le milieu (notamment sur les plans de la salubrité, de la sécurité, de la vie privée et de la dignité) sont les facteurs les plus importants. Presque tous les fournisseurs déclarent que la demande en quartiers du MDN a augmenté au cours des trois dernières années et que cette tendance se poursuivrait étant donné l’arrivée de nouvelles recrues. Quant aux logements à construire ou à rénover, les quartiers pour fins d’instruction, suivis de près par les quartiers pour militaires locataires ou en restriction imposée, sont prioritaires. On a relevé des écarts entre les normes actuelles applicables aux logements et les normes fonctionnelles approuvées. Plus le niveau d’instruction (de base, de qualification et avancé) est élevé, moins il est probable que les normes fonctionnelles applicables aux logements soient respectées. Les conclusions seront communiquées au Groupe de travail sur le logement à titre d’information utile à l’atteinte des objectifs décrits dans Logement 2020. DGMPRA TM 2009-006 i This page intentionally left blank. ii DGMPRA TM 2009-006 Executive summary Canadian Forces Individual Accommodation Requirement Study: Accommodation Providers Report: Sanela Dursun; Karine Pépin; DGMPRA TM 2009-006; Defence R&D Canada – DGMPRA; July 2009. The Canadian Forces Individual Accommodation Requirement Study: Accommodation Provider’s survey aimed to establish a baseline for living accommodation requirements and develop the accommodation way ahead for all single Canadian Forces (CF) residential, training, and transient accommodations, across all environments. The questionnaire was sent out to all accommodation providers who have Department of National Defence (DND) Quarters available on their base/wing/support unit (N=27). At each base/wing/support unit, the input to the questionnaire was provided by several individuals (base/wing/support unit Commander, Chief Warrant Officer, Administration Officer, Accommodation Officer, and Engineering Officer) whose responsibilities and realms of expertise included aspects of accommodation. The survey administration was completed in November 2006. Overall, about 17,000 DND Quarters were provided throughout the CF at the time of the study. DND Quarters located on Air Force bases tended to offer more privacy than those in other environments. In total, over 40% of all DND Quarters were considered substandard (i.e., fall below “Category I” and warrant improvements such as construction, renovation, or demolition). Although all issues pertaining to DND Quarters were considered important by survey participants, accessibility (i.e., availability and suitability) and environment (i.e., safety, security, privacy, and dignity) were identified as the most important. According to accommodation providers, long-term sustainability of DND Quarters was equally affected by convenience, condition, and environment. Almost all accommodation providers agreed that the demand for DND Quarters had increased over the past three years and expected this trend to continue with the influx of new recruits. Several factors emerged when assessing base/wing/support unit requirements. Geographical location was a key factor for the understanding of the requirements of remote bases/wings/support units. Other factors such as fluctuating demands and unique operational requirements also impacted base/wing/support unit DND Quarters requirements. Approximately equal numbers of respondents identified building and/or renovating training (52%) and residential/IR (48%) Quarters as the number one priority. Only 15% of respondents gave the first priority to building/renovating transient accommodations. Almost 70% of respondents reported not having sufficient DND Quarters to accommodate all training requirements at their base/wing/support unit. Spikes in the number of personnel undergoing training at certain times of the year were an issue for many accommodation providers. Traditionally, DND Quarters were assigned based on rank rather than functionality. As the CF/DND moves towards a more functional approach, gaps between current standards and DGMPRA TM 2009-006 iii approved functional accommodation standards (FAS) were identified. The higher the level of training (i.e., basic, skilled, and advanced), the less likely the FAS were to be met. In fact, about half of the training DND Quarters that were assigned to members who were on skilled and advanced training, were below the FAS. Although most of the training DND Quarters respected the safety and security of members, the privacy expectation set by the Accommodation Vision 2020 was seldom respected. Some accommodation providers noted that privacy was not necessary for basic training, as the latter intended to assimilate recruits to the military culture. Although the FAS and Accommodation Vision 2020 were not met in many cases, the training DND Quarters were generally located in proximity to various base/wing/support unit services such as dining areas and messes. Alternatives to accommodating members in residential DND Quarters were explored. Housing residential/IR members in the local community was not a very popular proposition among accommodation providers. Most accommodation providers believed that it makes financial sense to provide residential/living-in DND Quarters at the base/wing/support unit. Requirements for residential/living-in DND Quarters were highly affected by the geographical location of the base/wing/support unit. Over 70% of accommodation providers believed that DND should not cease to provide residential living accommodation even if local rental markets were deemed adequate. While rural bases/wings/support units were worried about the lack of available civilian accommodation, CF installations located in urban areas were concerned with local vacancy and price of real estate. Overall, few members seemed to be opting to rent within the community rather than on the base/wing/support unit. Another alternative, housing living-in personnel in DND Housing, was presented to accommodation providers. Most accommodation providers were in favour of this proposition and would have the capacity to accommodate at least some of their single living-in members. There were strong feelings about having an outside agency build and manage transient accommodations at the base/wing/support unit. Overall, most respondents were either against the concept or unsure. The main concern was that an outside agency would not understand operational requirements. Some accommodation providers also feared that this would lead to a decrease in quality and flexibility of accommodations. Overall, the fact that many bases/wings/support units are not embracing the FAS with regards to functionality versus rank is disconcerting. While FAS advocate that accommodation be assigned based on the requirement of the individual (e.g., training, basic skills, advanced), many bases/wings/support units still house members according to their rank (higher rank is granted better accommodation). The CF should continue to rationalize and optimize the quantity and quality of DND living accommodation units. It is imperative to establish and maintain DND living accommodation standards, which are nationally consistent, equitable and contemporary. The findings of this study will be shared with the Living Accommodation Working Group (LAWG) to provide information pertinent to the goals set out in Accommodation Vision 2020. This information will be instrumental in determining options to achieve the goals set out in Accommodation Vision 2020 and in meeting SCONDVA (1998) recommendations. iv DGMPRA TM 2009-006 Sommaire ..... Canadian Forces Individual Accommodation Requirement Study: Accommodation Providers Report: Sanela Dursun; Karine Pépin; DGMPRA TM 2009-006; R & D pour la défense Canada – DRASPM; Juillet 2009. Le sondage effectué pour les besoins des fournisseurs de logement d’après l’Étude sur les besoins en logements pour célibataires dans les Forces canadiennes avait comme but d’établir une base de référence et d’élaborer la voie à suivre pour l’ensemble des armées en matière de logements pour célibataires (logements résidentiels, logements pour fins d’instruction et logements provisoires). Le questionnaire a été distribué à tous les fournisseurs de logements disposant de quartiers du MDN dans leur base/escadre/unité de soutien (N=27). Dans chacune des bases/escadres/unités de soutien, les réponses ont été fournies par plusieurs individus (commandant, adjudant-chef, officier d’administration, officier de l’hébergement et officier ingénieur de base/escadre/unité de soutien) dont les responsabilités et le domaine d’expertise avaient trait aux logements. L'administration du sondage fut complétée en Novembre 2006. Globalement, il y avait environ de 17 000 quartiers du MDN dans l’ensemble des FC au moment du sondage. Les quartiers situés dans les bases de la Force aérienne étaient plus favorables à la vie privée que les quartiers situés dans les bases des autres armées. On constate que 40 p. 100 de tous les quartiers du MDN ne sont pas conformes aux normes, c’est-à-dire qu’ils se rangent au-dessous de la « catégorie 1 » et qu’ils doivent faire l’objet d’améliorations (construction, rénovation ou démolition). Bien que l’on considère comme importantes toutes les questions relatives aux quartiers du MDN, on a déterminé que l’accessibilité (notamment la disponibilité et la logeabilité) et le milieu (notamment sur les plans de la salubrité, de la sécurité, de la vie privée et de la dignité) sont les facteurs les plus importants. Selon les fournisseurs, la commodité, les conditions et le milieu influent à part égale sur la soutenabilité à long terme des quartiers. Presque tous les fournisseurs déclarent que la demande en quartiers du MDN a augmenté au cours des trois dernières années et que cette tendance se poursuivrait étant donné l’arrivée de nouvelles recrues. Plusieurs facteurs ont été constatés au moment de l’évaluation des besoins des bases/escadres/unités de soutien en matière de logements. L’emplacement géographique représente un facteur clé dans la connaissance des besoins des bases/escadres/unités de soutien isolées. D’autres facteurs influent aussi sur les besoins, notamment la variabilité dans la demande et les besoins opérationnels particuliers. Un nombre approximativement égal de fournisseurs déclarent que la priorité consiste à construire ou à rénover des logements pour fins d’instruction (52 p. 100) et des logements pour militaires locataires ou en restriction imposée (48 p. 100). Seulement 15 p. 100 des fournisseurs indiquent qu’il est prioritaire de construire ou de rénover des logements provisoires. Près de 70 p. 100 des fournisseurs ayant répondu au sondage ont déclaré que, dans leur base/escadre/unité de soutien, ils disposaient de suffisamment de logements pour fins DGMPRA TM 2009-006 v d’instruction. Les variations brusques dans le nombre de personnes en période d’instruction, à certains temps de l’année, posent problème pour de nombreux fournisseurs. Normalement on affectait le personnel aux quartiers du MDN selon le grade plutôt que la fonction. Alors que le MDN et les FC privilégient une approche plus fonctionnelle, on a déterminé des écarts entre les normes actuelles applicables aux logements et les normes fonctionnelles approuvées. Plus le niveau d’instruction (de base, de qualification et avancé) est élevé, moins il est probable que les normes fonctionnelles applicables aux logements soient respectées. En effet, plus de la moitié des logements pour fins d’instruction attribués à des militaires au niveau d’instruction de qualification et avancé ne respectaient pas les normes fonctionnelles applicables aux logements. Bien que la plupart des logements pour fins d’instruction respectent les normes relatives à l’absence de danger et à la sécurité, les conditions établies dans Logement 2020 concernant la vie privée sont rarement remplies. Certains fournisseurs ont déclaré que la vie privée n’avait pas nécessairement trait à l’instruction de base parce que l’instruction de base est conçue pour former les recrues à la culture militaire. Même si, dans bien des cas, les normes fonctionnelles applicables aux logements et les directives dans Logement 2020 n’étaient pas respectées, les logements pour fins d’instruction étaient généralement situés près des divers services offerts dans les bases/escadres/unités de soutien, comme les coins à manger et les mess. On a examiné des solutions de rechange relativement aux militaires dans les quartiers résidentiels du MDN. La proposition de loger dans la collectivité environnante les militaires locataires ou en restriction imposée n’a pas été très populaire parmi les fournisseurs. La plupart des fournisseurs ayant répondu au sondage ont déclaré qu’il serait plus économique de fournir des quartiers résidentiels pour célibataires dans les bases/escadres/unités de soutien. L’emplacement géographique des bases/escadres/unités de soutien influe beaucoup sur les besoins en quartiers résidentiels pour célibataire. Plus de 70 p. 100 des fournisseurs déclarent que le MDN ne devrait pas cesser de fournir des logements résidentiels même si les marchés locaux sont considérés comme adéquats. Tandis que les bases/escadres/unités de soutien en région rurale s’inquiètent du manque de logements pour la population civile, les responsables des installations des FC en régions urbaines se préoccupent du taux d’inoccupation et des coûts dans l’immobilier local. Globalement, en présence de logements dans la base/escadre/unité de soutien, peu de militaires semblent choisir de louer un logement dans la collectivité environnante. Les fournisseurs ont étudié une autre solution de rechange, soit l’hébergement, dans les logements du MDN, de militaires résidents. La plupart des fournisseurs ayant répondu au sondage étaient en faveur de cette proposition et ils auraient la capacité d’héberger au moins quelques célibataires. La construction et la gestion de logements provisoires dans les bases/escadres/unités de soutien, par une agence externe, ont provoqué un fort courant d’opinion chez les fournisseurs ayant répondu au sondage. Globalement, la plupart des fournisseurs étaient contre ce concept ou bien ils étaient indécis. On craint principalement que l’agence externe ne soit pas au fait des besoins opérationnels. Certains fournisseurs craignent aussi que cela ait comme résultat une dégradation de la qualité et de la souplesse relatives au logement. Il est démontant que de nombreuses bases/escadres/unités de soutien n’adhèrent pas aux normes fonctionnelles applicables aux logements en ce qui a trait à la fonctionnalité par rapport au grade. Même si les normes fonctionnelles applicables aux logements obligent que les logements soient attribués selon les besoins de l’individu (p. ex., instruction, qualification de base, qualification vi DGMPRA TM 2009-006 avancée), de nombreuses bases/escadres/unités de soutien attribuent toujours les logements selon le grade. (Les meilleures unités sont attribuées aux plus hauts gradés.) Les FC devraient continuer à rationaliser et à optimiser la quantité et la qualité des logements du MDN. Il est impératif d’établir et de maintenir à l’échelle du pays des normes applicables aux logements cohérentes, équitables et modernes. Les conclusions de la présente étude seront communiquées au Groupe de travail sur le logement à titre d’information utile à l’atteinte des objectifs décrits dans Logement 2020. Cette information servira à déterminer les options nécessaires pour atteindre ces objectifs et souscrire aux recommandations du Comité permanent de la défense nationale et des anciens combattants (1999). DGMPRA TM 2009-006 vii